Productividad laboral: La guía definitiva

productivity-featured-image

Antes de la llegada del smartphone omnipotente y del correo electrónico infalible, el trabajo era una pila de papeles que podíamos dejar en el escritorio cuando nos íbamos a casa.

Sin embargo, el lugar de trabajo moderno ya no se detiene cuando tú te detienes. Para bien o para mal, la conectividad constante nos ha permitido hacer nuestro trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Con tanto para hacer y tan poco tiempo para hacerlo, la productividad laboral se ha convertido en la frase de moda cuando hablamos de empresas. ¿Pero es posible mejorar la productividad en el trabajo? ¿Y qué significa realmente ser productivos?

Analicemos este concepto más a fondo.

andreas-klassen-gZB-i-dA6ns-unsplash

Imagen de Andreas Klassen a través de Unsplash.

¿Qué es la productividad laboral?

En general, las definiciones suelen tener que ver con una mezcla de la idea de eficiencia y la de índice de producción. Técnicamente, la productividad es el estado de "ser productivo", pero como eso tiene distintos significados para las personas y las empresas, tendremos que ir un poco más allá.

"Hoy en día, en la mayoría de los trabajos," escribe Chris Bailey en The Productivity Project, "la eficiencia ya no es suficiente. Cuando tienes más trabajo que nunca, menos tiempo para hacerlo y total libertad y flexibilidad para decidir cómo hacerlo, la productividad laboral ya no tiene que ver con qué tan eficiente eres al trabajar, sino con cuánto puedes lograr."

Para que nos quede más claro, veamos la diferencia entre productividad y eficiencia.

¿Cuál es la diferencia entre "productividad" y "eficiencia"?

Muchas veces, los dos términos se usan de manera indistinta, pero, en realidad, son distintos el uno del otro. Entender esa diferencia es súper importante si quieres aplicarlos a tu contexto de trabajo.

Digámoslo de esta forma: la productividad laboral está relacionada con la cantidad de trabajo que realiza una persona o empresa durante cierto tiempo. En cambio, la eficiencia tiene que ver con cómo se lleva a cabo ese trabajo.

Por ejemplo, Juan es un representante de atención al cliente que atiende 100 llamadas durante un día de trabajo de 12 horas. Susana trabaja seis horas, pero también atiende 100 llamadas. Los dos tienen el mismo nivel de productividad, pero Susana es mucho más eficiente.

En pocas palabras, la productividad laboral mide los resultados, mientras que la eficiencia mide cómo se consiguieron esos resultados, en especial, con respecto a los recursos. La eficiencia tiene en cuenta varios aspectos, como el tiempo o el dinero invertido y si se utilizaron los recursos de manera efectiva.

Una de las razones por las que confundimos estos términos está relacionada con los primeros trabajos durante la revolución industrial.

alejandro-escamilla-tAKXap853rY-unsplash

Imagen de Alejandro Escamilla a través de Unsplash.

Productividad laboral y el trabajo moderno

Teniendo en cuenta que los trabajos dejaron de ser trabajos repetitivos dentro de una fábrica como era hace 50 años, Bailey afirma que, en la actualidad, nuestros días ya no están ocupados con el trabajo de juntar distintas partes para armar algo en la línea de producción, sino que son más dinámicos, más demandantes.

"Las empresas tomaron prestada la metodología [de la línea de producción] y funcionó mientras tuvimos tareas estandarizadas", sostiene Rahaf Harfoush, autor y antropólogo digital. "Pero, de repente, nos encontramos en medio de la economía del conocimiento, en la que las personas presentan ideas, estrategias y servicios, y es imposible medir esa producción por tiempo."

"Cuando vas a trabajar, ¿te dices a ti mismo: 'Bueno, entre las nueve y las cinco, voy a pensar una idea por hora'?"

Bailey afirma que la productividad se relaciona más con el manejo de la energía y la atención que con el control del tiempo. Y sostiene la teoría de que alguien productivo es alguien que logra un buen equilibrio entre tiempo, atención y energía.

"Si no usas tu tiempo de manera adecuada, no importa cuánta energía o concentración tengas, no lograrás hacer mucho en un día. Si no te puedes concentrar en lo que estás haciendo, no importa que sepas cuáles son las tareas más importantes o que tengas mucha energía, no podrás enfocarte completamente en tu trabajo y ser productivo. Y, si no puedes manejar bien tu energía, no importa qué tan buen control del tiempo y cuánta atención pongas, no vas a tener suficiente combustible en el tanque para completar todo lo que quieres hacer."

Tenemos que pensar en la productividad como una serie de componentes que trabajan en perfecta armonía. Enfoquémonos en algunos de ellos.

Componentes esenciales de la productividad laboral

Tiempo

Cuando hablamos de trabajo, no todo el tiempo se usa de la misma forma. A veces, hacemos trabajos simples en poco tiempo —responder correos electrónicos, por ejemplo—mientras que, otras veces, tardamos más horas y necesitamos que no nos interrumpan para hacer algo que requiere más creatividad y concentración. Entender qué tipo de tiempo necesitas para completar todas las tareas que tienes que hacer es esencial para manejar el tiempo y tu carga de trabajo de forma más eficiente. Si puedes organizar tu propio tiempo, te recomendamos elegir determinados días o partes del día para hacer una tarea en particular, por ejemplo, puedes usar los lunes para reuniones y la tarde del viernes para limpiar tu bandeja de entrada.

Concentración y atención

En su libro Personal Productivity Secrets, Maura Nevel Thomas afirma que la concentración es una de las habilidades más raras y valiosas del siglo XXI. El "manejo de la atención" es uno de los componentes más importantes de la productividad y, según algunos expertos, mucho más importante que el manejo del tiempo (volveremos a este punto más adelante).

La realidad es que, si te distraes leyendo cada correo electrónico que llega, no importa que te hayas hecho suficiente tiempo para terminar las tareas que necesiten toda tu concentración. Distintos estudios afirman que, por cada distracción (incluso mirar un correo electrónico), nos lleva alrededor de 20 minutos volver a concentrarnos en la tarea que estábamos haciendo.

Si pones toda tu atención a la tarea que estás haciendo, vas a hacer el trabajo más rápido y mucho mejor.

Energía

En Getting Results the Agile Way, J. D. Meier refuerza la idea de que la energía es un motor vital del trabajo productivo y gratificante.

"Es imposible agregarle más horas al día", dice. "Pero sí puedes cambiar tu energía. Y si usas tu mejor energía, puedes amplificar tu impacto de formas increíbles".

Si puedes tomarte un momento para recargarte entre tarea y tarea, tu capacidad de cumplir tus metas va a aumentar.

"Según nuestras predicciones, el tiempo seguirá pasando de la misma forma, pero lo que cambia día a día es cuánta energía y atención tienes. En la economía del conocimiento, esas características son las que definen qué tan productivo eres y, lo más importante, son algo que puedes controlar".

Seguramente hayas escuchado que trabajar más tiempo no necesariamente significa trabajar mejor. Un estudio de Stanford reveló que las personas que trabajan 70 horas completan prácticamente la misma cantidad de trabajo que las que trabajan 55. En resumen, necesitas contar con la cantidad adecuada de energía para ser productivo y, a veces, eso significa tomarte un descanso, cambiar de dispositivo o no pensar en las tareas que tienes que completar.

Gretchen Rubin, autora de The Happiness Project y The Four Tendencies, presentes en la lista de los más vendidos de The New York Times, tiene una forma única de expresar esta idea.

"Siempre tuve la sensación incómoda de que si no estaba sentada escribiendo en una computadora, estaba perdiendo el tiempo. Entonces, me obligué a cambiar mi perspectiva sobre qué es 'productivo'. El tiempo que paso con mi familia y mis amigos no es tiempo perdido."

Consejos para mejorar tu productividad en el trabajo

Primer consejo: gestiona tu atención, no el tiempo

Hoy en día, después de décadas de pensar lo contrario, la mayoría de los que ha estudiado el concepto de productividad hasta el cansancio está de acuerdo con que el manejo del tiempo es clave para ser más productivos. Pero eso no significa que tengas derecho a hacer lo mínimo necesario en el tiempo que te dieron o no planificar correctamente, pero, como mencionamos antes, es imposible agregarle horas al día o a la semana, y obsesionarnos sobre cómo pasamos cada minuto no nos ayuda a resolver el problema.

El manejo de la atención tiene varios componentes, pero es más fácil describirlo como el acto de notar qué es lo que te distrae y volver a enfocarte a nivel interno en lo que estabas haciendo. Las estrategias de manejo del tiempo se han vuelto redundantes a medida que el mundo laboral moderno se convierte en un lugar lleno de acciones colaborativas con sus respectivas distracciones. Trabajamos en espacios abiertos en lugar de hacerlo en una oficina en la que podemos cerrar la puerta, usamos una máquina que está llena de distracciones a un clic de distancia.

Si sabes cuáles son tus debilidades (un día soleado, tener hambre, un amigo que no para de hablar, una página con noticias de la farándula), eliminarlos puede ayudarte a mejorar tu productividad.

Segundo consejo: usa la regla de tres para mejorar tu atención

Utilizada desde los tiempos de Thomas Jefferson, distintos pensadores, como Leo Babauta, Gina Trapani de Lifehacker y J. D. Meier, director de programas empresariales de Microsoft, usan la "regla de tres" para canalizar su atención en tres áreas particulares cada día. Parece demasiado simple, pero al darnos cuenta de que esta técnica utiliza varios de los componentes de la productividad, podemos entender su verdadero potencial.

content-pixie-l6I8jpzKJQU-unsplash

Imagen de Content Pixie a través de Unsplash.

Funciona de esta forma: al principio de cada día, escribe tres cosas que quieres lograr cuando el día laboral haya terminado. J. D. Meier, que llama a esta técnica "los tres logros", sugiere que uses esta estrategia al principio del día, de cada semana y de cada año para lograr mantener tu atención a largo plazo.

Te recomendamos usar una plantilla personalizable de Canva, como el Planificador de agenda semanal con fondo amarillo para que completar tus "tres logos" sea aún más entretenido. Y si quieres algo para uso diario, usa una plantilla más simple, como el Planificador diario minimalista con cuadrícula.

Tercer consejo: piensa cuál es el mejor uso de tu tiempo

Ya hablamos sobre el impacto que tiene el tiempo en la productividad. Y si bien dijimos que el tiempo no es el componente más esencial de la productividad, existen algunas formas en las que puedes usar el tiempo a tu favor y, al mismo tiempo, encontrar un equilibrio entre atención, concentración y energía. Hay distintas estrategias que puedes adoptar, por ejemplo, trabajar en tandas y aplicar "el hábito del ahora."

Trabajar en tandas o en lapsos breves es una técnica en la que completas una serie de tareas similares durante un bloque de tiempo —como responder y eliminar correos electrónicos, firmar documentos, aprobar las hojas finales— y, de esa forma, alcanzas un buen ritmo de trabajo y minimizas las distracciones.

El "hábito del ahora" es una forma de pensar, pero también de trabajar: es la idea de que llega un momento en que ya no puedes planificar más. Una vez que alcanzaste ese punto, tienes que ponerte a trabajar. Superar la procrastinación y meterte de lleno en una tarea activa uno de los componentes de la productividad: la energía. Llegarás en mejores condiciones a la recta final si no gastas toda tu energía perfeccionando detalles en la etapa de planificación.

Herramientas para mejorar la productividad laboral

Para mejorar tu atención

Escribir tu "regla de tres" y tenerla a la vista es la mejor forma de asegurarte de que pones tu atención en las cosas adecuadas a lo largo del día, la semana, el mes y el resto del tiempo.

Agrega tus tareas más importantes a un planificador claro, como con la plantilla de Planificador personal de color durazno de Canva o, si quieres algo un poco más llamativo, el Planificador elegante de color rosa.

Para aprovechar más la energía

Apaga tu teléfono y vuelve a lo tradicional, vuelve a usar lápiz y papel. Llevar un diario es una estrategia comprobada para mejorar tu bienestar mental, lo que te ayudará a mejorar tu ánimo y a reponer energías para el día. No tiene por qué llevarte mucho tiempo, solo hazte el hábito de escribir tres cosas por las que estás agradecido al final del día.

Para aprovechar mejor el tiempo

Aunque no es necesario monitorear tu tiempo, una aplicación como Rescue Time puede ayudarte a entender en qué invertiste tu tiempo y mejorar tu forma de usarlo. O quizás solo te sirva para mostrarte en qué te distrajiste mucho tiempo (¿en Instagram, tal vez?).

Frases útiles sobre productividad

Coloca algunas de estas frases en tu escritorio y estarás a medio camino de sentirte productivo y lleno de energía para completar todas tus tareas.

"La productividad no es un accidente. Siempre es el resultado de comprometerte a lograr la excelencia, planificar de forma inteligente y enfocar tus esfuerzos." — Paul J. Meyer

"Concéntrate en ser productivo y no en estar ocupado." — Tim Ferriss

"La productividad es la inversión consciente y estratégica de tu tiempo, tu talento, tu inteligencia, tu energía, tus recursos y tus oportunidades con el objetivo de acercarte cada vez más a tus metas." — Dan S. Kennedy

¿Quieres inmortalizar estas frases en tu espacio de trabajo? Pégalas en una llamativa plantilla de póster de Canva, como el Póster simple con citas motivacionales o el Póster con citas motivacionales.

La mejor herramienta para crear diseños increíbles