Panduan Utama untuk Produktivitas

Sebelum munculnya smartphone di mana-mana dan kedatangan email, pekerjaan adalah sebuah hal yang kita tinggalkan di meja kerja di dalam bentuk tumpukan kertas.

Akan tetapi, tempat kerja modern tidak berhenti saat kita berhenti. Konektivitas yang konstan memungkinkan kita untuk mengerjakan pekerjaan setiap waktu, dari manapun, apakah baik ataukah buruk.

Dengan banyak hal yang harus dikerjakan dan sedikitnya waktu yang dimiliki untuk itu, produktivitas telah menjadi sebuah kata kunci di masa ini ketika berbicara mengenai bisnis.Tapi bisakah kamu menjadi lebih produktif? Dan apa arti sebenarnya dari produktif?

Mari kita gali konsep ini lebih dalam lagi.

Definisi tradisional dari produktivitas sangat berhubungan dengan konsep dan ide dari efisiensi atau tingkat keberhasilan. Secara teknis, produktivitas adalah keadaan ‘menjadi produktif’ tapi dengan artian berbeda bagi setiap orang, seperti berbeda bagi bermacam bisnis, kita akan perlu untuk menggali lebih dalam lagi.

“Di banyak pekerjaan hari ini,” tulis Chris Bailey di The Productivity Project, “Efisiensi tidak lagi cukup. Ketika kamu harus bekerja lebih dari biasanya, waktu yang sedikit untuk mengerjakannya, dan kebebasan dan fleksibilitas untuk menyelesaikannya, produktivitas bukan lagi tentang sebuah efisiensi dari pekerjaanmu. Produktivitas adalah seberapa banyak yang bisa kita capai.

Mari kita lihat perbedaan dari produktivitas dan efisiensi untuk tambahan wawasan.

Istilah ‘produktivitas’ dan ‘efisiensi’ sering digunakan secara bergantian namun mereka memiliki konsep yang cukup berbeda antara satu dan yang lainnya. Dan perbedaan pemahaman ini penting jika kamu menggunakannya pada konteks pekerjaanmu sendiri.

Mari kita jabarkan seperti berikut: Produktivitas berhubungan dengan hasil dari seseorang atau perusahaan dalam suatu waktu. Berbeda dengan efisiensi, yang berhubungan pada bagaimana hasil didapatkan.

Contohnya seperti berikut: John adalah seorang customer service representative yang menelepon 100 nomor dalam 12-jam pekerjaannya. Sandy bekerja enam jam sehari, tapi juga bisa melakukan 100 kali telepon. Kedua pekerja sama-sama produktif, tapi Sandy dua kali lebih efisien.

Singkatnya, produktivitas mengukur hasil sementara efisiensi mengukur bagaimana hasil tersebut didapatkan, terutama ketika berhubungan dengan sumberdaya. Efisiensi memiliki faktor seperti waktu atau biaya yang dikeluarkan dan apakah itu semua digunakan secara efektif.

Satu alasan kenapa kedua hal ini sering disamakan terjadi sejak pekerjaan pertama bertahun lalu saat revolusi industri.

Produktivitas dan Pekerjaan Modern

Dengan mempertimbangkan fakta bahwa pekerjaan secara cepat berubah dari yang awalnya berupa pekerjaan berulang, dan terpaku pada pabrikan yang berkuasa 50 tahun lalu, Bailey menyatakan bahwa keseharian kita diisi lebih sedikit dengan pekerjaan menyusun sesuatu di dalam garis produksi dan menjadi jauh lebih dinamis dan menuntut.

“Perusahaan meminjam metode [garis produksi] dan ketika kita memiliki tugas yang sudah dibakukan, maka hal itu bekerja,” sebut antropologi digital dan penulis Rahaf Harfoush. “Tapi tiba-tiba, kita berada dalam situasi ekonomi di mana banyak orang datang dengan banyak ide dan strategi dan jasa dan kita bisa diukur dengan ukuran waktu begitu saja.

“Jika kita pergi kerja, kita bicara pada diri sendiri: ‘OK, antara jam 9 hingga 5, aku akan memiliki satu ide setiap jamnya?”

“Jika kamu tidak menghabiskan waktu dengan bijak, tidak peduli berapa banyak energi dan fokus yang dimiliki—kamu tidak akan mendapatkan banyak hal di akhir hari. Ketika kamu tidak bisa fokus atau mengambil banyak perhatian akan apa yang kita kerjakan, tidak peduli jika kamu punya tugas pintar atau banyak energi—kamu tidak akan bisa terhubung penuh dengan pekerjaan dan menjadi produktif. Dan jika kamu tidak bisa mengatur energi dengan baik, tidak peduli seberapa baik kamu bisa mengatur waktu dan perhatian—kamu tidak akan memiliki cukup tenaga untuk menyelesaikan apa yang ingin diselesaikan.”

Pikirkan produktivitas sebagai apa yang terjadi ketika beberapa komponen pekerjaan bisa bersinergi. Mari lihat beberapa hal tersebut.

Waktu

Tidak semua waktu sama ketika mengerjakan apa yang harus diselesaikan. Beberapa pekerjaan adalah pekerjaan cepat—membalas email, misalnya—dan beberapa lagi adalah pekerjaan mendalam dan kreatif, membutuhkan banyak waktu tanpa gangguan. Mengetahui jenis waktu mana yang kita butuhkan untuk semua tugas di dalam agenda sangat penting untuk mengatur waktu dan pekerjaan secara efisien. Jika kita memiliki kontrol untuk waktu, kita mungkin bisa mempertimbangkan menjadwalkan hari atau sebagian waktu tersendiri setiap minggunya—Senin untuk meeting dan Jumat siang untuk membersihkan kotak masuk kita.

Fokus dan Perhatian

Maura Nevel Thomas berargumen di bukunya, Personal Productivity Secrets, bahwa fokus adalah satu dari skill paling berharga dan langka di abad ke-21. ‘Manajemen fokus’ adalah salah satu komponen produktivitas penting dan, beberapa ahli berpendapat, jauh lebih penting dari manajemen waktu (lebih jauh tentang ini nanti).

Sedikit berdampak jika kamu menyediakan waktu untuk masuk ke dalam pekerjaan yang membutuhkan ‘flow’ (seperti yang disarankan sebelumnya) jika kamu kehilangan konsentrasi dari tugas setiap email masuk. Penelitian menunjukkan bahwa setiap gangguan (termasuk mengecek email), maka perlu waktu setidaknya 20 menit untuk bisa kembali ke pekerjaan.

Energi

Buku J.D. Meier Getting Results the Agile Way menyebutkan ide dan energi adalah pengendali utama dalam pekerjaan produktif.

“Kamu tidak bisa mendapatkan jam dalam sehari,” jelasnya. “Tapi kamu bisa mengubah energimu. Dan, jika kamu menggunakannya dengan baik, kamu bisa mengubah dampaknya dalam beragam cara.”

Jika kamu sukses beristirahat di antara pekerjaan, maka kemampuanmu akan bisa meningkat drastis.

“Selama kita bisa memprediksi, waktu akan terus berjalan dalam kecepatan yang tetap, tapi apa yang berubah dalam keseharian adalah seberapa banyak energi dan perhatian yang kamu miliki. Dalam ekonomi, ini adalah yang menjadi gas atau rem dari betapa produktifnya kamu, dan lebih penting lagi, itu adalah hal yang bisa kamu kontrol.”

Kamu mungkin pernah mendengar jika bekerja panjang tidak sama dengan bekerja keras. Sebuah penelitian Stanford menyebutkan bahwa mereka yang bekerja selama 70 jam mendapatkan jumlah pekerjaan yang sama dengan mereka yang bekerja 55 jam. Artinya, kita perlu memiliki jumlah energi yang tepat untuk bisa produktif dan itu berarti beristirahat beberapa waktu, mematikan gadget atau bahkan tidak memikirkan pekerjaan sama sekali.

Gretchen Rubin, penulis buku best-seller The New York Times The Happiness Project dan The Four Tendencies memiliki cara yang untuk mengekspresikan ide ini.

“Aku selalu memiliki perasaan yang tidak menenangkan bahwa jika aku duduk mengetik di depan komputer, aku menghabiskan waktu—tapi aku memaksa diri untuk melihat lebih luas akan artian ‘produktif’. Waktu yang dihabiskan dengan keluarga dan teman tidak pernah terbuang.”

Tips pertama: Tukar manajemen waktu untuk manajemen perhatian

Saat sekarang, setelah selama berdekade melakukan sebaliknya, pemikiran yang berlaku bagi mereka yang tanpa lelah meneliti konsep produktivitas adalah: manajemen waktu sama sekali bukanlah kunci produktivitas. Jangan salah mengira itu menjadi sebuah izin untuk melakukan sedikit pekerjaan di waktu yang dimiliki atau untuk tidak membuat perencanaan matang, tapi, seperti yang kita bahas sebelumnya, tidak akan ada tambahan waktu dalam sehari maupun seminggu dari yang sudah ada, dan mengasah kemampuan untuk menggunakan waktu hingga hitungan menit akan menciptakan obsesi yang tidak menyelesaikan masalah.

Manajemen perhatian memiliki beberapa komponen tapi bisa dengan mudah dideskripsikan sebagai aksi mengetahui apa yang mengganggu dan secara sadar mengalihkan fokus kembali ke pekerjaan yang dimiliki. Strategi manajemen waktu sudah sangat mubazir sebagaimana dunia kerja modern berkembang menjadi sebuah tempat yang sering kali kolaboratif dan mengganggu—kita bekerja di tempat terbuka dan bukan di kantor yang memiliki pintu untuk ditutup dan kita bekerja di sebuah mesin yang bisa mengalihkan perhatian dengan satu ketukan tombol saja.

Jika kita tahu apa yang mengganggu (hari yang panas, perut keroncongan, kolega yang mengobrol, atau membuka tab gosip seleb), menghilangkan ini bisa meningkatkan produktivitasmu.

Tips kedua: Gunakan “Tiga Kemenangan” ini untuk meningkatkan fokus

Pelopor mulai dari Thomas Jefferson, pemikir seperti Leo Babauta, Gina Trapani, dan direktur program bisnis Microsoft J.D. Meier, seluruhnya mengaplikasikan “tiga aturan” untuk mengarahkan fokus ke dalam tiga area di dalam hari. Memang terdengar sangat sederhana tapi ketika kamu menyadari bahwa teknik ini sangat berhubungan dengan komponen produktivitas, kamu akan tahu kekuatan sebenarnya.

Begini cara kerjanya—di setiap awal hari, tuliskan tiga hal yang sangat ingin kita capai di akhir hari. J.D. Meier, yang menyebut teknik ini sebagai “tiga kemenangan”, menyarankan kita melakukan teknik ini di awal hari setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, dan setiap tahun untuk bisa mendapatkan fokus jangka panjang.

Buat “tiga kemenangan” mingguan sebagai sesuatu yang kita tunggu, dengan template yang bisa disesuaikan dari Canva seperti Yellow Sprinkles Weekly Schedule Planner. Dan untuk sesuatu yang lebih menyasar pada kegunaan harian, coba gunakan template yang lebih sederhana seperti Minimalist Grid General Daily Planner.

Tips ketiga: Pikirkan Waktu Terbaikmu

Sebelumnya, kita berbicara tentang dampak waktu sebagai komponen dari produktivitas. Kita membahas juga bagaimana manajemen waktu bukanlah segalanya untuk menentukan produktivitas, ada banyak cara di mana kamu bisa menggunakan waktu sehingga menguntungkanmu, sekaligus juga mencari cara terbaik mengenai perhatian, fokus, dan energi. Ada beberapa strategi yang bisa diaplikasikan ke beragam waktu yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya: mengaplikasikan “kerjakan sekarang”.

Batching, atau sprinting, adalah sebuah teknik yang bisa kamu aplikasikan untuk menyisihkan waktu di mana bekerja dalam tumpukan pekerjaan yang sama—membalas dan menghapus email, menandatangani dokumen, menyetujui halaman akhir, misalnya—yang sangat membantu untuk mendapatkan aliran kerja dan mengurangi gangguan.

“Kerjakan sekarang” adalah sebuah mindset untuk bekerja; ini adalah ide yang melewati beberapa hal, kita hanya bisa membuat perencanaan—setelahnya, kita harus menyelesaikannya satu per satu. Mengalihkan menunda pekerjaan dan terjun ke dalam pekerjaan yang mengaktifkan aspek energi dari produktivitas; kamu tidak akan terlalu sulit untuk melewati garis akhir jika kamu tidak memakan waktu lama dalam merencanakan hal.

Untuk meningkatkan perhatian

Menulis “tiga kemenangan” dan menyimpannya di tempat yang terlihat adalah cara terbaik untuk meningkatkan perhatian dan fokus pada hal yang benar dalam hari, minggu, bulan, dan seterusnya.

Tambahkan pekerjaan terpenting ke dalam planner jernih dan jelas seperti template Peach Daily General Personal Planner atau, untuk yang lebih berbunga, gunakan Pink Floral Elegant Planner.

Untuk menambah energi

Matikan teleponmu dan kembali ke cara lama melakukan sesuatu dengan menuliskannya di kertas. Membuat jurnal sudah terbukti sebagai strategi yang meningkatkan kesehatan mental, meningkatkan dan mengembalikan kamu sehari lebih dulu. Tidak membutuhkan waktu yang lama—menjadikan menulis tiga hal yang kita syukuri di akhir hari bisa sangat membantu.

Untuk mengatur waktu

Walaupun tidak disarankan untuk merekam waktu, aplikasi seperti Rescue Time bisa membantu kita untuk membagi waktu, dengan menjadikannya lebih baik di masa depan. Aplikasi ini bisa menunjukkanmu ke mana manajemen atensimu beralih (terlalu sering membuka Instagram, mungkin?

Pajang ini di sekitar meja kerja dan kamu akan merasa produktif dan juga penuh energi untuk menyelesaikan pekerjaan.

“Produktivitas bukanlah sebuah kecelakaan. Itu selalu merupakan buah dari komitmen akan yang terbaik, perencanaan pintar, dan usaha yang fokus.” — Paul J. Meyer

“Fokus menjadi produktif daripada menjadi sibuk.” — Tim Ferriss

“Produktivitas adalah investasi waktu strategis, dan matang dari waktu, bakat, intelegensi, energi, sumber daya, dan kesempatan yang telah diperhitungkan untuk maju lebih dekat pada tujuan akhir.” — Dan S. Kennedy

Ingin mengabadikan ini di dekat tempat kerja? Tuliskan di dalam template poster Canva seperti Simple Quote Motivational Poster atauMotivational Quote Poster.