- Note de service
Tous nos conseils et modèles pour rédiger une note de service
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Qu’est-ce qu’une note de service ?
Une note de service, également appelé mémo, est un document écrit utilisé pour les communications internes au sein d’une entreprise ou d’une organisation. On l’envoie généralement à des équipes ou à des départements entiers, à l’un des sujets suivants :
- Informations sur les nouvelles politiques, les changements internes ou les mises à jour du projet ; ou
- Demande d’entreprendre une action spécifique, comme assister à un séminaire ou respecter un délai.
Étant donné que les notes de service constituent un moyen rapide d’informer un groupe de personnes sur un sujet spécifique, elles sont rédigées dans un format concis et facile à digérer. Les mémos sont envoyés par voie électronique ou imprimés et distribués. Bien que leur utilisation ait diminué suite à l’introduction des e-mails, les notes de service restent un excellent moyen de rationaliser la communication sur le lieu de travail.
Exemple de note de service officielle au design minimaliste
Note de service ou note d’information ?
Une note de service a pour objectif de communiquer des directives ou des informations spécifiques souvent destinées à l'ensemble du personnel d'une organisation. On l’utilise généralement pour informer les employés au sujet de questions opérationnelles, de changements de procédures, des règlements internes, d’annonces importantes, d’événements à venir, etc. La note de service est assez formelle et est souvent émise par la direction ou le service des ressources humaines. Elle a un caractère obligatoire et peut nécessiter une action ou une réponse de la part des employés.
Une note d'information est un document destiné à fournir des détails sur un sujet spécifique à un public ciblé, tel qu'un supérieur hiérarchique, un département, ou un collègue. Contrairement à la note de service, la note d'information peut être moins formelle et ne nécessite pas forcément une action immédiate de la part du destinataire.
Que faut-il inclure dans une note de service ?
Les notes de service sont divisées en plusieurs parties pour organiser les informations et en faciliter la lecture. Quel que soit le sujet d’une note de service, il est utile d’inclure les éléments suivants :
Exemple de note de service sur la mise à jour d’une politique de télétravail
Commençons par le commencement : une note de service débute toujours par un en-tête qui indique le destinataire (qu’il s’agisse d’un individu ou d’un grand groupe de personnes), l’expéditeur, la date et le sujet. Lorsqu’il est rédigé correctement, l’en-tête de la note de service fournit un contexte clair quant au contenu du document.
L’introduction décrit en quelques mots l’objectif de la note de service. Elle donne un aperçu du reste du document, en mettant en évidence un problème, une tâche ou un événement spécifique avant de rentrer dans les détails. En bref, elle doit fournir les informations essentielles aux destinataires dès les premières secondes de lecture.
Il s’agit de replacer le contexte de l’événement, de la mission ou du problème abordé dans l’introduction. Que ce soit en raison d’une restructuration d’entreprise, d’un nouveau budget ou de changements de procédures, cette section fournit les informations nécessaires pour aider les lecteurs à bien comprendre le sujet. Cela peut inclure :
- La manière dont le problème a été découvert
- Le contexte général
- Des documents en lien
- Des dates ou horaires pertinents
En fonction de l’objectif de la note de service, la tâche détaille les prochaines étapes à mettre en œuvre pour les destinataires. En résumé, cette section inclut :
- Les modifications faites ou à faire en relation avec le sujet du mémo
- Les prochaines étapes et actions recommandées
- Le délai à respecter
Certaines notes internes ne nécessitent aucune action. Si c’est le cas, cette partie peut être omise.
La partie discussion fournit plus de détails sur les actions recommandées dans la note de service. Elle présente les informations et les recherches derrière le plan d’action, par ordre d’importance et de pertinence. Cette section commence donc par les conclusions clés et les faits les plus parlants avant de passer à des détails moins essentiels. Elle a pour but de persuader les destinataires de suivre les actions spécifiques suggérées dans le document.
Le mot de la fin offre l’occasion de terminer la note de service sur une note courtoise. Cette section réitère les actions recommandées et désigne les contacts spécifiques et comment les joindre si les destinataires ont des questions ou des préoccupations. C’est aussi un espace pour les remercier pour leur temps et leur coopération.
Un résumé est inclus juste avant la conclusion si la note de service fait plus d’une page. Cela permet aux destinataires de digérer plus facilement les informations qu’ils viennent de lire, en mettant en évidence les points clés et les actions recommandées.
Si nécessaire, la note de service doit inclure des pièces jointes comme contexte supplémentaire ou en tant que références pour étayer son message. Il peut s’agir de graphiques(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), de listes, de tableaux, etc., que l’on va placer sous la conclusion.
Quels sont les différents types de notes de service ?
Les différents types utilisés en entreprise comprennent les notes de service de demande, de rappel, d’annonce ou de sécurité. Leur longueur et leur format varient souvent, certaines nécessitant plus d’informations que d’autres. Découvrez quel type de mémo vous devez rédiger en fonction de la situation.
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L’envoi d’une note de service de demande est idéal lorsque vous avez besoin que les destinataires effectuent une action spécifique. Par exemple, c’est une note de service idéale si vous avez besoin que vos employés remplissent et soumettent un formulaire spécifique, ou que vous avez besoin de leur coopération lors d’un changement de bureau. Ce type de note interne fournit généralement le contexte nécessaire pour justifier la demande et convaincre les lecteurs de s’y conformer.
Une note de service d’information est un document que vous envoyez au sein de votre entreprise ou organisation lorsque vous devez informer les destinataires du statut d’une activité spécifique. Par exemple, vous pouvez utiliser une note de service d’information si le projet de votre équipe est passé avec succès à la phase suivante. Ces notes incluent souvent un planning et un résumé de la tâche dans le document pour communiquer les informations plus efficacement.
La rédaction d’une note de service de confirmation est un bon moyen d’obtenir un accord verbal par écrit. Par exemple, elle est utile si vous avez accepté plus de travail si le responsable vous fournissait trois nouvelles recrues pour vous soutenir. Les notes de confirmation mettent généralement en évidence les principaux points convenus verbalement entre deux ou plusieurs parties et encouragent les commentaires sur tout détail peu clair ou mal compris.
Lorsque vous recherchez des solutions efficaces à un problème spécifique, l’envoi d’une note de service de forum peut vous aider. Ce type de note interne est utile si vous souhaitez ouvrir une discussion de groupe sur un problème lié au lieu de travail. Elle peut aussi vous aider à organiser une séance de brainstorming pour une campagne de marque. Ce type de mémo vise à générer des idées originales de la part des destinataires.
Quel ton utiliser dans une note de service ?
Vous pouvez adopter un ton différent en fonction de l’objectif ou des destinataires du document pour exprimer votre message de manière claire et efficace.
- Positif : utilisez un ton positif lorsque vous rédigez une note de service destinée à annoncer un nouveau développement ou un événement d’entreprise à venir. Avec ce ton, vous êtes susceptible d’intéresser davantage les destinataires.
- Persuasif : un ton persuasif est idéal lorsque vous envoyez une note de service demandant aux destinataires de faire quelque chose de spécifique, comme rédiger un rapport ou éviter le bureau pendant quelques jours pendant des travaux. Utiliser ce ton peut les convaincre de suivre les actions recommandées sans faire d’histoires.
- Formel : il est préférable d’adopter un ton formel dans votre mémo lorsque vous relayez des informations destinées à un public spécifique, tel que des parties prenantes internes, pour montrer votre professionnalisme. Le ton formel convient également pour aborder un problème grave afin que vous puissiez en souligner le sérieux.
Comme toujours, réfléchissez à la manière dont vos destinataires pourraient interpréter le ton de votre mémo et utiliser un langage non discriminatoire pour favoriser le respect sur le lieu de travail.
Pourquoi envoyer une note de service ?
À la base, une note de service vie à fournit des informations importantes à un groupe de personnes dans un format bref et simple. Bien que similaire à d’autres formes de communication, une note de service a tendance à être plus officielle et professionnelle. Les lecteurs sont donc plus susceptibles de prendre le message au sérieux.
Partagez l’accès au design de votre note de service avec n’importe qui.
Avec une note de service, vous pouvez :
- Attirer l’attention sur un problème urgent : les notes de service véhiculent un sentiment d’importance et attirent donc immédiatement l’attention des destinataires. Naturellement, il est ainsi plus facile de diffuser des informations, de résoudre des problèmes, de diffuser des changements internes ou de demander un soutien quelconque.
- Mettre tout le monde à la page : un mémo est une manière de centraliser l’information au sein d’une organisation. Tout le monde reçoit le même message en même temps, ce qui crée plus de clarté et de cohésion.
- Être flexible : les notes de service peuvent servir un large éventail d’objectifs, vous pouvez donc les structurer de manière à s’adapter parfaitement au message que vous souhaitez partager. Selon la situation, vous pouvez également rendre votre mémo passionnant ou convaincant en utilisant le ton et le langage appropriés.
Note de service ou e-mail ?
Une note de service est plus formelle qu’un e-mail de par son langage et son format. Elle aborde également un sujet spécifique avec une pertinence à grande échelle, ce qui signifie que tous ceux qui la reçoivent sont impactés, tandis qu’un e-mail peut comprendre des destinataires en copie (cc) et copie cachée (cci) avec différents niveaux d’implication dans le sujet abordé.
Note de service ou missive ?
Alors qu’une note de service est généralement utilisé pour la communication interne, une missive est une lettre utilisée pour communiquer avec des parties externes, telles que des clients, des fournisseurs ou le public. Pour cette raison, la missive va adopter un ton plus formel que le mémo pour s’adresser aux personnes extérieures à l’entreprise. De plus, les notes de service sont destinées à des messages brefs et concis, tandis que les missives communiquent plus d’informations sur un certain sujet.
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Note de service ou communiqué de presse ?
Bien qu’il s’agisse tous deux de documents écrits, une note de service et un communiqué de presse(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) diffèrent grandement selon leur public cible. Le premier est envoyé à un groupe spécifique de personnes au sein d’une entreprise ou d’une organisation pour diffuser des informations, tandis que le second est préparé pour les médias ou la presse afin de promouvoir un événement ou un fait particulier.
Note de service ou circulaire ?
Lorsque l’on compare une note de service avec une circulaire, il est crucial de prendre en compte le sujet et le public cible. Les notes de service n’abordent qu’un seul sujet et sont envoyés à un certain service ou équipe au sein de l’entreprise. Les circulaires, quant à elles, abordent de multiples sujets et sont destinées à une diffusion plus large, par exemple à l’ensemble du personnel.
Note de service ou compte-rendu de réunion ?
Les notes de service fournissent souvent des informations urgentes ou des appels à l’action sur un sujet particulier, tandis que les comptes-rendus de réunion(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) contiennent des notes d’une réunion, y compris ce qui a été discuté, qui était présent et ce qui a été décidé. Dans certains cas, un mémo peut inclure un compte-rendu dans ses pièces jointes pour servir d’informations supplémentaires ou de preuves à l’appui.
Comment rédiger une note de service efficace ?
Quel que soit le but de votre note interne, elle doit faire passer votre message de manière claire et efficace. Préférez les formulations concises et directes, en évitant les détails inutiles qui pourraient distraire du sujet principal. Apprenez comment rédiger une note de service efficace en sept étapes simples ci-dessous.
Avant même de commencer à écrire, vous devez connaître l’objectif final de votre note de service. Souhaitez-vous informer un ensemble spécifique de destinataires d’un changement important ? Cherchez-vous nouvelles idées pour résoudre un problème ? Identifier l’objectif de votre note de service permet de déterminer facilement quel type envoyer et quel ton utiliser. Une fois que vous disposez des informations nécessaires, ouvrez à Canva sur n’importe quel appareil et choisissez un exemple de note de service pour commencer rapidement.
Lors de la rédaction de votre titre, définissez toujours les destinataires de la note de service, l’envoyeur, la date de rédaction et le sujet en utilisant le format suivant:
À :
De :
Date :
Sujet :
Il est préférable d’être précis lors de la rédaction du sujet. Son but est d’attirer l’attention et de donner une idée rapide de l’objet du document. Par exemple, « Objet : Réunion trimestrielle d’entreprise : date et détails ».
Étant donné que l’introduction indique l’objectif de votre note de service, il est important de l’écrire sous forme de phrase déclarative. Commencez par des formulations claires telles que « Nous vous informons » ou « Nous avons besoin de notre coopération » au début de cette section. Dans cette partie, annoncez uniquement les informations les plus cruciales en vous limitant à une à trois phrases. Cela signifie que tous détails ou contexte supplémentaires devront attendre la suite de votre document.
Une fois votre introduction terminée, vous pouvez approfondir le sujet, fournir des informations supplémentaires et établir un plan d’action. N’épargnez aucun détail, mais assurez-vous qu’ils restent clairs et et ont leur place dans votre note de service. Vous pouvez utiliser des assistants d’écriture basés sur l’IA comme Écriture magique(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) pour vous aider à structurer le document. De cette façon, vous pouvez vous concentrer davantage sur le développement du contenu selon vos préférences. Pensez à utiliser des sous-titres et des listes à puces pour souligner les points clés et aider les lecteurs à mieux retenir les informations importantes.
Après avoir noté tous les détails importants à partager, il est temps de conclure votre note de service. Vous pouvez réitérer votre requête dans cette partie pour insister à nouveau sur son importance. Si vous vous attendez à ce qu’ils aient des questions ou des commentaires, indiquez les contacts adéquats qui peuvent y répondre. N’oubliez pas d’exprimer votre reconnaissance pour le temps et la coopération de vos lecteurs.
Si nécessaire, n’hésitez pas à inclure les pièces jointes nécessaires pour justifier votre mémo. Un outil comme Canva Docs(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) peut être un allié de taille pour vos notes de service car ses options de visualisation de données et ses fonctionnalités de glisser-déposer permettent de donner plus de cachet à vos documents en quelques clics. N’oubliez pas de préciser ce que vous avez joint à la note de service dans ce format : « Pièce jointe : (nom de la pièce jointe), (date) ».
Une fois que vous avez fini de rédiger votre note de service, prenez le temps de la relire pour vous assurer que le message est aussi clair que concis. Ouvrez l’œil pour dénicher les éventuelles fautes d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation que vous auriez pu manquer. Une fois votre copie finalisée, vous pouvez commencer à personnaliser votre modèle de note de service pour en faire un document visuel percutant qui captivera les lecteurs. Vous souhaitez l’avis d’un collègue ? Avec Canva, vous pouvez partager l’accès à votre travail en quelques clics, que vous travailliez sur Canva Docs ou sur un design.
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Tout ce dont vous avez besoin pour faire des notes de service
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Bibliothèque de contenu
Ajoutez des éléments visuels tels que des graphiques, des tableaux, des images, des vidéos et bien plus encore directement depuis votre document avec la bibliothèque de contenu de Canva.
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Note de service : les bonnes pratiques à suivre
Prenez note de ces meilleures pratiques lors de la rédaction d’une note de service pour garantir une communication efficace au sein de votre lieu de travail.
Utilisez un format cohérent
Rendez votre mémo facile à lire en conservant la même police et le même interligne dans tout le document. Pas besoin de mettre les paragraphes en retrait. Sautez plutôt une ligne entre chaque paragraphe pour les rendre plus digestes. Utilisez des titres, des puces, du texte en gras et d’autres fonctionnalités de formatage pour aider les destinataires à identifier les informations clés.
De nos jours, il est préférable de rédiger ses notes de service sur un traitement de texte en ligne pour pouvoir y ajouter des éléments visuels percutants. Canva Docs combine des fonctionnalités de traitement de texte avec des outils de personnalisation faciles à utiliser sur une seule plateforme, pour faire de la rédaction, du formatage et du design des notes de service un jeu d’enfant.
Formatez votre note de service pour mettre en évidence les informations clés.
Tenez compte de votre public
Soyez attentif à votre public lorsque vous rédigez une note de service. Le jargon technique couramment utilisé dans une équipe ne l’est pas forcément dans un autre département. Assurez-vous donc d’utiliser des termes que tout le monde comprendra. Sinon, prenez le temps de les expliquer. Idem avec les acronymes et les abréviations : il est préférable de les écrire en toutes lettres au moins une fois. Pour finir, même si vous connaissez bien les destinataires, n’utilisez pas d’émojis ou de langage informel dans votre document.
Restez clair sur le sujet
Lorsque vous rédigez une note de service, l’objectif est d’en venir rapidement à l’essentiel. Les destinataires doivent immédiatement comprendre pourquoi ils doivent lire votre mémo. Ainsi, si vous écrivez au sujet d’un jour férié, incluez toujours le nom et la date à laquelle il est observé dans la ligne d’objet et dans l’introduction de votre document. Concentrez-vous uniquement sur ce sujet et assurez-vous que vos informations supplémentaires et les pièces jointes sont utiles et pertinentes.
Exemple de note de service avec un message clair et direct
Maintenez votre objectivité
Tenez-vous en aux faits lorsque vous rédigez une note de service. Cela signifie s’abstenir de tout préjugé personnel et rester objectif. Gardez à l’esprit que les notes de service communiquent souvent des faits officiels et qu’en les envoyant, vous parlez au nom de l’entreprise à un large public. Vous souhaiterez donc faire preuve de professionnalisme dans votre manière de vous exprimer.
FAQ sur les notes de service
Le terme mémo est une abréviation de mémorandum, qui vient du mot latin memorandus. Ce mot se réfère à « quelque chose dont on se souvient, que l’on garde comme référence pour future considération. » Bien que le terme mémorandum ait commencé à être utilisé dans les années 1880, il n’est vraiment devenu courant que dans les années 1920.
Oui, absolument. L’un des types de mémos que les entreprises utilisent souvent est la note de service de demande. Ce document demande aux destinataires d’entreprendre une action spécifique, en fournissant souvent une justification de la requête et en adoptant un ton persuasif pour convaincre le public de s’y conformer.
En tant que forme de communication polyvalente, une note de service a un large éventail d’objectifs, notamment :
- Informer de changements internes
- Diffuser des nouvelles
- Annoncer un événement à venir
- Résoudre un problème
- Mettre à jour les règles de sécurité
- Partager le progrès d’un projet
- Faire une demande
Une note de service est généralement concise et va droit au but. Selon son objectif, une note de service ne devrait faire qu’une ou deux pages de longueur. Si votre note de service dépasse une page, réexaminez le document pour voir s’il contient trop d’informations et retravaillez-le si nécessaire.
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