13 minutiBy Canva Team

Scrivere un promemoria: guida pratica, modelli e suggerimenti

Se vuoi comunicare un cambiamento interno o annunciare una nuova politica aziendale, è importante trasmettere informazioni vitali in modo efficace. Utilizza i suggerimenti di Canva e i modelli professionali per scrivere un memo.
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Che cos'è un memorandum?

Un memo, noto anche come memorandum o promemoria, è un documento scritto utilizzato per le comunicazioni interne di un'azienda o di un'organizzazione. Di solito, viene inviato a interi team o dipartimenti, trasmettendo uno dei due punti seguenti:

  • Informazioni su nuove politiche, cambiamenti interni o aggiornamenti dei progetti; oppure
  • Una richiesta di compiere un'azione specifica, come partecipare a un seminario o rispettare una scadenza.

Poiché i memo sono utili per informare rapidamente un gruppo di persone riguardo un tema specifico, sono scritti in un formato conciso e di facile comprensione. Successivamente, vengono inviati sia elettronicamente che stampati come documento cartaceo. Anche se il loro uso è diminuito in seguito all'introduzione delle e-mail, i promemoria sono ancora un ottimo modo per ottimizzare la comunicazione sul posto di lavoro.

Example of an official memo with minimal design

Esempio di memo ufficiale con un design minimale.

Memorandum nel contesto legale

I promemoria nel contesto legale funzionano diversamente rispetto a quelli utilizzati nelle pratiche commerciali quotidiane. Qui, sono definiti come documenti che registrano i termini di una transazione o di un accordo. Due esempi che potresti aver sentito prima sono il memorandum d'intesa (MOU) e il memorandum di accordo (MOA).

In confronto, un MOA delinea un obiettivo concordato tra due parti, mentre un MOU dettaglia i termini di un accordo tra due o più parti per garantire che siano tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Entrambi i documenti possono essere vincolanti legalmente a seconda dell'intento specifico e del linguaggio dell'accordo.


Cosa includere in un memo?

I memo sono divisi in varie parti per organizzare le informazioni e renderle più facili da leggere per il destinatario. Indipendentemente dal tema del promemoria, dovrebbe includere quanto segue:

Example of a memo about an updated remote work policy

Esempio di memo sull'aggiornamento delle politiche sul lavoro a distanza.

Per cominciare: un memo si apre sempre con l'intestazione, che indica il destinatario (individuo o gruppo di persone), il mittente, la data e l'oggetto. Se scritta correttamente, l'intestazione del promemoria fornisce un chiaro contesto del contenuto del documento.

La dichiarazione di apertura illustra brevemente lo scopo del promemoria. Fornisce una panoramica di ciò di cui tratterà il resto del documento, mettendo in evidenza un problema, un compito o un evento specifico prima di rivelare ulteriori dettagli. Fondamentalmente, i lettori devono immediatamente ottenere le informazioni più importanti leggendo la dichiarazione di apertura.

In poche parole, il contesto illustra lo sfondo dell'evento, dell'incarico o del problema affrontato nella dichiarazione di apertura. Che si tratti di una ristrutturazione aziendale, di un nuovo budget o di modifiche procedurali, questa sezione fornisce le informazioni necessarie per aiutare i lettori a comprendere chiaramente l'argomento. Questo può includere:

  • Come è stato scoperto il problema
  • Informazioni di base
  • Prove a supporto
  • Tempistiche o date rilevanti

A seconda dello scopo del memo, compiti e attività suddividono i passaggi successivi che devono essere completati per i destinatari. Fondamentalmente, questa sezione li informa su:

  • Le modifiche che saranno o sono già state apportate in relazione all'argomento del memo
  • Le azioni consigliate da intraprendere
  • La scadenza che devono rispettare

Alcuni memo non richiedono azioni. In tal caso, questa parte può essere omessa.

La discussione stabilisce dettagli di supporto per le azioni consigliate nel promemoria. Fornisce informazioni e ricerche necessarie a supporto del piano d'azione, con informazioni organizzate da più forti a più deboli. Ciò significa iniziare con le conclusioni chiave e i fatti più importanti prima di passare ai dettagli più piccoli. In definitiva, questa sezione dovrebbe persuadere i destinatari a seguire le azioni specifiche suggerite nel documento.

Infine, la dichiarazione conclusiva offre l'opportunità di concludere il promemoria con una nota di cortesia. Questa sezione ribadisce le azioni raccomandate e identifica eventuali contatti specifici e come raggiungerli in caso di domande o dubbi da parte dei destinatari. È anche uno spazio utile per ringraziarli del loro tempo e della cooperazione.

Un sommario è incluso subito prima della dichiarazione di chiusura se il memo finisce per occupare più di una pagina. In questo modo i destinatari possono digerire più facilmente le informazioni che hanno appena letto, evidenziando i punti chiave e le azioni consigliate.

Se necessario, il promemoria deve includere allegati come dati o riferimenti aggiuntivi a sostegno del messaggio. Questi possono essere grafici(si apre in una nuova scheda o finestra), elenchi, tabelle, ecc. e vanno posizionati sotto la dichiarazione di chiusura.


Quali sono i tipi di memo?

Alcuni dei diversi tipi di promemoria utilizzati sul posto di lavoro sono: memo di richiesta, memo di relazione o report, memo di conferma e di suggerimento. Spesso variano per lunghezza e formato, e alcuni necessitano di maggiori informazioni rispetto ad altri. Scopri quale tipo di promemoria dovresti scrivere a seconda di una situazione specifica.

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Se stai scrivendo un promemoria di richiesta o inviando un memo di relazione, assicurati che sia tutto in linea con il brand. Con Canva Pro, puoi accedere al Kit aziendale e applicare le linee guida del tuo brand al tuo modello di memorandum.
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L'invio di un promemoria di richiesta è ideale quando si vuole chiedere ai destinatari di compiere un'azione specifica. Ad esempio, è utile se hai bisogno che i dipendenti compilino e consegnino un modulo specifico, oppure se hai bisogno della loro collaborazione durante la ristrutturazione dell'ufficio. Questo tipo di promemoria fornisce un contesto sul compito per giustificare la richiesta e convincere i lettori a rispettarla.

Un memo di relazione è un documento che si invia all'interno della propria azienda o organizzazione quando è necessario aggiornare i destinatari sullo stato di un'attività specifica. Ad esempio, quando il progetto del tuo team è passato con successo alla fase successiva. I promemoria di relazione includono spesso una timeline e una sintesi del compito nel documento per comunicare le informazioni in modo più efficace.

Scrivere un memo di conferma è utile per mettere un accordo verbale per iscritto. Ad esempio, hai accettato di svolgere lavoro aggiuntivo se il responsabile ti fornisce altri tre membri dello staff. I memo di conferma evidenziano tipicamente i punti principali concordati verbalmente tra due o più parti e incoraggiano i feedback su eventuali dettagli non chiari o fraintesi.

Quando cerchi soluzioni efficienti per risolvere un problema specifico, l'invio di un memo di suggerimento può aiutare. Ad esempio, vuoi aprire una discussione di gruppo su una questione aziendale. Oppure hai bisogno di condurre una sessione di brainstorming per una campagna legata al tuo brand. Questo tipo di memo mira a incentivare il pensiero creativo e generare idee innovative.


Che tono usare in un promemoria?

Sebbene i promemoria siano generalmente scritti in modo professionale, puoi adottare un tono diverso in base allo scopo o ai destinatari del documento per esprimere il tuo messaggio in modo chiaro ed efficace.

  • Positivo: Usa un tono positivo quando scrivi un promemoria destinato ad annunciare un nuovo sviluppo o il prossimo evento aziendale. Con questo tono, è probabile che i destinatari siano più interessati a ciò che hai da dire.
  • Persuasivo: Un tono persuasivo è ideale quando stai inviando un promemoria che chiede ai destinatari di compiere un’azione specifica, come compilare un rapporto o rimanere fuori dall'ufficio per alcuni giorni. Usare questo tono può convincerli a seguire le azioni consigliate senza reazioni veementi.
  • Formale: Adottare un tono formale è meglio quando stai trasmettendo informazioni a un pubblico specifico, come gli stakeholder interni, per comunicare con professionalità. È adatto anche per affrontare un tema serio, in modo da sottolinearne la gravità.

Come sempre, considera il modo in cui i destinatari potrebbero interpretare il tono del tuo memorandum e utilizza un linguaggio non discriminatorio per favorire il rispetto sul luogo di lavoro.


Perché inviare un promemoria?

In poche parole, un memo fornisce informazioni importanti a un gruppo di persone in modo rapido e diretto. Sebbene possa sembrare simile ad altre forme di comunicazione, un memo tende ad essere più ufficiale e professionale. Di conseguenza, i lettori sono più propensi a prendere seriamente il messaggio.

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Con un memo puoi:

  • Attirare l'attenzione su un problema urgente: Poiché i promemoria trasmettono un senso di importanza, ottengono l'attenzione immediata dei destinatari. Naturalmente, è più facile diffondere notizie, affrontare problemi, trasmettere cambiamenti interni o richiedere collaborazione, pareri e opinioni.
  • Mantenere tutti informati: Un promemoria fornisce uno spazio centralizzato all'interno del luogo di lavoro per rivedere i dettagli aziendali essenziali. Inoltre, tutti ricevono lo stesso messaggio nello stesso momento, il che rende facile promuovere la chiarezza o stabilire una scadenza.
  • Godere e offrire versatilità: I promemoria hanno un'ampia gamma di scopi, quindi puoi strutturarli in modo da adattarli perfettamente al messaggio che vuoi condividere. A seconda della situazione, puoi anche rendere il tuo memo interessante o persuasivo utilizzando il tono e il linguaggio appropriati.

Memo vs. e-mail

Tra i due, un promemoria è più formale nel linguaggio e nel formato rispetto a una e-mail. Inoltre, affronta un argomento specifico con un'ampia rilevanza, il che significa che tutti coloro che la ricevono sono coinvolti, mentre un'e-mail include destinatari principali e secondari in copia carbone (cc) e copia carbone nascosta (bcc), quindi ci sono destinatari informati ma altrimenti non coinvolti nell'argomento.

Memo vs. lettera

Mentre un promemoria è tipicamente usato per la comunicazione interna, una lettera è usata per comunicare con parti esterne, come clienti, fornitori o il pubblico. Per questo motivo, una lettera adotta un tono più formale per rivolgersi a coloro che sono al di fuori dell'azienda. Inoltre, i promemoria sono destinati a messaggi brevi e concisi, mentre le lettere comunicano missive più lunghe su un determinato argomento.

Lascia un commento ai tuoi colleghi mentre scrivi il tuo memo su Canva Docs.

Memo vs. comunicato stampa

Pur essendo entrambi documenti scritti, un memorandum e un comunicato stampa differiscono notevolmente per quanto riguarda il pubblico a cui si rivolgono. Il primo è inviato a un gruppo specifico di persone all'interno di un'azienda o di un'organizzazione per diffondere informazioni, mentre il secondo è preparato per i media o la stampa per promuovere sentimenti positivi su un nuovo sviluppo o evento.

Memo vs. circolare

Quando si confronta un promemoria con una circolare, è fondamentale considerare l'argomento e il pubblico. I memorandum trattano un solo argomento e sono inviati a un determinato dipartimento o team dell'azienda. Le circolari, invece, affrontano più argomenti e sono destinate a una distribuzione di massa, ad esempio l'intera forza lavoro.

Memo vs. verbale di riunione

I memo spesso forniscono informazioni urgenti o inviti all'azione su un particolare argomento, mentre i verbali di riunione contengono le note di una riunione e includono ciò che è stato discusso, chi era presente e cosa è stato deciso. In alcuni casi, un promemoria può includere i verbali come allegati necessari per fornire informazioni aggiuntive o prove di supporto.


Come scrivere un memorandum in modo efficace

Qualunque sia lo scopo del tuo memo, dovrebbe comunicare chiaramente ed efficacemente il tuo messaggio. Fai in modo che sia breve e diretto, evitando dettagli superflui che potrebbero distogliere l'attenzione dal tema principale. Ecco come scrivere un promemoria efficace in sette semplici passaggi.

How to write a memo effectively

Prima di iniziare a scrivere, dovresti conoscere l'obiettivo finale che vuoi raggiungere con il tuo memo. Vuoi informare un gruppo specifico di destinatari su un certo argomento? Desideri ottenere nuove idee per risolvere un problema? Determinando lo scopo del promemoria è facile capire quale tipo di documento inviare e, di conseguenza, quale tono utilizzare. Una volta ottenute le informazioni, accedi a Canva da qualsiasi dispositivo e scegli un modello di memo da personalizzare o utilizzare così com’è.

Quando scrivi l'intestazione, definisci sempre a chi è destinato il memo, chi lo invia, quando è stato scritto e di cosa tratta utilizzando questo formato generale:

A:

Da:

Data:

Oggetto:

Per quanto riguarda l'oggetto, è meglio essere precisi e specifici. Scrivilo con l'obiettivo di catturare l'attenzione e fornire un'idea rapida di cosa tratta il documento. Ad esempio, "Oggetto: Riunione aziendale trimestrale: Data e dettagli".

Poiché la frase di apertura fornisce lo scopo del tuo memo, dovresti scriverla come una frase dichiarativa. Inizia con "Scrivo per informarvi" o "Chiedo assistenza su" all'inizio di questa sezione. Dichiara solo le informazioni più cruciali in una o tre frasi, evitando ulteriori dettagli o contesto per ora.

Dopo la dichiarazione iniziale, puoi approfondire l'argomento, fornire informazioni aggiuntive e stabilire un piano d'azione. Non risparmiare dettagli, ma assicurati che siano chiari e pertinenti allo scopo del tuo promemoria. Puoi utilizzare assistenti di scrittura basati su intelligenza artificiale come Scrittura magica(si apre in una nuova scheda o finestra) per aiutarti a delineare la struttura del documento. In questo modo, puoi concentrarti di più sulla personalizzazione del contenuto secondo le tue preferenze. Considera l'uso di sottotitoli ed elenchi puntati per enfatizzare i punti chiave e aiutare i lettori ad assimilare informazioni importanti.

Dopo aver scritto tutti i dettagli significativi da condividere, è il momento di riassumere il tuo promemoria. Puoi ribadire l'azione raccomandata che si vuole far compiere ai destinatari. Se prevedi che abbiano domande o preoccupazioni, indirizza tutti verso eventuali contatti specifici che possono fornire risposte. Ricorda di includere una dichiarazione di chiusura che mostri gratitudine per il tempo e la collaborazione dei lettori.

Se necessario, includi tutti gli allegati necessari per supportare il memo. Puoi beneficiare dell'uso di uno strumento per creare documenti visivi come Canva Docs(si apre in una nuova scheda o finestra), che dispone di strumenti di visualizzazione dati e funzionalità di trascinamento per integrare il tuo contenuto con grafici, tabelle o immagini. Ricorda di scrivere una nota su ciò che hai allegato in questo formato: "Allegato: (nome dell'allegato), (data rilevante)".

Una volta terminata la scrittura, assicurati di rivedere e correggere il documento in modo che sia il più conciso e chiaro possibile. Presta attenzione a eventuali errori di ortografia, grammatica o punteggiatura che potresti aver trascurato. Una volta apportate le modifiche necessarie, puoi iniziare a personalizzare il modello di memorandum per renderlo un documento sorprendente che coinvolge i lettori. Vuoi il parere di un collega? Con Canva, puoi condividere l'accesso al tuo lavoro, molto utile se stai scrivendo su Docs o personalizzando un progetto grafico su Canva.


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Inizia al meglio con un modello di memo già pronto e facile da personalizzare. Canva offre esempi predefiniti adatti a tanti contesti diversi, in modo da poter comunicare efficacemente informazioni vitali in ogni contesto. Scegli qualsiasi template e modifica gli elementi per adattarli al tono e al contenuto del tuo memo.


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Come fare un memorandum: linee guida e consigli

Prendi nota di queste linee guida per scrivere un promemoria e garantire una comunicazione efficace nel tuo ambiente di lavoro.

Mantieni coerente la formattazione

Fai in modo che il tuo memo sia facile da leggere mantenendo lo stesso carattere e interlinea in tutto il documento. Non c'è bisogno di rientrare i paragrafi; lascia uno spazio di una riga tra di essi per renderli più digeribili. Utilizza titoli, elenchi puntati, testo in grassetto e altre funzionalità di formattazione per aiutare i destinatari a individuare determinate informazioni.

Oggi, i promemoria vengono creati con un editor di testi online che potenzia i documenti grazie a incredibili effetti visivi, rapidi da aggiungere. Canva Docs combina funzionalità di elaborazione testi con strumenti di personalizzazione facili da usare in una sola piattaforma, rendendo la scrittura, la formattazione e la progettazione di promemoria un gioco da ragazzi.

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Use formatting elements to highlight key information in your memo

Utilizza elementi di formattazione per mettere in evidenza informazioni chiave nel tuo promemoria.

Considera il tuo pubblico

Sii consapevole del tuo pubblico quando scrivi un memo online. Un dipartimento potrebbe capire poco o nulla del gergo tecnico usato in un altro dipartimento. Pertanto, assicurati di utilizzare termini universali. In caso contrario, prenditi del tempo per spiegarli. Lo stesso vale per acronimi e abbreviazioni: è meglio scrivere per esteso. E indipendentemente da quanto tua sia in confidenza con i destinatari, evita emoji e un linguaggio da messaggistica nel tuo documento.

Mantieni sempre chiaro l’argomento

Quando si tratta di scrivere un memo, l'obiettivo è arrivare al punto rapidamente. I destinatari dovrebbero capire subito perché devono leggere il tuo documento. Se, ad esempio, si tratta della ricorrenza di una festività, includi sempre il nome e la data di tale ricorrenza nell'oggetto e nell'incipit del promemoria. Concentrati solo su questo argomento e assicurati che le informazioni aggiuntive e gli allegati necessari lo supportino.

Example of a memo with a direct and clear message

Esempio di promemoria con messaggio chiaro e diretto.

Invia un messaggio obiettivo

Attieniti sempre ai fatti quando crei un promemoria. Ciò significa astenersi da pregiudizi personali e mantenere l'obiettività. Tieni presente che i memorandum comunicano spesso informazioni ufficiali e che, inviandoli, stai parlando a nome dell'azienda stessa a un pubblico numeroso, quindi vuoi trasmettere professionalità attraverso la scrittura in ogni momento.


Domande frequenti sui memo

Il termine memorandum, spesso abbreviato in memo, ha lo stesso significato di promemoria e deriva dalla parola latina memorandus, che significa "da ricordare; un registro di qualcosa per riferimento o considerazione futura." Sebbene il termine memorandum abbia iniziato a essere utilizzato negli anni Ottanta del XIX secolo, è diventato comune solo negli anni Venti.

Sì, assolutamente. Uno dei tipi di promemoria che le aziende utilizzano spesso è il memo di richiesta. Questo documento chiede ai destinatari di intraprendere un'azione specifica, spesso fornendo una giustificazione per la richiesta e adottando un tono persuasivo per convincere il pubblico a conformarsi.

In quanto forma versatile di comunicazione, un promemoria ha un'ampia gamma di scopi. Eccone alcuni:

  • Comunicare cambiamenti interni
  • Diffondere notizie
  • Annunciare un prossimo evento
  • Affrontare un problema
  • Aggiornare le linee guida per la sicurezza della comunità
  • Condividere gli aggiornamenti sui progetti
  • Fare una richiesta

Un memo è generalmente conciso e dritto al punto. A seconda del suo scopo, la lunghezza di un memo dovrebbe occupare solo una o due pagine. Se il tuo promemoria è più lungo di una pagina, riesamina il documento per verificare se l'ambito di applicazione sta diventando troppo ampio e rielabora se necessario.


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