Cara efektif berkomunikasi dalam tim jarak jauh

Sebuah tim jarak jauh bukanlah hal baru dalam dunia kerja modern; brand ternama seperti Basecamp, Upworthy, Buffer, Mozilla, dan Zapier beroperasi penuh dengan tim jarak jauh, memberikan struktur yang sukses untuk perusahaan inovatif.

Sekarang, banyak perusahaan secara tiba-tiba melakukan kerja jarak jauh, banyak pekerja dan perusahaan yang menanyakan pertanyaan yang sama: bagaimana bisa membuat kerja jarak jauh… bekerja? Walaupun prosesnya bisa bervariasi di antara brand tergantung pada ukuran dan industrinya, ada beberapa konsep utama yang akan membantu membangun pondasi kuat untuk tim kerja jarak jauh bisa sukses dan kebanyakan dari itu semua adalah betapa pentingnya untuk memiliki komunikasi yang baik.

Untuk membuat tim termotivasi dan tetap pada jalurnya, buatlah sebuah pusat pekerjaan, pemikiran, nilai, dan proses brandmu yang berwarna dan bagikan secara reguler ketika tim membutuhkan dorongan semangat. Template sepertiOcean Motivational Quote Template danWhite and Black Modern Coffee Quote Photo Collage dari Canva sempurna untuk memulainya.

Kenapa komunikasi sangat penting?

Komunikasi adalah konsep penting dalam hidup, bukan hanya bisnis; ia membantu orang untuk tahu di mana mereka berada dan apa yang harus mereka kerjakan, apakah ketika harus membuang sampah atau ketika memberi seseorang sedikit dukungan emosional. Komunikasi yang jelas, ringkas adalah cara untuk memahami dan memahami cara menyelesaikan masalah, dengan efektif mempermudah dan memperbaiki hidup antara mereka yang tahu apa yang mereka inginkan dari orang lain, seperti apa yang orang lain inginkan dari mereka.

Tim dalam bekerja tidak berbeda—ketika kamu semua bekerja bersama untuk menyelesaikan masalah bersama dan mencari solusi, komunikasi adalah hal dasar suksesnya seluruh pekerjaan. Setiap orang perlu tahu di mana mereka berada dan apa yang dikerjakan, sambil juga memiliki kebebasan untuk menyelesaikan tugas dan memberikan nilai tambah. Berbagi informasi yang sukses tergantung pada kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif.

Tantangan (dan keuntungan) dari komunikasi dalam tim jarak jauh

Salah satu alasan utama tim yang baru saja bekerja jarak jauh kesulitan adalah karena cara mereka berkomunikasi yang mereka harapkan dan gunakan, berhubungan dengan kerja atau tidak, sudah dihilangkan. Ada lebih sedikit obrolan ‘bagaimana akhir pekanmu?’ saat komputer dihidupkan, tidak ada ngobrol makan siang atau dadakan, meeting tatap muka ketika krisis datang dan tidak ada diskusi yang bebas dari video chat canggung ketika dalam sepuluh menit pertama harus membetulkan masalah teknis. Semua masalah baru ini membuat komunikasi menjadi sulit dan tidak natural dibandingkan dengan mudahnya datang ke meja kerja seseorang untuk bertanya sesuatu di lingkungan kantor.

Ditambah lagi dengan masalah kesepian tim, perubahan sumber daya perusahaan yang terpusat, dan gangguan yang muncul di rumah dan kerja jarak jauh akan menjadi lebih menantang.

Walaupun cara baru berkomunikasi dan berbagi informasi akan menguji proses, kerja jarak jauh juga memberikan kesempatan untuk meningkatkan cara operasional. Kerja jarak jauh memaksa gaya komunikasi yang lebih bebas, apakah itu berbentuk chat singkat dua kali sehari atau channel pesan singkat untuk berkirim foto peliharaan dan meme untuk menjaga semangat tim. Walaupun kamu harus bekerja lebih berat untuk menyentuh hal-hal tersebut secara harian, kamu semua akan menjadi lebih baik saat itu semua sudah diimplementasikan.

Cara meningkatkan komunikasi dalam tim jarak jauh

Jadwalkan cek harian

Banyak tim jarak jauh yang sukses mengimplementasikan cek harian pada hari kerja mereka, meniru lingkungan kerja di kantor. Ini tidak perlu panjang, tapi mereka perlu untuk sensitif mengingat ini bisa jadi satu-satunya kesempatan antartim untuk berinteraksi selama seharian. Biarkan mereka untuk berbincang kasual sebelum masuk ke dalam urusan pekerjaan, saat melakukannya, lakukan secara ringkas dan jangan bertele-tele—yang bagus juga untuk dilakukan di kantor, sih.

Tingkatkan kemampuan komunikasi

Kita semua tahu bahwa hal utama dari tim yang sukses—terutama jarak jauh—tapi apa yang itu komunikasi yang baik? Ada beberapa faktor.

Mengenarkan membentuk satu bagian fundamental dari komunikasi. Bukan hanya mendengarkan, tapi lebih penting daripada sebelumnya, ini berarti memberikan tim perhatian yang mereka butuhkan ketika mereka mencoba berkomunikasi - jangan mengecek email di jendela lain saat video call berlangsung, jangan matikan video jika semua orang menyalakannya, dan tingkatkan kemampuan verbal karena hilangnya bahasa tubuh dalam komunikasi.

Memberi pertanyaan, apakah kamu yang melakukannya atau yang ditanyakan, adalah bagian penting komunikasi yang baik. Pertanyaan seperti, ‘apakah tenggat waktu ini cocok untukmu?’ atau ‘terlihat seperti apa produk akhir untukmu?’ Bisa membantu menyelesaikan sebuah masalah dan memungkinkanmu untuk berempati bersama anggota tim. Mungkin mereka mencoba untuk berbagi beban pekerjaan atau sesederhana menjelaskan sehingga kamu mengerti pelanggan lebih baik lagi; keduanya melibatkan empati, sebaiknya dimunculkan dengan kamu menanyakan sesuatu untuk masuk ke inti masalah.

Ketiga, menjadi jelas dan ringkas adalah yang terpenting dalam situasi bekerja jarak jauh. Saat memberikan presentasi berikan sebuah poin, lalu dukung poin tersebut dengan contoh dan tunggu apakah audiens mengerti. ‘Apakah ini masuk akal?’ bisa sangat membantu. Menutup panggilan atau interaksi dengan kesimpulan adalah juga cara yang baik untuk memperkuat konsep.

Ingin memastikan tim mengerti apa yang perlu mereka lakukan minggu ini? Beri mereka pengingat dalam bentuk ceklis visual menarik, seperti template Canva Yellow Sprinkles Weekly Schedule Planner atauPink & Black Minimal Chic Checklist List ini.

Variasikan cara berkomunikasi

Sebuah kantor rata-rata memberikan banyak pilihan komunikasi, dari mendatangi meja kerja sampai makan siang kasual, dan kamu dan tim jarak jauh harus mengimplementasikan variasi yang sama.

Kamu bisa mencoba Slack untuk komunikasi dan klarifikasi cepat, email untuk membuat proses menjadi resmi, pertemuan dan kontak luar dengan klien, Google Hangouts untuk hal yang lebih personal, seperti cek hal non-pekerjaan, telepon personal untuk hal serius atau sensitif. Apapun tipe teknologi yang digunakan tim untuk ini, pertahankan terus, selalu - kelanjutan adalah kunci dari tim untuk mengerti apa yang harus dilakukan dalam situasi krisis - telepon, jangan Slack, misalnya - atau di mana yang tepat untuk situasi kurang penting.

Buat diri terbuka

Sebagai anggota tim dan manajer, menjadi terbuka pada anggota tim saat bekerja jarak jauh sangat penting. Walau bukan berarti harus selalu ‘on’ setiap saat, ini berarti bahwa kamu mudah untuk dihubungi pada jam kerja. Biarkan anggota tim mengetahui cara dan waktu terbaik untuk menghubungimu jika mereka membutuhkan masukan atau ingin berbicara secara privat. Memiliki poin seperti ini menghilangkan perasaan terputus dan kesepian, memberikan setiap anggota sebuah jaring pengaman ketika mereka merasa rumit atau sesederhana merasa terisolasi.

Perangkat lunak terbaik untuk berbagi informasi

Jangan berpikir bahwa kamu sendirian dalam hal ini; beberapa aplikasi dan platform teknologi pintar eksis untuk mencoba dan mengisi perbincangan singkat dan pertemuan tatap muka. Banyak yang memindahkan seluruh dokumennya ke dalam Google Drive, di mana lokasi anggota tim menjadi tidak relevan dan kolaborasi bisa langsung dilakukan secara langsung dan mudah. Slack, sebuah perangkat pesan singkat, sudah menjadi pilihan alat komunikasi bagi banyak perusahaan teknologi mulai dari Airbnb hingga Dropbox, dan banyak yang menggunakannya sebagai pengganti email internal Pilihan populer lainnya termasuk Zoom atau Google Hangouts untuk konferensi video, Trello, Basecamp, atau monday.com untuk organisasi dan pelacakan pekerjaan, selain juga sesuatu seperti Glint untuk melanjutkan seluruh masukan penting antara manajer dan anggota tim. Ditambah, pilihan panggilan telepon tidak pernah ketinggalan zaman.

Buat alur kerja atau infografis dari proses baru, seperti apa alat komunikasi yang cocok dengan tipe komunikasi atau bagaimana kamu akan memberikan project secara jarak jauh dan mengirimkannya dengan anggota tim untuk menampung inisiatif. Mulai dengan template seperti Business Infographic danYellow Illustrated Design Process Infographic.