Cómo ser un buen líder y gestionar un equipo a distancia

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Ahora que cada vez más personas estamos haciendo nuestro trabajo desde casa, el recuerdo de las oficinas va quedando cada vez más lejos en el tiempo. A su vez, los líderes tienen que adaptar sus métodos de gestión a un entorno online y superar los desafíos que trae esta modalidad de trabajo. Por eso, aquí te damos algunos consejos para liderar un equipo a distancia, algo que básicamente se resume en un aspecto: la comunicación.

Todos sabemos que la comunicación es fundamental para que funcione cualquier relación y es incluso más importante cuando en la relación hay una distancia física. Pero la forma de comunicarse entre un líder y un equipo no es para nada algo estandarizado.

"No se puede suponer que la misma solución sirve para todos," dice Sarah Chalmers, asesora senior que lideró y trabajó en equipos con integrantes a distancia cuando brindaba sus servicios a distintas ONG. "Ya sea que se trabaje cara a cara o a distancia, las personas tienen preferencias en cuanto a la comunicación. Y cuando se trabaja de forma remota, hay que estar aún más atentos a esas preferencias y saber cuáles son."

Sarah nos guiará a lo largo de este artículo, pero antes de comenzar, queremos dejar algo en claro: el liderazgo no es una habilidad exclusiva de los gerentes. Y cuando la sala de conferencias y los gerentes salen de la ecuación, hay todavía más oportunidades para que cualquier miembro del equipo tome las riendas y guíe a los demás.

Como mencionamos antes, estos son los 5 elementos más importantes para ser un buen líder en general y más aún de un equipo a distancia.

1. Comunicar bien y con frecuencia

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Fuente de la imagen: Foto de Drew Beamer vía Unsplash

Trabajar a distancia puede hacer que se pierda el contexto y la estructura del lugar de trabajo tradicional; por eso, lo primero que hay que hacer es averiguar cómo (y con qué frecuencia) los miembros del equipo quieren y necesitan comunicarse contigo y con el resto del equipo.

Además, hay que establecer algunas reglas para el equipo. Indica el momento, el lugar, la modalidad y la finalidad de las reuniones (por ejemplo, todos los lunes a las 9 a. m. tendremos una reunión de equipo por Zoom para establecer los objetivos de la semana). Para reuniones más formales, asegúrate de que se envíen por adelantado los temas a los participantes para que puedan prepararse y familiarizarse mejor con los contenidos.

En estos casos, la constancia es crucial, tal como lo indica una encuesta de la revista Harvard Business Review hecha a más de 1,000 trabajadores, de los cuales el 46 por ciento dijo que los mejores gerentes se contactan con frecuencia y con regularidad con los empleados que trabajan a distancia. Los buenos líderes organizan reuniones semanales con el equipo y tienen sesiones individuales de coaching y feedback para que los miembros del equipo sepan que están a disposición para ofrecerles su apoyo.

Sarah también sugiere que se busquen maneras de incluir espacios en las comunicaciones para que las personas den su opinión. "Quizás les pueden pedir a las personas que confirmen la recepción de los correos electrónicos y les pregunten si tienen alguna consulta. O, al final de una llamada por Skype, se puede reservar un momento para que se hagan preguntas o comentarios o se expresen preocupaciones. Generar espacios para que las personas den su opinión permite evaluar qué tan efectiva es la comunicación."

Invita a las personas a hacer preguntas en todas las interacciones para que no quede nadie perdido o desorientado. Toma la iniciativa expresando curiosidad y haciendo preguntas como "¿Qué necesitan para resolver el problema y cómo puedo ayudar?"

Presenta al equipo de forma virtual con estas plantillas: organigrama en blanco, amarillo y verde azulado u organigrama en rosado, gris y negro.

2. Aprovechar la tecnología

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Fuente de la imagen: Foto de Kevin Bhagat vía Unsplash

La era digital nos ha dado muchas maneras de conectarnos y, los software de flujos de trabajo, como Slack y Google Hangouts, centralizarán a tu equipo sin importar dónde estén ubicados. Las aplicaciones de planificación y gestión de proyectos como Asana y Trello hacen que crear un tablero digital sea pan comido y, con estas herramientas, todos estarán orientados, conocerán sus respectivas responsabilidades y estarán al tanto de qué hace cada uno.

Los buenos líderes acostumbran hacer videoconferencias, y para eso la plataforma preferida de Sarah es Zoom. "Se fomenta que las personas prendan sus cámaras, lo que hace que participen mucho más", afirma. "Sin la cámara, los participantes de la reunión pueden ponerse a barrer el piso cuando tienen silenciado el micrófono y no estar prestando atención. Si tienes la opción de realizar alguna clase de reunión visual al menos una o dos veces por semana, eso ayuda a que las personas sigan estando conectadas".

Sin dudas es así. Según un informe de Gigaom, 87 % de los empleados remotos se sienten más conectados con el equipo cuando usan videoconferencias. A diferencia de la comunicación escrita, que se puede malinterpretar, el video humaniza las interacciones y permite que los miembros del equipo interpreten el lenguaje corporal y las expresiones faciales de los demás (lo que representa el 55 % de la comunicación).

Zoom, Skype y Microsoft Teams son las plataformas más usadas para realizar videoconferencias y también puedes utilizar herramientas de software de video como Loom para enviar mensajes por video en lugar de extensos correos electrónicos.

Dale vida a las reuniones de Zoom de tu equipo con estas plantillas: fondo para Zoom de bingo con frases de teleconferencia y fondo virtual para Zoom con gradiente de colores y violeta oscuro.

3. Establecer expectativas y objetivos claros

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Fuente de la imagen: Foto de Alexa Williams vía Unsplash

¿Creerías que hasta el 50 por ciento de los empleados no tienen ni la menor idea de lo que se espera de ellos en el trabajo? Sorprende, pero, según una encuesta realizada por Gallup a nivel mundial, es cierto. Y esto no es bueno para ninguna empresa.

La práctica de establecer objetivos es vital para todo empleado (y todo ser humano) y es sabido que impulsa el rendimiento y la productividad. Con respecto al modo en que los gerentes pueden ayudar definiendo objetivos y expectativas para los miembros del equipo, Sarah sugiere llegar a un acuerdo en cuanto a resultados que se pueden lograr.

"Si hay objetivos más a largo plazo o los trabajos son muy grandes, fracciónalos en resultados chicos y tangibles por los que las personas puedan hacerse responsables. Esto les da tranquilidad a los gerentes y los trabajadores tienen una meta por la cual trabajar".

Un buen líder motiva a las personas para que alcancen los objetivos programando instancias periódicas para ponerse al día a lo largo del proceso. En una época, mientras trabajaba en modalidad remota, Sarah tuvo una gerenta que se ponía en contacto con ella todos los martes y tenían una llamada de media hora por Skype.

"Yo sabía que estaba muy ocupada y que era difícil tener un poco de su tiempo, pero ella siempre hacía esa llamada. Me generaba cierta sensación de seguridad, de conexión y de previsibilidad, y eso también me motivaba mucho porque sabía que tendría que poder mostrarle lo que estaba yendo bien y lo que no estaba yendo bien. Y eso siempre me impulsaba a seguir".

Y, para que establecer objetivos sea una tarea divertida, te mostramos estas plantillas: Instagram Story interactiva en rosado y dorado para completar o Instagram Story interactiva en morado y blanco para objetivos semanales.

4. Dar el ejemplo

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Fuente de la imagen: Foto de Anthony Tran vía Unsplash

El trabajo remoto desdibuja el límite entre el espacio profesional y el espacio personal, tanto literalmente (cuando la casa se convierte en la oficina) como figurativamente (cuando a uno le resulta difícil desconectarse). Sin los límites físicos de una oficina, donde el horario de salida está marcado por un éxodo masivo, es fácil que el trabajo se vaya filtrando en lo que debería ser el tiempo libre.

Un buen gerente le muestra a su equipo cómo establecer límites entre el trabajo y el ocio dando el ejemplo. Una forma de hacerlo es crear un espacio de trabajo delimitado, con mucha luz natural, una silla cómoda y un escritorio adecuado (aún mejor si es un escritorio para trabajar de pie).

Los líderes también deben establecer límites claros con respecto al horario en el que se espera que el equipo esté trabajando. En un mundo perfecto (o en Francia, donde está prohibido enviar correos electrónicos de trabajo el fin de semana), eso implicaría nada de conversaciones de trabajo fuera del horario laboral. Y, en realidad, la cuestión es nuevamente la comunicación.

"Si eres líder de un equipo y estás en una situación donde te ves forzado a enviar correos electrónicos de trabajo en un horario no habitual, menciona explícitamente que se trata de un horario no común o que tú elijes ese horario flexible de trabajo, pero que no es lo que se espera de otras personas. Parte de esto es predicar con el ejemplo. Hacer lo que uno dice. Se trata de intentar reducir la comunicación laboral fuera de los horarios en los que sabes que las personas sí están trabajando."

Sarah aconseja darle importancia a "marcar" el día de trabajo. Trata de seguir una rutina matutina (desayuna, tal vez haz un poco de ejercicio) antes de iniciar la jornada laboral y, al terminarla, apaga tu computadora, deshabilita las notificaciones de correo y sal del espacio de trabajo. "Invita al equipo a que busquen hábitos o rutinas que los ayuden a mantener un equilibrio entre lo laboral y lo personal. Si resulta que son prácticas saludables, mucho mejor."

Incentiva hábitos saludables recordándoles a los miembros del equipo que se cuiden. Para eso, te mostramos algunas plantillas: Instagram Story interactiva en color azul con checklist o Instagram Story interactiva en blanco con bingo sobre cuidado personal. Las puedes personalizar y enviar como mensaje o como correo electrónico.

5. Fomentar el trabajo en equipo y la mentalidad de equipo

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Fuente de la imagen: Foto de Brooke Lark vía Unsplash

Ahora no pueden juntarse a platicar en la máquina de café. Eso no quiere decir que no puedan tener una mentalidad de equipo vibrante y alegre. Una buena manera de fomentarla es reunir a los colegas en videoconferencias con cierta regularidad. Aún mejor: organiza sesiones opcionales de 15 minutos para ponerse al día una o dos veces por semana antes de que comience el trabajo, para que las personas puedan conectarse, tomar un café y conversar de forma relajada.

Como líder, puedes fomentar la mentalidad de equipo comenzando todas las reuniones con algún comentario chistoso. Eso ayudará a incentivar las relaciones y la confianza. "Hablar del aspecto no laboral de la vida de las personas también sirve de ayuda para motivarlas, porque entonces ya hay una conexión personal," dice Sarah.

"Aunque sea algo superficial, quiere decir que hay alguien que reconoce que uno tiene una vida personal fuera del trabajo. Esa persona quiere saber cómo está uno y cómo le va. Es motivador tener la sensación de que alguien se preocupa por uno y no solo como empleado o productor de bienes o servicios."

Sarah también sugiere que se busquen formas de generar empatía en el equipo y aprovecharla. "Si alguien está llevando sobre los hombros un peso excesivo, hay que preguntarle qué ayuda necesita y apelar a los otros miembros del equipo con preguntas como: '¿quién puede ofrecerle ayuda?' y '¿cómo podemos redistribuir las tareas en el equipo para que todos estén bien?'"

Los gerentes pueden hacer que sus colegas tomen conciencia del panorama más general reconociendo logros que quizás no sean tan evidentes para todos. Y no hay que olvidarse de festejar. Lo que sea, desde cumpleaños hasta baby showers, se puede festejar mediante una videoconferencia y no deja de ser un lindo detalle enviarles a los miembros del equipo flores, una torta o algún regalo.

Envía una invitación para tu próximo evento online. Puedes personalizar estas plantillas: invitación para picnic colorida y moderna o invitación rockera en rojo y negro.

Ser un buen líder no se trata de estar en el mismo lugar físico. Se trata de reunir distintos talentos y ayudar a las personas a alcanzar sus objetivos. El encanto de trabajar a distancia es que, como quedó demostrado una y otra vez, se incrementa la productividad, la satisfacción y el nivel de compromiso de los empleados, así que tienes todo a tu favor. Y si Howard D. Schultz, ex CEO de Starbucks (que tiene muchos trabajadores a distancia), tenía razón al decir que "el éxito es mejor cuando es compartido," entonces los equipos a distancia podrán llevar el éxito a muchos lugares.

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