Cara membangun kultur tim pekerja jarak jauh

Apakah kamu bekerja di lingkungan kerja yang sibuk—dipenuhi banyak makanan, musik yang baru, dan meja pingpong—atau bagian dari tim jarak jauh, langkah krusial untuk memiliki tim yang bahagia dan sehat adalah memastikan mereka menjadi bagian penting. Dan ini tergantung akan membangun kultur tim yang kuat.

Secara global, ada sebuah penekanan baru dalam kerja jarak jauh. Tapi, membangun kultur di tim manapun membutuhkan pemikiran kreatif dan usaha konsisten—terutama ketika kamu memiliki tim jarak jauh yang diisi kepribadian, nilai, dan kultur yang berbeda.

Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana membangun kultur di dalam tim jarak jauh dan memelihara rasa inklusivitas dengan beberapa tips dan trik sederhana.

Kenapa kultur penting?

Ketika berbicara tentang membangun tim inklusif, penelitian menunjukkan bahwa tim jarak jauh seringkali memiliki performa yang lebih tinggi daripada mereka yang bekerja secara terpusat di ruang kantor. Tapi, riset lain oleh Buffer juga menunjukkan bahwa kesepian adalah salah satu kesulitan yang paling sering muncul bagi mereka yang bekerja dalam tim jarak jauh.

Dan juga, berusaha memastikan tim didengar, terlihat, dan dikenal adalah bagian penting dari membangun kultur tim.

Mengambil isu tentang inklusivitas ini lebih jauh, sebuah survei diadakan oleh Atlassian menemukan bahwa 94 persen pekerja yang disurvei mengatakan saling menghormati dan konektivitas adalah hal yang paling penting untuk kesuksesan tim, dan 19 persen mengatakan bahwa itu adalah faktor nomor satu dalam pekerjaan mereka.

Jadi, kini setelah kita menentukan betapa pentingnya kultur dan inklusivitas, mari lihat beberapa cara untuk mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari.

1. Sempatkan membahas perkembangan setiap minggu

Salah satu cara untuk memastikan tim tetap terikat, adalah dengan menegaskan pengaruh pekerjaan mereka pada perkembangan bisnis. Jelas dengan melihat proses secara reguler, pencapaian, bagaimana membangun ini bisa mencapai tujuan yang lebih besar bisa membantu meningkatkan moral tim.

Itulah kenapa membangun kultur komunikasi dan akuntabilitas harian bisa membantu setiap anggota tim merasa terlibat dan bernilai. Di bawah ini adalah beberapa ide untuk memfasilitasi poin-poin reguler selama seminggu:

• Meeting agenda mingguan. Senin pagi adalah kesempatan yang baik untuk mengadakan agenda tim dan individu untuk seminggu ke depan. Ini bisa berupa sebuah dokumen terpusat yang dibagikan ke seluruh anggota, atau sebuah miting singkat (atau keduanya). Dengan begitu, setiap anggota tim bisa dengan mudah melihat apa yang perlu dilakukan seminggu ke depan dan memastikan mereka bisa mencapainya.
• Meeting capaian Jumat. Untuk merayakan kerja keras tim, Jumat sore adalah waktu yang pas untuk menilai tujuan yang dibuat hari Senin. Tidak perlu terlalu serius. Malahan, ini bisa dijadikan ajang untuk merayakan kerja keras tim dan memberikan pujian dan terima kasih secara virtual.
• Scrum harian Slack. Scrum adalah sebuah chat pendek (5-10 menit) untuk membantu tim sejalan dengan apa yang kita akan kerjakan setiap harinya. Kamu bisa memulai berbicara pada satu-persatu anggota secara cepat tentang apa yang harus dikerjakan setiap harinya, dan mengidentifikasi bagaimana hal tersebut bisa membantu kita mencapai target. Kamu bahkan bisa mendiskusikan apakah ada anggota tim yang merasa mereka tidak bisa mencapai target karena alasan tertentu. Scrum juga menjadi sebuah kesempatan untuk menilai kondisi emosional tim. Untuk hal ini, kamu bisa bertanya setiap member tentang mood mereka dari skala 1-10. Di sini, kamu bisa saling berhubungan kembali, selain juga untuk mendapatkan transparansi akan apa yang terjadi sehari-hari, dan apa yang dirasakan seseorang. Jika mood atau produktivitas menurun, sebaiknya kamu mengetahuinya lebih cepat daripada lebih lambat.

Tetap menjaga jadwal dengan planner harian cantik ini. Untuk memulainya, coba template Green Leaves Daily Planner atau Yellow Minimalist Daily Planner ini.

2. Gunakan peralatan tepat untuk membantu komunikasi yang terbuka

Ketika kamu menjadi bagian dari tim jarak jauh, komunikasi yang jelas itu penting. Karena, tidak seperti bekerja di kantor, kamu tidak memiliki kesempatan untuk bertemu secara langsung di dekat tempat kopi, atau duduk bersebelahan.

Apakah itu meeting agenda mingguan, atau sebuah sebuah meeting kasual setelah bekerja, menggunakan alat yang tepat untuk membangun budaya komunikasi soal pekerjaan maupun tidak bisa sangat membantu.Sangat penting untuk tidak hanya menghitung komunikasi verbal tapi juga peralatan yang akan membantu alur mengelola pekerjaan. Lihatlah beberapa peralatan populer bekerja jarak jauh di bawah ini:

• Slack: Slack adalah platform pesan pendek yang memungkinkan anggota tim berkomunikasi secara langsung tanpa harus pusing dengan banyaknya kotak masuk email.
• Zoom: Zoom adalah aplikasi konferensi video yang memungkinkan tim jarak jauh untuk mengadakan pertemuan.
• Canva: Canva merupakan sebuah peralatan kolaborasi dan desain grafis yang memungkinkan penggunanya untuk membuat grafis media sosial, presentasi, poster, dan lainnya. Menggunakan desain untuk berkomunikasi bisa membantu kejelasan, juga mengatasi kebosanan menggunakan dokumen word dan email.
• Asana: Asana adalah sebuah aplikasi mobile dan web yang dibuat untuk membantu tim mengelola, melacak, dan mengatur pekerjaan mereka. Aplikasi ini membantu meningkatkan kejelasan dan visibilitas perkembangan pekerjaan di antara tim.
• Google Drive: Google Drive merupakan sebuah tempat penyimpanan dan sinkronisasi file yang dikembangkan Google. Mereka yang memiliki akun Google dapat dengan mudah mengakses, berkolaborasi, dan berbagi dengan anggota tim lain.

Buat sebuah lingkungan kantor dengan background Zoom ini. Cobalah Professional Office Zoom Background atau Office Space Photo Zoom Background.

3. Rayakan pencapaian dengan cara kreatif

Ketika bekerja dalam sebuah tim jarak jauh, akan mudah untuk merasa pekerjaan yang dikerjakan tidak dilihat atau dihargai. Ketika itu tidak terjadi, tetap penting untuk memastikan pencapaian—kecil atau besar—untuk dirayakan. Apakah dengan sebuah #terimakasih sederhana di akhir minggu, atau membuat sertifikat lucu dengan sebuah perayaan penghargaan online, menunjukkan tim bahwa kamu menghargai pekerjaan sehari-hari mereka adalah cara yang baik untuk membuat mereka merasa bernilai.

Rayakan kesuksesan tim dengan sertifikat. Kenapa tidak mencoba template sertifikat Overlapping Circles, atau template Outer Space Achievement Certificate ini.

4. Promosikan skill berbagi dan belajar

Cara lain untuk memastikan tim merasa dilibatkan dan terikat adalah dengan melanjutkan mengembangkan skill dan pengetahuan dasar mereka. Jika kamu bekerja sebagai bagian dari tim multidisiplin atau bekerja di dalam perusahaan dengan banyak skill dan bakat, kamu bisa membantu membuat kultur saling menghormati dengan mengadakan e-learning satu bulan sekali. Tidak harus tentang pekerjaan. Apakah ini soal tips media sosial, cara membuat presentasi menarik, atau cara membuat pasta, acara berbagi informasi ini bisa menjadi sebuah hal yang membantu anggota tim saling terhubung dan belajar tentang satu sama lain dalam lingkungan yang positif.

Promosikan belajar bersama berikutnya dengan poster menarik yang bisa dibagikan secara online berikut. Kenapa tidak mencoba template Pride Art Showcase Poster atau White Movie Poster ini.

5. Buat proses dan struktur yang jelas

Ketika mungkin terasa bahwa proses dan kultur tampak terpisah, nyatanya, proses yang jelas akan membantu untuk menghilangkan kebingungan dan miskomunikasi. Salah satu cara untuk memastikan tim merasa terlibat adalah dengan memastikan adanya suatu proses yang sederhana yang mereka bisa ikuti dari satu proyek ke proyek lainnya. Inilah beberapa tingkatan yang paling penting:

Proses penjelasan yang jelas: Ketika memulai suatu project, penting untuk mengadakan meeting dan memastikan semua pihak terkait hadir. Penting juga untuk memberikan konteks, harapan, dan beragam matriks untuk persiapan. Penting juga untuk memperbolehkan anggota tim bertanya atau memberikan masukan. Ini akan membuat batasan yang jelas sejak awal.

Sinkronisasi reguler: Ketika project sudah diluncurkan, penting untuk mengecek dengan tim dan bagaimana pekerjaan setiap orang. Apakah lewat meeting mingguan, sinkronisasi harian, atau sebuah email singkat, penting untuk memastikan tim merasa mereka bisa secara efektif dan aman untuk mengkomunikasikan perkembangan atau isu yang mereka miliki.

Tips: Untuk menampung perasaan inklusivitas, biarkan setiap orang mengadakan meeting secara bergantian, sehingga setiap orang akan merasa dilihat dan didengar.

Retrospective akhir: Saat sudah menyelesaikan project, pekerjaan cepat, atau bahkan di akhir bulan, penting untuk mengecek dan melihat apa yang sudah dikerjakan, apa yang bisa ditingkatkan, dan apa yang bisa dibuat lebih baik lagi. Penting juga untuk melihat moral dari tim itu sendiri.

Buat prosesmu dan bagikan dengan tim dalam format yang jelas. Untuk melakukan ini, kenapa tidak mencoba template Steel Blue Triangles Report atau Simple Pastel Report.