14 menitBy Canva Team

Membuat notulen rapat: Cara, template, dan tips

Membuat notulen rapat yang efektif dapat meningkatkan cara Anda menjalankan rapat - dan tim Anda. Pelajari alasannya, temukan apa saja yang perlu diperhatikan dalam menulis notula, dan temukan contoh notula rapat yang dapat diedit dari Canva.
Notulen Rapat online di Canva
notulen rapat - Hero Banner (Mobile)

Pindah ke:


Apa itu notulen rapat?

Notulen rapat (Minutes of the meeting atau MoM), atau secara sederhana disebut "notulen", adalah dokumen yang digunakan organisasi untuk melacak keputusan, poin-poin tindakan, dan hasil yang telah disepakati selama rapat. Dengan kata lain, notulen berfungsi sebagai rekap rapat yang dapat digunakan oleh para peserta untuk mendapatkan panduan mengenai hal-hal yang harus dilakukan, jadwal, dan sejenisnya, mirip seperti memo(opens in a new tab or window). Notulen turut berfungsi sebagai referensi yang berguna bagi mereka yang tidak dapat menghadiri rapat.

Untuk lebih memahami notulen rapat dan cara kerjanya, akan sangat membantu jika kita memikirkan apa yang bukan notulen. Notulen rapat bukanlah:

  • Transkripsi kata demi kata dari setiap diskusi yang diadakan dalam rapat: Anggaplah notulen sebagai ringkasan poin-poin penting, bukan sebagai transkrip kata demi kata.
  • Catatan kronologis dari pertemuan yang tepat: Notulen biasanya disusun ke dalam beberapa bagian seperti masalah, butir-butir tindakan, dan rekomendasi untuk memudahkan pembaca menemukan apa yang mereka butuhkan.
  • Daftar pengamatan atau penilaian pribadi: Pengambil notulen tidak disarankan untuk memasukkan pendapat mereka, karena notulen sering kali digunakan sebagai referensi untuk seluruh tim, bukan hanya satu orang.

Dari mana istilah "notulen rapat" berasal?

Berlawanan dengan kepercayaan umum, istilah "notulen rapat" tidak ada hubungannya dengan waktu. Beberapa sumber(opens in a new tab or window) mengatakan bahwa frasa ini mungkin berasal dari bahasa Latin "minuta scriptura", yang berarti "catatan kasar" (atau secara harfiah berarti "tulisan kecil").

Namun jangan salah, tidak ada yang sepele atau tidak penting dari notulen rapat. Jika dilakukan dengan benar, notulen dapat secara signifikan meningkatkan komunikasi dan memaksimalkan efisiensi dalam organisasi Anda.

Gunakan Canva Docs untuk menandai rekan satu tim dalam komentar dan membuat penulisan, persetujuan, dan berbagi menit menjadi pengalaman yang lancar.

Gunakan Canva Docs untuk menandai rekan tim dalam komentar dan membuat penulisan, persetujuan, dan berbagi notulensi menjadi pengalaman yang mulus.

Notulen rapat vs. agenda rapat

Terkadang, orang menggunakan istilah rapat "notulen" dan "agenda" secara bergantian. Namun demikian, keduanya memiliki fungsi yang sangat berbeda dalam sebuah rapat.

Notulen rapat mendokumentasikan jalannya rapat dan ditulis selama dan setelah setiap sesi. Sebaliknya, agenda disiapkan sebelumnya untuk mengatur ekspektasi peserta, membantu peserta mempersiapkan diri untuk rapat, dan memandu alur rapat. Biasanya, agenda rapat ditulis secara kronologis, sementara notulen rapat ditulis sebagai catatan singkat yang disusun berdasarkan relevansi dan kepentingannya.

Singkatnya, agenda adalah garis besar topik yang akan dibahas dalam rapat, sementara notulen rapat mendokumentasikan poin-poin penting yang dibahas selama rapat.

Meskipun memiliki tujuan yang berbeda, notulen dan agenda rapat berjalan beriringan dalam membuat rapat menjadi lebih produktif. Pembawa acara rapat dapat merujuk pada notulen sebelumnya untuk mengatur agenda mereka untuk pertemuan tim yang akan datang. Pada saat yang sama, hal ini memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi pertanyaan atau masalah terkait yang muncul di pertemuan terakhir dan mengatasinya di pertemuan berikutnya. Di sisi lain, agenda rapat dapat berfungsi sebagai panduan bagi notulen, terutama saat menyiapkan template sebelum rapat. Dengan demikian, pencatat dapat membuat catatan yang lebih rinci dengan lebih cepat.

Notulen rapat vs. catatan rapat

Perbedaan utama antara notulen rapat dan catatan adalah seberapa rinci notulen tersebut. Sementara notulen bersifat ringkas dan terorganisir - hanya merinci poin-poin penting dan sering kali dapat ditindaklanjuti yang dibahas dalam rapat - catatan rapat lebih merupakan kumpulan ide informal untuk penggunaan pribadi si pencatat. Catatan rapat jarang dibagikan kepada orang lain, sementara notulen rapat dimaksudkan untuk didistribusikan.


Mengapa notulen rapat itu penting

Berikut adalah tiga alasan mengapa tim harus melakukan praktik mencatat notulen di setiap rapat:

Notulen rapat mendorong akuntabilitas

Dengan catatan tugas, orang yang bertanggung jawab, dan jadwal yang jelas, tim dapat menggunakan notulen untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Hal ini membantu menghindari miskomunikasi dan permainan saling menyalahkan serta menumbuhkan akuntabilitas di tempat kerja.

Notulen yang efektif juga mencatat diskusi penting untuk memecahkan masalah besar dan mencatat nama-nama yang memberikan solusi yang berharga. Hal ini memungkinkan kepala tim untuk mengenali dan menghargai kontribusi utama, memberikan pujian di mana pujian itu seharusnya diberikan.

Risalah dapat membantu meningkatkan kepercayaan dan semangat kerja

Laporan tahun 2023 yang dilakukan oleh Harris Poll menunjukkan bahwa 60% pemimpin bisnis percaya bahwa komunikasi yang efektif(opens in a new tab or window) menghasilkan kepercayaan diri dan kepuasan kerja yang lebih tinggi bagi karyawan.

Mengambil notulen rapat dapat berkontribusi dalam banyak hal. Sebagai contoh, berbagi notulen rapat yang penting dan sensitif terhadap waktu dapat membantu semua orang tetap mengetahui informasi yang sama - menciptakan rasa inklusi yang lebih besar dan meminimalkan gesekan di antara anggota tim.

Notulen berfungsi sebagai perlindungan hukum bagi organisasi

Jika sebuah organisasi harus menjalani audit atau investigasi, notulen dapat berfungsi sebagai catatan resmi proses dan keputusan yang dibuat oleh tim dan memberikan keaslian pada klaim apa pun. Notulen rapat dapat membantu menjernihkan perbedaan dan menunjukkan apakah organisasi mengambil tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah.

Intinya: Dengan notula yang jelas, ringkas, dan dapat dibagikan, anggota tim dapat dengan cepat mendapatkan kejelasan tentang keputusan dan tanggung jawab, berkolaborasi dengan lebih sedikit kebingungan dan gesekan, dan memiliki catatan resmi tentang semua proses rapat untuk digunakan di masa mendatang.


Apa saja gaya notulen rapat yang berbeda?

Ada tiga gaya notulen rapat: notulen tindakan, notulen diskusi, dan notulen kata demi kata. Pelajari lebih lanjut tentang mereka di bawah ini:

Telusuri perpustakaan template kami untuk menemukan tata letak yang tepat untuk gaya dan format notulensi pilihan Anda.

Jelajahi pustaka template kami untuk menemukan tata letak yang tepat untuk gaya dan format notulen yang Anda inginkan.

Menit tindakan

Notulen tindakan hanya mencakup tindakan atau keputusan yang dibuat dalam rapat. Notulen semacam ini biasanya tidak termasuk diskusi yang mengarah pada keputusan.

Notulen tindakan juga akan mencakup daftar tugas atau tindakan yang telah diselesaikan sejak pertemuan terakhir, bersama dengan langkah selanjutnya dan nama-nama yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Notulen tindakan adalah jenis notulen rapat yang paling umum dan sering dibuat dalam rapat dewan direksi dan rapat dewan.

Notulen diskusi

Notulen diskusi lebih komprehensif daripada notulen tindakan dan biasanya mencakup tinjauan singkat tentang diskusi yang relevan dengan keputusan atau tindakan utama. Jenis catatan ini dapat membantu ketika ingin menganalisis proses musyawarah tim Anda, serta ketika Anda ingin memberikan penghargaan kepada anggota atas ide dan solusi mereka.

Ketika mencatat notulen rapat jenis diskusi, pencatat notulen tidak boleh menyertakan pendapat pribadi dalam catatan mereka.

Notulen Verbatim

Meskipun kami telah menyebutkan bahwa notulen rapat biasanya tidak berupa transkrip kata per kata (verbatim), beberapa rapat memerlukan notulen kata per kata. Ini sering digunakan untuk audiensi publik dan proses hukum dan biasanya diambil oleh transkrip yang ditunjuk yang terbiasa menulis dengan singkatan.


Apa saja yang harus disertakan dalam notula rapat?

Apa yang harus disertakan dalam notulen Anda akan tergantung pada jenis rapat yang Anda hadiri. Namun demikian, beberapa komponen utama yang harus selalu ada adalah:

  • Tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan
  • Nama-nama peserta yang hadir dan yang tidak hadir
  • Nama tuan rumah atau penyelenggara pertemuan
  • Tujuan dari pertemuan ini
  • Agenda rapat
  • Risalah rapat terakhir
  • Pembaruan umum dan individu dari anggota tim
  • Butir-butir tindakan
  • Diskusi
  • Bisnis atau poin pembicaraan lain yang tidak tercakup dalam agenda
  • Tautan ke dokumen yang dibagikan selama rapat
  • Jadwal pertemuan berikutnya
  • Nama pembuat notulen dan ketua tim yang menyetujui notulen rapat
Gunakan kotak berwarna untuk membedakan diskusi dari item tindakan.

Gunakan kotak berwarna untuk membedakan diskusi dengan butir-butir tindakan.


Format notulen rapat yang populer dan apa saja yang tercakup di dalamnya

Seperti yang telah disebutkan, struktur notulen rapat Anda akan dibentuk oleh jenis rapat yang diliput. Misalnya, jika Anda menghadiri rapat direksi, Anda diharapkan untuk mengikuti format formal yang mencakup semua langkah rapat direksi, mulai dari pembukaan hingga penundaan.

Meskipun kami tidak dapat mencakup semua jenis rapat yang berbeda, kami telah membuat daftar beberapa format rapat yang paling umum dan apa saja yang dapat Anda sertakan saat membuat notulen rapat(opens in a new tab or window) untuk jenis forum ini.

Tambahkan sentuhan visual pada momen-momen lama yang membosankan dengan elemen desain dari Canva.

Tambahkan gaya visual pada notulen lama yang membosankan dengan elemen desain dari Canva.

Rapat dewan direksi adalah pertemuan formal mengenai strategi, kebijakan, masalah, dan peluang bagi sebuah organisasi. Ketua dewan biasanya memimpin rapat, sementara sekretaris dewan menulis dan mendistribusikan notulen.

Meskipun ada banyak cara untuk memformat notulen rapat direksi, namun biasanya notulen rapat mencakup komponen dasar yang tercantum di atas, ditambah beberapa hal berikut ini:

  • Catatan persetujuan dan perubahan yang dibuat pada notulen rapat sebelumnya
  • Pengamatan, diskusi, dan poin-poin tindakan dari laporan petugas
  • Semua mosi diterima atau ditolak
  • Hasil pemungutan suara
  • Banding yang dibuat
  • Langkah selanjutnya
  • Bisnis/Topik baru
  • Waktu penundaan

Selama pemungutan suara, petugas pencatat suara dapat memilih untuk mencatat suara dengan cara berikut:

  • Lulus atau gagal saja, misalnya, "Mosi disahkan", "Mosi gagal", "Mosi disahkan dengan suara bulat"
  • Lulus atau gagal dengan angka, misalnya, "Mosi disahkan dengan 8 suara setuju, 3 tidak setuju"
  • Lulus atau gagal dengan nama-nama mereka yang memberikan suara dan abstain, misalnya, "Mosi disahkan. A. Hui memberikan suara setuju, Charles memberikan suara tidak setuju, Citra memberikan suara setuju, A. Farhadi abstain."

"Perencanaan Sprint" adalah elemen dari Scrum(opens in a new tab or window) - kerangka kerja manajemen proyek ringan yang menggunakan "pendekatan berulang dan bertahap" untuk mengendalikan risiko dan memberikan lebih banyak prediktabilitas pada cara kerja tim. Ini sering digunakan dalam pengembangan perangkat lunak tetapi telah diadaptasi oleh berbagai organisasi di berbagai industri.

Sesi perencanaan Sprint pada dasarnya adalah pertemuan yang menetapkan Sprint, atau periode waktu tertentu di mana semua pekerjaan diselesaikan.

Ketika membuat notulen untuk perencanaan Sprint, pastikan untuk menyertakan hal-hal yang diperlukan yang tercakup dalam format notulen rapat dasar yang disebutkan di atas, ditambah:

  • Sasaran Sprint: Ini adalah apa yang ingin dicapai oleh tim Anda dalam Sprint saat ini.
  • Daftar pekerjaan yang harus diselesaikan: Ini adalah daftar item yang harus diselesaikan selama Sprint.
  • Story dan Epic yang akan disampaikan: Story dan Epic adalah persyaratan yang memberikan nilai bagi pengguna. Story adalah persyaratan yang lebih kecil yang merupakan bagian dari Epic yang lebih besar.
  • Risiko, kekhawatiran, dan potensi hambatan: Ini adalah hambatan yang dapat memperlambat atau menghalangi kemampuan individu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu. Ketika membahas bagian ini, tim akan sering menawarkan solusi untuk memitigasi risiko-risiko ini.
  • Kesimpulan dan langkah selanjutnya: Bagian ini merinci keputusan akhir yang dibuat untuk Sprint, termasuk tanggung jawab individu, tenggat waktu, dll.

Sering kali disingkat menjadi pertemuan 1:1, ini adalah pertemuan rutin antara dua orang - biasanya manajer atau pelatih dan karyawan mereka. Kepala tim mengadakan pertemuan 1:1 dengan anggotanya untuk mendapatkan laporan perkembangan proyek mereka saat ini, memberikan umpan balik dan pembinaan, mendiskusikan pertumbuhan karier, membantu mereka mengatasi hambatan, dan lebih memahami posisi mereka dalam hal motivasi dan kepuasan kerja secara keseluruhan.

Sekali lagi, apa yang harus dimasukkan dalam notula rapat Anda akan tergantung pada tujuan dan isi rapat Anda. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda sertakan dalam notulen rapat 1:1:

  • Penilaian suasana hati yang cepat: Ini dapat berupa angka pada skala, emoji, atau foto/video(opens in a new tab or window)/GIF(opens in a new tab or window) untuk merepresentasikan perasaan Anda.
  • Daftar topik agenda: Ini semua adalah poin-poin yang ingin Anda diskusikan dalam rapat Anda.
  • Daftar sasaran dan pembaruan status untuk setiap sasaran: Anda dapat menyertakan kotak centang status atau ruang untuk catatan di samping setiap sasaran.
  • Tantangan yang dihadapi oleh anak didik/pelatih: Ini adalah daftar tantangan yang mungkin dihadapi oleh pelatih.
  • Cara-cara untuk mendukung anak didik: Ini adalah daftar langkah konkret yang dapat diambil pelatih untuk mendukung anak bimbingannya.
  • Langkah selanjutnya: Ini adalah daftar apa yang perlu dilakukan setelah pertemuan, sumber daya yang relevan untuk dikunjungi, dan tanggal jatuh tempo yang perlu dipertimbangkan.

Cara menulis notulen rapat secara efektif

Ikuti panduan pencatatan notulen ini untuk mempelajari cara mencatat notulen rapat secara terorganisir dan profesional:

Bagaimana menulis notulen rapat secara efektif

Mempersiapkan contoh notulen rapat sebelumnya akan membuat notulen Anda tetap rapi dan terorganisir, memungkinkan Anda untuk fokus pada detail penting selama diskusi, dan menghemat waktu untuk merevisi di kemudian hari.

Saat membuat template, pertimbangkan untuk menggunakan elemen visual untuk mengkategorikan blok informasi. Hal ini dapat membantu pembaca memproses informasi dengan lebih cepat dan membuat waktu membaca menjadi lebih menyenangkan.

Dengan Canva, Anda dapat membuat template dari awal atau menelusuri perpustakaan kami yang berisi ratusan templat notulen rapat siap pakai. Gunakan Canva Docs(opens in a new tab or window) untuk mengubah notula rapat biasa menjadi dokumen(opens in a new tab or window) yang memukau dan menarik secara visual, yang dapat Anda bagikan dengan mudah kepada tim Anda.

consejo
Tidak tahu harus mulai dari mana?
Ketika Anda tidak tahu apa yang harus dimasukkan dalam notulen rapat Anda, tinjau kembali notulen sebelumnya atau gunakan agenda rapat sebagai batu loncatan untuk mendapatkan ide.

Setelah rapat dimulai, pastikan Anda telah menyiapkan template atau dokumen. Sebelum rapat dimulai, catat tanggal, waktu, dan lokasi rapat, dan buat daftar nama-nama peserta dan yang tidak hadir. Jika Anda memutuskan untuk merekam rapat Anda, letakkan alat perekam Anda sedekat mungkin dengan speaker, dan jangan lupa untuk menekan tombol rekam.

Ingatlah bahwa membuat notulen bukanlah tentang menyalin setiap kata yang diucapkan selama rapat. Paling tidak, Anda harus mencatat semua tindakan yang diambil selama rapat, seperti mosi yang disahkan, pemungutan suara, dan proyek yang ditugaskan. Jangan lupa untuk menyertakan informasi yang relevan, seperti nama manajer proyek dan tenggat waktu tugas. Dan jika dianggap perlu, Anda juga dapat mencatat wawasan dari diskusi yang menghasilkan keputusan-keputusan penting.

Ketika seseorang mempresentasikan laporan(opens in a new tab or window) atau dokumen apa pun selama rapat, buatlah catatan untuk diri Anda sendiri untuk meminta salinan (atau tautan ke dokumen secara online) setelah rapat. Kemudian saat Anda menyempurnakan catatan Anda, lampirkan bahan-bahan ini pada notulen sehingga semua pihak yang berkepentingan memiliki gambaran lengkap tentang apa yang didiskusikan dalam rapat. Menyertakan bahan-bahan ini dalam notulen Anda juga membuat semua orang tidak perlu repot-repot mengirim email satu sama lain untuk meminta file.

Ini adalah bagian di mana Anda meninjau semua catatandan mengaturnya menjadi dokumen yang lebih rapi. Biasakan untuk merevisi catatan segera setelah pertemuan sehingga diskusi masih segar dalam pikiran Anda. Anda mungkin akan melupakan detail penting jika menunggu terlalu lama untuk merevisi catatan Anda.

Atur semua data Anda dan hapus catatan yang tidak penting atau berlebihan serta wawasan pribadi yang mungkin Anda catat sendiri. Berikan deskripsi singkat atau ringkasan di samping setiap tindakan/keputusan - berikan konteks bagaimana keputusan tersebut muncul, mengapa keputusan tersebut penting, siapa yang membuat keputusan tersebut, siapa yang bertanggung jawab atas langkah selanjutnya, apa jadwal waktunya, dll. Tulislah dalam bentuk waktu sekarang dan buatlah catatan seobyektif mungkin. Jangan lupa untuk mencoba fitur Peringkas Teks(opens in a new tab or window) berbasis AI dari Canva untuk merangkum catatan Anda.

Terakhir, periksa kembali dokumen Anda. Periksa kesalahan tata bahasa dan ejaan serta pastikan notulen Anda lugas dan mudah dimengerti, terutama bagi mereka yang tidak dapat hadir dalam rapat.

Tergantung pada bagaimana tim Anda terstruktur, Anda mungkin perlu mengirimkan draf kepada kepala tim atau supervisor untuk mendapatkan persetujuan. Jika Anda bekerja di platform seperti Canva Docs, Anda dapat mengundang pengguna dan non-pengguna untuk melihat, mengedit, dan menambahkan komentar ke Dokumen Anda secara real-time.

Setelah Anda mendapatkan persetujuan akhir, bagikan notula rapat Anda secara online melalui email atau kirimkan tautan ke semua peserta (termasuk yang tidak hadir). Jika non-peserta meminta akses ke notulen Anda, Anda dapat dengan mudah mengubah siapa saja yang dapat melihat, mengomentari, atau mengedit dokumen Anda di Canva Docs.


Dapatkan inspirasi dengan contoh notulen rapat

Mencari contoh notulen rapat sederhana? Perlu bantuan untuk membuat notulensi untuk pertemuan pelatihan satu lawan satu rutin Anda? Atau mungkin Anda memerlukan template yang lebih formal untuk hal-hal seperti notulen rapat perusahaan atau notulen rapat dewan direksi? Canva memiliki ratusan contoh notula rapat yang dapat diedit untuk hampir semua jenis rapat.


Semua yang Anda butuhkan dalam pembuat notulen rapat

Buat notulen rapat yang berdampak dengan Canva Docs. Gunakan alat bantu seret dan lepas untuk mendesain tata letak Anda, menambahkan elemen visual seperti tabel, bagan(opens in a new tab or window), kotak centang, catatan tempel(opens in a new tab or window), dll., dan bagikan Dokumen Anda untuk kolaborasi yang cepat dan lancar.

  • Bagus di perangkat apa pun

    Bagus di perangkat apa pun

    Dengan Canva Docs yang responsif, buat, lihat, dan edit dokumen Anda di perangkat apa pun. Sempurna untuk Anda yang aktif.

  • Perpustakaan visual untuk Dokumen visual

    Perpustakaan visual untuk Dokumen visual

    Tambahkan visual dengan mudah seperti grafik, tabel, foto dan gambar, video, grafis, dan banyak lagi, semuanya tersedia di dalam dokumen Anda.

  • Berkolaborasi secara real-time

    Berkolaborasi secara real-time

    Bekerja dengan tim dan kembangkan ide dengan komentar dan reaksi emoji. Jaga agar sesi sinkronisasi tetap pada jalurnya dengan pengatur waktu.

  • Tulisan Ajaib draf pertama Anda, dengan cepat

    Tulisan Ajaib draf pertama Anda, dengan cepat

    Kalahkan blok penulis dan lewati draf pertama Anda dengan satu prompt teks di Tulisan Ajaib.

  • Bagikan pekerjaan Anda dengan mudah

    Bagikan pekerjaan Anda dengan mudah

    Bagikan tautan ke dokumen dan kendalikan akses tim Anda. Melacak aktivitas, tampilan, dan komentar melalui Insights (Pro).

  • Ubah Docs jadi Slide

    Ubah Docs jadi Slide

    Ubah dokumen Anda secara instan menjadi presentasi Canva yang dapat disesuaikan sepenuhnya dengan Docs to Decks.


Praktik-praktik terbaik notulen rapat

Ingin meningkatkan keahlian pencatatan rapat Anda? Berikut adalah empat tips untuk membuat notulen rapat yang lebih baik:

Menugaskan pencatat ringkasan bahasan rapat

Idealnya, Anda ingin menugaskan pencatatan notulen kepada seseorang yang tidak menjadi pembawa acara atau presenter selama rapat. Dalam beberapa situasi, seperti rapat eksekutif atau rapat dewan, meminta sekretaris atau asisten eksekutif yang bertanggung jawab atas notulen adalah pendekatan terbaik. Hal ini memungkinkan ringkasan yang lebih kohesif dan memungkinkan semua peserta lain untuk lebih fokus pada bahasan rapat. Di sisi lain, kelompok yang lebih kecil dapat mengambil manfaat dari merotasi peran pencatat bahasan rapat. Terakhir, pastikan untuk menetapkan si pencatat beberapa hari sebelum rapat sehingga pencatat notulen dapat mempersiapkan diri.

Membuat panduan gaya

Anda ingin semua notulen Anda rapi dan teratur sehingga orang dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka cari. Membuat panduan gaya dengan aturan untuk format notulen rapat, tata bahasa, singkatan, dll. akan memudahkan semua pencatat di masa mendatang untuk mempertahankan tampilan yang seragam di seluruh notula rapat.

Buat keputusan desain saat itu juga atau siapkan Brand Kit terlebih dahulu — ini akan berisi logo, warna merek, font, foto, dan elemen desain lain yang telah disetujui sebelumnya.

Buat keputusan desain saat itu juga atau siapkan Brand Kit sebelumnya - ini akan berisi logo, warna merek, font, foto, dan elemen desain lain yang telah disetujui sebelumnya.

Bagikan lembar kehadiran sebelum rapat

Sebelum setiap pertemuan, bagikan lembar kehadiran yang berisi nama peserta, nomor kontak, dan alamat email. Ini akan membantu Anda melacak peserta untuk mendapatkan klarifikasi tentang item tertentu dan memberikan semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengirimkan notulen, dokumen bersama, presentasi, dll.

Rekam rapat Anda

Tidak dapat mengikuti rapat Anda yang berlangsung dengan cepat? Pertimbangkan untuk membawa alat perekam (atau cukup gunakan ponsel atau laptop Anda) untuk merekam sesi Anda. Sebelum menekan "rekam", pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari semua peserta. Selama rapat, catatlah penanda waktu ketika diskusi penting sedang berlangsung. Dengan begitu, Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk memutar ulang seluruh rekaman - hanya bagian yang paling penting saja. Jika Anda menggunakan Canva Live(opens in a new tab or window) untuk mempresentasikan materi, Anda juga bisa menggunakan fitur Rekam Video(opens in a new tab or window) untuk mendokumentasikan jalannya acara.

consejo
Lembar kehadiran yang dapat dicetak
Jelajahi template kami untuk lembar kehadiran yang dapat dicetak yang dapat Anda sesuaikan. Tambahkan kolom sebanyak yang diperlukan dan gunakan font, warna, dan elemen grafis dari notulen Anda untuk desain yang kohesif.
Saat menyajikan Presentasi di Canva, Anda memiliki opsi untuk merekam diri Anda sendiri dan mengirimkan tautan video ke rekan kerja.

Saat menyajikan Presentasi di Canva, Anda memiliki opsi untuk merekam diri sendiri dan mengirimkan tautan video ke kolega.


Tanya Jawab Notulen Rapat

Tujuan dari pencatatan menit adalah untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan ringkas tentang apa yang terjadi selama rapat. Notulen rapat adalah dokumen praktis yang dapat digunakan oleh para peserta dan hadirin untuk referensi di kemudian hari. Notulen juga berfungsi sebagai catatan resmi yang dapat digunakan untuk menguatkan atau menyanggah klaim dan memberikan bukti bahwa tindakan telah dibuat/diputuskan, tugas telah diberikan, dan masalah telah diselesaikan.

Peran pencatat notulen dapat ditugaskan kepada sekretaris, asisten administrasi, atau anggota tim yang mampu mengikuti diskusi selama rapat dan menyaring poin-poin terpenting untuk dicatat.

Beberapa kualitas yang dapat membantu para pengambil gambar dalam peran mereka adalah:

  • Organisasi
  • Berpikir kritis
  • Mendengarkan secara aktif
  • Keterampilan menulis korporat atau teknis yang sangat baik
  • Keterampilan mengetik cepat
  • Tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang baik

Kebanyakan orang mencatat notulen rapat dengan mengetiknya dalam dokumen. Anda dapat membuat atau mengedit template di Canva untuk mengatur poin diskusi dan tindakan. Hal ini juga cukup umum bagi para pencatat notulen untuk merekam rapat pada perangkat seperti perekam audio(opens in a new tab or window), ponsel, atau laptop dan melihat kembali rekaman tersebut setelahnya. Jika Anda berencana untuk merekam rapat, pastikan bahwa Anda memiliki persetujuan dari semua peserta.


Apakah halaman ini bermanfaat?

Jaga agar semua orang tetap mendapatkan informasi dengan notulen rapat yang efektif

Tingkatkan komunikasi, kepercayaan, dan akuntabilitas dalam tim Anda dengan membuat notula rapat yang terorganisir dan menarik. Jelajahi perpustakaan kami yang luas berisi contoh notulen rapat gratis dan dapat disesuaikan untuk memulai.
Buat notula
Docs Footer Banner Image
Docs Footer Banner Floating Image

Sumber informasi lainnya