- Minutas de reunión
Minutas de reunión: cómo hacer una, plantillas y consejos
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¿Qué son las minutas de reunión?
Las minutas de reunión, o actas de reunión, son un documento que las organizaciones utilizan para hacer un seguimiento de las decisiones, puntos de acción y resultados acordados durante una reunión. En otras palabras, las minutas sirven de recapitulación de la reunión a la que pueden volver los participantes en busca de orientación sobre tareas pendientes, plazos y cosas por el estilo. Las minutas también sirven como referencia práctica para quienes no puedan asistir a la reunión.
Ejemplo de un documento de minuta de reunión con un tema morado.
Para entender mejor las minutas de reunión y cómo funcionan, es útil pensar en lo que no son. Las minutas no son:
- Una transcripción palabra por palabra de todo lo discutido durante la reunión: Piensa en las minutas como un resumen de los puntos críticos más que como una transcripción literal.
- Un registro cronológico de la reunión propiamente dicha: Las actas suelen organizarse en secciones como temas, puntos de acción y recomendaciones, para facilitar que los lectores encuentren lo que necesitan.
- Una lista de observaciones o juicios personales: Se desaconseja a los redactores de minutas que introduzcan sus opiniones, ya que estas actas suelen utilizarse como referencia para todo el equipo, no sólo para una persona.
¿De dónde procede el término "minuta de reunión"?
Contrariamente a la creencia popular, el término "minuta de reunión" no tiene nada que ver con el tiempo. Algunas fuentes afirman que la expresión podría derivar del latín "minuta scriptura", que significa "notas aproximadas" (o, literalmente, "escritura pequeña").
Pero no te equivoques, no hay nada pequeño o intrascendente en las minutas de las reuniones. Cuando se hacen bien, estas actas pueden mejorar significativamente la comunicación y maximizar la eficacia en tu organización.
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Minutas de reunión vs. orden del día de la reunión
A veces, la gente utiliza indistintamente los términos "minuta" y "orden del día" de una reunión. Sin embargo, ambos tienen funciones muy distintas en una reunión.
Las minutas de reunión documentan los procedimientos de una reunión y se redactan durante y después de cada sesión. Por el contrario, un orden del día se prepara de antemano para establecer las expectativas de los asistentes, ayudar a los participantes a prepararse para la reunión y guiar el flujo de la misma. Normalmente, una orden del día se escribe cronológicamente, mientras que las actas se redactan como notas de tamaño reducido, organizadas por relevancia e importancia.
En pocas palabras, la orden del día es un esquema de los temas que se van a tratar en una reunión, mientras que las minutas documentan los puntos clave tratados durante una reunión.
Aunque tienen finalidades distintas, las minutas y las órdenes del día van de la mano para que las reuniones sean más productivas. Los organizadores de una reunión pueden consultar las minutas anteriores para establecer el orden del día de las próximas reuniones de equipo. Al mismo tiempo, esto les permite identificar las preguntas o cuestiones pertinentes planteadas en la última reunión y abordarlas en la siguiente. Por otra parte, las órdenes del día de las reuniones pueden servir de guía a quien redacta las minutas, sobre todo cuando prepara una plantilla antes de una reunión. De este modo, la persona encargada de redactar la minuta puede tomar notas más detalladas con mayor rapidez.
Minutas de reunión vs notas de reunión
La principal diferencia entre las minutas de reunión y las notas es lo detalladas que son. Mientras que las actas son concisas y organizadas -detallan sólo los puntos esenciales y a menudo procesables que se han tratado en una reunión-, las notas de reunión son más bien una recopilación informal de ideas para uso personal de la persona que las toma. Las notas de las reuniones rara vez se comparten con los demás, mientras que las minutas están pensadas para ser distribuidas.
Por qué son importantes las minutas de reunión
He aquí tres razones por las que los equipos deberían adoptar la práctica de levantar minutas en cada reunión:
Las minutas de reunión fomentan la responsabilidad
Con un registro claro de las tareas, las personas responsables y los plazos, los equipos pueden utilizar las actas para determinar quién está a cargo de qué. Esto ayuda a evitar los malentendidos y los juegos de culpas, y fomenta la responsabilidad en el lugar de trabajo.
Las minutas eficaces también recogen las discusiones vitales para resolver los grandes problemas y registran los nombres de quienes aportaron soluciones valiosas. Esto permite a los jefes de equipo reconocer y recompensar las contribuciones clave, dando crédito a quien lo merece.
Las minutas pueden ayudar a aumentar la confianza y la moral
Un informe de 2023 realizado por Harris Poll mostró que el 60% de los líderes empresariales creían que una comunicación eficaz(se abre en una ventana nueva) daba lugar a una mayor confianza de los empleados y a una mayor satisfacción en el trabajo.
Levantar actas de reunión puede contribuir a ello de muchas maneras. Por ejemplo, compartir la minuta de una reunión crucial y urgente puede ayudar a mantener a todo el mundo al tanto y en la misma página, creando una mayor sensación de inclusión y minimizando las fricciones entre los miembros del equipo.
Las minutas sirven de protección legal para una organización
Si una organización debe someterse a una auditoría o una investigación, las minutas pueden servir como registros oficiales de los procedimientos y las decisiones tomadas por los equipos y dar autenticidad a cualquier reclamación. Las minutas también pueden ayudar a aclarar cualquier discrepancia y demostrar si una organización tomó las medidas adecuadas para resolver un problema.
En resumen: con actas claras, concisas y compartibles, los miembros de un equipo pueden aclarar rápidamente las decisiones y responsabilidades, colaborar con menos confusión y fricción, y disponer de un registro oficial de todos los procedimientos de la reunión para su uso futuro.
¿Cuáles son los diferentes estilos de minutas de reunión?
Hay tres estilos de minutas: minutas de acción, minutas de debate y minutas literales. Obtén más información sobre ellos a continuación:
Navega por nuestra biblioteca de plantillas para encontrar el diseño adecuado para tu estilo y formato de minuta preferido.
Minuta de la acción
Las minutas de acción sólo incluyen las acciones o decisiones tomadas en una reunión. Este tipo de actas suelen excluir las discusiones previas a las decisiones.
Las actas de acción también incluirán una lista de tareas o acciones completadas desde la última reunión, junto con los pasos siguientes y los nombres de los responsables de completar las tareas.
Las minutas de acción son el tipo más común y suelen levantarse en reuniones de juntas directivas y consejos.
Minutas de discusión
Las minutas de debate son más exhaustivas que las de acción y suelen incluir un breve resumen de los debates relevantes para las decisiones o acciones clave. Este tipo de minutas pueden ser útiles cuando quieras analizar el proceso de deliberación de tu equipo, así como cuando quieras dar crédito a los miembros por sus ideas y soluciones.
Al redactar actas de reuniones de tipo debate, la persona responsable de la redacción no debe incluir opiniones personales en la minuta.
Minutas literales
Aunque hemos mencionado que las minutas de reunión no suelen ser transcripciones palabra por palabra, algunas reuniones exigen minutas literales. Suelen utilizarse en audiencias públicas y procedimientos judiciales, y normalmente las realiza un transcriptor designado que esté familiarizado con la taquigrafía.
¿Qué debe incluirse en las minutas de reunión?
Lo que incluyas en la minuta dependerá del tipo de reunión que se esté documentando. Sin embargo, algunos componentes clave que siempre deben estar presentes son:
- La fecha, hora y lugar de la reunión
- Los nombres de los asistentes y ausentes
- El nombre del anfitrión u organizador de la reunión
- El objetivo de la reunión
- El orden del día de la reunión
- Acta de la última reunión
- Actualizaciones generales e individuales de los miembros del equipo
- Acciones
- Discusiones
- Otros asuntos o temas de debate no incluidos en el orden del día
- Enlaces a los documentos compartidos durante la reunión
- El calendario de la próxima reunión
- El nombre del redactor del acta y del jefe de equipo que la aprobó
Utiliza recuadros de colores para diferenciar lo discutido de los puntos de acción.
Formatos populares para las minutas y qué incluyen
Como ya hemos dicho, la estructura de tus minutas dependerá del tipo de reunión que estés cubriendo. Por ejemplo, si asistes a una reunión del consejo de administración, se espera que sigas un formato formal que abarque todos los pasos de una reunión del consejo, desde la llamada al orden hasta la clausura.
Aunque no podemos abarcar todos los tipos de reuniones, hemos enumerado algunos de los formatos de reunión más habituales y lo que puedes incluir al levantar minuta de este tipo de foros.
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Una reunión del consejo de administración es una reunión formal sobre estrategias, políticas, problemas y oportunidades de una organización. El presidente del consejo suele presidir las reuniones, mientras que el secretario redacta y distribuye las minutas.
Aunque hay muchas formas de dar formato a las minutas de las reuniones del consejo administrativo, suelen incluir los componentes básicos enumerados anteriormente, además de cualquiera de los siguientes elementos:
- Un registro de la aprobación y las modificaciones realizadas en el acta de la reunión anterior
- Observaciones, debates y puntos de acción de los informes de los funcionarios
- Todas las mociones aprobadas o rechazadas
- Resultados de la votación
- Recursos interpuestos
- Próximos pasos
- Nuevos negocios
- Anuncios
- La hora del aplazamiento
Durante la votación, los redactores de minutas pueden elegir registrar los votos de las siguientes formas:
- Sólo aprobación o rechazo, por ejemplo: "Moción aprobada", "Moción rechazada", "Moción aprobada por unanimidad"
- Aprobar o rechazar con números, por ejemplo: "Moción aprobada con 8 votos a favor y 3 en contra".
- Se aprueba o se rechaza con los nombres de los que votaron y se abstuvieron, por ejemplo: "Se aprueba la moción". A. Hui votó a favor, C. Zhao votó en contra, L. Díaz votó a favor, A. Farhadi se abstuvo".
La "planificación de sprints" es un elemento de Scrum(se abre en una ventana nueva), un marco de gestión de proyectos ligero que utiliza un "enfoque iterativo e incremental" para controlar los riesgos y aportar más previsibilidad al funcionamiento de los equipos. Suele utilizarse en el desarrollo de software, pero ha sido adaptado por varias organizaciones de distintos sectores.
Las sesiones de planificación de sprints son esencialmente reuniones que ponen en marcha sprints, o periodos fijos de tiempo en los que se realiza todo el trabajo.
Cuando levantes minutas de la planificación del sprint, asegúrate de incluir los puntos necesarios que se tratan en el formato básico de acta de reunión mencionado anteriormente, y además:
- El objetivo del sprint: Es lo que quieres que tu equipo consiga en el sprint actual.
- El backlog del sprint: Es una lista de elementos que deben completarse durante el sprint.
- Historias y epopeyas a entregar: Las historias y epopeyas son requisitos que aportan valor a los usuarios. Las historias son requisitos menores que forman parte de epopeyas mayores.
- Riesgos, preocupaciones y posibles obstáculos: Son obstáculos que podrían ralentizar o impedir la capacidad de las personas para completar su trabajo a tiempo. Al debatir esta parte, los equipos suelen ofrecer soluciones para mitigar estos riesgos.
- Resultados y próximos pasos: En esta sección se detallan las decisiones finales tomadas para el sprint, incluidas las responsabilidades individuales, los plazos, etc.
A menudo abreviadas como reuniones 1:1, son reuniones periódicas entre dos personas, normalmente un directivo o entrenador y su empleado. Los jefes de equipo tienen reuniones 1:1 con sus miembros para obtener informes de progreso sobre sus proyectos actuales, proporcionarles feedback y coaching, hablar sobre el crecimiento profesional, ayudarles a superar obstáculos y comprender mejor dónde se encuentran en términos de motivación y satisfacción general en el trabajo.
Una vez más, lo que se incluya en la minuta dependerá de la finalidad y el contenido de la reunión. Aquí tienes algunas cosas que puedes incluir en las actas de tus reuniones 1:1:
- Una evaluación rápida del estado de ánimo: Puede ser en forma de números en una escala, emojis o fotos/vídeos/GIFs para representar cómo te sientes.
- Una lista de temas del orden del día: Son todos los puntos que quieres tratar en la reunión.
- Una lista de objetivos y actualizaciones de estado para cada uno: Puedes incluir casillas de verificación de estado o espacio para notas junto a cada objetivo.
- Retos del mentor/coachee: Se trata de una lista de retos a los que puede enfrentarse el coachee.
- Formas de apoyar al alumno: Se trata de una lista de pasos concretos que el tutor puede dar para apoyar a su alumno.
- Próximos pasos: Se trata de una lista de lo que hay que hacer después de la reunión, los recursos pertinentes que hay que visitar y las fechas límite que hay que tener en cuenta.
Cómo redactar minutas de reunión con eficacia
Sigue esta guía de minutas para aprender a redactar actas de forma organizada y profesional:
Preparar una plantilla anticipadamente mantiene tus minutas ordenadas y organizadas, te permite centrarte en los detalles importantes durante la discusión y te ahorra horas de revisión posterior.
Cuando crees una plantilla, considera la posibilidad de utilizar elementos visuales para categorizar bloques de información. Esto puede ayudar a los lectores a procesar la información más rápidamente y que sea más amena.
Con Canva, puedes crear una plantilla desde cero o explorar nuestra biblioteca con cientos de plantillas de minutas de reunión ya preparadas. Utiliza Canva Docs(se abre en una ventana nueva) para convertir simples minutas en documentos visualmente impactantes y atractivos que puedas compartir fácilmente con tu equipo.
Una vez convocada la reunión, asegúrate de tener preparada tu plantilla o documento. Antes de que empiece la reunión, anota la fecha, la hora y el lugar de la reunión, y haz una lista con los nombres de los asistentes y ausentes. Si decides grabar la reunión, coloca el dispositivo de grabación lo más cerca posible de los altavoces, y no olvides iniciar a grabar.
Recuerda que levantar una minuta no consiste en transcribir cada palabra pronunciada durante una reunión. Como mínimo, debes anotar todas las acciones realizadas durante la reunión, como las mociones aprobadas, los votos realizados y los proyectos asignados. No olvides incluir información relevante, como los nombres de los jefes de proyecto y los plazos de las tareas. Y si lo consideras necesario, también puedes anotar las ideas de las discusiones que condujeron a decisiones clave.
Cuando alguien presente algún informe o documento durante la reunión, toma nota para pedir una copia (o un enlace a un documento en línea) después de la reunión. Más tarde, cuando pulas tus notas, adjunta estos materiales a tus minutas para que todas las partes implicadas tengan una idea completa de lo que se debatió en la reunión. Incluir estos materiales en tus actas también ahorra a todos la molestia de enviarse correos electrónicos de un lado a otro para solicitar archivos.
Esta es la parte en la que revisas todas tus notas y las organizas en un documento más presentable. Acostúmbrate a revisar tus notas inmediatamente después de la reunión para que las discusiones sigan frescas en tu mente. Puedes olvidar detalles esenciales si esperas demasiado para revisar tus notas.
Organiza todos tus datos y recorta las notas sin importancia o redundantes y las ideas personales que puedas haber anotado para ti. Proporciona una breve descripción o resumen junto a cada acción/decisión -dando contexto a cómo surgió la decisión, por qué es importante, quién la tomó, quién está a cargo de los siguientes pasos, cuáles son los plazos, etc.-. Escribe en tiempo presente y mantén tus notas lo más objetivas posible.
Por último, corrige tu documento. Comprueba que no haya errores gramaticales ni ortográficos y asegúrate de que tus minutas sean sencillas y fáciles de entender, sobre todo para quienes no pudieron asistir a la reunión.
Dependiendo de cómo esté estructurado tu equipo, puede que tengas que enviar tu borrador al jefe de equipo o al supervisor para que lo apruebe. Si trabajas en una plataforma como Canva Docs, puedes invitar a usuarios y no usuarios a ver, editar y añadir comentarios a tu documento en tiempo real.
Cuando obtengas la aprobación final, comparte la minuta de la reunión en línea por correo electrónico o envía un enlace a todos los participantes (incluidos los ausentes). Si personas no participantes solicitan acceso a tus actas, puedes cambiar fácilmente quién puede ver, comentar o editar tu documento en Canva Docs.
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Mejores prácticas para tus minutas
¿Quieres mejorar tus minutas? Aquí tienes cuatro consejos para redactarlas mejor:
Designa a una persona para redactarlas
Lo ideal es asignar la redacción de minutas a alguien que no sea el anfitrión o el ponente de la reunión. En algunos contextos, como las reuniones ejecutivas o del consejo de administración, lo mejor es que un secretario o asistente ejecutivo se encargue de las actas. Permite que las minutas estén más cohesionadas y que los demás participantes pongan toda su atención en la reunión. Por otra parte, los grupos más pequeños pueden beneficiarse de rotar la responsabilidad de redactar las minutas. Por último, asegúrate de asignar la función días antes de la reunión para que la persona responsable pueda prepararse.
Crea una guía de estilo
Quieres que todas tus minutas estén limpias y ordenadas para que la gente pueda encontrar fácilmente lo que busca. La creación de una guía de estilo con normas de formato, gramática, abreviaturas, etc. facilita a todos los futuros redactores de minutas mantener un aspecto uniforme.
Toma decisiones de diseño sobre la marcha o prepara un Kit de Marca con antelación: contendrá logotipos, colores de marca, fuentes, fotos y otros elementos de diseño aprobados previamente.
Reparte la hoja de asistencia antes de las reuniones
Antes de cada reunión, reparte una hoja de asistencia con casillas para los nombres, números de contacto y direcciones de correo electrónico de los participantes. Esto te ayudará a localizar a los participantes para que aclaren ciertos puntos y te dará toda la información que necesitas para enviar minutas, documentos compartidos, presentaciones, etc.
Graba tus reuniones
¿No puedes seguir el ritmo de tus reuniones? Considera la posibilidad de llevar un dispositivo de grabación (o simplemente utilizar tu teléfono o computadora) para grabar tus sesiones. Antes de pulsar "grabar", asegúrate de obtener el consentimiento de todos los participantes. Durante la reunión, anota los momentos en los que se produzcan discusiones cruciales. De este modo, no tienes que pasarte horas reproduciendo toda la grabación, sino sólo las partes más importantes.
Al usar las presentaciones de Canva, tienes la opción de grabarte y enviar un enlace de video a tus compañeros.
Preguntas frecuentes sobre las minutas
El objetivo de levantar acta es obtener una instantánea clara y concisa de lo ocurrido durante una reunión. Las minutas de reunión son un documento práctico al que los participantes y asistentes pueden volver para consultarlo más adelante. También sirven como registros oficiales que pueden utilizarse para corroborar o refutar afirmaciones y proporcionan pruebas de que se tomaron/decidieron medidas, se asignaron tareas y se resolvieron problemas.
El papel de redactor de minutas puede asignarse a un secretario, auxiliar administrativo o miembro del equipo que sea capaz de seguir las discusiones a lo largo de una reunión y filtrar los puntos más importantes para su registro.
Algunas cualidades que pueden ayudar a los redactores de actas en su función son:
- Organización
- Pensamiento crítico
- Escucha activa
- Excelentes habilidades de redacción corporativa o técnica
- Mecanografía rápida
- Buena gramática, ortografía y puntuación
La mayoría de la gente escribe las minutas en un documento. Puedes crear o editar una plantilla en Canva para organizar el debate y los puntos de acción. También es bastante habitual que los redactores de actas graben las reuniones en un dispositivo como una grabadora de audio, un teléfono o una computadora y referirse a la grabación después. Si piensas grabar una reunión, asegúrate de contar con el consentimiento de todos los participantes.
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