- Ordres du jour de réunion
Tous nos conseils et modèles pour créer un ordre du jour de réunion
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Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?
Un ordre du jour est un document qui résume les principaux objectifs et points de discussion d’une réunion. Les ordres du jour sont utilisés pour définir les attentes des participants, structurer les réunions et rester sur la bonne voie tout au long de la discussion.
Exemple d’ordre du jour d’une réunion individuelle avec un thème violet et vert menthe
Ordre du jour ou compte-rendu de réunion ?
On confond souvent les ordres du jour et les comptes-rendus de réunions. Ils ont cependant chacun leur propre fonction distincte.
Alors que les ordres du jour sont rédigés et envoyés aux participants avant une réunion, les comptes-rendus sont rédigés pendant la réunion et envoyés par la suite une fois revus. Les comptes-rendus récapitulent toutes les discussions, décisions et livrables convenus lors d’une réunion. Contrairement aux ordres du jour, qui sont rédigés par ordre chronologique, les comptes-rendus peuvent être organisés par sujet, problème ou action.
Ordre du jour ou notes de réunion ?
Tout comme les comptes-rendus, les notes de réunion sont rédigées pendant celle-ci. Cependant, les notes n’ont pas à respecter un format ou une structure stricte. Il s’agit davantage d’un recueil d’idées libre que d’un document formel. Les notes de réunion sont également considérées comme des documents personnels, ce qui signifie qu’elles ne sont généralement pas partagées avec d’autres.
Qui rédige l’ordre du jour ?
Pour faire simple, c’est à l’organisateur de la réunion que revient la responsabilité de rédiger l’ordre du jour. Il est chargé de préparer et d’envoyer l’ordre du jour aux participants avant la réunion.
Cependant, cela ne signifie pas que l’organisateur est la seule personne en charge de l’élaboration du programme. Tandis que l’organisateur de la réunion est en charge du format de l’ordre du jour de la réunion, l’équipe va y contribuer en proposant les différents points à discuter et en ajoutant des tâches. De cette façon, tout le monde peut participer et arriver fin prêt à la réunion.
Une réunion avec une seule personne qui parle n’est pas la meilleure utilisation de votre temps ou de celui de votre équipe ! En vous accordant sur l’ordre du jour avec vos collègues dans un effort commun, vous assurez à tous une réunion efficace et productive.
Pourquoi rédiger un ordre du jour ?
Pour comprendre l’importance de rédiger un ordre du jour, parlons d’abord de l’importance des réunions.
Beaucoup de réunions sont critiquées pour leur longueur, leur manque d’intérêt, voire leur inutilité. Qui n’a jamais entendu (ou pensé) : « cette réunion aurait pu être un e-mail » ? Et ce n’est pas une situation isolée.
De multiples enquêtes et études suggèrent que des réunions mal organisées peuvent avoir des répercussions majeures à petite et grande échelle. Un rapport récent a montré que les réunions mal organisées(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) coûtaient aux entreprises environ 37 milliards de dollars par an rien qu’aux États-Unis. Les employés subissent également le poids des mauvaises réunions. On estime que de mauvaises réunions peuvent coûter environ 31 heures par mois aux employés(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), soit quatre journées entières de travail.
Cependant, malgré leur mauvaise réputation, les réunions existent pour une raison. Des réunions efficaces peuvent faire avancer les organisations. Elles offrent aux équipes un moyen d’échanger des connaissances, de réfléchir, de collaborer, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions clés en temps réel. Les réunions aident également à établir des relations, en particulier dans les équipes en télétravail, et donnent un moyen d’offrir soutien et encouragement dans les moments difficiles.
Collaborez avec vos coéquipiers via des commentaires et des réactions émojis pour créer un ordre du jour efficace.
C’est là que les ordres du jour font leur entrée. Un ordre du jour bien exécuté va :
Apporter de la clarté et de la structure
Il n’y a rien de pire que d’interrompre une journée de travail bien remplie pour assister à une réunion sans structure ni objectifs cohérents. Avec un ordre du jour établi, tout le monde va pouvoir se rendre à la réunion avec des attentes claires. Et si la réunion se déroule bien, les participants peuvent repartir en se sentant responsabilisés et prêts pour la prochaine étape.
Encourager les participants à participer
L’envoi d’un ordre du jour avant une réunion aide les participants à se préparer et leur donne la confiance nécessaire pour contribuer davantage à la discussion. Avec une liste d’actions et de responsabilités, les participants peuvent non seulement préparer leurs présentations individuelles, mais aussi noter les questions, idées et préoccupations pertinentes qu’ils aimeraient soulever au cours de la réunion.
Mettre tout le monde sur la bonne voie et la même longueur d’onde
Les réunions peuvent facilement s’écarter de leur objectif prévu, notamment lors de discussions animées. Avoir un ordre du jour de réunion à portée de main aide chacun à se souvenir de ce qu’il a décidé d’accomplir lors de la réunion. Un ordre du jour clair garantit que les sujets importants ne seront pas négligés et aide les participants à décider quelles discussions peuvent être reportées à un autre jour.
En résumé, l’objectif d’un ordre du jour est à la fois d’aider les participants à venir préparés et à garder les discussions sur la bonne voie pour gagner du temps et de l’énergie et finir la réunion avec une idée claire de la suite des événements.
Ce qu’il faut inclure dans l’ordre du jour d’une réunion
La façon dont l’ordre du jour d’une réunion est structuré varie souvent en fonction de ses objectifs. Vous pouvez cependant inclure ces éléments clés à votre ordre du jour pour une réunion réussie.
Ajoutez les points à retenir, objectifs, mises à jour, bloqueurs et tâches spécifiques à entreprendre pour un ordre du jour complet et efficace.
L’objectif de la réunion est une vue d’ensemble du sujet et des objectifs de la réunion pour tous les participants. Il établit également le résultat souhaité pour que la réunion se déroule sans entrave. Cette partie offre le contexte nécessaire pour suivre la réunion sans problème.
Les participants sont une liste de personnes censées assister à la réunion, avec chacun de leurs rôles et responsabilités indiqués dans le document. Dans cette section, les participants reçoivent immédiatement des informations sur l’identité de l’animateur de la réunion, du preneur de notes, des présentateurs et des différentes parties prenantes.
Au cœur de l’ordre du jour se trouve la liste des points à aborder pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Il peut s’agir de sujets de réflexion, de questions à discuter ou de décisions à finaliser. Cette section indique également qui sera responsable de chaque sujet afin que les participants puissent se préparer à la réunion et intervenir au bon moment.
En bref, le planning indique la durée estimée de chaque élément à aborder au cours de la réunion. Cela empêche les retards éventuels et les distractions inutiles pour que la réunion reste sur la bonne voie et que les participants ne passent pas trop de temps sur un seul sujet.
Les tâches sont une liste de ce qui doit être fait après la réunion. Cette partie précise également leurs délais et qui sera responsable de chaque tâche. Elle garantit non seulement que les décisions prises lors de la réunion sont mises en œuvre, mais va aussi responsabiliser les participants.
Les documents joints sont les ressources nécessaires que les participants peuvent consulter et auxquelles ils peuvent faire référence pendant la réunion. Ceux-ci peuvent inclure des diaporamas, des données, des détails supplémentaires, des prototypes ou les comptes-rendus de réunions précédentes.
Les types d’ordres du jour les plus courants
Un ordre du jour peut être formel ou informel, selon le type de réunion que vous préparez.
Les ordres du jour formels sont plus structurés et rigides et incluent des éléments tels que des plages horaires définies pour les différents points à aborder et de brèves introductions pour chaque présentateur. De nombreux ordres du jour formels, comme les ordres du jour d’assemblée générale ou de CSE, suivent le Code Morin, un cadre pour organiser des réunions structurées et équitables.
D’un autre côté, les ordres du jour informels reflètent la nature flexible des réunions à bâtons rompus. Ils ne sont pas aussi détaillés que les ordres du jour formels et laissent plus d’espace pour des discussions ouvertes, ressemblant généralement à de simples listes des points d’action et de discussion à aborder. Les agendas informels sont souvent utilisés pour les séances de brainstorming, les réunions quotidiennes et les réunions individuelles.
Voici 10 formats d’ordre du jour de réunions formelles et informelles et ce qu’ils incluent généralement.
Exemple d’ordre du jour d’une réunion Scrum quotidienne avec trombinoscope
Les réunions du conseil d’administration sont des réunions formelles au cours desquelles un conseil d’administration discute des performances, des politiques et des stratégies de leur entreprise.
L’ordre du jour des réunions du conseil d’administration comprend :
- Rappel à l’ordre : il ouvre formellement la réunion et est suivi d’un appel nominal.
- Approbation du compte-rendu précédent : le compte-rendu de la dernière réunion est lu pour d’éventuels amendements.
- Rapports des officiers : les membres de la direction présentent leurs rapports. Les participants peuvent présenter des motions, participer à des débats et voter.
- Rapports des commissions : les commissions présentent leurs rapports.
- Affaires inachevées : cela inclut les questions importantes qui ont été reportées ou restées non résolues.
- Nouveaux sujets : les membres participants proposent de nouvelles questions ou recommandations.
- Annonces : les membres partagent les dates importantes et choisissent le calendrier de la prochaine réunion.
- Ajournement : la réunion est officiellement close.
Les objectifs et le contenu d’une réunion de direction varient selon les équipes. En règle générale, ce type de réunion implique des discussions sur les progrès de chaque équipe, les éventuels blocages rencontrés et le type de soutien requis.
La plupart des ordres du jour des réunions de direction comprennent les éléments de base énumérés ci-dessus, ainsi que :
- Un aperçu des objectifs organisationnels pour la période en cours
- Les mises à jour de chaque équipe
- Les indicateurs de performance pour chaque département
- Les jalons et réalisations de l’équipe
- les défis et risques actuels
- Les potentielles opportunités
- Des discussions sur les enseignements à tirer
- Une partie dédiée au feedback et aux retours
- Les tâches, leurs responsables et les délais impartis
« Réunion du personnel » est un terme large qui englobe une variété de différents types de réunions. Les réunions du personnel peuvent être ponctuelles ou récurrentes.
L’ordre du jour d’une réunion d’équipe comprend généralement les éléments de base listés ci-dessus, souvent accompagnés de :
- Un aperçu des objectifs de l’équipe et des indicateurs de performance clés
- Des dates et annonces importantes
- Une liste de priorités à compléter d’ici la prochaine réunion
- Tous les défis et leurs solutions potentielles
- Une mention spéciale pour les succès individuels et d’équipe
Les réunions de brainstorming sont un excellent moyen de stimuler la créativité avant le lancement d’un nouveau projet ou lors de la résolution d’un problème en équipe.
Puisqu’il n’existe pas de règles strictes pour organiser des séances de brainstorming, il peut parfois être difficile d’orchestrer les discussions. Mettez les points suivants à l’ordre du jour pour des sessions plus efficaces :
- Un objectif clair et réalisable : réfléchissez à ce à quoi ressemblerait une réunion réussie et comment vous pouvez y parvenir.
- Un ensemble de règles de base : pour garantir une réunion productive et sans stress, établissez des règles pour demander la parole et mettez en place des pauses fixes lors de la session pour éviter le burnout.
- Consignes et activités : les consignes peuvent aider à relancer la pensée créative. Posez une ou plusieurs questions de départ ou demandez à votre équipe de placer des idées dans une carte mentale.
- Vote : tranchez démocratiquement sur une idée en votant pour votre solution préférée.
Également appelées réunions « one-to-one », il s’agit d’entretiens réguliers entre un manager et un employé. Ils sont réalisés pour que les N+1 puissent encadrer et conseiller leurs subordonnés et leur donner l’espace d’exprimer leurs besoins.
Voici les éléments communs des ordres du jour de réunion « one-to-one » :
- Nouvelles: l’hôte commence généralement la réunion par demander des nouvelles. Cela permet de briser la glace et de mettre le participant à l’aise tout en se faisant une idée de son état d’esprit actuel.
- Mises à jour : dans cette section, le responsable demande des mises à jour sur les tâches convenues lors de la réunion précédente.
- Obstacles : une invitation à discuter des défis et obstacles qui empêchent l’employé d’atteindre ses objectifs.
- Victoires : dans cette partie, le manager met en valeur les réussites de l’employé.
- Attentes : les participants décrivent les progrès qu’ils souhaitent voir à la suite de la discussion.
Également connues sous le nom de standups, les Scrums sont des réunions limitées dans le temps conçues pour aligner des équipes ou un groupe spécifique de personnes au sein d’une organisation. Ils peuvent avoir lieu quotidiennement ou de manière hebdomadaire, et les membres de l’équipe y partagent des mises à jour sur ce qu’ils ont fait et ce qu’ils prévoient de faire pour la journée ou la semaine à venir.
Les ordres du jour de Scrum incluent généralement les éléments de base cités plus haut. Cependant, les points de discussion visent uniquement à répondre aux questions suivantes :
- Qu’est-ce que vous avez fait hier ?
- Quels sont vos objectifs pour aujourd’hui ?
- Rencontrez-vous des obstacles dans votre tâche ?
- Êtes-vous sur le point d’atteindre vos objectifs ?
Une réunion post-mortem est une partie essentielle du cycle de vie d’un projet, généralement organisée à la fin du projet. Ce type de réunion offre l’opportunité à une équipe de projet de discuter de ce qui s’est bien passé et de ce qui peut être amélioré. Essentiellement, il s’agit d’un moyen de célébrer les victoires, de réfléchir aux erreurs et d’améliorer les processus pour les futurs projets.
Les ordres du jour des réunions post-mortem incluent souvent les éléments suivants :
- Récapitulatif : c’est ici que vous et votre équipe examinez les objectifs et les ambitions d’origine du projet.
- Résultats : ici, vous passez en revue les résultats du projet et les objectifs atteints.
- Améliorations : dans cette section, vous détaillez ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui peut être amélioré à l’avenir.
Les réunions d’intégration permettent aux nouveaux employés ou membres d’être informés de la mission, des objectifs et de la structure de l’organisation. Une bonne réunion d’intégration peut rassurer les nouvelles recrues sur le fait qu’elles disposent de toutes les ressources et de tous les outils dont elles ont besoin pour faire ce que l’on attend d’elles dans leur rôle.
Bien que l’ordre du jour d’une réunion d’intégration varie en fonction de l’entreprise ou de l’organisation, il peut inclure les éléments suivants :
- Historique général de l’entreprise
- Vie de l’entreprise
- Responsabilités du rôle
- Présentation de l’équipe
- Ressources à consulter
L’entretien annuel est une opportunité de discuter de la performance globale d’un employé, de ses points forts et des domaines à améliorer. Dans ce type de réunion, un manager fournira des commentaires spécifiques sur les changements à mettre en place et offrira les ressources nécessaires pour aider l’employé à progresser et s’épanouir dans sa carrière.
Voici quelques éléments que l’on peut trouver dans l’ordre du jour d’un entretien annuel :
- Évaluation générale : un bref aperçu de la performance au travail d’un employé avec ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré.
- Réalisations : il s’agit d’une analyse approfondie de ce qu’un employé a accompli dans son travail pendant une certaine période.
- Axes d’amélioration : dans cette partie, les participants vont discuter des solutions potentielles.
- Objectifs : il s’agit d’une invitation à discuter et à établir des objectifs réalistes d’ici le prochain entretien.
Également appelée « all hands », une réunion générale est un rassemblement à l’échelle de l’entreprise où les dirigeants, les parties prenantes et les employés se réunissent pour partager des informations essentielles sur des questions liées à l’entreprise. Celles-ci peuvent inclure des mises à jour et des annonces pour mettre l’ensemble de l’organisation au courant des dernières nouvelles.
Compte tenu de son large public, la structure de l’ordre du jour d’une réunion générale est un peu différente. Voici ce que vous pouvez attendre d’un ordre du jour de ce type :
- Introduction
- Activité pour briser la glace
- Annonces rapides
- Nouvelles de l’entreprise
- Sujets clés à l’échelle de l’organisation
- Séance de questions-réponses
- Rappels et conclusion
Comment faire un ordre du jour ?
Un ordre du jour efficace garantit le succès d’une réunion en décrivant les points de discussion et en maintenant l’attention des participants sur le sujet traité. Même si en rédiger un peut sembler une tâche simple, cela nécessite une planification et une réflexion approfondies pour optimiser le temps des gens.
Que vous envisagiez d’organiser une réunion rapide ou une assemblée générale, créez un ordre du jour de réunion efficace en suivant ces six étapes simples.
Commencez par déterminer ce que vous attendez de la réunion avant de rédiger votre ordre du jour. Pour ce faire, vous pouvez vous poser des questions telles que :
- Souhaitez-vous informer votre équipe sur un sujet en particulier ?
- Avez-vous besoin des idées ou des commentaires de vos collègues ?
- Devez-vous prendre une décision en équipe ?
Connaître votre objectif permet non seulement aux participants d’arriver préparés mais va aussi guider la création d’un ordre du jour efficace qui fera avancer la réunion. En gardant cela à l’esprit, vous pouvez déterminer le type et le but de la réunion et établir la liste des invités.
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Approchez la rédaction de votre ordre du jour de manière collaborative. Encouragez votre équipe à suggérer des sujets qu’elle aimerait aborder lors de la réunion. Ceux-ci peuvent inclure des questions sur un projet, des solutions aux potentielles difficultés ou des idées pour un nouveau lancement. Cela permet à votre équipe de participer activement et garantit que votre réunion sera productive pour toutes les personnes impliquées.
Une fois que vous avez une liste d’idées, examinez-les et décidez lesquelles inclure à l’ordre du jour. Assurez-vous que ces éléments correspondent aux objectifs de votre réunion. Ensuite, classez-les par ordre de priorité afin que les participants sachent quels sujets doivent être abordés immédiatement et lesquels peuvent attendre la fin de la réunion.
Allouez une durée limitée à chaque sujet pour rester sur la bonne voie et dédier à chaque point l’attention qu’il mérite. Évaluer le temps nécessaire peut être difficile au début, mais une planification méticuleuse vous évitera de sous-estimer les délais. Tenez compte du temps qu’il faudra pour présenter un sujet, répondre aux questions et convenir des prochaines étapes. Une fois que vous avez une durée en tête, ajoutez quelques minutes de plus au temps imparti au cas où les discussions débordent.
Pour garantir le bon déroulement de la réunion, il est également utile de désigner des responsables pour chaque sujet. Cela leur permet non seulement de se préparer en amont mais garantit également leur implication active lors de la réunion.
Avant d’envoyer l’ordre du jour aux participants, assurez-vous d’inclure les documents utiles et ressources nécessaires à la réunion. Il est utile de donner à chacun le temps de se familiariser avec certains documents avant le début de la réunion. De cette façon, chaque participant a le temps de se familiariser avec le contexte et les outils nécessaires pour participer à la discussion.
Votre ordre du jour a pour but d’encourager des conversations productives pour atteindre efficacement les objectifs de votre réunion. Pour ce faire, partagez-le à l’avance avec les participants afin qu’ils aient le temps de préparer leurs questions, suggestions ou commentaires.
Notez que le travail d’un ordre du jour ne s’arrête pas là. Vous pouvez aussi l’utiliser prendre note des prochaines étapes définies lors de la réunion. N’oubliez pas d’inclure les responsables et délais de ces tâches pour que la réunion atteigne ses objectifs.
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Ordre du jour : les meilleures pratiques à suivre
Que vous planifiiez une réunion individuelle, une séance de brainstorming ou une assemblée générale, un ordre du jour soigneusement élaboré prépare le terrain pour une discussion ciblée et productive. Suivez ces bonnes pratiques pour y parvenir.
Créez des check-lists pour les tâches pour vous assurer que l’ordre du jour de votre réunion est plus facile à suivre.
Triez les points de l’ordre du jour par importance
Les points de l’ordre du jour peuvent être triés et présentés en trois groupes : éléments d’information, sujets de discussion et points d’action. Catégoriser ainsi les sujets de discussion peut faciliter la communication et mettre en valeur les tâches qui nécessitent une attention urgente et celles qui peuvent être mises de côté.
Démarrez la conversation avec des questions ouvertes
Il peut être facile de tomber dans le piège consistant à rester vague avec des sujets tels que « refonte du manuel des employés » ou « approbation de la nouvelle identité de marque », mais ce n’est pas le plus efficace pour une réunion productive. Utilisez plutôt des questions ouvertes qui encouragent la discussion. Par exemple, vous pouvez demander aux participants : « Pourquoi est-il nécessaire de réorganiser notre manuel des employés ? Que manque-t’il dans notre manuel actuel et que doit-on prioriser ? Comment pouvons-nous répartir et organiser cette tâche plus efficacement ? »
Si poser des questions vous semble gênant, utilisez plutôt des verbes d’action pour décrire ce que vous souhaitez réaliser avec chaque point de l’ordre du jour. Plutôt que d’écrire des phrases passives comme « refonte du manuel », écrivez « mettre à jour le manuel pour respecter les limites de texte et intégrer les meilleures pratiques identifiées par l’équipe internationale ».
Définissez un processus pour aborder chaque point de l’ordre du jour
Cela signifie que vous devez établir un processus clair pour aborder les points de l’ordre du jour étape par étape, en particulier ceux qui nécessitent une résolution de problèmes et une prise de décision. Par exemple, disons que vous devez choisir entre trois refontes de logo pour votre marque.
Votre processus pourrait ressembler à ceci :
- 10 minutes pour présenter chaque pitch de logo
- Pause de 5 minutes pour formuler ses commentaires individuellement
- 10 minutes pour discuter des avantages et des inconvénients de chaque design
- 5 minutes pour décider d’un design final
Avoir un processus formel donne plus de structure aux réunions et aide les participants à se concentrer davantage sur la tâche à accomplir.
Terminez votre agenda avec une « retour à la réalité »
Une fois que vous terminé la rédaction de l’ordre du jour de votre réunion, examinez-le rapidement pour évaluer s’il est réalisable compte tenu du temps imparti. N’essayez pas de surcharger votre agenda. Même si vous pouvez techniquement tout régler dans le délai imparti, vous souhaiterez également vous donner, ainsi qu’à votre équipe, un peu d’espace pour respirer. Après tout, personne ne veut quitter une réunion en se sentant complètement épuisé !
FAQ sur les ordres du jour
Pour un ordre du jour efficace, celui-ci doit communiquer l’objectif de la réunion, clarifier les responsabilités, permettre à tout le monde d’apporter sa contribution et maintenir la réunion sur la bonne voie. N’oubliez pas qu’un bon ordre du jour peut changer la donne pour la productivité de votre équipe, en faisant gagner du temps à tout le monde et en rendant les réunions plus intéressantes et productives.
Bien que les ordres du jour constituent un élément essentiel de la gestion de projet, ils présentent des avantages et des inconvénients. D’une part, ils aident à standardiser la manière dont les réunions sont conduites et à établir des attentes et des objectifs clairs pour inviter une discussion plus productive. Cela étant dit, les ordres du jours peuvent parfois être trop rigides ou structurés pour le sujet abordé. En raison de la limite de temps stricte fixée pour chaque point de discussion, il se peut qu’il n’y ait pas assez de place pour davantage de réflexion ou de réflexion créative.
Lors de la planification d’une réunion, il est utile de répondre aux questions suivantes pour garantir une utilisation productive du temps de chacun :
- Pourquoi vous réunissez-vous ?
- Quelles informations doivent être partagées ?
- Quels sont les objectifs de la réunion ?
- Qui faut-il inviter ?
- Qui devrait parler ?
- Combien de temps doit durer la réunion ?
- Quels documents doivent être partagés à l’avance ?
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