- Organigramas
Crea organigramas: cómo hacer uno, plantillas y consejos
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¿Qué es un organigrama?
Un organigrama (también llamado gráfica organizacional o diagrama jerárquico) visualiza la jerarquía o estructura de una empresa u organización. Es un diagrama(se abre en una ventana nueva) compuesto por simples cuadros de texto que contienen nombres, roles y funciones, y está conectado con líneas para ilustrar las relaciones.
Los organigramas suelen utilizarse al iniciar un proyecto para ayudar a las personas a comprender sus funciones y relaciones con los demás miembros del equipo. Pueden ser utilizados por cualquier organización, desde pequeñas empresas y grandes corporaciones hasta unidades gubernamentales y militares.
En esta guía aprenderás qué son los organigramas, quién los utiliza, los distintos tipos de organigramas, cómo crearlos y las mejores prácticas para hacer organigramas a la medida de tu empresa o equipo. También compartiremos plantillas de organigramas diseñadas por profesionales y ejemplos que puedes personalizar rápidamente y editar libremente en Canva.
Ejemplo de un organigrama.
Breve historia
Se atribuye al ingeniero escocés-americano Daniel McCallum ser el primer creador de organigramas, ya que creó uno en 1854. Sin embargo, el término "organigrama" no cobró fuerza hasta el siglo XX, cuando Willard C. Brinton (ingeniero, empresario y pionero de la visualización de la información) declaró que los organigramas no se utilizaban tanto como deberían.
Ahora, los organigramas suelen utilizarse para comunicar la estructura organizativa a los equipos internos y externos, para facilitar una mejor reestructuración de las funciones y para planificar eficazmente la mano de obra y los recursos. También se han abierto camino en ámbitos de uso menos convencionales, como la genealogía.
Componentes de un organigrama
Los organigramas suelen constar de una entidad principal en la parte superior, con otras debajo para ilustrar la relación entre ellas. Un organigrama suele utilizar los dos componentes siguientes:
Cuadros de texto
Los cuadros de texto de un organigrama representan sus entidades. Los cuadros de texto se utilizan para:
- Representar a personas, funciones o departamentos.
- Contener fotos, texto, nombres, descripciones, logotipos o avatares que ayuden a visualizar la entidad.
- Usan formas y colores diferentes para definir las diferencias entre las entidades.
- Suelen tener el mismo tamaño y el mismo espaciado.
- Incluye hipervínculos que apunten a más información.
Cuadro de texto en un organigrama.
Flechas y líneas
Se utilizan flechas o líneas para representar las relaciones entre las entidades representadas por los cuadros de texto.
Flechas o líneas típicas:
- Indica el flujo de autoridad, responsabilidad y comunicación. La autoridad suele fluir de arriba abajo. Mientras que la responsabilidad fluye de abajo arriba, y la comunicación fluye en ambos sentidos.
- Puede ser horizontal o vertical.
- Puede ser punteado o sólido. Una relación de supervisión-subordinación suele utilizar líneas continuas, en las que la entidad situada en la parte superior de la línea continua es el supervisor permanente de las entidades situadas debajo (por ejemplo, un directivo y sus subordinados). Una relación de supervisión parcial suele llevar puntos para indicar una relación temporal. Por otra parte, en una relación de asesoramiento, una línea de puntos denota que las entidades se ofrecen asesoramiento mutuamente. Por ejemplo, la relación entre los equipos jurídico y financiero de una empresa.
Flechas y líneas en un organigrama.
¿Cuáles son los distintos tipos de organigramas y cuándo deben utilizarse?
El tipo de organigrama utilizado por una organización depende de cómo esté estructurada. Tal vez tu organización tenga una estructura plana en la que todo el mundo tiene las mismas responsabilidades. Otra posibilidad es que tu organización tenga una estructura en la que cada entidad esté subordinada a otra. O puede que tengas una mezcla de ambas en la que no haya unidades de negocio verticales estrictas y todo el mundo dependa de más de un supervisor.
Dependiendo de la cadena de mando de tu empresa, puedes utilizar uno de los siguientes tipos de organigramas:
El organigrama vertical o jerárquico sigue una estructura en la que cada entidad está subordinada a otra. Esto significa que una entidad está en la cima, seguida de las que tienen menos autoridad por debajo, y así sucesivamente. Como esta estructura prevalece en muchas organizaciones, es el tipo de organigrama más utilizado.
Un ejemplo de organigrama vertical.
Visualización: Los organigramas jerárquicos suelen visualizarse como una pirámide.
- La altura indica la clasificación de una entidad, y la anchura indica las personas o divisiones de negocio bajo cada entidad.
- Las entidades de mayor rango están en la cúspide de la pirámide, y las entidades sin subordinados están en la base de la pirámide.
- Las entidades con competencias y especializaciones similares se agrupan.
Consideraciones:
- Este tipo aclara la estructura jerárquica y la autoridad, representando así la vía de comunicación de forma eficaz.
- Sin embargo, puede ser rígido e inflexible, ya que las múltiples capas de gestión pueden a veces inflar una organización.
En una estructura organizativa matricial, las personas pueden depender de varios líderes o supervisores. Este enfoque hace hincapié en la colaboración interfuncional más que en las jerarquías verticales, y es especialmente frecuente en las organizaciones basadas en proyectos.
Ejemplo de un organigrama matricial.
Visualización: Los organigramas matriciales se visualizan como una matriz rectangular en la que
- Las flechas que muestran las relaciones entre entidades no son sólo verticales, sino que también están colocadas horizontalmente.
- Aunque las entidades de mayor rango siguen estando en el vértice de la matriz, las filas siguientes de la matriz suelen representar productos/proyectos que no tienen una jerarquía establecida.
Consideraciones:
- Los organigramas matriciales representan fácilmente las relaciones entre los distintos departamentos.
- Sin embargo, pueden volverse confusas muy rápidamente si algunas entidades tienen una relación informativa con más de dos entidades.
Un organigrama horizontal o plano se basa en una estructura organizativa con pocos o ningún mando intermedio. Las únicas entidades son los administradores de nivel superior y los trabajadores que están por debajo de ellos. Esta estructura es más frecuente en las pequeñas empresas y en las startups, aunque no deja de ser habitual en las grandes organizaciones.
Ejemplo de un organigrama plano.
Visualización: Los organigramas planos se visualizan de la siguiente manera
- Tienen uno o dos niveles verticales con el resto de las entidades en el mismo nivel horizontal.
- Suelen tener menos cuadros de texto (entidades) que los organigramas jerárquicos y matriciales.
Consideraciones:
- Los organigramas planos son fáciles de visualizar, ya que menos niveles de gestión equivalen a una burocracia limitada.
- Sin embargo, pueden resultar demasiado complejos de visualizar en el caso de organizaciones más grandes en las que muchas entidades comparten todas las responsabilidades.
¿Por qué hay que las organizaciones deberían tener un organigrama?
Las organizaciones pueden obtener varios beneficios de los organigramas, siendo el principal una comunicación eficaz. ¿Por qué son importantes los organigramas? Sigue leyendo para averiguarlo:
Comunicar y comprender la estructura de gestión
Los organigramas son herramientas valiosas para mostrar la estructura de gestión de una organización de forma rápida y eficaz. Revelan las relaciones de afiliación entre empresas y las estructuras de propiedad y jerarquía dentro de una organización.
Esta información permite a los directivos administrar los objetivos, mejorar la comunicación entre las personas y desarrollar estrategias identificando posibles lagunas en la estructura. Además, los organigramas pueden ayudar a los inversores potenciales a comprender cómo funciona una organización.
Reestructuración de la estructura organizativa
Un organigrama es una herramienta eficaz que ofrece claridad visual a la hora de reestructurar una organización. Ofrece una perspectiva visual de las formas alternativas en que puede estructurarse tu organización. También ayuda a los empleados de una organización a comprender cómo pueden afectarles los cambios estructurales.
Vista previa de la función de arrastrar y soltar en los organigramas.
Planificación de recursos y personal
Los organigramas tienen múltiples usos, además de mostrar la jerarquía de una empresa. También pueden ser una herramienta útil para la planificación de recursos y mano de obra. Al visualizar cómo se pueden intercambiar las funciones dentro de los equipos, los organigramas permiten aprovechar mejor los talentos únicos de cada uno.
Además, los organigramas también ayudan a las organizaciones a identificar las carencias de recursos, lo que facilita la comprensión del tipo de contratación y planificación de la mano de obra que se necesita para cubrir esas carencias.
Referencia y directorio de empleados
Un organigrama también puede servir como referencia útil y directorio de empleados. Permite a los empleados comprender su posición dentro de la organización, identificar a sus superiores y subordinados y entender las relaciones de subordinación. Incluir fotografías, direcciones y otra información pertinente puede transformar el gráfico en un completo directorio de empleados.
Vista previa de los cuadros de texto editables.
Limitaciones de un organigrama
Cuando hagas un organigrama, ten en cuenta estas limitaciones:
- Los organigramas sólo muestran relaciones formales: Para mostrar una estructura lineal o jerárquica en una organización, lo mejor es un organigrama tradicional. Pero, a menudo, sólo muestran relaciones formales o una cadena de mando descendente.
- Fácilmente obsoletos: A medida que cambian los miembros, las funciones o las estructuras de una organización, aumenta la necesidad de actualizarlas. Prepárate para estos cambios utilizando un creador de organigramas online que te permita editar el mismo diseño de organigrama con facilidad y eficacia.
- No muestran el estilo de dirección: Como herramienta visual, los organigramas tradicionales sólo muestran una estructura lineal descendente. Para mostrar los estilos de gestión de los distintos miembros, crea un organigrama interactivo que redirija a los usuarios a la base de conocimientos de tu organización.
¿Quién utiliza un organigrama?
Las organizaciones grandes y pequeñas crean organigramas por diferentes motivos. Dentro de una organización, suelen utilizarlas las siguientes entidades:
- Departamentode recursos humanos: Los organigramas suelen ser utilizados por el departamento de RRHH para hacer un seguimiento de los departamentos, empleados y relaciones jerárquicas dentro de una organización.
- Empleados nuevos y existentes: Los empleados nuevos y existentes pueden utilizar los organigramas para saber de quién dependen, quién depende de ellos y quién es la entidad responsable a la que deben dirigirse cuando necesiten ayuda.
- Los directivos: Los directivos también utilizan los organigramas para visualizar la estructura de gestión e identificar lagunas en las relaciones de subordinación dentro de la organización.
- Ejecutivos: Los ejecutivos suelen utilizar los organigramas para no perder de vista la estructura organizativa, así como para comunicarla eficazmente a las partes interesadas externas y a terceros.
Cómo hacer un organigrama
Aunque puedes utilizar fácilmente un creador de organigramas para crear organigramas, hay algunos pasos y consideraciones que debes seguir al crear uno.
El primer paso en el proceso de creación de un organigrama es decidir y definir el ámbito que abarca. Estas preguntas pueden ayudarte a ponerte en orden.
- ¿Qué profundidad quieres que tenga la estructura el diagrama?
- ¿El diagrama actúa como un directorio de empleados o sólo muestra la estructura de alto nivel?
- ¿El diagrama es para empleados internos o para partes interesadas externas?
- ¿Necesitas un único diagrama general o varios diagramas enlazados más pequeños?
Definir el alcance planteando estas preguntas puede ayudarte a reunir la información adecuada.
Una vez que hayas definido el alcance del gráfico y cómo se utilizará, puedes empezar a reunir la información necesaria, normalmente de tu departamento de RRHH. La información que recojas debe estar actualizada, y puede que también necesites añadir más información (como retratos e hipervínculos a recursos adicionales) en función del alcance que hayas definido.
Hoy en día existen varias herramientas para crear organigramas. Aunque el concepto de la vieja escuela de dibujar el gráfico a mano puede parecer atractivo al principio, no es una solución eficaz y puede resultar difícil de compartir y actualizar. Una simple búsqueda de una plantilla para organigrama es útil para determinar y finalizar la herramienta que puedes utilizar para crear el organigrama.
Independientemente de la herramienta que utilices, un organigrama suele constar de cuadros rectangulares para denotar las entidades, líneas para mostrar la relación entre las entidades y detalles adicionales que pueden utilizarse para añadir más información.
Una vez decidida la herramienta, empieza por el nivel superior y desciende por el diagrama. La primera entidad suele ser la más fácil de rellenar. Trabaja hacia abajo añadiendo posiciones y relaciones adicionales según sea necesario. El número de niveles depende del alcance de tu organigrama, así como de las relaciones de supervisión que existan en tu organización. Dependiendo del ámbito, puede que también necesites descomponer un diagrama grande y engorroso en diagramas enlazados más pequeños.
Si estás creando tu organigrama como un directorio de empleados, puede que necesites añadir detalles adicionales, como retratos, hipervínculos externos o direcciones y cargos a tus entidades.
Haz todo esto sin cambiar de aplicación. Sube las imágenes de tu equipo y los logotipos de tu empresa con facilidad directamente a tu lienzo. Arrastra y suelta tus imágenes en el diseño de tu organigrama. Después, edita tus fotos con nuestro editor de fotos online(se abre en una ventana nueva) gratuito, y da a tus fotos de organigramas un aspecto más cohesionado.
Un organigrama sólo es útil si contiene la información más reciente y precisa. Los recursos se incorporan o abandonan constantemente una organización, y con los posibles cambios en la estructura, es crucial establecer un calendario rutinario para actualizar el organigrama. Esto garantiza que cualquier cambio reciente se refleje con precisión en el diagrama.
¿Es hora de actualizar tu organigrama? Vuelve al tablero de dibujo con facilidad, ya que tus diseños de organigramas se guardan automáticamente en tu cuenta de Canva. Actualiza rápidamente los detalles de tu organigrama manteniendo el mismo diseño asombroso del organigrama que has creado. Después, expórtalos fácilmente como archivos PDF, PNG o JPEG. O, prepárate y presenta tu organigrama actualizado directamente desde tu panel de control.
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Mejores prácticas para organigramas
Puedes crear un organigrama fácil de leer, visualmente atractivo y funcional siguiendo las mejores prácticas que se indican a continuación:
Utiliza un creador de organigramas online
Atrás quedaron los días en que los organigramas se dibujaban a mano y se compartían como una imagen a los empleados y a las partes interesadas externas. En esta era moderna de conectividad digital, los organigramas se dibujan mejor en línea para facilitar su creación y actualización.
Organigramas en línea:
- Pueden vincularse fácilmente a fuentes externas de información
- Son fácilmente compartibles
- Ofrecen potentes oportunidades de visualización
- Pueden garantizar una colaboración eficaz en tiempo real
- Puedes encontrar y crear organigramas creativos con una identidad de marca propia para tu organización.
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Asegúrate de que el creador de organigramas que utilizas tenga las siguientes características:
- Interfaz intuitiva y fácil de usar
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- Miles de imágenes, animaciones, íconos y elementos para elegir
- Posibilidad de crear y añadir tu marca para personalizar el organigrama
- Opciones fáciles de arrastrar y soltar junto con la posibilidad de aplicar cambios al gráfico en bloque
- Descargable y compartible en diferentes formatos
- Funciones de colaboración y seguimiento de cambios en tiempo real
- Creado pensando en los no diseñadores
Divide y vencerás
Un organigrama sólo es eficaz si su visualización no es demasiado compleja. Un organigrama enorme que requiera desplazarse mucho puede tener el efecto contrario, al resultar abrumador.
Si tu organigrama tiende a agrandarse, es mejor dividirlo en varios organigramas, cada uno de los cuales cabe en una sola página. Por ejemplo, puedes crear un diagrama que ofrezca una visión general de la estructura organizativa, y crear varios diagramas más pequeños para profundizar en cada uno de los departamentos.
Haz agrupaciones sensatas
Al crear organigramas, asegúrate de que las agrupaciones que creas son sensatas. Para ello:
- Diferencia y agrega grupos de entidades con base a sus funciones, departamentos, niveles o unidades funcionales. Esto garantiza que las conexiones entre entidades sean comprensibles para el espectador. Las agrupaciones pueden basarse en la función laboral, la geografía, el proyecto o programa, el cliente o la mezcla de cualquiera de ellos.
- Añade información pertinente, como imágenes, avatares, hipervínculos y códigos de color.
Preguntas frecuentes sobre los organigramas
El mejor programa y el más fácil de usar para crear organigramas es un creador de organigramas online como las pizarras digitales de Canva. Reúne tus ideas con su lienzo infinito, funciones intuitivas de arrastrar y soltar, notas adhesivas y gráficos especiales de pizarra.
Una estructura organizativa es una relación entre los miembros de una organización o equipo. Lo ideal es que primero se defina para establecer la responsabilidad, los flujos de trabajo y las relaciones laborales dentro de una organización. Por otra parte, un organigrama es una representación visual de la estructura o jerarquía dentro de una organización, empresa o equipo.
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