10 trucos para el calendario que te ayudarán a mantener la productividad

Hoy en día, muchos aspectos de la vida son digitales. En lugar de escribir cartas, hablamos por mensajes de texto o correo electrónico; nos acurrucamos en el sillón para leer libros electrónicos en lugar de libros en papel y preferimos las transferencias bancarias antes que los cheques en papel. Sin embargo, hay un elemento de papel que seguimos usando:el calendario. Sabemos que también tiene su contrapartida digital que nos ayuda en el día a día, pero ¿quién no tiene un calendario pegado en su refrigerador o cerca de la alacena?

Un informe del NPD Group indica que la venta de libros de citas y agendas aumentó un 10 % de 2015 a 2016. Y, el año pasado, aparecieron artículos como "The Case For Using a Paper Planner" (Por qué vale la pena usar agendas en papel) de The New York Times y "My First Month Using a Paper Planner After a Decade Drowning in Apps" (Mi mes primer usando una agenda en papel después de una década de abrumarme con aplicaciones) de Fast Company.

¿Y qué tienen de especial las agendas en papel? Digamos que podemos pensarlos como calendarios fáciles de personalizar, decorar y marcar con notas, ajustes y trucos. En otras palabras, súper calendarios.

Sí, leíste bien:trucos para calendarios. Y aquí te contamos cómo usarlos. Con estos 10 trucos, aprenderás a personalizar tu calendario en papel (con una pizca de amor digital) para aumentar tu productividad, organizarte y administrar mejor tu tiempo.

Vamos a empezar.

¿Alguna vez notaste que el calendario de Google te permite crear citas o recordatorios con colores diferentes según el tipo de evento, como "Trabajo","Familia"y "Escuela"? Nada te impide usar el mismo truco para tu calendario en papel. Lo único que necesitas son notas adhesivas, plumones resaltadores, marcadores o plumas de colores divertidos para organizar los distintos aspectos de tu vida.

Con los códigos de color, también va a ser mucho más fácil ver cómo estás organizando tu tiempo. Si elegiste rojo para "Trabajo"y azul para "Emprendimiento"y, de repente, ves el calendario y notas demasiado rojo en la tarde, significa que te estás enfocando poco en tu emprendimiento. Esta es una muy buena forma de darle un poco más de tiempo a esa otra actividad para que haya más equilibrio en tu vida.

¿Quién dice que hay que elegir uno solo? Prueba distintas combinaciones de calendarios para encontrar una que funcione para ti. Después de todo, es importante definir tareas a corto y a largo plazo. Además, lo más seguro es que tus objetivos diarios no se parezcan en nada a tus objetivos mensuales. Por ejemplo, puedes tener "30 minutos de ejercicio"para el lunes y una "carrera de 5 km"como tu meta de fin de mes.

Por eso, Canva tiene plantillas para todo:calendarios diarios, semanales y mensuales, que puedes personalizar para adaptar a tu cronograma y estilo de vida. Por ejemplo, puedes usar una Plantilla de un calendario semanal con puntos coloridos y un Calendario para salón de clases con patrones de distintos colores.

Los diseños simples y modernos tienen suficiente espacio en blanco para que organices cada día y semana. Y, después, puedes imprimirlos o guardarlos como un archivo para tener una vista completa de todo tu mes. Con tan solo unos clics, también puedes combinar distintos colores, patrones y plantillas para crear diseños únicos para cada día o semana.

Hay una historia antigua con piedras, canicas y arena que nos enseña algo sobre la administración del tiempo. Además, nos va a servir para pensar uno de los trucos de calendario más eficientes. Según la historia, una profesora de filosofía les mostró a sus estudiantes un frasco lleno de piedras y les preguntó si estaba lleno. Todos respondieron que sí. Porque, claro, parecía estar lleno... aunque, en realidad, no lo estaba. Entonces, la profesora metió canicas en el frasco, las canicas se fueron acomodando en los espacios que quedaban entre las piedras. Y, por último, la profesora metió arena en el frasco, llenando incluso el espacio entre las canicas.

La idea de la historia es que las piedras representan las prioridades principales, las actividades más importantes, como pasar tiempo con la familia y cuidar nuestra salud. Las canicas representan otras actividades importantes, como la educación y los objetivos profesionales. Y la arena representa el resto de las tareas y las posesiones materiales, que ocupan el último lugar.

Por eso, es fundamental establecer prioridades. Crea una lista de las tareas y etiquétalas como A, B, C o 1, 2, 3, o incluso como piedras, canicas y arena. Empieza a completar tu calendario con los elementos más importantes y, luego, agrega el resto donde quede lugar. De lo contrario, puedes perder de vista los objetivos y los proyectos que de verdad valen la pena.

Stephen Covey, autor y educador, publicitó la matriz de administración de tiempo en su famoso libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva." Covey sugiere empezar todas las semanas escribiendo todo lo que se quiere lograr para completar los cuatro cuadrantes de la matriz:"urgente","no urgente","importante"y "no importante".

Por ejemplo, sabes que quieres trabajar en el próximo capítulo de tu novela. Eso podría estar en el cuadrante 2. O, si quieres seguir viendo tu serie favorita de Netflix, eso podría ir en el cuadrante 4.

Cuando termines de completar la matriz, verás que quizá tengas que eliminar tareas del cuadrante 4, como perder tiempo en YouTube, para que haya más tiempo para las tareas de los cuadrantes 1 y 2. Puede que también tengas que eliminar tareas del cuadrante 3, como llamadas de teléfono inesperadas. Esas tareas te pueden parecer urgentes en ese momento, pero, en realidad, te distraen de otras actividades en tu cronograma que son mucho más importantes.

Es más, la Plantilla del calendario semanal azul marino o la Plantilla para salón de clases de Canva incluyen pequeños cuadros para "notas"que son ideales para crear tu matriz.

Imprímelos y escribe las tareas en lápiz cada semana o guárdalos como un archivo digital y crea versiones semanales nuevas con tu matriz. De esa forma, siempre estarás preparado para aumentar tu productividad y enfocarte en lo más importante.

El método de la flecha es el nombre que se le dio a la idea de concentrar las actividades más importantes al principio de la semana. También es otra versión de la historia de "piedras, canicas y arena". El método de la flecha te ayuda a priorizar las tareas cruciales, ya que son las que se hacen primero y, aprovechando el impulso que eso genera, se completan otras tareas a medida que pasa la semana.

"El objetivo es que el calendario semanal parezca la punta de una flecha; muchas actividades al principio y una disminución gradual que culmina en un punto",escribe Nicholas Sonnenberg, el creador de este truco de calendario. "Para lograrlo, programo la mayoría de las reuniones los primeros días de la semana, generalmente los lunes y martes. Entonces, mi semana empieza con días llenos de actividades, pero con más tiempo libre el resto de la semana".

Además, si surgen distracciones u oportunidades inesperadas, el método de la flecha te ayuda a asegurarte de que puedes aprovecharlas porque ya completaste las tareas más importantes.

Los calendarios pueden ser posesiones personales, pero, si trabajas en un proyecto colaborativo, también pueden ser herramientas para sincronizarte con compañeros y colegas. Quizá tú y tus socios quieren desarrollar un plan de marketing nuevo o tienes que entregar un proyecto en el que estás trabajando con alguien de manera remota.

Es fundamental que, en tu calendario, se pueda trabajar de manera colaborativa no solo para llenarlo, sino también para diseñarlo desde cero. En Canva, por ejemplo, puedes empezar con una plantilla llamativa, como la del Calendario funky o el Calendario con formas abstractas, y personalizar el diseño que elijas según tus necesidades. Puedes crear un segundo calendario en el círculo vacío (uno para cada colaborador) o agregar secciones adicionales para las notas.

Una vez que esté listo, haz clic en el botón "Compartir"para invitar por correo electrónico a que los demás colaboren y empezar a diseñar un calendario en equipo.

¡Ups! ¿Estabas por tener una llamada súper importante con un contacto en Argentina, pero no te diste cuenta de que allá va a ser feriado? (no te preocupes, nos ha pasado a todos). Los "calendarios de intereses"de Google te ayudan con esto.

Tienen colecciones de fechas importantes clasificadas por festividad, región, deporte y hasta fases de la luna. Ya sea que agregues algunos de esos eventos a tu calendario de Google o al calendario de papel, puedes usarlos para estar siempre al tanto de lo que pasa y evitar conflictos.

Para acceder a esos recursos, haz clic en el ícono de "Configuración"en el calendario de Google, busca "Agregar calendario"en la barra lateral y selecciona "Explorar calendarios de intereses".

Observa esta estadística sorprendente:un profesional promedio pasa el 28 % de su día laboral (o 2.6 horas) leyendo y respondiendo correos electrónicos, según McKinsey. Imagínate todo ese tiempo distribuido a lo largo del día de trabajo como momentos que te cortan la concentración o te distraen de tareas urgentes

Aunque pueda parecer difícil cerrar la pestaña de tu correo electrónico y desactivar las notificaciones, establecer un momento específico para responder mensajes es uno de los trucos de calendario más valiosos. Es súper útil para mantener la concentración en el trabajo que haces a lo largo del día. Y hasta podría mejorar las habilidades relacionadas con el correo electrónico, ya que tendrás momentos de atención exclusiva para tu bandeja de entrada y para leer los mensajes.

Si eres el tipo de persona que quiere concentrarse solo en un proyecto o área a la vez, los días temáticos pueden ser el truco que estabas buscando. Es lo que le funcionó a Jack Dorsey, fundador de X (Twitter) y Square.

"Todos mis días son temáticos",le comentó a Fast Company. "Los lunes son de administración. Los martes son para productos, ingeniería y diseño. Los miércoles para marketing, crecimiento y comunicaciones. Los jueves para socios y desarrolladores. Los viernes son para la empresa y la cultura. Funciona en bloques de 24 horas".

¿Te convenció Dorsey? Empieza a hacer tus propios calendarios temáticos en Canva con plantillas como el Calendario semanal colorido o el Calendario colorido con frases.

Elige entre distintos íconos, ilustraciones e imágenes prediseñados para clasificar tus días y crear temas divertidos. Los martes de comida corrida suenan bien, ¿no?

Es posible que el video haya hecho desaparecer a las estrellas de radio, pero los calendarios digitales no reemplazaron a los calendarios en papel ni viceversa. Es más, pueden coexistir tranquilamente sin que sea necesario elegir uno en lugar de otro.

Después de pasar de las aplicaciones a la agenda en papel, por ejemplo, Shane Snow, el cofundador de Contently, encontró el equilibrio perfecto entre los calendarios analógicos y digitales. Decidió usar el calendario en papel para planificar su semana, pero también usa el calendario de Google para hacer un seguimiento de las notas de sus reuniones y de la información de las conferencias.

Por eso es importante tomarse el tiempo para encontrar las combinaciones de calendarios que funcionen para ti. No importa si eres fanático de las aplicaciones o si te encanta cómo se sienten las agendas de papel en tus manos, puedes aprovechar estos trucos para calendarios y, así, aumentar tu productividad y alcanzar tus objetivos, un día, una semana o un mes a la vez.