- Cahier des charges
Définir le cahier des charges d’un projet : le guide complet
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Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges est un aperçu de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien un projet. Cela comprend entre autres :
- Les ambitions et objectifs du projet
- Les ressources nécessaires
- Délais
- Les livrables
- Le budget
- Les parties prenantes
- Les processus à suivre
- Les hypothèses existantes
- Les dépendances
Exemple de portée de projet commençant par une synthèse du document
Lors de la définition du cahier des charges d’un projet, vous définissez non seulement ce qui est dans le cahier des charges, mais également ce qui est hors du périmètre du projet. Il s’agit de tout ce qui ne relève pas de votre responsabilité ou ne contribue pas à vos objectifs stratégiques.
En bref, si c’est hors du périmètre du projet, c’est hors de votre contrôle. Votre client ne peut pas l’ajouter à votre liste de responsabilités sans vous consulter et obtenir votre feu vert. Les éléments hors du périmètre du projet sont généralement répertoriés dans l’énoncé du cahier des charges sous forme de limites, de contraintes ou d’exclusions.
Les cahiers des charges sont définis lors de la phase de découverte, à savoir la toute première étape du cycle de développement d’un projet. Au cours de cette phase, l’équipe du projet mène des recherches et des analyses pour valider son idée initiale et identifier les risques potentiels, y compris la dérive des objectifs.
Qu’est-ce que l’énoncé du cahier des charges ?
C’est un document écrit qui détaille chaque aspect du cahier des charges de votre projet.
Lorsque vous rédigez un énoncé du cahier des charges du projet, gardez les points suivants à l’esprit :
- Un énoncé du cahier des charges est toujours rédigé avant le début de tout travail sur le projet.
- Il doit toujours être revu et accepté par tous les membres de l’équipe et les parties prenantes.
- Toute modification apportée à l’énoncé du cahier des charges d’un projet doit être soumise à un processus de contrôle défini pour éviter des problèmes à long terme.
Avant d’ajouter d’autres détails comme le titre de votre projet, commencez par une introduction générale. Cela va définir la façon dont vous rédigerez le reste du cahier des charges de votre projet.
Cahier des charges de projet ou de produit ?
Le développement d’un produit requiert lui aussi un cahier des charges. Celui-ci va spécifier ses caractéristiques, ses fonctions et ses limites.
Un cahier des charges de produit va en décrire l’aspect et le fonctionnement, tandis qu’un cahier des charges de projet indique tous les éléments nécessaires pour créer le produit en question.
Charte de projet ou cahier des charges ?
Une charte de projet, de l’anglais « project charter », est un document court et formel décrivant les détails généraux d’un projet, notamment :
- Les parties prenantes et membres de l’équipe
- Les ambitions et objectifs du projet
- Le périmètre du projet
- La chronologie
- Le budget
- Les livrables
La principale différence entre les deux est qu’une charte présente la logique derrière le projet, alors que l’introduction de votre cahier des charges ne le fait généralement pas.
Les chartes de projet sont également souvent des documents statiques, tandis que les énoncés de cahiers des charges sont des documents évolutifs qui peuvent changer à mesure que le projet évolue.
Avec Canva Docs(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), vous pouvez consulter, modifier et ajouter des commentaires au document de cahier des charges avec vos collaborateurs à tout moment et où que vous soyez. Faites des modifications depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone et observez les révisions de votre équipe en temps réel.
L’importance de faire un cahier des charges
En gestion de projet, la dérive des objectifs se produit lorsque les parties prenantes modifient les exigences, les délais ou les livrables d’un projet sans ajuster le budget ou le planning en conséquence.
Un ou deux petits changements peuvent sembler anodins, mais lorsqu’ils s’additionnent, une dérive des objectifs est vite arrivée et peut faire complètement dérailler vos projets.
Les effets de la dérive des objectifs les plus nuisibles incluent :
- Dépasser le budget
- Surcharger votre équipe
- Manquer une deadline
- Fournir un produit ou un service de qualité inférieure
- Perdre la confiance de vos employés
- Impacter votre réputation ou celle de votre client de manière négative
Malheureusement, la dérive des objectifs est un phénomène courant. Un rapport du Project Management Institute a révélé que la moitié des projets subissent une dérive des objectifs(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et que seulement 57% sont achevés dans les limites du budget.
Parmi des facteurs tels que le manque de communication, l’absence de suivi des changements et des délais déraisonnables, l’un des moyens les plus sûrs de faire dérailler votre projet est d’omettre ou de mal définir le cahier des charges.
Évitez les dérives en gardant les canaux de communication ouverts. Coordonnez-vous avec votre équipe en temps réel via des commentaires et des réactions émojis dans votre document sur Canva.
Exemple de dérive des objectifs d’un projet
Pour mieux illustrer les effets de la dérive du périmètre du projet, penchons-nous sur un exemple imaginaire mais bien trop courant :
Imaginez que vous êtes une agence de branding et qu’un marchand de glaces local demande un design d’emballage pour une nouvelle saveur qui verra le jour à l’occasion d’un événement particulier.
Lorsque vous avez terminé de créer vos propositions de concepts, le client vous demande soudainement si vous pouvez également redessiner son logo, en suggérant des éléments et une palette de couleurs complètement différents de ceux utilisés dans les concepts présentés. Votre chargé de clientèle est d’accord car il ne veut pas perdre le client, mais ne tient pas compte du temps nécessaire pour tout recommencer de zéro.
Quelques jours passent et le client vous demande si vous pouvez également créer des publications de réseaux sociaux pour le lancement du produit. Alors que la deadline approche à grands pas, plus de designers sont appelés à faire des heures supplémentaires pour réaliser les trois livrables dans les délais impartis.
Au moment de la présentation, vous réalisez que sans un emballage et design de logo finalisés, vos publications sur les réseaux sociaux manquent d’un concept clair. Mais la date de lancement est proche et il n’y a pas le temps de changer de cap. En fin de compte, le client est déçu par des designs inadéquats et votre équipe de design se sent surmenée et sous-estimée.
Comment un cahier des charges bien défini aide-t’il à prévenir la dérive des objectifs ?
Bien définir le cahier des charges du projet peut vous éviter bien des ennuis en vous aidant à :
- Gérer les attentes : en précisant vos exclusions et contraintes, vous établissez des limites saines avec votre client et disposez d’un document tangible auquel vous référer lorsque vous devez repousser une demande hors du périmètre du projet.
- Garder votre équipe sous contrôle : il n’est pas rare que les petites entreprises acceptent des changements de dernière minute pour satisfaire leurs clients sur le moment sans considérer la faisabilité d’une demande. Avoir un document de référence sous la main vous évite de faire des promesses excessives pour plaire aux clients.
- Éviter que tout le monde mette son grain de sel : si vous avez déjà été dans une situation où tout le monde veut donner son avis, vous connaissez le problème. Un bon cahier des charges comprend un processus de contrôle détaillé et met une personne spécifique en charge de la décision finale pour éviter les conflits et les retards.
- Clarifier vos objectifs : tous ces éléments, ainsi que les critères d’acceptation, les délais et les livrables, vous mettent sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs à temps.
Que faut-il inclure dans le cahier des charges d’un projet ?
Rédiger un énoncé du cahier des charges du projet, c’est facile quand vous savez quoi inclure ! La plupart des introductions de projets comprennent des éléments suivants :
Ajoutez une table des matières du cahier des charges au début pour accéder facilement aux informations recherchées.
Cette brève introduction donne aux lecteurs le contexte du projet, de la façon dont il a commencé au problème que vous essayez de résoudre, en passant par vos ambitions et objectifs.
Les livrables sont des éléments, des services ou des résultats produits pendant ou à la fin du projet. Pour vous assurer que les livrables sont soumis à temps, créez un calendrier couvrant toute la durée de votre projet. Fixez des jalons pour les différentes étapes auxquelles les livrables devront être finalisés et soumis.
Les critères d’acceptation sont les conditions ou exigences prédéterminées qui doivent être remplies pour que les livrables soient considérés comme adéquats.
Lorsque vous rédigez les critères d’acceptation, assurez-vous qu’ils :
- Sont testables indépendamment
- Ont un résultat clair
- Ciblent le résultat final et non la méthode
- Ne sont ni trop larges ni trop spécifiques
Les exclusions sont des tâches qui ne seront pas réalisées dans le cadre du projet. Tout ce que vous considérez comme hors du périmètre du projet sera soumis à des exclusions.
Les contraintes, quant à elles, sont les limites de votre projet. Voici des exemples de contraintes en gestion de projet :
- Coût : votre budget global, le coût des biens et services nécessaires à la réalisation du projet, le salaire de votre équipe, etc.
- Risque : les obstacles et situations qui pourraient avoir un impact sur votre projet, comme les accidents du travail et la dérive des objectifs
- Ressources : la main d’œuvre, l’équipement, les lieux et autres éléments nécessaires à l’exécution de vos tâches quotidiennes
- Temps : le calendrier global de votre projet, vos objectifs, etc.
En gestion de projet, les hypothèses sont des événements ou des résultats qui peuvent potentiellement se produire au fil du projet. La gestion du cahier des charges consiste à formuler des hypothèses raisonnables et à anticiper leur impact potentiel.
Les dépendances, quant à elles, sont des tâches qui dépendent ou font partie intégrante de l’exécution d’une autre tâche. Les dépendances sont importantes car elles vous aident à définir l’ordre dans lequel vous devez effectuer les différentes tâches. Cartographier les dépendances nécessite de comprendre les contraintes de votre projet.
Le contrôle des modifications est un processus de gestion des demandes (qu’elles émanent des parties prenantes ou de votre propre équipe) visant à modifier toute partie de votre projet dépassant le cahier des charges spécifié. Ce processus vous indique qui a le dernier mot lorsque quelqu’un propose des changements au cahier des charges.
Il est important d’établir un bon processus de contrôle des changements pour éviter toute dérive des objectifs.
Vous pouvez lister tous les éléments ci-dessus, les commentaires, les détails clés du projet, les dates de début et de fin et les signatures de toutes les personnes impliquées dans le projet dans une fiche de suivi de projet officielle. Une fois signé, ce document marque la clôture officielle du projet.
Comment rédiger un cahier des charges ?
Apprenez à rédiger une introduction pour votre cahier des charges en suivant les étapes suivantes :
Créer un cahier des charges commence toujours par définir les objectifs et les ambitions du projet. Il s’agit essentiellement du quoi et du pourquoi de votre projet. Par exemple, qu’espérez-vous réaliser avec ce projet, et pourquoi ?
Considérez cela comme votre boussole. Si jamais vous vous sentez perdu pendant la rédaction du cahier des charges, consultez vos objectifs initiaux pour vous guider.
Pour comprendre le périmètre de votre projet, vous devez identifier les ressources dont vous disposez. Cela inclut votre main d’œuvre, vos ressources physiques, vos installations, votre budget, votre réseau, etc.
Les exigences, quant à elles, incluent vos livrables, la qualité du résultat ou du produit souhaité, les délais stricts et vos processus.
Pour étoffer pleinement le cahier des charges, dressez une liste d’exclusions (tout ce qui sort du périmètre du projet), de contraintes (tout ce qui peut limiter ou retarder votre travail), d’hypothèses (estimations réalistes sur des événements potentiels qui pourraient affecter votre travail) et les dépendances (tâches qui dépendent les unes des autres pour être accomplies).
À ce stade, vous souhaiterez également réfléchir à votre processus de contrôle pour prendre note de toute modification.
Une fois que vous êtes satisfait de l’énoncé du cahier des charges de votre projet, partagez votre document avec les principales parties prenantes pour approbation. Pensez également aux types de modifications que vous souhaitez apporter au périmètre du projet avant son lancement officiel. Les objectifs, les ressources et les exigences peuvent changer en fonction des besoins du client, vous devez donc également faire preuve de flexibilité pendant cette phase.
Une fois l’énoncé du cahier des charges approuvé, vous pouvez enfin commencer à travailler à vos objectifs. Mais avant toute chose, assurez-vous que tous les membres de votre équipe ont accès au cahier des charges. Il est important que tout le monde soit sur la même longueur d’onde tout au fil du projet !
Un organigramme des tâches est un diagramme qui divise le travail en sous-sections telles que les livrables, les étapes clés et les tâches de chaque partie prenante. La création d’un organigramme des tâches vous aide à visualiser les exigences nécessaires pour atteindre un objectif, en les transformant en tâches et sous-tâches plus faciles à digérer.
Il fait partie de la deuxième phase du cycle de vie du projet, à savoir la phase de planification. Le créer immédiatement après l’énoncé du cahier des charges permet cependant d’illustrer le temps, les efforts et les ressources nécessaires à chaque aspect du projet.
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Cahier des charges : les bonnes pratiques à suivre
Que vous rédigiez votre premier cahier des charges ou que vous soyez un chef de projet chevronné, ces conseils peuvent vous aider à définir le périmètre de votre projet et peaufiner vos compétences.
Différenciez les objectifs et les ambitions du projet
Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, dans le contexte de la gestion de projet, ils sont en réalité très différents.
Les ambitions de votre projet sont des buts généraux qui guident vos actions dans l’ensemble sur le long terme. Les objectifs sont quant à eux des jalons plus petits, spécifiques et mesurables qui vous aident à atteindre ces ambitions à long terme. Considérez les objectifs comme des tremplins vers vos ambitions.
Énumérez vos buts sous forme d’actions sous chaque grand objectif.
Définissez des objectifs SMART
- Spécifiques: ce sont des objectifs qui ont un résultat clairement défini. Un objectif comme « augmenter les abonnements » est trop vague. Préférez-y un objectif spécifique comme « augmenter les abonnements de la tranche démographique de 18 à 34 ans d’ici la fin du trimestre ».
- Mesurables: vos objectifs doivent être quantifiables. Vous pouvez déterminer leur succès à l’aide de mesures tangibles plutôt que d’éléments anecdotiques.
- Atteignables: cela signifie que vos objectifs sont réalistes et réalisables dans les limites des ressources et des limites de votre projet.
- Raisonnables: les objectifs se doivent d’être pertinents et conformes à votre mission globale. On ne définit pas des objectifs juste pour le plaisir. Ils ont pour but de vous guider vers la fin du projet.
- Limités dans le temps: ce sont des objectifs qui ont des délais précis. Créer des délais pour vos objectifs vous aide à établir un calendrier plus réaliste et tangible.
Illustrez votre cahier des charges
Un cahier des charges contient un certain nombre d’informations qui peuvent avoir tendance à s’accumuler et se chevaucher. Pour mieux organiser toutes vos données, utilisez des éléments visuels tels que des tableaux, des graphiques, des tableaux, des cases à code couleur, etc.
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Gardez une trace de vos changements
En gestion de projet, le changement est inévitable. Des changements dans la structure de gestion aux facteurs externes tels que les tendances du marché et les nouvelles technologies, de nombreux facteurs entraînent des modifications au fil du projet. Pour éviter d’être surpris par une dérive des objectifs, assurez-vous de garder une trace écrite de toutes les modifications, même mineures, dans votre cahier des charges.
Impliquez toutes les parties prenantes dès le premier jour
L’union fait la force. Assurez-vous de tenir toute votre équipe et vos parties prenantes informées dès le début du projet. Ne pas tenir tout le monde au courant à chaque étape importante peut entraîner des répercussions majeures.
Besoin d’un exemple concret ? L’aéroport international de Denver a dépassé son budget de 250% pour construire un système de traitement des bagages entièrement automatisé car le projet a subi plus de 2000 modifications de design. Ce cauchemar logistique peut être en partie attribué à une mauvaise communication entre les parties prenantes de haut niveau et les chefs de produit.
FAQ sur les cahiers des charges
Le cahier des charges du projet sert de rappel des responsabilités et des capacités de votre équipe. Il clarifie ce que votre équipe doit et ne doit pas faire et, ce faisant, évite des problèmes tels que le dépassement du budget, les retards et la surcharge de travail.
La définition du cahier des charges du projet est un effort de collaboration entre les chefs de projet, l’équipe responsable et les parties prenantes. Les éléments tels que les objectifs du projet, le calendrier, le budget et les critères d’acceptation sont fournis par les parties prenantes. C’est cependant au chef de projet de compiler tous ces éléments et bien plus encore dans un document final.
Une bonne portée de projet doit être spécifique : plus elle est détaillée, mieux c’est. Il doit également s’agir d’un effort commun entre les parties prenantes et l’équipe du projet. Enfin, un cahier des charges qui utilise des éléments visuels pour organiser les données sera plus facile à digérer qu’un document composé uniquement de gros blocs de texte.
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