La importancia de la comunicación efectiva en el trabajo remoto

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En el entorno de trabajo moderno, un equipo de trabajo remoto no es algo nuevo: hay marcas como Basecamp, Upworthy, Buffer, Mozilla y Zapier que trabajan únicamente con equipos de trabajo remoto, lo que demuestra que son una estructura que puede funcionar para las empresas innovadoras.

Ahora bien, con tantas empresas que, de un momento a otro, están adoptando la modalidad de trabajo remoto, tanto empleadores como empleados están haciéndose la misma pregunta: ¿qué hay que hacer para que el trabajo remoto funcione? Aunque quizá los procesos varíen entre las marcas según su tamaño y sector, hay algunos conceptos fundamentales que sirven para sentar una base sólida para tener un equipo de trabajo remoto exitoso (spoiler: la mayoría de esos conceptos se basan en la importancia de una comunicación efectiva).

Para mantener a tu equipo motivado y encaminado, crea centros de tareas, ideas, valores y procesos de tu marca. Cada tanto, cuando el equipo necesite un incentivo, comparte contenidos interesantes. Para empezar, puedes probar con las plantillas de cita motivacional con océano o la de collage de fotos de café con cita en blanco y negro de Canva.

¿Por qué es tan importante la comunicación?

La comunicación es un concepto fundamental no solo para los negocios, sino también para la vida: ayuda a que las personas conozcan cuál es su situación y lo que tienen que hacer, ayuda a las personas a saber si es momento de sacar la basura o de brindarle apoyo emocional a alguien, etc. La comunicación clara y concisa es el camino que lleva a la comprensión, y la comprensión es el camino que lleva a la resolución de problemas, lo que facilita la vida a quienes saben lo que necesitan de los demás y lo que los demás necesitan de ellos.

Lo mismo aplica para un equipo de trabajo: cuando todos trabajan juntos para resolver problemas compartidos y generar soluciones, la comunicación efectiva es la base del éxito para todos los proyectos. Las personas necesitan saber cuál es su situación y qué hacer, pero también deberían tener la libertad de completar tareas y agregar valor por su cuenta. Poder compartir información exitosamente depende de tu capacidad de comunicarte eficazmente.

Desafíos (y beneficios) de la comunicación en un equipo de trabajo remoto

Una de las principales razones por las que los equipos que están adoptando la modalidad de trabajo a distancia tienen dificultades es que ya no cuentan con los canales para compartir información, relacionada con el trabajo o no, de los que dependían y que daban por sentado. Ahora, se habla mucho menos sobre cómo fue el fin de semana, no hay pláticas durante la comida, no hay reuniones cara a cara cuando surge una crisis y prácticamente los primeros diez minutos de todas las videollamadas empiezan igual: "¿Me escuchan?", "Creo que se le cortó la llamada", "Mi conexión está un poquito lenta", etc. Debido a todos esos nuevos desafíos, la comunicación se siente algo torpe y poco natural en comparación con la facilidad de acercarse a la oficina de alguien para preguntarle algo.

A eso hay que sumarle los obstáculos adicionales, como el aislamiento de los empleados, el cambio del lugar centralizado de los recursos de la empresa y las distracciones que abundan en casa; todo eso hace que, lógicamente, el trabajo en equipo a distancia sea todo un desafío.

Aunque las nuevas formas de comunicarse y compartir información pongan a prueba tus procesos, el trabajo remoto también brinda la oportunidad de mejorar la forma de trabajar. Sin dudas, el trabajo remoto nos obliga a emplear una forma más pragmática de comunicación, ya sea que se establezcan dos pláticas diarias para ponerse al día o un canal de mensajería instantánea para compartir fotos de perros y memes para mantener motivado al personal. Es posible que esas pláticas diarias te generen un poco más de trabajo, pero, una vez implementadas, terminan siendo una fortaleza.

Cómo mejorar la comunicación de tu equipo de trabajo remoto

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Foto de Christin Hume vía Unsplash

Programa sesiones diarias para conectarse

Muchos equipos de trabajo remoto exitosos implementan sesiones diarias para ponerse al día y organizar su trabajo. Además, esta estrategia ayuda a imitar el entorno de la oficina. No hace falta que sean extensas, pero sí ten en cuenta que quizá sea la única oportunidad que tenga tu equipo para interactuar con otras personas a lo largo del día. Deja que platiquen de lo que sea un rato antes de empezar a hablar de trabajo y, una vez que empieces, trata de ser breve y no dar vueltas, claro que eso es una buena práctica también para cuando vuelvan a la oficina.

Refuerza tu habilidades de comunicación

Todos sabemos que es la clave de un equipo exitoso, especialmente si es remoto, ¿pero en qué consiste la buena comunicación? Hay varios factores.

Escuchar al otro es una parte fundamental de la comunicación. Eso no significa tan solo oír al otro, sino algo más importante: presta atención a tus compañeros. No revises correos electrónicos en otra pestaña durante una videollamada, no apagues tu cámara si todos la tienen prendida y pon el énfasis en las señales verbales si el lenguaje corporal no se puede ver.

Ya sea que estés explicando una idea o que te la estén contando a ti, hacer preguntas es algo fundamental para la buena comunicación. Preguntas como "¿Estos plazos te sirven?" o "¿Cómo te imaginas el producto final exactamente?" pueden ayudar a analizar un problema y empatizar con el equipo. Quizá quieran compartir la carga de trabajo o estén tratando de que entiendas mejor al cliente, sea cual sea el caso, acuérdate de que la empatía es súper importante.

En tercer lugar, ser claros y concisos es fundamental en situaciones de trabajo a distancia. Cuando hables, primero expón un punto y da un ejemplo, y espera para ver si tu equipo te está entendiendo. Podría ser útil preguntar "¿Esto tiene sentido para ustedes?" Además, terminar una llamada con un resumen es una buena manera de reforzar el concepto.

¿Quieres asegurarte de que los empleados entiendan lo que deben hacer esta semana? Envíales un recordatorio con el formato de una divertida lista, algo como la plantilla de agenda semanal con marcas amarillas o la de lista minimalista chic en rosa y negro de Canva.

Varía entre medios de comunicación (y dales un uso constante)

Una oficina promedio ofrece muchas formas de comunicación, desde visitar el escritorio de un compañero hasta la plática relajada a la hora de la comida, y tú y tu equipo remoto deberían implementar la misma variedad.

Podrías probar Slack para comunicaciones breves, correos electrónicos para formalizar procesos, reuniones y contacto exterior para los clientes, Google Hangouts para pláticas más personales no relacionadas con el trabajo y llamadas personales telefónicas para temas serios o delicados. Sea cual sea la tecnología que termine por usar tu equipo, tienen que ser siempre las mismas, la constancia es clave para que el personal sepa qué hacer en una situación de crisis, por ejemplo, llamar siempre y no usar Slack en caso de emergencia.

Muéstrate disponible

Como miembro y gerente de un equipo, es fundamental que estés a disposición de tus compañeros cuando trabajen a distancia. Si bien eso no quiere decir que tengas que estar conectado todo el tiempo, sí tiene que ser fácil contactarte durante el horario laboral. Comunícales a los miembros de tu equipo cuál es la mejor forma y el mejor momento para contactarte en caso de que tengan comentarios o quieran hablarte en privado, y muéstrate disponible. Saber que se pueden contactar contigo fácilmente ayuda a llevar esa sensación de soledad y desconexión, y les da a los miembros del equipo una seguridad para los momentos difíciles o simplemente para cuando se sientan un poco aislados.

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Foto de Goran Ivos vía Unsplash

El mejor software para compartir información

No creas que estás solo en esta situación, hay varias plataformas y aplicaciones de tecnología ingeniosas creadas para reemplazar los espacios de reunión y las pláticas cara a cara. Hay muchos que migran todos los documentos y recursos a Google Drive, donde la ubicación de los empleados es irrelevante y la colaboración es directa y sencilla. Slack, la herramienta de mensajería instantánea, cuenta con una herramienta de comunicación que es la preferida de varias empresas de tecnología de punta, desde Airbnb hasta Dropbox, y muchos la usan prácticamente como reemplazo de los correos electrónicos internos. Otras opciones populares son Zoom o Google Hangouts para videoconferencias, Trello, Basecamp o monday.com para organizar y hacer el seguimiento de tareas compartidas, y alguna plataforma como Glint para hacer los intercambios importantes entre gerentes y empleados. Por último, nunca está demás una tradicional llamada telefónica,

Haz un diagrama o una infografía de los nuevos procesos, por ejemplo, de cada herramienta de comunicación y el tipo de comunicación que le corresponde o del modo en que llevarás adelante los proyectos en modalidad remota, y envíaselo al personal como una forma de consolidar nuevas iniciativas. Para esto, puedes personalizar algunas plantillas de Canva, como la de infografía de negocios o la infografía de proceso de diseño ilustrada en amarillo.

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