Cómo mandar una propuesta comercial profesional por email

Propuesta comercial

Cada día se mandan 205 mil millones de emails en el mundo. Sí, leíste bien: 205 mil millones. 2.4 millones de emails por segundo. 35 correos diarios per capita. Más de un email enviado por hora, por cada uno de nosotros.

Lo aterrador, además, es que el 90% de los emails que se mandan provienen de cuentas de spam y son chatarra. Es decir, estamos acostumbrados a que 9 de cada 10 mensajes que recibimos en nuestra bandeja traten de engañarnos, nos hablen de forma genérica y busquen, a partir de la despersonalización, quitarnos algo de dinero.

Lo anterior implica que estamos muy bien entrenados, los que vivimos pegados a una computadora (o sea: todos nosotros), a tratar nuestra bandeja de correos y sus contenidos con cierta cautela y desconfianza. El email, por su longevidad y su universalidad (hay 2.5 billones de usuarios activos de correos electrónicos), es nuestra herramienta de comunicación digital más conocida, usada y a la vez, más desprestigiada.

Sin embargo, esta suspicacia por el email no debe de disuadirnos en utilizarlo para fines de negocios. Al contrario: como dice David Newman, conferencista y afamado experto en marketing:

El email es una oportunidad de marketing

Entonces viene la pregunta: ¿cómo aprovechar las ventajas del mail con herramientas como Canva y estrategias de comunicación efectivas? Para evitar ser uno del montón y poder iniciar conversaciones que sean interesantes en términos de negocio, toma lo siguiente en consideración.

La estructura del mail efectivo: un repaso básico

Según estudiosos del marketing digital como Alok Rodinhood, el email de negocios efectivo debe tener 4 componentes básicos:

4 Componentes de un email de negocios

Utilizando esta estructura, además de los tips de tono y forma que te vamos a dar, tendrás ya un formato de arranque más efectivo y personalizado para cada caso de negocio al que te enfrentes, dando una imagen profesional y captando de inmediato la atención de tu posible socio o cliente.

Hagamos un ejemplo. Digamos que queremos vender productos para bebés recién nacidos hechos a mano. Escribamos entonces el peor email que se nos pueda ocurrir, mismo que sí parte de un caso real:

Asunto

FWD: productos para bebé

Introducción y contexto

Si no nos permiten alterar su precioso tiempo!

Somos una empresa grande

la empresa vende principalmente, ropa para niños y niñas y artículos bebé y así sucesivamente

interesa gran inversión sería bueno hablar juntos para hacer el negocio en el futuro

Call to Action

mande sus datos

El peor email que se nos puede ocurrir

Si este es un ejemplo de un mal email, ¿cómo debe verse uno bueno? Te lo mostraremos un poco más adelante.

El asunto

Se han escrito libros enteros alrededor del mejor título posible para un correo electrónico. Si bien es un arte que todavía no está del todo dominado, sí hay que seguir algunas reglas básicas.

La primera es evitar, a toda costa, que el email en cuestión sea producto de otro mensaje reenviado o, por lo menos, que esto no se note. Cuando uno recibe un “FWD” como parte del Asunto es probable que los niveles de confianza y éxito de nuestro correo se vean mermados.

¿Por qué? Porque implica, de inmediato, cierto nivel de despersonalización, lo que implica desinterés y automatización. Y en el mundo del email, la combinación de despersonalización y automatización implica, aunque conozcamos al emisor, que lo que recibimos es SPAM.

Además de evitar los “FWD’s”, debemos también evitar tener Asuntos tanto con una sola palabra como con oraciones largas y que no vayan al grano. No debemos soltar información específica en nuestro Asunto, pero sí debemos dejar en claro que hay algo dentro del mail que interesa al lector.

En nuestro ejemplo, pasamos de:

  • FWD: productos para bebé

A posibilidades que enganchen más rápido y que estén mucho más personalizadas, como:

  • Pensé en ti cuando vi esto
    Para mi nueva mamá favorita
    Productos divinos para bebé que sé que te van a fascinar

En esos “Asuntos” nos jactamos de conocer personalmente al lector, sus intereses y situación, por lo que la entrada a nuestra propuesta es mucho más segura.

Asunto

El diseño visual

Es fundamental tener una plantilla visual propositiva para que tu correo sea eficiente. Esta debe ser limpia, tener un aire profesional y a la vez ser atractiva, que evite dar una impresión demasiado estéril pero que tampoco resulte exagerada.

Recuerda que cada propuesta tiene una necesidad y un contexto distinto, por lo que debes elegir con cuidado el tono y la idea que esta estructura visual pueda dar. En nuestro ejemplo, no elegiríamos un cabezal que parezca demasiado corporativo ni formal, pues hablamos en un contexto de maternidad y ofertas exclusivas para nuevas madres. El tono de toda nuestra comunicación, entonces, debe de ser cercano, accesible, muy emocional y delicado.

Con esto, tenemos un primer paso: hacer que, visualmente (para muchos, el sentido más importante para recibir información), el lector y posible cliente o socio se sienta en confianza e identificado con lo que estamos a punto de proponerle.

En Canva tenemos distintas opciones de encabezados de correo electrónico que te pueden resultar interesantes. Experimenta con algunos y elige el más apropiado para tu industria o empresa.

Diseña tu encabezado para emails
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La introducción y el contexto

El saludo de un email debe de ser sencillo y referir a nuestra relación personal con el lector (por si no lo habían notado: es el eje de éxito de toda propuesta).

Así, por ejemplo, debemos referir a nuestra última reunión, a cuando nos conocimos o a algún detalle personal en caso de que conozcamos bien a la persona que recibe nuestro correo. Además, sobra decir que debe de estar bien escrito, no como nuestro ejemplo original.

Entonces, podemos pasar de:

  • Si nos permiten alterar su precioso tiempo!

A posibilidades más serias:

  • Hola, María. Un placer conocerte en casa de Úrsula.
    María: Qué gusto poder establecer contacto contigo.
    María: Te escribo porque creo que esto te puede interesar después de lo que platicamos.

Si el lector no está familiarizado con lo que hacemos, debemos ser breves y serios.

“María:

Qué gusto poder establecer contacto contigo.

Soy Juan Rodríguez y tengo una empresa de diseño de productos artesanales para bebés.”

Introducción y contexto

El lector entonces se siente en confianza de que quien le escribe lo está haciendo con un mensaje claro en mente, pieza clave para poder hablar del contexto de la propuesta.

En el contexto, se deben dejar en claro cuatro puntos:

  1. Qué queremos del lector
    Por qué queremos lo que queremos
    Información relevante para que el lector se interese en la propuesta
    Puntos claros para que el lector se convierta en un prospecto de negocios

Y, para variar: ser breves.

Pasamos de:

“la empresa vende principalmente, ropa para niños y niñas y artículos bebé y así sucesivamente

interesa gran inversión sería bueno hablar juntos para hacer el negocio en el futuro”

A:

1. Te escribo porque sé que tienes un niño precioso recién nacido y me interesaría que conozcas nuestra línea de ropa hecha a mano. 2. Es gente como tú la que va a ayudar a que cambie la cara de la industria para bebés y, además, podamos ayudar a los artesanos que trabajan con nosotros. 3. Como sabes, la ropa de bebé está hecha para deshacerse rápido y no tiene posibilidad de crecer junto con tu hijo. Nuestra ropa, en cambio, se adapta hasta que el niño entra a etapas de crecimiento mayores. 4. Así, te ahorras comprar ropa y productos mes con mes, semana a semana, y aseguras un buen ahorro para el futuro.”

En un solo párrafo explicamos, vendimos y concretamos nuestros intereses, siendo directos y atentos a las necesidades de nuestro cliente.

Call to Action

Finalmente, no solo debemos evitar las despedidas genéricas, sino las preguntas abiertas. Una sugerencia o propuesta para hacer una cita es lo más efectivo, siempre y cuando sea más amable e inteligente que la de nuestro ejemplo (“mande sus datos”).

Cerrar con una invitación amena resulta generalmente efectivo:

  • ¿Me regalarías un poco de tu tiempo el martes, por ahí de las 5pm?
    Si te interesa, solo necesito 10 minutos de tu tiempo. ¿Podemos vernos mañana?
Call to action

Con esto, damos oportunidad a que muestren su nivel de interés, pero cerramos la pinza concretando ya una reunión o una cita, dejándonos un pasito más cerca del éxito.

¿Un arte olvidado?

El arte del email marketing es un arte olvidado. Recuperarlo y afinarlo puede resultar tan exitoso y eficiente como una buena página web o un perfil en redes sociales. Esta guía sigue los pasos de fórmulas que se han mostrado exitosas a lo largo de los años, cuando ya todo lo creíamos perdido.

Ahora que ya sabes cómo mandar una propuesta comercial por email, ¿qué tal si diseñas unas nuevas tarjetas de presentación, hojas membretadas o un logo para actualizar la imagen de tu empresa? En Canva cuentas con todas las herramientas necesarias.

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