13 minutosBy Canva Team

Escribir un memorándum: Cómo hacerlo, plantillas y consejos

Tanto si transmites un cambio interno como si anuncias una nueva política de empresa, aprende a transmitir información vital con eficacia. Utiliza los consejos de Canva y las plantillas elaboradas por profesionales para redactar un memorándum.
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¿Qué es un memorándum?

Un memorándum, también conocida como memorándum, es un documento escrito que se utiliza para las comunicaciones internas de una empresa u organización. Suele enviarse a equipos o departamentos enteros, transmitiendo uno de estos dos puntos:

  • Información sobre nuevas políticas, cambios internos o actualizaciones de proyectos; o
  • Una petición para realizar una acción concreta, como asistir a un seminario o cumplir un plazo.

Como los memorandos sirven para informar rápidamente a un grupo de personas sobre un tema concreto, se redactan en un formato conciso y fácil de digerir. Luego, se envían electrónicamente o se imprimen como un folleto físico. Aunque su uso ha disminuido tras la introducción de los correos electrónicos, los memorandos siguen siendo una forma estupenda de agilizar la comunicación en el lugar de trabajo.

Example of an official memo with minimal design

Ejemplo de nota oficial con diseño minimalista.

Memorándum en el contexto de la ley

Los memorandos en el contexto del derecho funcionan de forma diferente a los que se utilizan en las prácticas empresariales cotidianas. Aquí se definen como documentos que registran los términos de una transacción o acuerdo. Dos ejemplos que quizá hayas oído antes son el memorando de acuerdo (MOA) y el memorando de entendimiento (MOU).

En comparación, un MOA esboza un objetivo acordado entre dos partes, mientras que un MOU detalla los términos de un acuerdo entre dos o más partes para garantizar que todas están de acuerdo. Ambos documentos pueden ser ejecutables por ley dependiendo de la intención específica y el lenguaje del acuerdo.


¿Qué incluir en un memorándum?

Los memorandos se dividen en varias partes para organizar la información y facilitar su lectura al destinatario. Independientemente de lo que trate un memorándum, debe incluir lo siguiente:

Example of a memo about an updated remote work policy

Ejemplo de memorándum sobre una política actualizada de trabajo a distancia.


¿Cuáles son los tipos de memorándum?

Algunos de los distintos tipos de memorandos utilizados en el lugar de trabajo son: memorandos de solicitud, de informe, de confirmación y de sugerencia. A menudo varían en longitud y formato, y algunos necesitan más información que otros. Averigua qué tipo de nota debes escribir en función de una situación concreta.

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Tanto si escribes una nota de solicitud como si envías una nota de informe, asegúrate de que se mantiene dentro de la marca. Con Canva Pro, accede al Kit de marca y aplica las directrices de tu marca a tu plantilla de memo.
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¿Qué tono utilizar en un memorándum?

Aunque los memorandos suelen redactarse de forma profesional, puedes adoptar un tono diferente según la finalidad o los destinatarios del documento para expresar tu mensaje con claridad y eficacia.

  • Positivo: Utiliza un tono positivo cuando redactes un memorándum para anunciar una novedad o un próximo acontecimiento de la empresa. Con este tono, es probable que consigas que los destinatarios se interesen más por lo que tienes que decir.
  • Persuasivo: Un tono persuasivo es ideal cuando envías un memorándum pidiendo a los destinatarios que hagan algo concreto, como elaborar un informe o ausentarse de la oficina unos días. Utilizando este tono puedes convencerles de que sigan tus acciones recomendadas sin reacciones vehementes.
  • Formal: Adoptar un tono formal en tu memorándum es lo mejor cuando estás transmitiendo información para un público específico, como las partes interesadas internas, para transmitir tu profesionalidad. También es adecuado para tratar un tema serio, de modo que puedas enfatizar su gravedad.

Como siempre, ten en cuenta cómo podrían interpretar el tono de tu memorándum los destinatarios y utiliza un lenguaje no discriminatorio para fomentar el respeto en el lugar de trabajo.


¿Por qué enviar un memorándum?

En esencia, un memorándum proporciona a un grupo de personas información importante en un formato breve y directo. Aunque puede ser similar a otras formas de comunicación, un memorándum tiende a ser más oficial y profesional. De este modo, es más probable que los lectores se tomen en serio el mensaje.

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Comparte el acceso al diseño de tus memorándums con quien quieras.

Con un memorándum, puedes

  • Atraen la atención urgente sobre un asunto: Como los memorandos transmiten sensación de importancia, captan la atención inmediata de los destinatarios. Naturalmente, es más fácil difundir noticias, abordar problemas, difundir cambios internos o solicitar cooperación u opiniones.
  • Mantén a todo el mundo en la misma página: Un memorándum proporciona un espacio centralizado en el lugar de trabajo para revisar los detalles esenciales de la empresa. Además, todos reciben el mismo mensaje al mismo tiempo, lo que facilita promover la claridad o establecer un plazo.
  • Disfruta de versatilidad: Los memorandos tienen una amplia gama de propósitos, por lo que puedes estructurarlos de forma que se adapten perfectamente al mensaje que quieres compartir. Dependiendo de la situación, también puedes hacer que tu memorándum sea emocionante o persuasivo utilizando el tono y el lenguaje adecuados.

Memorándum vs correo electrónico

Entre los dos, un memorándum es más formal en lenguaje y formato que un correo electrónico. Además, aborda un tema específico con una relevancia a gran escala, lo que significa que todos los que lo reciben se ven afectados, mientras que un correo electrónico incluye componentes de copia oculta (cc) y copia oculta (bcc), por lo que hay destinatarios que están informados pero que, por lo demás, no están implicados en el tema.

Memorándum vs carta

Mientras que un memorándum se utiliza normalmente para la comunicación interna, una carta se utiliza para comunicarse con partes externas, como clientes, proveedores, clientes o el público. Por ello, adopta un tono más formal para dirigirse a las personas ajenas a la empresa. Además, los memorandos están pensados para mensajes breves y concisos, mientras que las cartas comunican misivas más largas sobre un tema determinado.

Etiqueta a tus compañeros de equipo en los comentarios mientras escribes tu memorándum en Canva Docs.

Memorándum vs comunicado de prensa

Aunque ambos son documentos escritos, un memorándum y un comunicado de prensa difieren mucho en su público objetivo. El primero se envía a un grupo específico de personas dentro de una empresa u organización para difundir información, mientras que el segundo se prepara para los medios de comunicación o la prensa con el fin de promover sentimientos positivos sobre un nuevo desarrollo o acontecimiento.

Memo vs circular

Al comparar un memorándum con una circular, es crucial tener en cuenta el tema y la audiencia. Los memorandos abordan un solo tema y se envían a un determinado departamento o equipo de la empresa. Las circulares, en cambio, abordan múltiples temas y están pensadas para su distribución masiva: a toda la plantilla, por ejemplo.

Memorándum vs acta de reunión

Los memorandos suelen proporcionar información urgente o una llamada a la acción sobre un tema concreto, mientras que las actas de reunión contienen las notas de una reunión, incluido lo que se debatió, quién asistió y qué se decidió. En algunos casos, un memorándum puede incluir actas en sus anexos necesarios para que sirvan como información adicional o pruebas de apoyo.


Cómo escribir un memorándum con eficacia

Sea cual sea el propósito de tu memorándum, debe transmitir tu punto de vista de forma clara y eficaz. Sé breve y directo, evitando detalles innecesarios que puedan desviar la atención del tema. Aquí aprenderás a redactar un memorándum eficaz en siete sencillos pasos.

How to write a memo effectively


Inspírate con las plantillas de memorándum

Empieza con buen pie con una plantilla de memorándum lista para usar y fácil de personalizar. Canva tiene diferentes diseños para distintas situaciones, para que puedas comunicar eficazmente información vital sea cual sea. Sólo tienes que elegir cualquier diseño y ajustar los elementos para que coincidan con el tono y el contenido de tu memorándum.


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Buenas prácticas para redactar un memorándum

Toma nota de estas buenas prácticas al redactar un memorándum para garantizar una comunicación eficaz en tu lugar de trabajo.

Haz que tu formato sea coherente

Haz que tu memorándum sea fácil de leer manteniendo el mismo tipo de letra e interlineado en todo el documento. No es necesario sangrar los párrafos; en su lugar, salta un espacio de una línea entre ellos para hacerlos más digeribles. Utiliza encabezamientos, viñetas, texto en negrita y otras características de formato para ayudar a los destinatarios a localizar cierta información.

Hoy en día, los memorandos se escriben mejor en un editor de textos online que te permita sobrecargar tus documentos con ayudas visuales impresionantes. Canva Docs combina funciones de procesamiento de textos con herramientas de personalización fáciles de usar en una sola plataforma, para que escribir, dar formato y diseñar memorándums sea pan comido.

consejo
Viñetas y listas numeradas
Crea fácilmente listas con viñetas haciendo clic en el icono Viñeta de la barra de herramientas de texto. Para las listas numeradas, haz clic dos veces en el icono Viñeta.
Use formatting elements to highlight key information in your memo

Utiliza elementos de formato para resaltar la información clave de tu memorándum.

Ten en cuenta a tu público

Ten en cuenta a tu público cuando escribas un memorándum. Un departamento puede no estar familiarizado con la jerga técnica que se utiliza habitualmente en otro departamento. Por ello, asegúrate de utilizar términos que todos entiendan. Si no es así, tómate un tiempo para explicarlas. Lo mismo ocurre con los acrónimos y abreviaturas: es mejor deletrearlos. Y por muy familiarizado que estés con los destinatarios, no utilices emojis ni lenguaje de mensajes de texto en tu documento.

Mantente claro sobre el tema

Cuando se trata de escribir un memorándum, el objetivo es ir al grano rápidamente. Los destinatarios deben comprender inmediatamente por qué tienen que leer tu documento. Así, por ejemplo, si escribes sobre la celebración de una festividad, incluye siempre el nombre y la fecha en que se celebra en el asunto de tu nota y en la frase inicial. Céntrate sólo en este tema, y asegúrate de que tu información adicional y los anexos necesarios también lo apoyan.

Example of a memo with a direct and clear message

Ejemplo de memorándum con un mensaje directo y claro.

Sé objetivo en tu mensaje

Cíñete siempre a los hechos cuando redactes un memorándum. Eso significa abstenerse de prejuicios personales y mantener la objetividad. Ten en cuenta que los memorandos suelen comunicar asuntos oficiales de la empresa y que, al enviarlos, estás hablando en nombre de la empresa ante una gran audiencia, por lo que querrás transmitir profesionalidad por escrito en todo momento.


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