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Rédaction de compte-rendu de réunion : le guide complet

Rédiger des comptes-rendus de réunion efficaces peut améliorer la façon dont vous gérez vos réunions et celles de vos équipes. Découvrez tous les secrets des comptes-rendus de réunion réussis avec nos conseils et nos modèles prêts à l’emploi sur Canva.
Ordinateur ouvert sur un compte-rendu de réunion sur Canva
Téléphone ouvert sur un compte-rendu de réunion sur Canva

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Qu’est-ce qu’un compte-rendu de réunion ?

Le compte-rendu de réunion est un document que les organisations utilisent pour suivre les décisions, les points d’action et les livrables convenus lors d’une réunion. En d’autres termes, les comptes-rendus de réunion constituent un récapitulatif de la réunion auquel les participants peuvent revenir pour obtenir des conseils sur les tâches à faire, les délais, etc. Le compte-rendu de réunion sert également de référence pratique pour ceux qui ne peuvent assister à la réunion.

Exemple de compte-rendu de réunion avec un thème violet

Exemple de compte-rendu de réunion avec un thème violet

Pour mieux comprendre les comptes-rendus de réunion et leur fonctionnement, il est utile de réfléchir à ce qu’ils ne sont pas. Les comptes-rendus de réunion des réunions ne sont pas :

  • Une transcription mot à mot de chaque discussion tenue lors de la réunion : considérez le compte-rendu de réunion comme un résumé des points critiques plutôt que comme une transcription verbatim.
  • Un suivi chronologique de la réunion proprement dite : les comptes-rendus de réunion sont généralement organisés en sections telles que les problèmes, les actions à entreprendre et les recommandations pour permettre aux lecteurs de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin.
  • Une liste d’observations ou de jugements personnels : il est déconseillé aux rédacteurs d’inclure leurs opinions, car les comptes-rendus de réunion sont souvent utilisés comme référence pour toute l’équipe, et non pour une seule personne.

D’où vient le terme « compte-rendu de réunion » ?

Le terme de compte-rendu date du XVIIIe siècle en France, bien qu’il soit difficile de déterminer la date précise de sa première utilisation. « Compte » se réfère à l'action de rapporter ou « rendre compte », tandis que « rendu » évoque l’idée de livrer ou présenter quelque chose. Ainsi, un compte-rendu désigne à l'origine un rapport ou une présentation détaillée d'une situation.

L'expression apparaît pour la première fois dans le contexte de la tenue de réunions, de rapports officiels ou de descriptions détaillées d'événements. Encore aujourd’hui, un bon compte-rendu de réunion peut considérablement améliorer la communication et maximiser l’efficacité de votre organisation.

Utilisateur en train de taguer ses coéquipiers en commentaires sur un document Canva

Utilisez Canva Docs pour identifier vos coéquipiers dans les commentaires et rédiger, partager et approuver le compte-rendu en toute simplicité.

Ordre du jour ou compte-rendu ?

Les termes « compte-rendu de réunion » et « ordre du jour » ne sont pas interchangeables. Chacun occupe une fonction distincte lors d’une réunion.

Les comptes-rendus de réunion documentent les débats et discussions et sont rédigés pendant et après chaque session. À l’inverse, un ordre du jour(opens in a new tab or window) est préparé à l’avance pour définir les attentes des participants, les aider à se préparer et guider le déroulement de la réunion. En règle générale, les ordres du jour sont rédigés dans l’ordre chronologique, tandis que les comptes-rendus de réunion sont rédigés sous forme de notes organisées par pertinence et importance.

En bref, un ordre du jour est un aperçu des sujets à discuter lors d’une réunion, tandis que les comptes-rendus de réunion documentent les points clés discutés pendant cette même réunion.

Bien qu’ils répondent à des objectifs différents, les ordres du jour et les comptes-rendus de réunion vont de pair pour permettre des sessions plus productives. Les organisateurs peuvent se référer aux comptes-rendus de réunion précédents pour définir l’ordre du jour de la prochaine. En même temps, cela leur permet d’identifier les questions ou problèmes pertinents soulevés lors de la dernière réunion et de les aborder lors de la suivante. L’ordre du jour peut quant à lui servir de guide au rédacteur du compte-rendu de réunion, en particulier lors de la préparation d’un modèle avant une réunion. Ce faisant, le rédacteur du compte-rendu de réunion peut prendre des notes plus détaillées, plus rapidement.

Notes ou compte-rendu ?

La principale différence entre les comptes-rendus de réunion et les simples notes réside dans leur niveau de détail et leur structure. Alors que les comptes-rendus de réunion sont concis et organisés, ne détaillant que les points essentiels et actions discutés lors d’une réunion, les notes se réfèrent plutôt à une collection informelle d’idées destinées à l’usage personnel du preneur de notes. Les notes de réunion sont rarement partagées avec d’autres, tandis que les comptes-rendus de réunion sont destinés à être distribués et consultés par toutes les parties prenantes.


Pourquoi faire un compte-rendu de réunion ?

Voici trois raisons de rédiger un compte-rendu de réunion :

Les comptes-rendus de réunion incitent à la prise de responsabilité

Avec un rapport clair des tâches, des responsables et des délais, les équipes peuvent utiliser le compte-rendu de réunion pour identifier ce qu’ils doivent faire. Cela permet d’éviter tout malentendu et favorise la responsabilisation des parties prenantes.

Les comptes-rendus de réunion efficaces capturent également des discussions essentielles pour résoudre des problèmes importants et font référence aux collaborateurs à l’origine de chaque proposition. Cela permet aux chefs d’équipe de reconnaître et de récompenser les contributions clés, en attribuant le mérite aux personnes responsables.

Les comptes-rendus de réunion créent un rapport de confiance

Dans un rapport de 2023 par Harris Poll, 60% des chefs d’entreprise interrogés citaient une communication efficace(opens in a new tab or window) comme le principal moteur de confiance et de satisfaction des employés.

Les comptes-rendus peuvent y contribuer de plusieurs manières. Partager le compte-rendu d’une réunion urgente peut aider à mettre tout le monde au courant, que tout le monde se sente inclus.

Les comptes-rendus de réunion servent de protection juridique pour une organisation

Si une organisation doit faire l’objet d’un audit ou d’une enquête, les comptes-rendus de réunion peuvent servir de rapport officiel et garantir l’authenticité de toute déclaration. Les comptes-rendus de réunion peuvent aider à clarifier tout désaccord ou conflit et prouver que l’organisation a pris les mesures appropriées pour résoudre un problème.

En bref : grâce à des comptes-rendus de réunion clairs et concis, les membres de l’équipe peuvent rapidement clarifier les décisions et les responsabilités, collaborer en toute sérénité et disposer d’une ressource commune à laquelle se référer à l’avenir.


Quels sont les différents styles de comptes-rendus de réunion ?

Il existe trois styles de comptes-rendus de réunion : les relevés de décision, les comptes-rendus détaillés et les procès-verbaux. Apprenez-en davantage à leur sujet ci-dessous :

Collection de modèles de comptes-rendus de réunion sur Canva

Parcourez notre bibliothèque de modèles pour trouver le compte-rendu de réunion qui correspond à vos besoins.

Relevé de décision

Les relevés de décision incluent uniquement les actions ou les décisions prises lors d’une réunion. Ce type de compte-rendu de réunion exclut généralement les discussions menant aux décisions.

Le relevé de décision comprendra également une liste des actions réalisées depuis la dernière réunion, ainsi que les prochaines étapes et les noms des personnes responsables de l’exécution des tâches.

Les relevés de décision sont un type de compte-rendu de réunion très courant et sont souvent rédigés lors des conseils d’administration.

Compte-rendu de réunion détaillé

Les comptes-rendus de réunion détaillés sont plus complets que les relevés de décision et comprennent généralement un bref aperçu des discussions pertinentes aux décisions ou actions clés. Ces types de notes peuvent être utiles lorsque vous souhaitez analyser le processus de délibération de votre équipe ou lorsque vous souhaitez créditer les membres de leurs idées et leurs propositions.

Lors de l’enregistrement des comptes-rendus de réunion de ce type, les rédacteurs responsables ne doivent pas inclure d’opinions personnelles dans leurs notes.

Procès-verbal

Bien que les comptes-rendus de réunion ne soient généralement pas des transcriptions mot à mot, certaines réunions nécessitent un procès-verbal. Ceux-ci sont souvent utilisés pour des audiences publiques et des procédures judiciaires et sont généralement pris par un rédacteur désigné qui est familier avec la sténographie.


Que doit contenir le compte-rendu de réunion ?

Ce qu’il faut inclure dans votre compte-rendu de réunion va dépendre du type de réunion à laquelle vous assistez. Cependant, quelques éléments clés qui doivent toujours être présents sont :

  • La date, l’heure et le lieu de la réunion
  • Les noms des participants et des absents
  • Le nom de l’hôte ou de l’organisateur de la réunion
  • Le but de la réunion
  • L’ordre du jour de la réunion
  • Le compte-rendu de la réunion précédente
  • Les mises à jour générales et individuelles des membres de l’équipe
  • Les éléments d’action
  • Toutes discussions
  • Les autres questions ou points de discussion absents de l’ordre du jour
  • Des liens vers les documents partagés lors de la réunion
  • Le programme de la prochaine réunion
  • Le nom du rédacteur du compte-rendu de réunion et du chef d’équipe qui a approuvé ses notes
Blocs de couleurs sur un compte-rendu de réunion pour différencier les actions des discussions

Utilisez des cases colorées pour différencier les discussions des actions à entreprendre.


Les formats de comptes-rendus de réunion les plus populaires

La structure de votre compte rendu de réunion dépendra du type de réunion que vous couvrez. Par exemple, si vous assistez à une réunion du conseil d’administration, vous devez suivre un format formel qui couvre toutes les étapes de l’appel à l’ordre à l’ajournement.

Bien que nous ne puissions pas couvrir tous les différents types de réunions, nous avons répertorié certains des formats de réunion les plus courants et ce que vous pouvez inclure lors de la rédaction des comptes-rendus de réunion de ces types de forums.

Exemple de compte-rendu stylisé pour un conseil d'administration

Ajoutez une touche créative à vos comptes-rendus de réunion avec les éléments graphiques de Canva.

Une réunion du conseil d’administration est une réunion formelle concernant les stratégies, les politiques, les problèmes et les opportunités pour une organisation. Le président du conseil dirige généralement les réunions, tandis que le secrétaire rédige et distribue les comptes-rendus de réunion.

Il existe de nombreuses façons de formater les comptes-rendus de réunion d’un conseil d’administration. Cependant, ils incluent généralement les éléments ci-dessus, ainsi que certains des aspects suivants :

  • Une trace écrite des autorisations et des modifications apportées au compte-rendu de la réunion précédente
  • Les observations, discussions et actions tirées des rapports des agents
  • Toutes les motions prises ou rejetées
  • Les résultats du vote
  • Tout appel
  • Les prochaines étapes
  • Les nouveaux partenariats ou acquisitions
  • Toute annonce
  • L’heure de l’ajournement

Pendant le vote, les rédacteurs des comptes-rendus de réunion peuvent choisir d’enregistrer les voix des manières suivantes :

  • Adoption ou rejet uniquement, par exemple « La motion a été adoptée », « La motion a échoué », « La motion a été adoptée à l’unanimité »
  • Adoption ou rejet par nombre de voix, par exemple « Motion adoptée avec 8 voix pour, 3 contre »
  • Adoption ou rejet avec les noms de ceux qui ont voté et se sont abstenus, par exemple : « La motion a été adoptée. A. Hui a voté pour, C. Zhao a voté contre, L. Diaz a voté pour, A. Farhadi s’est abstenu. »

La planification de « sprint » est un aspect de Scrum(opens in a new tab or window), un cadre de gestion de projet holistique qui utilise une « approche itérative et incrémentale » pour contrôler les risques et rendre le fonctionnement des équipes plus prévisible. Il est souvent utilisé dans le développement de logiciels, mais a aussi été adopté par différents secteurs.

Ces sessions sont essentiellement des réunions qui déclenchent des sprints ou des plages de temps définies pendant lesquelles tout le travail est accompli.

Lorsque vous rédigez un compte-rendu de réunion pour la planification d’un sprint, assurez-vous d’inclure ces éléments à la structure de base :

  • L’objectif du sprint : c’est ce que vous voulez que votre équipe réalise au cours du sprint actuel.
  • Le backlog du sprint : il s’agit d’une liste de tâches à réaliser pendant le sprint.
  • Stories et epics : les stories et les epics sont des besoins qui apportent de la valeur aux utilisateurs. Les stories sont des besoins plus petits qui font partie d’epics plus larges.
  • Risques, préoccupations et obstacles potentiels : ce sont des obstacles qui pourraient entraver la capacité des collaborateurs à terminer leur travail à temps. Lors de cette partie, les équipes concernées vont discuter les différentes manières d’atténuer ces risques potentiels.
  • Points à retenir et prochaines étapes : cette section détaille les décisions finales prises pour le sprint, y compris les responsabilités de chacun, les délais, etc.

Il s’agit de réunions régulières entre deux personnes, généralement un manager et son subordonné. Les chefs d’équipe ont des réunions individuelles avec chaque membre pour connaître leur progrès sur les projets en cours, les aider à surmonter les obstacles éventuels, les conseiller et mieux comprendre leurs trajectoire de carrière et où ils en sont en termes de motivation.

Encore une fois, ce qu’il faut inclure dans votre compte-rendu de réunion dépendra de l’objectif et du contenu de la session. Voici quelques éléments que vous pouvez inclure dans votre compte-rendu de réunion individuelle :

  • Une évaluation rapide de votre humeur : cela peut prendre la forme d’une note sur 5 ou 10, d’émojis ou de photos/vidéos/GIF(opens in a new tab or window) pour représenter ce que vous ressentez.
  • Une liste de sujets à l’ordre du jour : ce sont tous les points que vous aviez prévu de discuter lors de votre réunion.
  • Une liste d’objectifs et leur statut: vous pouvez inclure des cases à cocher pour indiquer leur statut ou un espace pour ajouter des notes à côté de chaque objectif.
  • Les défis actuels : Il s’agit des difficultés actuellement rencontrées par la personne supervisée.
  • Le soutien requis : Il s’agit d’une liste de mesures concrètes que le mentor ou manager peut prendre pour soutenir la personne supervisée.
  • Les prochaines étapes : il s’agit d’une liste de ce qui doit être accompli après la réunion, de toutes les ressources pertinentes à consulter et des délais impartis.

Comment rédiger des comptes-rendus de réunion efficaces ?

Suivez ce guide de rédaction pour apprendre à rédiger des comptes-rendus de réunion de manière organisée et professionnelle :

Exemple de compte-rendu de réunion en cours de modification sur Canva

Préparer un modèle à l’avance permet de garder vos minutes propres et organisées, vous permet de vous concentrer sur les détails importants pendant la discussion et vous évite des heures de révision ultérieure.

Lors de la création d’un modèle, pensez à utiliser des éléments visuels pour catégoriser les blocs d’informations. Cela peut aider les lecteurs à traiter les informations plus rapidement et rendre les minutes plus agréables.

Avec Canva, vous pouvez créer un modèle à partir de zéro ou parcourir notre bibliothèque avec des centaines de modèles de comptes-rendus de réunion prêts à l’emploi. Utilisez Canva Docs(opens in a new tab or window) pour transformer de simples minutes en documents visuellement époustouflants et attrayants que vous pouvez facilement partager avec votre équipe.

tip
Vous ne savez pas par où commencer ?
Lorsque vous ne savez pas quoi inclure dans le compte-rendu de votre réunion, revisitez les précédents ou utilisez l’ordre du jour de la réunion comme point de départ.

Assurez-vous que votre modèle ou document est prêt à être utilisé pour la réunion. Avant le début de la réunion, notez la date, l’heure et le lieu, et répertoriez les noms des participants et des potentiels absents. Si vous décidez d’enregistrer votre réunion, placez le dictaphone ou le micro de la caméra ou de l’ordinateur aussi près que possible des intervenants. N’oubliez pas d’appuyer sur Enregistrer !

N’oubliez pas que prendre un compte-rendu de réunion ne consiste pas à transcrire chaque mot prononcé au détail près. Vous devez cependant noter toutes les actions entreprises au cours de la réunion, telles que les motions adoptées, les votes effectués et les projets assignés. N’oubliez pas d’inclure les informations pertinentes, telles que les noms des chefs de projet et les délais des tâches. Si vous le jugez nécessaire, vous pouvez également noter les enseignements tirés des discussions qui ont conduit à des décisions clés.

Lorsqu’une personne présente un rapport ou un document au cours de la réunion, prenez note de demander une copie (ou un lien vers un document en ligne) après la réunion. Plus tard, au fur et à mesure que vous peaufinerez vos notes, joignez ces documents à votre compte-rendu de réunion afin que toutes les parties concernées aient une image complète de ce qui a été discuté lors de la réunion. L’inclusion de ces documents dans vos comptes-rendus de réunion évite également à chacun d’avoir à s’envoyer des e-mails pour demander des fichiers.

C’est la partie où vous révisez toutes vos notes pour les arranger proprement dans un document plus présentable. Prenez l’habitude de revoir vos notes immédiatement après la réunion afin que les discussions soient encore fraîches dans votre esprit. Vous risquez d’oublier des détails essentiels si vous attendez trop longtemps pour réviser vos notes.

Organisez toutes vos données et supprimez les notes inutiles ou répétitives ainsi que les idées personnelles que vous avez peut-être notées uniquement pour vous-même. Fournissez un résumé à côté de chaque action ou décision en incluant le contexte nécessaire, c'est-à-dire ses objectifs, les responsables et les délais impartis pour cette tâche. Écrivez au présent de l’indicatif et restez le plus objectif possible.

Enfin, relisez votre document. Vérifiez les fautes de grammaire et d’orthographe et assurez-vous que votre compte-rendu de réunion est simple et facile à comprendre, en particulier pour ceux qui n’ont pas pu s’y rendre.

Selon la structure de votre équipe, vous devrez peut-être envoyer votre projet à votre chef d’équipe ou à votre superviseur pour obtenir leur feu vert. Si vous travaillez sur une plateforme comme Canva Docs, vous pouvez inviter des utilisateurs et des non-utilisateurs à afficher, modifier et ajouter des commentaires à votre document en temps réel.

Lorsque vous obtenez l’approbation finale, partagez le compte-rendu de votre réunion en ligne par e-mail ou envoyez un lien à tous les participants (y compris les absents). Si des non-participants demandent l’accès à votre compte-rendu de réunion, vous pouvez facilement modifier qui peut afficher, commenter ou modifier votre document sur Canva Docs.


Inspirez-vous de nos exemples de comptes-rendus de réunion

Vous recherchez des modèles simples de comptes-rendus de réunion ? Besoin d’aide pour rédiger le compte-rendu de vos réunions de supervision ou de mentorat ? Ou peut-être avez-vous besoin de modèles plus formels pour un compte-rendu de réunion du conseil d’administration ? Canva propose des centaines de modèles de comptes-rendus personnalisables pour tous les types de réunions ou presque.


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Comptes-rendus de réunion : les bonnes pratiques à suivre

Vous voulez améliorer vos comptes-rendus de réunion ? Voici quatre conseils pour rédiger de meilleurs comptes-rendus de réunion :

Nommez un secrétaire désigné à la prise de notes

Idéalement, la rédaction des comptes-rendus de réunion devrait être confiée à quelqu’un qui n’anime pas ou ne présente pas pendant la session. Dans certains contextes, comme les réunions de direction ou de conseil d’administration, la meilleure approche est de confier à un secrétaire ou à un assistant de direction la responsabilité de rédiger les comptes-rendus de réunion. Cela permet la rédaction de procès-verbaux plus cohérents et permet à tous les autres participants de se concentrer pleinement sur la réunion. D’un autre côté, les plus petits groupes peuvent bénéficier d’une rotation du rôle de rédacteur des comptes-rendus de réunion. Enfin, assurez-vous d’attribuer le rôle quelques jours avant la réunion afin que le rédacteur du compte-rendu de réunion puisse se préparer.

Créez une charte éditoriale

Des comptes-rendus de réunion soignés et structurés permettent de trouver facilement ce que vous cherchez. La création d’une charte éditoriale avec des règles de formatage, de grammaire, d’abréviations, etc. permet de conserver plus facilement une structure uniforme et cohérente pour tous vos comptes-rendus de réunion, peu importe qui est en charge de la prise de notes.

Charte graphique en ligne utilisée automatiquement sur un compte-rendu de réunion avec Canva

Décidez du design en direct ou créez une Identité visuelle à l’avance Canva. Celle-ci pourra inclure des logos, des couleurs de marque, des polices, des photos et d’autres éléments de design pré-approuvés.

Distribuez des feuilles de présence avant les réunions

Avant chaque réunion, distribuez un formulaire de présence avec des cases pour les noms, numéros de contact et adresses e-mail des participants. Cela vous aidera à retrouver les participants pour obtenir des éclaircissements sur certains points et vous donnera toutes les informations nécessaires pour envoyer des comptes-rendus de réunion, des documents partagés, des présentations, etc.

Enregistrez vos réunions

Vous n’arrivez pas à suivre le rythme effréné de vos réunions ? Pensez à apporter un dictaphone (ou simplement à utiliser votre téléphone ou votre ordinateur portable) pour enregistrer vos sessions. Avant d’appuyer sur « Enregistrer », assurez-vous d’obtenir le consentement de tous les participants. Pendant la réunion, notez l’heure lors des discussions les plus importantes. De cette façon, vous n’aurez pas besoin de passer des heures à relire l’intégralité de l’enregistrement, mais uniquement les éléments les plus importants.

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Formulaires de présence imprimables
Parcourez nos modèles de feuilles de présence imprimables que vous pouvez personnaliser. Ajoutez autant de colonnes que nécessaire et utilisez les polices, les couleurs et les éléments graphiques de votre compte-rendu de réunion pour un design cohérent.
Présentation sur Canva

Lorsque vous faites des présentations sur Canva, vous avez la possibilité de vous enregistrer et d’envoyer un lien vidéo à vos collègues.


FAQ sur les comptes-rendus de réunion

Le but de la rédaction d’un compte-rendu de réunion est d’obtenir un aperçu clair et concis de ce qui s’y est passé. Les comptes-rendus de réunion sont un document pratique auquel les participants peuvent se référer après coup. Les comptes-rendus de réunion servent également de documents officiels qui peuvent être utilisés pour corroborer ou réfuter les affirmations et fournir la preuve que des décisions ont été prises, que des tâches ont été assignées et que des problèmes ont été résolus.

Le rôle de rédacteur de procès-verbaux peut être attribué à un secrétaire, un assistant administratif ou un membre de l’équipe capable de suivre les discussions tout au long d’une réunion et d’identifier les points les plus importants pour le suivi des dossiers.

Certaines qualités qui peuvent aider les rédacteurs des comptes-rendus de réunion dans leur rôle sont :

  • L’organisation
  • Un esprit critique
  • L’écoute active
  • D’excellentes compétences en rédaction spécialisée
  • Des compétences dactylographiques
  • Un bon niveau en grammaire, orthographe et ponctuation

La plupart des gens rédigent les comptes-rendus de réunion en les tapant dans un document de texte. Vous pouvez créer ou modifier un modèle sur Canva pour organiser des discussions et des points d’action. Il est également assez courant que les rédacteurs des comptes-rendus de réunion les enregistrent sur un appareil tel qu’un dictaphone, un téléphone ou un ordinateur portable et réécoutent ensuite l’enregistrement. Si vous envisagez d’enregistrer une réunion, assurez-vous d’avoir le consentement de tous les participants.


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