Cara mengelola tim jarak jauh

Dengan semakin banyaknya dari kita yang melakukan kerja dari rumah, kantor menjadi sebuah hal yang tidak terlalu berarti lagi. Pemimpin, karenanya, perlu untuk menyesuaikan metode manajemen ke dalam suasana online dan bersiap menghadapi tantangan yang akan timbul dari gaya kerja ini. Di sini kita akan mendalami cara untuk menjadi sebuah pemimpin yang efektif untuk sebuah tim jarak jauh (remote team), sebuah topik yang selalu akan kembali suatu persoalan—komunikasi.

Kita semua tahu bahwa komunikasi adalah kunci untuk membuat sebuah hubungan bisa bekerja—apalagi di saat adanya physical distancing seperti sekarang. Tapi bagaimana seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan tim mereka terkadang tidak jelas.

“Kamu tidak bisa mengasumsikan satu cara bisa untuk semuanya,” ucap Sarah Chalmers, seorang penasehat senior yang bekerja dan memimpin tim yang tersebar di banyak tempat ketika dipekerjakan di berbagai organisasi non-pemerintah. “Apakah itu tatap muka atau bekerja jarak jauh, setiap orang memiliki pilihan sendiri untuk berkomunikasi. Dan ketika bekerja jarak jauh kamu perlu harus lebih peka akan, dan memiliki informasi tentang, apa pilihan-pilihan tersebut.”

Sarah akan mengarahkan kita sepanjang artikel ini, tapi sebelum kita memulainya, mari jelaskan beberapa hal terlebih dahulu. Kepemimpinan bukanlah sebuah skill yang hanya boleh dimiliki manajer. Adn ketika kamu menghilangkan ruang direksi dan kantor sudut, ada banyak kesempatan bagi setiap anggota tim untuk maju dan mengendalikan kapal.

Seperti yang kita bilang, komponen paling penting dari menjadi seorang pemimpin efektif secara umum dan, bahkan lebih penting, di secara jarak jauh, adalah…

Sering berkomunikasi dengan baik

Bekerja jarak jauh bisa berarti kehilangan konteks dan struktur dari tempat kerja tradisional, jadi mulai sesegera mungkin, cari tahu cara (dan seberapa sering) anggota tim mau dan perlu untuk berkomunikasi denganmu atau satu sama lain.

Bangun juga sebuah ‘norma’ untuk tim. Indikasikan kapan, di mana, bagaimana, dan kenapa dari praktek meeting tersebut (misalnya, setiap Senin jam 9 pagi kita mengadakan meeting di Zoom untuk menentukan tujuan minggu ini). Untuk meeting yang lebih resmi, pastikan ada agenda yang dikirimkan untuk kolega sebelumnya, sehingga mereka bisa menyiapkan dan juga mempersiapkan konten dan agenda yang ada.

Konsistensi adalah hal yang krusial di sini, menurut jajak pendapat lebih dari 1.000 pekerja di Harvard Business Review⁠(terbuka di tab atau jendela baru), 46 persennya mengatakan manager yang paling sukses mengecek secara berkala dan reguler pada pekerja jarak jauh. Seorang pemimpin yang efektif akan mengadakan pertemuan mingguan dan sesi pelatihan satu per satu juga umpan balik agar para anggota tim tahu bahwa ada pemimpin di sana dan bisa membantu mereka.

Sarah menyarankan juga untuk menemukan jalan memberikan lingkaran tanggapan di dalam komunikasi. “Mungkin kamu bertanya apakah mereka mengetahui ketika mereka mendapatkan email dan untuk pertanyaan apapun, yang mungkin mereka miliki. Atau di akhir telepon via Skype, minta pertanyaan, masukan, atau tanggapan. Bentuk sebuah lingkaran tanggapan yang membuat kamu mendapatkan gambaran seberapa efektif komunikasi yang ada.”

Biasakan bertanya di setiap interaksi sehingga tidak ada pertanyaan yang tertinggal atau tidak jelas. Sesuaikan gaya bertanya dengan menjadi ingin tahu, dan tanyakan pertanyaan seperti, ‘Apa yang kamu perlu untuk menyelesaikan masalah ini, dan bagaimana aku bisa membantu?’

Kirimkan perkenalan virtual dengan anggota tim lewat tempat Skybox Cloud Storage Organizational Chart or Online Startup Organizational Chart yang bisa disesuaikan.

Maksimalkan teknologi

Era digital telah memberikan kita dengan banyak cara untuk saling terhubung, dan perangkat lunak alur kerja seperti Slack dan Google Hangouts akan memusatkan tim di manapun mereka berada. Perencanaan proyek dan aplikasi manajemen seperti Asana dan Trello menjadikan membuat dasbor digital menjadi mudah, dan ini akan membuat setiap orang berada di jalurnya, akuntabel, dan tahu akan siapa sedang mengerjakan apa.

Pemimpin yang baik membuat kebiasaan konferensi video, dan Zoom adalah platform yang dipilih untuk Sarah. “Tujuannya adalah untuk memaksa seseorang menyalakan kamera mereka, yang membuat orang lebih terhubung,” ucapnya. “Tanpa sebuah video, seseorang akan dengan mudah melakukan pekerjaan lain dan menjawab telepon ketika mereka mengaktifkan mute dan tidak memberikan perhatian penuh. Jika kamu memiliki pilihan untuk melakukan pertemuan visual paling tidak seminggu sekali, ini akan membuat orang lebih terhubung.

Tentunya. Laporan Gigaom menemukan bahwa 87% pekerja jarak jauh akan lebih terhubung dengan timnya ketika menggunakan konferensi video. Tidak seperti komunikasi tertulis, yang bisa disalah artikan, video memanusiakan interaksi dan memungkinkan anggota tom untuk mengartikan masing-masing bahasa tubuh dan ekspresi wajah (yang merupakan 55% dari komunikasi⁠(terbuka di tab atau jendela baru)).

Zoom, Skype, dan Microsoft Teams adalah videoconference yang sering digunakan dan pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak video seperti Loom⁠(terbuka di tab atau jendela baru) untuk mengirimkan pesan video daripada email panjang.

Hidupkan suasana meeting tim lewat Zoom dengan template Red Conference Call Bingo Zoom Background dan Rainbow Gradient Dark Violet Zoom Virtual Background.

Tentukan sasaran dan ekspektasi

Percayakah bahwa sebanyak 50 persen pekerja tidak memiliki ide akan apa yang diharapkan dari mereka saat bekerja? Mengejutkan tapi benar, menurut survei⁠(terbuka di tab atau jendela baru) dunia dari Gallup. Dan ini tidak baik untuk bisnis.

Praktek menentukan sasaran sangat penting untuk setiap karyawan (atau manusia, tentu saja) dan diketahui bisa mendorong performa dan produktivitas seseorang. Tentang bagaimana manajer bisa membantu untuk menentukan sasaran dan ekspektasi dari anggota timnya, Sarah menyarankan keduanya harus sepakat tentang hasil yang sama-sama bisa tercapai.

Jika kamu memiliki tujuan jangka panjang atau pekerjaan yang lebih besar, bagi menjadi lebih hasil nyata bisa didapatkan oleh seseorang. Ini memberikan pikiran lebih tenang untuk manajer dan, untuk pekerja sendiri, ini memberikan mereka sesuatu yang jelas untuk dikerjakan.”

Seorang pemimpin yang sukses akan memotivasi anggotanya untuk mencapai tujuan dengan mengadakan pertemuan berkala. Ketika bekerja jarak jauh, Sarah pernah mendapatkan seorang manajer yang mengecek pekerjaannya setiap Kamis lewat telepon Skype selama setengah jam.

“Aku tahu bahwa ia sangat sibuk dan kompetisi untuknya sangat sengit, tapi ia selalu menyempatkan diri. Ini memberikan saya keamanan, keterhubungan, dan prediktabilitas, dan ini juga sangat memotivasi karena saya tahu saya harus bisa menampilkan hal yang berjalan dengan baik atau hal yang tidak. Hal tersebut membuat momentum terjaga.”

Buat sasaran menjadi lebih menarik dengan template Pink and Gold Fill in the Blanks Goals Interactive Instagram Story dan Purple and White Week Goals List Maker Interactive Instagram Story.

Buat sebuah contoh untuk diri sendiri

Bekerja jarak jauh menyamarkan garis antara ruang profesional dan personal, keduanya secara literal (ketika rumahmu menjadi kantormu) dan secara figuratif (ketika kamu sulit untuk menemukan tombol menyetop). Tanpa batasan fisik kantor, di mana waktu selesai bekerja nyata ditunjukkan dengan bubarnya kantor, bisa sangat mudah bagi pekerjaan untuk tetap ada di waktu di mana kamu seharusnya beristirahat.

Seorang manajer yang baik akan menunjukkan tim mereka bagaimana menentukan batasan antara bermain dan bekerja dengan melakukannya sendiri. Salah satu cara melakukan ini adalah dengan menciptakan sebuah ruang kerja khusus, dengan banyak cahaya natural, sebuah kursi pendukung, dan meja kerja yang bisa disesuaikan (poin tambahan untuk sebuah meja berdiri).

Pemimpin harus juga menentukan batasan ketika tim diharapkan bekerja. Di dalam dunia yang sempurna (atau di Perancis, negara yang melarang email pekerjaan di akhir pekan) ini berarti tidak ada bahasan pekerjaan di luar jam kerja. Pada nyatanya, lagi-lagi ini tergantung pada komunikasi yang jelas.

“Jika kamu seorang pemimpin dan kamu didorong pada situasi mengirimkan email di luar jam kerja, katakan secara eksplisit bahwa ini merupakan jam yang tidak biasa, atau ini bagaimana kamu memilih fleksibel dalam waktu bekerja, dan bahwa ini tidak diharapkan banyak orang. Bagian dari ini adalah melakukan apa yang dikatakan. Cobalah untuk mengurangi komunikasi pekerjaan di luar jam di mana kamu tahu bahwa orang akan bekerja.”

Sarah menyarankan membuat sebuah poin akhir bekerja. Cobalah untuk memiliki jadwal rutin pagi (sarapan, mungkin berolahraga) sebelum kamu masuk kerja, dan di akhir dari hari kerja, tutup laptopmu, matikan notifikasi email, dan keluar dari tempat kerja. “Dorong orang untuk menemukan kebiasaan dan rutinitas yang akan membantu mereka mempertahankan keseimbangan pekerjaan dan hidup. Di mana hal ini bisa sangat sehat untukmu, bahkan lebih.”

Inspirasikan beberapa kebiasaan sehat dengan mengingatkan anggota tim untuk menjaga diri mereka. Template Blue Self-Care Checklist Advocacy Interactive Instagram Story dan White Self Care Bingo Advocacy Instagram Story bisa disesuaikan dan dikirimkan sebagai email atau pesan.

Pelihara semangat dan kultur tim

Jadi kamu tidak memiliki tempat air nyata layaknya di kantor. Tapi bukan berarti kamu tidak bisa memiliki kultur tim yang hidup dan semangat. Salah satu jalan untuk mendorong ini adalah dengan mengumpulkan kolega bersama dalam konferensi video. Lebih baik lagi, adakan sebuah meeting virtual sukarela satu atau dua kali seminggu untuk 15 menit sebelum bekerja, di mana semua bisa menelepon, meminum kopi, dan melakukan percakapan kasual.

Sebagai pemimpin, kamu bisa memelihara semangat tim dengan memulai setiap pertemuan dengan candaan dan lelucon ramah. Ini akan membangun hubungan dan juga kepercayaan. “Sentuh saja hal-hal yang bukan pekerjaan di hidup seseorang juga bisa membuat mereka termotivasi, karena kamu akan mendapatkan hubungan personal,” ucap Sarah.

“Walaupun hanya superfisial, ini berarti seseorang mengetahui bahwa kamu memiliki sebuah dunia personal yang berlangsung. Mereka ingin mengecek kamu dan bagaimana kabarmu. Memiliki rasa bahwa seseorang peduli tentangmu bukan hanya sebagai pekerja, atau pemberi jasa atau barang, sangat memotivasi.”

Sarah menyarankan juga mencari cara untuk membuat dan memanfaatkan empati di antara tim. “Jika seseorang memiliki kesulitan tambahan padanya, tanya mereka bantuan apa yang mereka butuhkan dan ajak anggota tim lain dengan berkata, ‘siapa yang bisa membantu dia?’ dan ‘bagaimana kita bisa mengalokasikan ulang tugas di antara tim agar semuanya bahagia?’”

Manajer bisa membuat kolega mereka sadar akan hal yang lebih besar dengan menyadari pencapaian yang tidak terlalu jelas bagi semua orang. Dan jangan lupa untuk berpesta. Mulai dari ulang tahun sampai baby showers bisa dirayakan lewat konferensi video, dan menggunakan bunga, kue, atau hadiah dikirimkan pada anggota tim merupakan hal yang baik.

Kirimkan sebuah undangan untuk event online berikutnya dengan menyesuaikan template Colorful Edgy Creative Modern Chic Picnic Invitation dan Rokeoke Rockstar Invitation.

Menjadi seorang pemimpin yang efektif tidak ada hubungannya dengan lokasi. Ini adalah soal membawa bersama sebuah perbedaan bakat dan membantu orang mencapai tujuan mereka. Kecantikan dari bekerja jarak jauh adalah bahwa ini sudah terbukti⁠(terbuka di tab atau jendela baru), lagi dan lagi⁠(terbuka di tab atau jendela baru), untuk meningkatkan produktivitas, kepuasan, dan keterikatan antara pekerja, jadi kemungkinan untuk sukses ada di tanganmu. Dan, jika Howard D. Schultz, mantan CEO Starbucks (perusahaan yang dipenuhi pekerja jarak jauh) benar berkata “kesuksesan yang terbaik adalah yang dibagikan”, maka tim yang tersebar bisa menyebar lebih jauh lagi.