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Elabora un documento de alcances de proyecto: cómo hacerlo, plantillas y consejos

Definir el alcance de tu proyecto es tu mejor arma contra el síndrome del lavadero. Obtén más información sobre el desvío del alcance en la gestión de proyectos y cómo puedes evitarlo con un documento eficaz sobre el alcance del proyecto.
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¿Qué es el alcance de un proyecto?

También conocido como alcance del trabajo, el alcance de un proyecto es un esquema de todo lo que necesitas para completar un proyecto. Esto incluye (pero no se limita a):

  • Metas y objetivos
  • Recursos
  • Líneas de tiempo
  • Entregables
  • Presupuestos
  • Partes interesadas
  • Procesos
  • Supuestos
  • Dependencias
Ejemplo de los alcances de un proyecto con un resumen ejecutivo

Ejemplo de un documento de alcance de proyecto que comienza con un resumen ejecutivo del documento.

Al delimitar el alcance de un proyecto, no sólo defines lo que está dentro del alcance, sino también lo que está fuera de él. Se trata de todo lo que no forma parte de tu responsabilidad o no contribuye a tus objetivos generales.

Esencialmente, si está fuera de alcance, está fuera de tus manos. Tu cliente no puede añadirlo a tu lista de responsabilidades sin las consultas y la aprobación de tu equipo. Los elementos fuera del alcance suelen figurar en la declaración del alcance del proyecto como límites, limitaciones o exclusiones.

Los alcances del proyecto se definen en la fase de descubrimiento del proyecto, la primera etapa del ciclo de desarrollo de un proyecto. Durante la fase de definición del alcance, el equipo del proyecto lleva a cabo investigaciones y análisis para validar la idea inicial y protegerse de posibles riesgos, uno de los principales de los cuales es la ampliación del alcance del proyecto.

¿Qué es la declaración del alcance de un proyecto?

Una declaración de alcance es un documento escrito que detalla todos los aspectos del alcance de tu proyecto.

Cuando redactes la declaración del alcance de un proyecto, ten en cuenta lo siguiente:

  • Una declaración del alcance del proyecto siempre se redacta antes de que comience cualquier tipo de trabajo en el proyecto.
  • La declaración del alcance de un proyecto siempre debe ser revisada y acordada por todos los miembros del equipo y las partes interesadas.
  • Cualquier cambio en la declaración del alcance del proyecto debe someterse a un proceso predeterminado de control de cambios para evitar problemas más adelante.
Ejemplo de un documento de alcance de proyecto

Antes de escribir otros detalles, como el título del proyecto, empieza por el enunciado del proyecto, que determinará cómo escribirás el resto del documento de alcances del proyecto.

Alcances del proyecto vs. alcances del producto

Si estás creando o lanzando un producto, también tendrás que redactar el alcance del producto. Especifica las características, funciones y limitaciones del producto.

La diferencia entre el alcance de un producto y el alcance de un proyecto es que el primero te dice lo que hace un producto, cómo funciona y qué aspecto tiene, mientras que el segundo te dice lo que se requerirá para crear el producto.

Acta de constitución del proyecto vs. alcances del proyecto

Un acta de constitución de proyecto es un documento breve y formal en el que se esbozan los detalles generales de un proyecto, incluidos:

  • Partes interesadas y miembros del equipo
  • Metas y objetivos
  • Alcance
  • Cronología
  • Presupuesto
  • Entregables

Esto puede sonar muy parecido a una declaración de alcances, pero la diferencia clave entre ambas es que un acta de constitución presenta una justificación del proyecto, mientras que una declaración del alcance normalmente no lo hace.

A menudo, las actas de constitución del proyecto también son documentos estáticos, mientras que las declaraciones de alcance son documentos vivos que pueden cambiar a medida que evoluciona el proyecto.

Con Canva Docs, tú y cualquier otra persona con acceso puede ver, editar y añadir comentarios al documento de alcance de tu proyecto donde y cuando sea necesario. Haz revisiones en tu computadora o desde tu dispositivo móvil y observa cómo tu equipo realiza ediciones en tiempo real.


La importancia de redactar los alcances de un proyecto

En la gestión de proyectos, la ampliación del alcance o síndrome de lavadero se produce cuando las partes interesadas modifican los requerimientos, el calendario o los resultados de un proyecto sin ajustar el presupuesto o el calendario en consecuencia.

Uno o dos pequeños cambios pueden no parecer gran cosa en un momento dado, pero cuando se acumulan, la ampliación del alcance puede sorprenderte y causar estragos en todos tus planes.

Algunos de los peores efectos ampliar los alcances del proyecto son:

  • Superar el presupuesto
  • Exigir demasiado a tu equipo
  • Incumplimiento de plazos clave
  • Ofrecer un producto o servicio de calidad inferior
  • Perder la confianza de tus empleados
  • Impactar negativamente en tu propia imagen de marca o en la de tu cliente

Desgraciadamente, la ampliación del alcance es un fenómeno demasiado común. Un informe del Instituto de Gestión de Proyectos reveló que la mitad de los proyectos experimentan una ampliación del alcance y sólo el 57% se completan dentro del presupuesto.

Entre otros factores, como la falta de comunicación entre los equipos, la ausencia de procesos de control de cambios y unos plazos poco prácticos, una de las formas más seguras de que el desvío del alcance haga descarrilar tu proyecto es tener un alcance del proyecto mal definido o inexistente.

Añade comentarios y emojis a tu Canva Doc

Evita el síndrome de lavadero manteniendo abiertas las líneas de comunicación. Coordínate con tu equipo en tiempo real mediante comentarios y reacciones emoji en tu Canva Doc.

Ejemplo de desviación del alcance del proyecto

Para ilustrar mejor los efectos del síndrome de lavadero, veamos una situación hipotética (pero demasiado común):

Imagina que eres una agencia de branding y una heladería local te pide diseños de envases para un nuevo sabor que lanzarán para unas próximas fiestas.

Cuando terminas de diseñar los conceptos, el cliente te pregunta de repente si puedes rediseñar también su logotipo, sugiriendo elementos y una paleta de colores que chocan con tus conceptos de envasado. Tu gestor de cuentas está de acuerdo porque no quiere perder al cliente, pero no tiene en cuenta el tiempo necesario para reconceptualizarlo todo.

Pasan unos días y el cliente te pregunta si también puedes diseñar publicaciones para sus redes sociales para el lanzamiento del producto. Sin que quede mucho tiempo, se llama a más diseñadores para que trabajen horas extras y consigan terminar los tres entregables antes de la fecha límite.

Cuando llega el momento de la presentación, te das cuenta de que sin un diseño finalizado del envase y el logotipo, tus publicaciones en las redes sociales no tienen un concepto claro. Pero las vacaciones se acercan rápidamente y no hay tiempo para pivotar. Al final, el cliente queda decepcionado con tus diseños incongruentes y tu equipo de diseño se siente sobrecargado de trabajo e infravalorado.

Cómo un alcance de proyecto bien definido ayuda a evitar el síndrome de lavadero

Una declaración del alcances del proyecto bien definida puede ahorrarte muchos disgustos:

  • Gestionando las expectativas: Al especificar tus exclusiones y limitaciones, estableces límites sanos con tu cliente y tienes un documento tangible al que remitirte cuando necesites rebatir una petición que está fuera de tu alcance.
  • Controlando a tu equipo: Es habitual que los equipos pequeños y nuevos quieran complacer a sus clientes sin tener en cuenta la viabilidad de una petición. Disponer de una declaración de alcance a la que puedas acceder en cualquier momento puede mantener a raya a los ansiosos complacientes y evitar promesas excesivas.
  • Evitando el problema de "demasiados cocineros": Si alguna vez te has encontrado en una situación en la que hay demasiados responsables de la toma de decisiones en un proyecto, sabes a qué nos referimos. Un alcance de proyecto bien definido incluye un proceso detallado de control de cambios y designa a un responsable final para evitar conflictos y retrasos.
  • Haciendo que tus objetivossean más claros: Todo esto, más cosas como los criterios de aceptación, los plazos y los entregables, te ponen en el buen camino para alcanzar tus hitos a tiempo.

¿Qué incluir en los alcances de un proyecto?

Redactar la declaración de alcances de un proyecto es fácil si sabes qué elementos incluir. La mayoría de las declaraciones de alcance están formadas por los siguientes componentes:

Añade un índice a tus alcances de proyecto

Añade un índice de los componentes del alcance de tu proyecto al principio para facilitar la consulta.

Esta breve introducción ofrece a los lectores el contexto del proyecto, desde cómo empezó hasta qué problema intentas resolver, pasando por tus metas y objetivos.

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Los entregables son artículos, servicios o resultados producidos durante el proyecto o al finalizarlo. Para asegurarte de que los entregables se presenten a tiempo, crea un calendario que abarque la duración de tu proyecto. Establece hitos para cuando deban cumplirse los entregables o conjuntos de entregables.

Los criterios de aceptación son las condiciones o requisitos predeterminados que deben cumplirse para que los entregables sean aceptables.

Al redactar los criterios de aceptación, asegúrate de que

  • Sean comprobables de forma independiente
  • Tengan un resultado claro de aprobado/no aprobado
  • Apunten al resultado final (el qué), no a la solución (el cómo)
  • No sean ni demasiado amplios ni demasiado estrechos

Las exclusiones son tareas que no se llevarán a cabo en el proyecto. Todo lo que consideres fuera de tus alcances de trabajo entrará dentro de las exclusiones.

Las restricciones, en cambio, son las limitaciones de tu proyecto. Algunos ejemplos de limitaciones en la gestión de proyectos son:

  • Costo: Tu presupuesto general, el costo de los bienes y servicios necesarios para completar el proyecto, el salario de tu equipo, etc.
  • Riesgo: Responsabilidades y oportunidades que podrían afectar a tu proyecto, como accidentes laborales y ampliación del alcance.
  • Los recursos: La mano de obra, el equipo, los locales y otros elementos necesarios para realizar tus tareas cotidianas.
  • Tiempo: El calendario general de tu proyecto, los objetivos, etc.

En la gestión de proyectos, los supuestos son acontecimientos o resultados que pueden producirse potencialmente al completar el proyecto. La gestión del alcance del proyecto consiste en hacer suposiciones razonables y prepararse para cada resultado potencial.

Las dependencias, por otra parte, son tareas que dependen de otra tarea o son parte integrante de su realización. Las dependencias son importantes porque te ayudan a definir el orden en que debes realizar tus tareas. Trazar las dependencias depende de conocer las limitaciones de tu proyecto.

El control de cambios es un proceso de gestión de las peticiones -ya sean de las partes interesadas o de tu propio equipo- para cambiar cualquier parte de tu proyecto que esté fuera del alcance especificado. Este proceso te indica quién tiene la última palabra sobre si se pueden o no hacer cambios a los alcances.

Establecer un buen proceso de control de cambios es importante para mantener a raya el desvío del alcance.

Una hoja de entrega y recepción es un documento formal que resume todos los componentes anteriores, comentarios, detalles clave sobre el proyecto, fechas de inicio y finalización, y firmas de todos los implicados en el proyecto. Una vez firmado, este documento marca el cierre oficial del proyecto.


Cómo redactar los alcances de un proyecto

Aprende a redactar una declaración exhaustiva de los alcances de un proyecto con los siguientes pasos:

Cómo escribir los alcances un proyecto

El primer paso para crear los alcances de un proyecto será siempre definir sus metas y objetivos. Esencialmente, son el qué y el por qué de tu proyecto. Es decir, ¿qué esperas conseguir con esta empresa y por qué?

Piensa en esto como en tu brújula. Si alguna vez te sientes perdido durante el proceso de redacción de tus alcances, vuelve a tus objetivos y podrás reorientarte de nuevo.

tip
Haz tablas para organizar el texto
Escribe "/" en tu Canva Doc para añadir una tabla a tu declaración de alcances. Organiza tus metas y objetivos en tablas ordenadas para una mejor legibilidad.

Para comprender los límites de tu proyecto, tienes que identificar de qué recursos dispones. Esto incluye tu mano de obra, recursos físicos, instalaciones, presupuesto, red, etc.

Los requisitos, por otra parte, incluyen tus entregables, la calidad del resultado o producto deseado, plazos estrictos y tus procesos.

Para dar cuerpo a los alcances de un proyecto, haz una lista de exclusiones (cualquier cosa que quede fuera del alcance del trabajo), restricciones (cualquier cosa que pueda limitar o retrasar tu trabajo), suposiciones (conjeturas realistas sobre posibles acontecimientos que puedan afectar a tu trabajo) y dependencias (tareas que dependen unas de otras para completarse).

Llegados a este punto, querrás pensar también en tu proceso de control de cambios.

Una vez que estés satisfecho con la declaración de alcances de tu proyecto, comparte el documento con los principales interesados para que lo aprueben. Piensa también en qué tipo de cambios quieres hacer en tu alcance antes de que el proyecto arranque oficialmente. A veces, durante la fase de aceptación, los objetivos, los recursos y los requisitos cambian según las necesidades del cliente, por lo que también tienes que ser flexible.

Con la declaración de alcances de tu proyecto aprobada, por fin puedes empezar a trabajar para lograr tus objetivos. Pero antes que nada, asegúrate de que todos los miembros de tu equipo tengan acceso al documento de alcances del proyecto. Quieres que todos estén de acuerdo en todo momento.

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un diagrama que desglosa el 100% del trabajo en trozos más pequeños, como entregables, hitos y tareas individuales. Crear una EDT te ayuda a visualizar los requisitos necesarios para completar un objetivo, convirtiéndolos en tareas y subtareas más manejables.

En realidad, la EDT forma parte de la segunda fase del ciclo de vida del proyecto, la fase de planificación. Pero para algunos, crear una EDT inmediatamente después de la declaración de alcances ayuda a ilustrar cuánto tiempo, trabajo y recursos deben dedicarse a cada aspecto del proyecto.


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Todo lo que necesitas para hacer tu declaración de alcances de proyecto

¿Quieres poner en marcha tu proyecto de inmediato? El generador gratuito de alcances de proyecto de Canva tiene todas las herramientas que necesitas para crear un documento de alcance impactante. Utiliza nuestro sencillo editor de arrastrar y soltar para añadir texto, gráficas, fotos y divertidos elementos de diseño antes de compartir el alcance de tu proyecto con las partes interesadas. ¿Necesitas ayuda para comenzar? Nuestro asistente con inteligencia artificial, Texto Mágico, puede ayudarte a rellenar los huecos.

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Mejores prácticas sobre los alcances de proyecto

Tanto si eres nuevo en la gestión de los alcances de un proyecto y quieres establecer una base sólida, como si eres un PM experimentado que espera perfeccionar sus habilidades, estos consejos pueden ayudarte a navegar por las complejidades de la definición de los límites de tu proyecto.

Aprende a diferenciar entre metas y objetivos

Aunque estos términos se utilizan a menudo indistintamente, en el contexto de la gestión de proyectos, en realidad son bastante diferentes.

Las metas son logros amplios y de alto nivel por los que trabajas durante un largo periodo de tiempo. Los objetivos, en cambio, son hitos más pequeños, específicos y mensurables que te conducen a tus metas. Piensa en los objetivos como peldaños hacia tus metas.

Enlista tus objetivos como aciones para lograr cada meta

Enumera tus objetivos como elementos de acción debajo de cada meta.

Escribe objetivos SMART

  • Específicos (Specific): Son objetivos que tienen un resultado claramente definido. Un objetivo vago puede sonar a algo como "aumentar las suscripciones", mientras que un objetivo específico suena a "aumentar las suscripciones del grupo demográfico de 18 a 34 años al final del trimestre".
  • Medibles (Measurable): Tener objetivos cuantificables. Puedes determinar su éxito con métricas y no sólo con pruebas anecdóticas.
  • Alcanzables (Achievable): Esto significa objetivos realistas y alcanzables dentro de los recursos y limitaciones de tu proyecto.
  • Relevantes (Relevant): Los objetivos relevantes deben estar en consonancia con tu misión general. Los objetivos no se escriben porque sí. Deberían acercarte un paso más al final del proyecto.
  • Limitados en el tiempo (TIme-bound): Son objetivos que tienen plazos concretos. Crear plazos para tus objetivos te ayuda a establecer un calendario más realista.

Haz que la declaración de alcances de tu proyecto sea visual

Las declaraciones de alcances de proyecto contienen mucha información, información que tiende a solaparse. Para organizar mejor todos tus datos, utiliza elementos visuales como diagramas, gráficas, tablas, cuadros codificados por colores y similares.

Encuentra elementos gráficos para tus alcances de proyecto

Encuentra gráficas, tablas, cuadros y otros medios en la pestaña Elementos. Canva tiene una amplia biblioteca entre la que puedes elegir.

Registra los cambios a medida que se produzcan

En la gestión de proyectos, el cambio es inevitable. Desde cambios en la estructura de gestión hasta factores externos como las tendencias del mercado y las nuevas tecnologías, hay muchas razones para que se produzcan cambios a medida que se pone en marcha un proyecto. Para evitar que el cambio de alcances te sorprenda inesperadamente, asegúrate de registrar incluso los cambios menores en la declaración de alcances de tu proyecto.

Implica a todas las partes interesadas y a los miembros del equipo desde el primer día

El trabajo en equipo hace que el sueño funcione, dicen. Esfuérzate por mantener informados a todos los interesados y miembros del equipo desde el primer día. No mantener informadas a las partes interesadas en cada fase importante puede tener repercusiones importantes.

En un ejemplo del mundo real, el Aeropuerto Internacional de Denver se pasó un 250% del presupuesto porque su proyecto de construcción de un sistema de gestión de equipajes totalmente automatizado sufrió más de 2,000 cambios de diseño. Esto puede achacarse, en parte, a la mala comunicación entre las partes interesadas de alto nivel y los PM.


Preguntas frecuentes sobre los alcances de proyecto

Las declaraciones de alcances de proyecto sirven para recordar las responsabilidades y capacidades de tu equipo. Aclaran lo que tu equipo debe y no debe hacer y, al hacerlo, evitan problemas como pasarse del presupuesto, sobrecargar de trabajo a los miembros del equipo y sobrepasar los plazos.

Definir los alcances del proyecto es un esfuerzo de colaboración entre los directores del proyecto, el equipo del proyecto y las partes interesadas en el mismo. Aspectos como los objetivos del proyecto, el calendario, el presupuesto y los criterios de aceptación son proporcionados por las partes interesadas. Pero, en última instancia, corresponde al director del proyecto recopilar todos estos elementos y más en un documento final.

Un buen documento de alcances de proyecto es específico: cuanto más detallado, mejor. También debe ser un esfuerzo en equipo entre las partes interesadas y el equipo del proyecto. Por último, los alcances del proyecto que utilizan elementos visuales para organizar los datos serán más fácil de comprender y retener que uno que consista sólo en grandes bloques de texto.


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Establece límites con un documento de alcances de proyecto exhaustivo

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