- Agendas de reuniones
Crear el orden del día de una reunión: Cómo hacerlo, plantillas y consejos
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¿Qué es el orden del día de una reunión?
El orden del día de una reunión es un documento que resume el objetivo principal y los puntos de debate de una reunión. Los órdenes del día se utilizan para establecer las expectativas de los asistentes, estructurar las reuniones y mantener a todo el mundo en el buen camino durante el debate.
Ejemplo de orden del día de una reunión individual con un tema morado y verde menta.
Orden del día de la reunión vs acta de la reunión
A menudo se confunden los órdenes del día y las actas de las reuniones. Pero cada uno tiene sus propias funciones separadas.
Mientras que los órdenes del día se redactan y envían a los participantes antes de la reunión, las actas se redactan durante la reunión y se entregan después. Las actas sirven como registro de todos los debates, decisiones y resultados acordados en una reunión. A diferencia de los órdenes del día, que se redactan en orden cronológico, las actas de reunión pueden organizarse por temas, asuntos o puntos de acción.
Agenda de la reunión vs notas de la reunión
Al igual que las actas, las notas de reunión se escriben durante una reunión. Sin embargo, las notas no tienen que ajustarse a ningún formato o estructura estrictos. Son más una colección de ideas libres que un documento formal. Las notas de reunión también se consideran documentos personales, lo que significa que no suelen compartirse con otras personas.
¿Quién redacta el orden del día de la reunión?
En pocas palabras, el propietario del orden del día de la reunión es el organizador de la misma. Se encargan de preparar y enviar el orden del día a los participantes antes de la reunión.
Sin embargo, eso no significa que sean los únicos responsables de crear la agenda. Aunque el organizador de la reunión se encarga de la plantilla del orden del día de la reunión, se espera que el equipo colabore aportando ideas y añadiendo puntos de acción. De este modo, todos podrán participar y estar preparados en la reunión.
Además, que sólo hable una persona durante la reunión no sólo es un buen uso del tiempo de tu equipo. Con un esfuerzo de colaboración en la agenda, puedes conseguir que la reunión se convierta en una parte vital de la productividad de todos.
¿Por qué son importantes los órdenes del día de las reuniones?
Para llegar a la raíz de por qué importan los órdenes del día de las reuniones, primero tenemos que hablar de la importancia de las reuniones.
Las reuniones reciben muchas críticas por ser tediosas, lentas e incluso innecesarias. ¿Quién no ha oído alguna vez el viejo dicho de "esta reunión podría haber sido un correo electrónico"? Y no es sólo anecdótico.
Hay datos suficientes para sugerir que unas reuniones mal gestionadas pueden tener repercusiones importantes tanto a macro como a microescala. Un informe demostró que las reuniones mal organizadas(se abre en una ventana nueva) cuestan a las empresas estadounidenses unos 37.000 millones de dólares al año. Los empleados también se llevan la peor parte de las malas reuniones. Se calcula que las malas reuniones pueden costar a los empleados(se abre en una ventana nueva) unas 31 horas al mes o cuatro días enteros de trabajo.
Pero a pesar del desdén casi universal por las reuniones, existen por una razón. Las reuniones eficaces pueden hacer avanzar a las organizaciones. Ofrecen a los equipos un medio para intercambiar conocimientos, aportar ideas, colaborar, resolver problemas y tomar grandes decisiones en tiempo real. Las reuniones también ayudan a establecer una buena relación, especialmente en equipos remotos, y ofrecen a los equipos una vía para proporcionar apoyo y ánimo en los momentos difíciles.
Colabora con tus compañeros de equipo mediante comentarios y reacciones emoji para construir una agenda de reuniones sólida.
Y ahí es donde entran en juego las agendas de las reuniones. Un orden del día bien ejecutado puede ayudar a que tus reuniones sean más productivas:
Aportar claridad y estructura a una reunión
Hay pocas cosas peores que sacar tiempo de un ajetreado día de trabajo para asistir a una reunión sin ningún propósito ni dirección coherentes. Con un orden del día, todo el mundo acude a la reunión con objetivos y expectativas claros. Y si la reunión va bien, los participantes pueden marcharse sintiéndose capacitados y preparados para el siguiente paso.
Animar a los participantes a contribuir
Enviar un orden del día antes de una reunión ayuda a los participantes a prepararse y les da confianza para contribuir más al debate. Con una lista de acciones y responsabilidades, los participantes en la reunión no sólo pueden preparar sus presentaciones individuales, sino también anotar las preguntas, ideas y preocupaciones pertinentes que les gustaría plantear durante la reunión.
Mantener a todo el mundo en el buen camino y en la misma página
Las reuniones pueden desviarse fácilmente de su objetivo, especialmente durante discusiones animadas (o acaloradas). Tener a mano un orden del día de la reunión ayuda a todos a recordar lo que se han propuesto conseguir en la reunión. Un orden del día claro garantiza que no se pasen por alto temas importantes y ayuda a los participantes a decidir qué discusiones pueden dejarse para otro día.
Recapitulando, el objetivo de una agenda de reuniones es ayudar a los participantes a aportar su mejor juego, servir de hoja de ruta fiable en caso de que las discusiones se desvíen del rumbo y, en última instancia, ahorrar tiempo y energía a todos para hacer más cosas tanto dentro como fuera de la reunión.
Qué incluir en el orden del día de una reunión
La forma de estructurar el orden del día de una reunión suele variar en función del objetivo de la misma. Aun así, debe tener estos elementos clave para garantizar que la reunión se mantiene en el buen camino y alcanza sus objetivos.
Puedes añadir puntos destacados, objetivos, actualizaciones, bloqueos y puntos de acción específicos para tener una agenda de reuniones más completa.
El propósito de la reunión sirve como visión general para informar a todos los participantes de cuáles son los objetivos de la reunión y su enfoque. También establece el objetivo o resultado deseado para que la reunión se desarrolle sin problemas. Con esto, todo el mundo tiene suficiente contexto de lo que ocurrirá en la reunión antes de que empiece.
Los participantes en la reunión es una lista de las personas que se espera que asistan a la reunión, indicando cada una de sus funciones y responsabilidades. En esta sección, los participantes reciben inmediatamente información sobre quién es el moderador de la reunión, el encargado de tomar notas, los presentadores y las partes interesadas.
En el centro del orden del día de la reunión está la lista de temas que se tratarán para que todos estén de acuerdo. Pueden ser temas para hacer una lluvia de ideas, preguntas para discutir o decisiones para finalizar. Esta sección también incluye quién será responsable de cada tema, para que los participantes puedan prepararse y participar durante la reunión.
Esencialmente, el calendario indica cuánto tiempo durará cada punto de debate durante la reunión. Así se cortan de raíz los retrasos y distracciones innecesarios, lo que ayuda a garantizar que la reunión siga por el buen camino y que los participantes no dediquen demasiado tiempo a un solo tema.
Los puntos de acción son una lista de lo que hay que hacer después de la reunión. También especifica quién llevará a cabo una acción concreta y establece el plazo para cada tarea. Esta sección no sólo garantiza la aplicación de los resultados de la reunión, sino también la responsabilidad y la productividad de cada participante.
Los documentos de apoyo son los materiales necesarios que los participantes pueden leer o consultar durante la reunión. Pueden incluir presentaciones de diapositivas, datos, detalles del proyecto, wireframes, prototipos o actas de reuniones anteriores.
Tipos habituales de agendas de reunión
Los órdenes del día de las reuniones pueden ser formales o informales, según el tipo de reunión para la que se redacten.
Los órdenes del día de las reuniones formales son más estructurados e inflexibles, e incluyen elementos como bloques de tiempo fijos para los puntos del orden del día y breves presentaciones de cada ponente. Muchas agendas de reunión formales, como los de las reuniones del consejo de administración y del ayuntamiento, siguen las Reglas de Orden de Robert, un marco para celebrar reuniones organizadas y equitativas.
Por su parte, los órdenes del día informales reflejan el carácter informal y laxo de las reuniones informales. No son tan detallados como los órdenes del día formales y dejan más espacio para debates abiertos, ya que suelen parecer simples listas con viñetas de puntos de acción y puntos de debate. Las agendas informales suelen utilizarse para las sesiones de lluvia de ideas, los huddles diarios y las reuniones 1:1.
A continuación, enumeramos 10 formatos de orden del día de reuniones formales e informales y lo que suelen incluir.
Ejemplo de agenda de reunión de scrum diaria en la que puedes mostrar a los miembros de tu equipo utilizando sus fotos.
Las reuniones del consejo de administración son reuniones formales en las que un consejo de administración debate los resultados, las políticas y las estrategias de su empresa.
Los órdenes del día de las reuniones del Consejo incluyen:
- Llamada al orden: Se abre formalmente la reunión y a continuación se pasa lista.
- Aprobación del acta anterior: Se lee el acta de la última reunión para posibles modificaciones.
- Informesde los dirigentes: Los miembros de la dirección presentan sus informes. Los participantes pueden plantear mociones, entrar en debates y emitir votos.
- Informesde las comisiones: Las comisiones presentan sus informes.
- Asuntospendientes: Incluye asuntos importantes que se pospusieron o quedaron sin resolver.
- Asuntosnuevos: Los miembros participantes proponen nuevas cuestiones o recomendaciones.
- Anuncios: Los miembros comparten fechas importantes y eligen el programa de la próxima reunión.
- Se levanta la sesión: Se levanta formalmente la sesión.
Los objetivos y contenidos de una reunión del equipo de liderazgo variarán de un equipo a otro. Pero, por lo general, implican discusiones sobre el progreso de cada equipo, los bloqueos que están experimentando y qué tipo de apoyo pueden obtener de otros equipos.
La mayoría de agendas de reuniones de liderazgo incluyen los elementos básicos de un orden del día de reunión enumerados anteriormente, junto con:
- Una visión general de los objetivos de la organización para la fase/mes/trimestre/ciclo actual
- Actualizaciones de estado de cada equipo
- Indicadores clave de rendimiento para cada departamento
- Hitos y logros del equipo
- Retos y amenazas
- Oportunidades de negocio
- Debates sobre aprendizajes clave
- Sesiones de feedback
- Puntos de acción, personas designadas y cadencias
"Reunión de personal" es un término amplio que engloba diversos tipos de reuniones. Las reuniones de personal pueden ser reuniones puntuales o repetirse diaria, semanal, bimensual o mensualmente.
Los órdenes del día de las reuniones de equipo suelen incluir los elementos básicos, además de cualquiera de los siguientes componentes:
- Una visión general de los objetivos del equipo y de los indicadores clave de rendimiento
- Fechas y anuncios importantes
- Una lista de prioridades que debe completarse antes de la próxima reunión.
- Cualquier reto y cómo resolverlo
- Felicitaciones a los excepcionales miembros del equipo
Las reuniones de tormenta de ideas son una forma estupenda de hacer fluir la creatividad a la hora de conceptualizar un nuevo proyecto o resolver un problema en equipo.
Como no hay reglas rígidas para organizar sesiones de lluvia de ideas, a veces puede resultar difícil controlar las discusiones. Prueba los siguientes puntos del orden del día para que las sesiones sean más eficaces:
- Un objetivo claro y factible: Piensa cómo sería una reunión satisfactoria y cómo puedes llegar a ella.
- Un conjunto de normas básicas: Para garantizar una reunión productiva y sin estrés, establece normas como "nada de interrupciones cuando alguien está hablando" y tiempos de descanso fijos para evitar el agotamiento.
- Sugerencias y actividades: Los estímulos pueden ayudar a poner en marcha el pensamiento creativo. Plantea una o varias preguntas o pide a tu equipo que trace ideas en un mapa mental.
- Votar: Utiliza las reglas de la mayoría para decidir sobre una idea democráticamente.
También conocidas como reuniones 1:1, son reuniones periódicas entre un directivo y un empleado. Se hacen para que éste pueda dar formación y retroalimentación, explicar una tarea o dejar que los empleados hablen de sus avances y retos personales.
He aquí los elementos comunes de los órdenes del día de las reuniones 1:1:
- Comprobación: Los anfitriones suelen empezar estas reuniones con una rápida comprobación del estado de ánimo. Esto ayuda a romper el hielo y a que los asistentes se sientan más cómodos.
- Llamada: En la que el director pide información actualizada sobre las acciones acordadas en la reunión anterior.
- Bloqueos: Una invitación a debatir los retos que impiden al empleado alcanzar sus objetivos.
- Gana: Cuando el jefe felicita al empleado por sus logros.
- Expectativas: Donde los participantes expresan qué tipo de progreso quieren ver tras el debate.
También conocidos como standups, los scrums son reuniones de duración determinada diseñadas para alinear equipos o un grupo específico de personas dentro de una organización. Pueden tener lugar diaria o semanalmente, y los miembros del equipo comparten actualizaciones sobre lo que han hecho y lo que piensan hacer el día o la semana siguientes.
Las agendas de las reuniones de los scrums suelen incluir los elementos básicos. Sin embargo, los puntos de debate sólo se centran en responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué hiciste ayer?
- ¿Cuáles son tus objetivos para hoy?
- ¿Tienes algún bloqueador?
- ¿Cómo de cerca estás de cumplir tus objetivos?
Una reunión post-mortem es una parte esencial del ciclo de vida de un proyecto, que suele celebrarse al final del mismo. Este tipo de reunión ofrece al equipo del proyecto la oportunidad de discutir lo que ha ido bien y lo que puede mejorarse. Esencialmente, es una forma de celebrar las victorias, reflexionar sobre los errores y mejorar los procesos para hacer las cosas mejor en futuros proyectos.
Los órdenes del día de las reuniones post mortem suelen incluir los elementos clave, junto con los siguientes componentes:
- Recapitulación: Aquí es donde tú y tu equipo revisáis los objetivos y metas originales del proyecto.
- Resultados: Aquí repasas los resultados finales del proyecto, discutiendo si tu equipo alcanzó los objetivos y métricas esperados para que el proyecto tuviera éxito.
- Mejoras: En esta sección, desglosas las razones de los resultados del proyecto, detallando lo que ha ido bien, lo que no y lo que se puede mejorar de cara al futuro.
Las reuniones de incorporación ponen al día a los nuevos empleados o miembros sobre la misión, los objetivos y la estructura de la organización. Cuando se hace bien, puede hacer que los recién contratados se sientan seguros de que disponen de todos los recursos y herramientas que necesitan para hacer lo que se espera de ellos en sus funciones.
Aunque el orden del día de las reuniones de incorporación varía en función de la empresa u organización, puede incluir los siguientes componentes:
- Historia general de la empresa
- Vida de empresa
- Responsabilidades
- Presentación del equipo
- Material de lectura y formación
Las reuniones de evaluación del rendimiento pueden tener lugar anual o semestralmente entre un directivo y un empleado para discutir el rendimiento laboral general de este último, sus puntos fuertes y sus áreas de mejora. En este tipo de reunión, un directivo proporcionará comentarios específicos y procesables para animar a un empleado a hacer mejor su trabajo.
He aquí algunos componentes habituales de los órdenes del día de las reuniones de evaluación del rendimiento:
- Evaluación general: Se trata de una breve visión general del rendimiento laboral de un empleado, señalando lo que va bien y lo que no en sus procesos.
- Logros: Se trata de profundizar en lo que un empleado ha conseguido en su trabajo durante un periodo determinado.
- Áreas de mejora: Este es un espacio para explorar soluciones para mejorar los temas de trabajo.
- Objetivos: Se trata de una invitación a debatir y establecer objetivos realistas para el próximo periodo de revisión.
También llamada ayuntamiento, una reunión de todos los empleados es un encuentro de toda la empresa en el que dirigentes, partes interesadas y empleados se reúnen para compartir información esencial sobre asuntos relacionados con la empresa. Pueden incluir actualizaciones y anuncios para fomentar la alineación en toda la organización.
Dado el gran número de asistentes, la estructura del orden del día de una reunión general suele ser diferente a la de otros tipos de reuniones. Esto es lo que puedes esperar del orden del día de una reunión general:
- Registro inicial
- Actividad rompehielos
- Anuncios rápidos
- Actualizaciones de la empresa
- Temas de toda la organización
- Q&Sesión A
- Recordatorios y salida
Cómo redactar el orden del día de una reunión
Un orden del día eficaz garantiza el éxito de una reunión, al esbozar los puntos de debate y mantener la atención de los participantes centrada en el tema que se está tratando. Aunque escribir uno pueda parecer una tarea sencilla, requiere una planificación y una consideración minuciosas para proporcionar un gran valor al tiempo de las personas.
Tanto si piensas celebrar una reunión rápida de personal como una reunión de dos horas de la junta directiva, crea un orden del día eficaz para la reunión siguiendo estos seis sencillos pasos.
La creación del orden del día de una reunión empieza por determinar lo que quieres de la reunión. Para ello, puedes hacerte preguntas como
- ¿Quieres poner al día a tu equipo sobre un proyecto?
- ¿Necesitas la opinión o los comentarios de tus compañeros?
- ¿Necesitas tomar una decisión con tu equipo?
Conocer tu objetivo no sólo informa a los participantes de lo que tienen que hacer para llegar preparados, sino que también te orienta a la hora de crear un orden del día que haga avanzar la reunión. Con esto en mente, puedes averiguar el tipo y el objetivo de la reunión, así como quién debe asistir a ella.
Ahórrate el tiempo y el esfuerzo de crear una agenda de reuniones desde cero utilizando una plantilla que te sirva de base para ampliarla.
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Al redactar el orden del día de una reunión, es importante tener en cuenta que el esfuerzo de colaboración es clave. Consulta a tu equipo y anímale a sugerir temas que les gustaría tratar en la reunión. Pueden ser preguntas sobre un proyecto, soluciones para los bloqueos o nuevas ideas para un nuevo lanzamiento. De este modo, tu equipo participará activamente y la reunión será productiva para todos.
Una vez que tengas una lista de ideas, revísalas y decide cuáles se incluirán en la agenda. Asegúrate de que estos elementos se corresponden con los objetivos y metas de tu reunión. Después, organízalos por orden de prioridad para que los participantes sepan qué temas deben tratarse inmediatamente y cuáles pueden dejarse para el final.
Asegúrate de que la reunión se mantiene en el buen camino asignando una cierta cantidad de tiempo a cada tema que quieras tratar. Esto puede ser un reto las primeras veces, pero puedes evitar el escollo de subestimar los límites de tiempo mediante una cuidadosa consideración. Ten en cuenta cuánto tiempo llevará presentar un tema, responder a las preguntas y acordar las acciones de seguimiento. Una vez que tengas un plazo en mente, añade unos minutos más de los que creas que vas a necesitar por si hay dudas que aún deban resolverse.
Para que la reunión se desarrolle sin problemas, también ayuda asignar líderes para cada tema. Esto no sólo les permite prepararse de antemano, sino que también garantiza su participación activa durante la reunión.
Antes de enviar la agenda de la reunión a los asistentes, asegúrate de incluir los materiales útiles necesarios para la reunión. Es útil dar tiempo a todos para que se familiaricen con determinados documentos antes de que comience la reunión. De este modo, puedes establecer el contexto adecuado para cada participante y capacitarles para contribuir al debate.
En la medida de lo posible, debes fomentar y dirigir un discurso significativo hacia los objetivos de tu reunión. Para ello, comparte el orden del día de la reunión con los participantes con antelación para que tengan tiempo de preparar sus ideas y preguntas.
Ten en cuenta que el trabajo de una agenda de reuniones no termina ahí. Puedes seguir utilizándolo para anotar y hacer un seguimiento de los elementos de acción que surjan de la reunión. No olvides incluir los correspondientes propietarios y plazos de estas tareas de seguimiento para garantizar que la reunión alcance sus objetivos.
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Buenas prácticas para el orden del día de las reuniones
Tanto si planeas una reunión ordinaria de personal, una sesión de intercambio de ideas sobre un proyecto o una asamblea general de toda la empresa, un orden del día cuidadosamente elaborado prepara el terreno para un debate centrado y significativo. Sigue estas buenas prácticas para conseguirlo.
Crea listas de control de los puntos de acción para que sea más fácil seguir el orden del día de tus reuniones.
Ordena los puntos del orden del día por importancia
Los puntos del orden del día pueden clasificarse y presentarse en tres grupos: puntos informativos, temas de debate y puntos de acción. Categorizar la agenda de la reunión de este modo -y destacar los prioritarios- puede facilitar la comunicación de qué tareas necesitan atención urgente y cuáles pueden dejarse en un segundo plano.
Dirige los debates con preguntas abiertas
Cuando llega la fase de debate, puede ser fácil caer en la trampa de escribir una lista vaga de temas como "renovar el libro de jugadas" o "aprobar las directrices de la marca". En su lugar, utiliza preguntas abiertas que fomenten el debate. Por ejemplo, puedes preguntar a los participantes: "¿Por qué es necesario renovar nuestro libro de jugadas? ¿Qué falta en nuestro libro de jugadas actual y a qué capítulos deberíamos dar prioridad? ¿Cómo podemos dividir esta tarea de forma más eficiente?"
Si te resulta incómodo hacer preguntas, utiliza un lenguaje orientado a la acción para explicar lo que quieres conseguir con cada punto del orden del día. En lugar de escribir frases pasivas como "renovar el libro de jugadas", escribe "actualizar el libro de jugadas para reflejar los límites de caracteres y las mejores prácticas identificadas por global".
Definir un proceso para abordar los puntos del orden del día
Esto significa proporcionar un proceso claro, paso a paso, para abordar los puntos del orden del día, sobre todo los que requieren resolución de problemas y toma de decisiones. Por ejemplo, supongamos que tienes que elegir entre tres rediseños del logotipo de tu marca.
Tu proceso podría ser algo parecido a esto
- 10 minutos para presentar cada logo
- Pausa de 5 minutos para deliberar en solitario
- 10 minutos para debatir los pros y los contras de cada diseño
- 5 minutos para decidir el diseño final
Tener un proceso formal da a las reuniones más estructura y ayuda a los participantes a centrarse más en la tarea que tienen entre manos.
Termina tu agenda con una "comprobación de la realidad".
Una vez que hayas terminado el orden del día de la reunión, échale un vistazo rápido para evaluar si es realmente factible teniendo en cuenta el tiempo asignado a la reunión. No intentes sobrecargar tu agenda. Aunque técnicamente puedas abordarlo todo dentro del plazo estimado, también querrás darte a ti mismo y a tu equipo algo de espacio para respirar. Al fin y al cabo, nadie quiere salir de una reunión sintiéndose agotado.
Preguntas frecuentes sobre el orden del día
Para que el orden del día de una reunión sea eficaz, debe comunicar el objetivo de la reunión, aclarar las responsabilidades, facultar a los participantes para que contribuyan y mantener el rumbo de la reunión. Recuerda que un orden del día de reuniones eficaz puede cambiar la productividad de tu equipo, aportando un gran valor al tiempo de todos y haciendo que las reuniones sean mucho más eficaces y gratificantes.
Aunque las agendas de reuniones son una parte vital de la gestión de proyectos, tienen sus pros y sus contras. Por un lado, los órdenes del día ayudan a normalizar la forma en que se celebran las reuniones y a establecer expectativas y objetivos claros para invitar a un debate más productivo. Por otra parte, a veces pueden ser demasiado rígidas o estructuradas. Debido al límite de tiempo establecido para cada punto de debate, puede que no haya espacio suficiente para una lluvia de ideas o un pensamiento creativo más amplios.
Al planificar una reunión, es útil responder a las siguientes preguntas para asegurarse de que será un uso productivo del tiempo de todos:
- ¿Por qué os reunís?
- ¿Qué información debe compartirse?
- ¿Cuáles son los objetivos de la reunión?
- ¿A quién hay que invitar?
- ¿Quién debe hablar?
- ¿Cuánto debe durar la reunión?
- ¿Qué documentos deben compartirse por adelantado?
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