13 minutosBy Canva Team

Escribe un memo: Cómo hacerlo, plantillas y consejos

Tanto si transmites un cambio interno como si anuncias una nueva política de empresa, aprende a comunicar información vital con eficacia. Utiliza los consejos de Canva y las plantillas elaboradas por profesionales para redactar un memorándum.
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¿Qué es un memo o memorándum?

Un memo, también conocida como memorándum o memorando, es un documento escrito que se utiliza para las comunicaciones internas de una empresa u organización. Suele enviarse a equipos o departamentos enteros, transmitiendo uno de estos dos puntos:

  • Información sobre nuevas políticas, cambios internos o actualizaciones de proyectos; o
  • Una petición para realizar una acción concreta, como asistir a un seminario o cumplir un plazo.

Como los memos sirven para informar rápidamente a un grupo de personas sobre un tema concreto, se redactan en un formato conciso y fácil de digerir. Luego, se envían electrónicamente o se imprimen como un folleto físico. Aunque su uso ha disminuido tras la introducción de los correos electrónicos, los memos siguen siendo una forma estupenda de agilizar la comunicación en el lugar de trabajo.

Ejemplo de un memo oficial con diseño minimalista

Ejemplo de memo oficial con diseño minimalista.

Memorándum en el contexto de la ley

Los memos en el contexto del derecho funcionan de forma diferente a los que se utilizan en las prácticas empresariales cotidianas. Aquí se definen como documentos que registran los términos de una transacción o acuerdo. Dos ejemplos que quizá hayas oído antes son el memorándum de acuerdo (MOA) y el memorándum de entendimiento (MOU).

En comparación, un MOA esboza un objetivo acordado entre dos partes, mientras que un MOU detalla los términos de un acuerdo entre dos o más partes para garantizar que todas están de acuerdo. Ambos documentos pueden ser ejecutables por ley dependiendo de la intención específica y el lenguaje del acuerdo.


¿Qué incluir en un memo?

Los memos se dividen en varias partes para organizar la información y facilitar su lectura al destinatario. Independientemente de lo que trate un memorándum, debe incluir lo siguiente:

Ejemplo de un memo sobre la actualización de las políticas de trabajo remoto

Ejemplo de memo sobre una política actualizada de trabajo a distancia.

Lo primero es lo primero: un memo siempre se abre con el encabezado, que indica el destinatario (ya sea una persona o un grupo de personas), el remitente, la fecha y el asunto. Cuando se redacta correctamente, el encabezamiento de la nota proporciona un contexto claro del contenido del documento.

La declaración inicial capta brevemente el propósito del memorándum. Ofrece una visión general de lo que tratará el resto del documento, destacando una cuestión, tarea o acontecimiento concretos antes de divulgar más detalles. Esencialmente, los lectores deben obtener inmediatamente la información más importante al leer la declaración inicial.

En pocas palabras, el contexto detalla los antecedentes del acontecimiento, tarea o problema que se aborda en la declaración inicial. Ya sea debido a una reestructuración de la empresa, a un nuevo presupuesto o a algunos cambios de procedimiento, esta sección proporciona la información necesaria para ayudar a los lectores a comprender claramente el tema. Esto puede incluir

  • Cómo se descubrió el problema
  • Información general
  • Pruebas de apoyo
  • Horarios o fechas relevantes

En función de la finalidad del memo, la tarea desglosa los siguientes pasos que deben completar los destinatarios. Básicamente, esta sección les informa:

  • Los cambios que se harán o que ya se han hecho en relación con el tema del memorándum
  • Las acciones recomendadas que deben emprender
  • El plazo que deben respetar

Algunos memos no requieren elementos de acción. Si es así, esta parte puede omitirse.

La discusión establece detalles de apoyo para los próximos pasos recomendados en el memo. Establece la información necesaria y las investigaciones que respaldan el plan de acción, con la información organizada de más fuerte a más débil. Eso significa empezar con las conclusiones clave y los hechos contundentes antes de pasar a los detalles más pequeños. En última instancia, esta sección debe persuadir a los destinatarios para que sigan las acciones específicas sugeridas en el documento.

Por último, la declaración final ofrece la oportunidad de terminar el memorándum con una nota de cortesía. Esta sección reitera las acciones recomendadas e identifica los contactos específicos y cómo llegar a ellos si los destinatarios tienen preguntas o dudas. También es un espacio para agradecerles su tiempo y su colaboración.

Se incluye un resumen justo antes de la declaración final si la nota acaba ocupando más de una página. Esto facilita a los destinatarios la digestión de la información que acaban de leer, resaltando los puntos clave y las acciones recomendadas.

Si es necesario, el memorándum debe incluir anexos como datos o referencias adicionales para fundamentar su mensaje. Pueden ser gráficas(se abre en una ventana nueva), listas, tablas, etc., que se encuentran debajo de la declaración final.


¿Cuáles son los distintos tipos de memos?

Algunos de los diferentes tipos de memos utilizados en el lugar de trabajo son: memorandos de solicitud, de informe, de confirmación y de sugerencia. A menudo varían en longitud y formato, y algunas necesitan más información que otras. Averigua qué tipo de nota debes escribir en función de una situación concreta.

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Enviar un memo de solicitud es ideal cuando quieres pedir a los destinatarios que realicen una acción concreta. Por ejemplo, necesitas que los empleados rellenen y envíen un formulario específico o necesitas su colaboración durante una remodelación de la oficina. Este tipo de memorándum suele aportar contexto sobre la tarea para justificar la petición y convencer a los lectores de que la cumplan.

Un memorándum de informe es un documento que envías dentro de tu empresa u organización cuando necesitas poner al día a los destinatarios sobre el estado de una tarea concreta. Por ejemplo, el proyecto de tu equipo ha pasado con éxito a la siguiente fase. Los memos de informe suelen incluir un calendario y un resumen de la tarea en el documento para comunicar la información de forma más eficaz.

Redactar un memo de confirmación es una buena forma de poner por escrito un acuerdo verbal. Por ejemplo, aceptaste asumir más trabajo si el gerente te proporcionaba tres empleados más. Los memos de confirmación suelen destacar los puntos principales acordados verbalmente entre dos o más partes y animan a comentar cualquier detalle poco claro o malinterpretado.

Cuando busques soluciones eficaces a un problema concreto, enviar un memorándum de sugerencias puede ayudarte. Por ejemplo, quieres abrir un debate en grupo sobre un tema relacionado con el lugar de trabajo. O necesitas llevar a cabo una sesión de brainstorming para una campaña de marca. Este tipo de memos pretende fomentar el pensamiento creativo y generar ideas innovadoras en los destinatarios.


¿Qué tono utilizar en un memo?

Aunque los memos suelen redactarse de forma profesional, puedes adoptar un tono diferente según la finalidad o los destinatarios del documento para expresar tu mensaje con claridad y eficacia.

  • Positivo: Utiliza un tono positivo cuando redactes un memorándum para anunciar una novedad o un próximo acontecimiento de la empresa. Con este tono, es probable que consigas que los destinatarios se interesen más por lo que tienes que decir.
  • Persuasivo: Un tono persuasivo es ideal cuando envías un memo pidiendo a los destinatarios que hagan algo concreto, como elaborar un informe o ausentarse de la oficina unos días. Utilizando este tono puedes convencerles de que sigan tus acciones recomendadas sin reacciones impulsivas.
  • Formal: Adoptar un tono formal en tu memorándum es lo mejor cuando estás transmitiendo información para un público específico, como las partes interesadas internas, para transmitir tu profesionalidad. También es adecuado para tratar un tema serio, de modo que puedas enfatizar su gravedad.

Como siempre, ten en cuenta cómo podrían interpretar el tono de tu memo los destinatarios y utiliza un lenguaje no discriminatorio para fomentar el respeto en el lugar de trabajo.


¿Por qué enviar un memo?

En esencia, un memorándum proporciona a un grupo de personas información importante en un formato breve y directo. Aunque puede ser similar a otras formas de comunicación, un memo tiende a ser más oficial y profesional. De este modo, es más probable que los lectores se tomen en serio el mensaje.

Comparte acceso al diseño de tu memo

Comparte el acceso al diseño de tus memos con quien quieras.

Con un memorándum, puedes

  • Atraer la atención urgente sobre un asunto: Como los memos transmiten sensación de importancia, captan la atención inmediata de los destinatarios. Naturalmente, es más fácil difundir noticias, abordar problemas, difundir cambios internos o solicitar cooperación u opiniones.
  • Mantener a todo el mundo en la misma página: Un memorándum proporciona un espacio centralizado en el lugar de trabajo para revisar los detalles esenciales de la empresa. Además, todos reciben el mismo mensaje al mismo tiempo, lo que facilita promover claridad o establecer un plazo.
  • Disfrutar de versatilidad: Los memos tienen una amplia gama de propósitos, por lo que puedes estructurarlos de forma que se adapten perfectamente al mensaje que quieres compartir. Según la situación, también puedes hacer que tu memorándum sea emocionante o persuasivo utilizando el tono y el lenguaje adecuados.

Memo vs. correo electrónico

Entre los dos, un memorándum es más formal en lenguaje y formato que un correo electrónico. Además, aborda un tema específico con una relevancia a gran escala, lo que significa que todos los que lo reciben se ven afectados, mientras que un correo electrónico incluye componentes de copia (cc) y copia oculta (bcc), por lo que hay destinatarios que están informados pero que, por lo demás, no están implicados en el tema.

Memo vs. carta

Mientras que un memorándum se utiliza normalmente para la comunicación interna, una carta se utiliza para comunicarse con partes externas, como clientes, proveedores o el público en general. Por ello, adopta un tono más formal para dirigirse a quienes no pertenecen a la empresa. Además, los memos están pensados para mensajes breves y concisos, mientras que las cartas comunican misivas más largas sobre un tema determinado.

Etiqueta a otros miembros de tu equipo en tu memo

Etiqueta a tus compañeros de equipo en los comentarios mientras escribes tu memo en Canva Docs.

Memo vs. comunicado de prensa

Aunque ambos son documentos escritos, un memorándum y un comunicado de prensa difieren mucho en su público objetivo. El primero se envía a un grupo específico de personas dentro de una empresa u organización para difundir información, mientras que el segundo se prepara para los medios de comunicación o la prensa con el fin de promover sentimientos positivos sobre un nuevo desarrollo o acontecimiento.

Memo vs. circular

Al comparar un memorándum con una circular, es crucial tener en cuenta el tema y la audiencia. Los memorandos abordan un solo tema y se envían a un determinado departamento o equipo de la empresa. Las circulares, en cambio, abordan múltiples temas y están pensadas para su distribución masiva: a toda la plantilla, por ejemplo.

Memorándum vs. minuta de reunión

Los memos suelen proporcionar información urgente o una llamada a la acción sobre un tema concreto, mientras que las minutas o actas de reunión contienen las notas de una reunión, incluido lo que se discutió, quién asistió y qué se acordó. En algunos casos, un memorándum puede incluir minutas en sus anexos necesarios para que sirvan como información adicional o pruebas de apoyo.


Cómo redactar un memorándum con eficacia

Sea cual sea el propósito de tu memorándum, debe transmitir tu punto de vista de forma clara y eficaz. Sé breve y directo, evitando detalles innecesarios que puedan desviar la atención del tema. Aquí aprenderás a redactar un memo eficaz en siete sencillos pasos.

Cómo redactar un memo de forma efectiva

Antes de comenzar a escribir, debes tener claro el objetivo final que quieres conseguir con tu memorándum. ¿Quieres informar a un conjunto específico de destinatarios sobre un tema concreto? ¿O conseguir nuevas ideas para resolver un problema? Determinar la finalidad de tu memo facilita la tarea de decidir qué tipo enviar y, por tanto, qué tono utilizar. Una vez que tengas la información, accede a Canva en cualquier dispositivo y elige una plantilla de memo para empezar rápidamente.

Cuando escribas el encabezado, define siempre para quién es la nota, quién la envió, cuándo se escribió y de qué trata utilizando este formato general:

Para:

De:

Fecha:

Asunto:

Para el asunto, es mejor ser preciso y específico. Debes redactarlo con el objetivo de captar la atención y dar una idea rápida de lo que trata el documento. Por ejemplo, "Asunto: Reunión trimestral de empresa: Fecha y detalles".

Dado que la declaración de apertura proporciona el propósito de tu memorándum, debes escribirla como una frase declarativa. Comienza con "Le escribo para informarle" o "Solicito ayuda sobre" al principio de esta sección. Expresa sólo la información más importante en una o tres frases, lo que significa no dar más detalles o contexto por el momento.

Con tu declaración inicial fuera del camino, ahora tienes espacio para profundizar en el tema, proporcionar información adicional y establecer un plan de acción. No escatimes en detalles, pero asegúrate de que sean claros y relevantes para el propósito de tu memo. Puedes utilizar asistentes de escritura basados en IA, como Texto Mágico(se abre en una ventana nueva), para que te ayuden a esbozar el documento. De este modo, podrás centrarte más en ajustar el contenido a tus preferencias. Considera la posibilidad de utilizar subtítulos y listas con viñetas para resaltar los puntos clave y ayudar a los lectores a retener la información importante.

Después de escribir todos los detalles significativos que necesitas compartir, es hora de concluir tu memorándum. Puedes reiterar la acción recomendada que quieres que realicen los destinatarios. Si esperas que tengan preguntas o dudas, dirígeles a los contactos específicos que puedan darles esas respuestas. No olvides incluir una declaración final que muestre tu gratitud por el tiempo y la cooperación de los lectores.

Si es necesario, no dudes en incluir los anexos necesarios para respaldar tu memo. Puedes beneficiarte del uso de un creador de documentos visuales como Canva Docs(se abre en una ventana nueva), ya que dispone de herramientas de visualización de datos y funciones de arrastrar y soltar para complementar tu contenido con gráficas, tablas o imágenes. No olvides mencionar en el memo lo que has adjuntado con este formato "Adjunto: (nombre del archivo adjunto), (fecha pertinente)".

Cuando hayas terminado de redactar, asegúrate de revisar y corregir el mamo para que sea lo más conciso y claro posible. Presta atención a los errores ortográficos, gramaticales o de puntuación que hayas podido pasar por alto. Una vez que estés satisfecho, puedes empezar a personalizar la plantilla de tu memo para convertirla en un documento visual impresionante que atraiga a los lectores. ¿Quieres la opinión de un colega? Con Canva, puedes compartir el acceso a tu trabajo, tanto si estás escribiendo en Docs como personalizando un diseño de Canva.


Inspírate con plantillas para memos

Comienza con el pie derecho con una plantilla para memorándum lista para usar y fácil de personalizar. Canva tiene diversos diseños para distintas situaciones, para que puedas comunicar eficazmente información vital sea cual sea. Sólo tienes que elegir cualquier diseño y ajustar los elementos para que coincidan con el tono y el contenido de tu memo.


Todo lo que necesitas en un creador de memos

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Buenas prácticas para redactar una nota

Toma nota de estas mejores prácticas al redactar un memo para garantizar una comunicación eficaz en tu lugar de trabajo.

Haz que tu formato sea coherente

Haz que tu memorándum sea fácil de leer manteniendo el mismo tipo de letra e interlineado en todo el documento. No es necesario sangrar los párrafos; en su lugar, salta un espacio de una línea entre ellos para hacerlos más digeribles. Utiliza subtítulos, viñetas, texto en negrita y otras características de formato para ayudar a los destinatarios a localizar cierta información.

Hoy en día, los memos se escriben mejor en un editor de textos online que te permita potenciar tus documentos con ayudas visuales impresionantes. Canva Docs combina funciones de procesamiento de textos con herramientas de personalización fáciles de usar en una sola plataforma, para que escribir, dar formato y diseñar notas sea sencillo.

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Viñetas y listas numeradas
Crea fácilmente listas con viñetas haciendo clic en el ícono Viñeta de la barra de herramientas de texto. Para las listas numeradas, haz clic dos veces en el icono Viñeta.
Utiliza distintos formatos para destacar la información clave en tu memo

Utiliza elementos de formato para resaltar la información clave de tu memo.

Ten en cuenta a tu público

Ten en cuenta a tu público cuando escribas un memorándum. Un departamento puede no estar familiarizado con la jerga técnica que se utiliza habitualmente en otro departamento. Por ello, asegúrate de utilizar términos que todos entiendan. Si no es así, tómate un tiempo para explicarlos. Lo mismo ocurre con los acrónimos y abreviaturas: es mejor deletrearlos. Y por muy familiarizado que estés con los destinatarios, no utilices emojis ni lenguaje de mensajes de texto en tu memo.

Mantente claro sobre el tema

Cuando se trata de escribir un memo, el objetivo es ir al grano rápidamente. Los destinatarios deben comprender inmediatamente por qué tienen que leer tu documento. Así, por ejemplo, si escribes sobre la celebración de una festividad, incluye siempre el nombre y la fecha en que se celebra en el asunto de tu nota y en la frase inicial. Céntrate sólo en este tema y asegúrate de que tu información adicional y los anexos necesarios también lo apoyan.

Ejemplo de un memo con mensaje directo y claro

Ejemplo de memo con un mensaje directo y claro.

Sé objetivo en tu mensaje

Cíñete siempre a los hechos cuando redactes un memo. Eso significa abstenerse de prejuicios personales y mantener la objetividad. Ten en cuenta que los memos suelen comunicar asuntos oficiales de la empresa y que, al enviarlos, estás hablando en nombre de la empresa ante una gran audiencia, por lo que querrás transmitir profesionalidad por escrito en todo momento.


Preguntas frecuentes

Un memo, abreviatura de memorándum, procede de la palabra latina memorandus, que significa "ser recordado; un registro de algo para futura referencia o consideración". Aunque el término memo empezó a utilizarse en la década de 1880, realmente no se hizo común hasta la década de 1920.

Sí, absolutamente. Uno de los tipos de memos que suelen utilizar las empresas el de solicitud. Este documento pide a los destinatarios que lleven a cabo una acción concreta, a menudo justificando la petición y adoptando un tono persuasivo para convencer a la audiencia de que la cumpla.

Como forma versátil de comunicación, un memo tiene una amplia gama de propósitos, entre los que se incluyen:

  • Difusión de los cambios internos
  • Difusión de noticias
  • Anunciar un próximo acontecimiento
  • Abordar un problema
  • Actualización de las directrices de seguridad de la comunidad
  • Compartir actualizaciones del proyecto
  • Hacer una petición

Un memorándum suele ser conciso y directo. En función de su finalidad, la extensión de un memo sólo debe ocupar una o dos páginas. Si tu memorándum tiene más de una página, reexamina el documento para ver si el alcance está siendo demasiado amplio, y rehazlo si es necesario.


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