10 Tips Kalender untuk Jadi Selalu Produktif

calendar

Banyak hal di dunia ini yang kini didigitalisasi. Kita mengirim pesan dan email daripada menulis surat, membaca e-books daripada buku, dan memilih transfer uang langsung dibanding menuliskan cek. Tapi ada satu hal berbahan kertas yang terus bertahan: Kalender.

Sebuah laporan dari NPD Group menemukan bahwa penjualan buku pertemuan dan agenda meningkat 10% dari 2015 ke 2016. Tahun lalu saja, kita bisa melihat artikel yang muncul seperti “The Case For Using a Paper Planner” dari The New York Times dan “My First Month Using a Paper Planner After a Decade Drowning in Apps” dari Fast Company.

Kenapa banyak orang heboh akan agenda kertas? Karena kalender nyata ini sangat mudah untuk dipersonalisasi, didekorasi, dan ditandai dengan catatan sendiri, penyesuaian, dan trik lainnya.

Ya, trik kalender. Dengan 10 tips mudah, kita akan mengajarkanmu cara untuk melakukan penyesuaian kalender kertasmu—dengan beberapa sentuhan digital di dalamnya juga—untuk meningkatkan produktivitas, lebih teratur, dan manajemen waktu yang baik.

Mari kita mulai.

1. Kode Warna untuk Jadwal Berbeda

Gambar oleh Patrick Perkins via Unsplash

Kamu tahu bahwa Google Calendar memungkinkanmu untuk membuat janji dalam warna berbeda untuk beragam jadwal, seperti “Kantor”, “Keluarga”, dan “Sekolah”? Tidak ada alasan kamu tidak menggunakan trik serupa dalam kertas. Cukup  pilih beberapa sticky notes, stabilo, penanda, atau pulpen warna untuk membuat setiap bagian hidupmu lebih teratur.

Kode warna juga akan memberikan visual yang lebih jelas tentang bagaimana kita mengatur waktu. Misalkan, kita memilih merah untuk “Pekerjaan” dan biru untuk “Pekerjaan lainnya.” Maka ketika kita melihat kalender dan ada terlalu banyak merah, maka itu saatnya membuat ruang untuk pekerjaan lainnya agar hari lebih seimbang.

2. Gunakan Kombinasi Kalender Harian, Mingguan, dan Bulanan

Siapa bilang kamu cuma perlu memilih satu? Gunakan kalender yang berbeda untuk menemukan kombinasi yang cocok untukmu. Bagaimanapun juga, sangat penting untuk memiliki catatan jangka pendek dan jangka panjang. Dan tujuan harian akan sangat berbeda daripada tujuan bulanan. Kita mungkin akan menuliskan “Olahraga 30 menit” di hari Senin tapi “Lari 5 km” di akhir bulan.

Karenanya Canva menyediakan template untuk itu semua—kalender harian, mingguan, dan bulanan yang bisa disesuaikan sehingga bisa cocok dengan jadwal juga gaya hidupmu. Cek saja template berikut seperti Colorful Dotted Weekly Calendar atau Colorful Patterned Classroom Calendar.

Desain modern yang bersih memberikan banyak ruang untukmu menuliskan setiap minggu dan hari. Dan kita bisa mencetaknya atau menyimpannya dalam sebuah file untuk bisa melihatnya selama satu bulan. Dengan hanya beberapa klik, kita juga bisa memadukan dan mencocokkan beragam warna, bentuk, dan tata letak untuk menciptakan desain yang unik untuk setiap minggu atau harinya.

3. Kategorikan Sesuai Prioritas

Jika kamu tidak pernah mendengar metafora mengenai “rocks, pebbles, and sand” untuk manajemen waktu, maka kamu akan mendengarnya. Dan ini akan menjadi trik kalender paling efektif. Kisahnya, seorang profesor filosofi menunjukkan kelas sebuah toples yang penuh dengan batu (rocks) dan bertanya apakah toples tersebut penuh. Mereka menjawab toples tersebut penuh. Dan tentu saja, toples tersebut terlihat penuh, padahal tidak. Sang profesor kemudian mengambil kerikil (pebbles) dan mengisinya ke dalam toples—mengisi kekosongan ruang antara batu—dan akhirnya pasir (sand)—memenuhi ruang kosong di antara kerikil.

Gambar oleh tdfugere via Pixabay

Idenya adalah, batu menggambarkan prioritas terbesar—itu adalah aktivitas paling penting seperti menghabiskan waktu bersama keluarga dan menjaga kesehatan. Kerikil menggambarkan aktivitas penting lain seperti sekolah dan jenjang karier. Dan pasir menggambarkan sisa pekerjaan lain, yang datang belakangan.

Jika kamu mulai mengisi toples dengan batu (atau hal yang penting), kamu akan tetap bisa memasukkan kerikil dan pasir. Tapi jika kamu mulai mengisinya dengan pasir (atau hal lain yang tidak terlalu penting) kamu tidak akan memiliki ruang untuk batu.

Karenanya, penting untuk membuat prioritas. Buatlah daftar pekerjaan dan beri label A, B, C, atau 1, 2, 3—atau bahkan batu, kerikil, pasir. Mulai isi kalender dengan hal-hal yang penting lalu masukkan sisanya ketika ada ruang. Jika kita, kamu bisa kehilangan jejak akan apa project dan tujuan yang bernilai.

4. Coba Matrix Manajemen Waktu

Penulis dan pengajar Steven Covey mempublikasikan matriks manajemen waktu di dalam buku populernya, The 7 Habits of Highly Effective People. Covey menyarankan untuk memulai setiap minggu dengan menuliskan segala hal yang ingin dicapai dan kemudian mengisinya ke dalam sebuah matriks empat kuadran: “penting,” “tidak penting,” “mendesak”, “tidak mendesak.”

Matriks manajemen memberikan kamu sebuah gambaran akan tugas yang perlu dikerjakan berdasarkan prioritas.

Misalnya, kamu tahu kamu harus mengerjakan bab berikut dari novel yang sedang kamu tulis. Ini bisa masuk ke dalam kuadran 2. Atau kita ingin menonton serial di Netflix. Itu bisa masuk ke kuadran 4.

Setelah menuliskan matriks, kamu akan melihat bahwa kamu perlu untuk mengesampingkan tugas di kuadran 4—seperti menghabiskan waktu menonton Youtube—untuk bisa menyelesaikan tugas di kuadran 1 dan 2. Kamu juga bisa untuk menunda mengerjakan kegiatan di kuadran 3—seperti telepon tidak terduga. Kamu mungkin mengira bahwa seluruhnya merupakan sebuah hal yang penting saat ini, tapi sebenarnya semua hal tersebut adalah hal yang mengganggumu dari menyelesaikan jadwal yang terpenting.

Faktanya, template Navy Blue Weekly Calendar atau Turquoise & Purple Bold Classroom Calendar dari Canva menyediakan sebuah kotak “catatan” kecil untuk membuat matriks sendiri.

Cetak dan isi kalender ini dengan menggunakan pensil setiap minggu, atau simpan sebagai file digital dan buat matriks versi baru setiap minggu. Apapun caranya, kita akan jadi lebih siap untuk meningkatkan produktivitas dan fokus akan apa yang lebih penting.

5. Gunakan Metode Panah

Yellow Arrow Led Signage oleh Isaque Pereira via Pexels on Canva

Metode panah adalah salah satu nama menarik untuk mengedepankan minggumu dengan aktivitas yang sangat penting. Ini juga merupakan versi lain dari metafora “rocks, pebbles, and sand.” Metode panah sendiri membantu kita memprioritaskan tugas krusial secara langsung dan mengikuti momentum sebagaimana minggu berjalan.

“Tujuannya adalah menjadikan kalender mingguan terlihat sebagai anak panah—ada banyak hal di awal, tapi menjadi semakin sedikit seiring waktu,” tulis Nicholas Sonnenberg, kreator trik kalender ini. “Untuk bisa mencapainya, Aku menjadwalkan mayoritas pertemuan di awal minggu, biasanya Senin atau Selasa. Jadi aku memulai hari dengan jadwal yang padat, tapi semakin kosong di sepanjang sisa minggu.

Sebagai tambahan, jika ada gangguan yang tidak terduga atau kesempatan yang datang tiba-tiba, metode anak panah ini bisa membantu meyakinkan bahwa kamu bisa menghadirinya karena kamu sudah menceklis hal terbesarnya.

6. Bagikan Kalender dengan Kolaborator

Kalender adalah hal yang personal, tapi jika kamu mengerjakan proyek kolaboratif, mereka juga bisa menjadi sebuah alat untuk menyatukan rekan dan kolega. Mungkin kamu dan rekan bisnismu ingin membuat sebuah rencana pemasaran baru, atau kamu dan seorang kontributor lepas ingin mengerjakan sesuatu sebelum deadline.

Sangat krusial bagi kamu untuk memiliki kemampuan berkolaborasi dalam kalendermu—tidak hanya untuk mengisinya, tapi untuk membuat dan mendesainnya juga. Di Canva, misalnya, kamu bisa memulainya dari sebuah templat menarik—seperti Cute Funky Calendar atau Pastel Abstract Shapes Monthly Calendar—dan menyesuaikannya dengan kebutuhan. Kamu bisa membuat kalender kedua di dalam lingkaran kosong—satu untuk setiap kontributor—atau menyimpan bagian tambahan di dalam catatan.

Ketika semua sudah siap, kamu tinggal mengklik tombol “share” dan undang kolaborator lain lewat email dan mulai membuat desain kalender gabungan.

7. Cek “Calendars of Interest” di Google

Tidak! Tengah musim panas Swedia akan tiba dan kamu berencana untuk menjadwalkan sebuah telepon penting dengan klien di Swedia. (Hei, ini sering terjadi.) “Calendars of Interest” di Google bisa sangat membantu.

Fitur ini adalah kumpulan tanggal penting yang dikelompokkan berdasarkan hari libur, wilayah, olahraga, dan bahkan fase bulan. Apakah kamu menambahkan event ke Google Calendar atau kalender kertas, kamu bisa menggunakannya untuk tetap bekerja dengan cepat dan menghindari konflik.

Tambahkan kalender lain ke akun Google Calendar milikmu melalui halaman setting (pengaturan).

Untuk mengakses ini, klik ikon “Setting” Google calendar, temukan “Add Calendar” di bagian sidebar, dan pilih “Browse calendar of interest.”

8. Sisihkan Waktu untuk Email

Ini adalah statistik yang mencengangkan: rata-rata seorang profesional menghabiskan 28% di hari kerja—atau sekitar 2,6 jam—membaca dan merespon email, menurut McKinsey. Sekarang bayangkan waktu tersebut tersebar merata di hari kerja, mengganggu pekerjaan dan mengalihkan perhatian dari tugas penting.

Walaupun semakin sulit untuk menutup tab email dan mematikan notifikasi, menyisihkan waktu khusus untuk menjawab email adalah salah satu trik kalender yang paling bernilai. Ini bisa membantu kamu untuk terus fokus pada pekerjaan yang ada sepanjang hari. Dan ini mungkin juga bisa meningkatkan kemampuan email karena kamu akan secara khusus membaca inbox dan koresponden.

9. Buat Hari “Bertema”

Jika kamu adalah seseorang yang hanya ingin berkonsentrasi untuk satu proyek atau hal dalam suatu waktu, hari bertema mungkin adalah trik produktivitas yang cocok. Hei, ini bahkan digunakan oleh pendiri Twitter dan Square Jack Dorsey.

“Setiap hariku memiliki tema,” ujarnya pada Fast Company. “Senin adalah manajemen. Selasa adalah produk, IT, dan desain. Rabu adalah marketing, pertumbuhan, dan komunikasi, Kamis adalah pengembang dan partnership. Jumat adalah perusahaan dan budaya. Ini bekerja selama 24 jam.”

Apakah Dorsey meyakinkanmu? Mulai membuat kalender tema di Canva dengan template seperti Colorful Bold Weekly Calendar dan Colorful Quote Calendar.

Pilih beragam jenis ikon, ilustrasi, dan foto yang siap digunakan untuk membagi hari dan menciptakan tema yang menyenangkan. Taco Tuesday, misalnya?

10. Gunakan Kalender Kertas dan Digital

Grey Apple Keyboard and Grey iPad oleh picjumbo via Pexels on Canva

Video bisa jadi memang membunuh bintang radio, tapi kalender digital tidak membunuh kalender kertas—atau sebaliknya. Nyatanya, mereka bisa saling bersama dengan bahagia dan kamu tidak perlu memilih satu di antara keduanya.

Setelah berpindah dari aplikasi ke agenda kertas, misalnya pendiri Contetly Shane Snow menemukan keseimbangan yang sempurna dari kalender digital dan analog. Ia memutuskan untuk menggunakan kalender kertasnya untuk merencanakan mingguannya tapi ia menggunakan Google Calendar untuk mengikuti informasi konferensi dan catatan rapat.

Itulah mengapa penting untuk mengambil waktu dan menemukan konfigurasi kalender yang cocok untukmu. Apakah kamu pecinta aplikasi atau tetap suka merasakan sentuhan kertas di tangan, kamu bisa menggunakan trik kalender ini untuk meningkatkan produktivitas dan tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan—dalam sehari, seminggu, atau sebulan.

Artikel terkait

Lihat semua

Group 3 (3) (1)

Wujudkan ide Anda dalam hitungan menit.

Ekspresikan diri Anda dengan program desain termudah di dunia.