Crea una project proposal: modelli e consigli

In questa sezione, viene spiegato in dettaglio il problema che stai cercando di risolvere: ciò che è noto dalla ricerca esistente, in che modo i precedenti tentativi di risolverlo sono falliti e come hai intenzione di fare meglio. Mettendo in relazione questo problema con gli obiettivi aziendali o organizzativi del tuo cliente, puoi dimostrare di capire di cosa ha bisogno, incentivando le ragioni per le quali dovrebbe investire nel tuo progetto.

Qui dovresti anche includere i tuoi obiettivi, nonché l'ambito e portata del progetto. Questa parte della proposta aiuterà il cliente a capire di cosa tratta, cosa il tuo progetto può e non può fare.

Dopo aver esposto il problema, è il momento di offrire la soluzione. Stabilisci cosa intendi fare per raggiungere i tuoi obiettivi. Illustra il tuo approccio al progetto, che va dallo statement della visione, ai metodi che utilizzerai, alla distribuzione di ruoli e responsabilità, fino ai criteri per misurare il successo del progetto e al metodo di comunicazione dei risultati.

In questa sezione, puoi mostrare perché la tua proposta merita di essere supportata: dimostrando competenza strategica, aumenti la credibilità e la fiducia degli stakeholders nel successo del tuo progetto.

Fai sapere alle parti interessate quali saranno gli output del tuo progetto. Che si tratti di un nuovo prodotto, di un software migliorato o di un aumento delle vendite, pianifica la consegna dei tuoi output in una sequenza temporale di milestone e task principali. I risultati finali sono la tua occasione per dipingere un quadro chiaro e concreto della tua proposta, in modo che il tuo pubblico possa immaginare più facilmente il progetto che stai offrendo loro.

In questa sezione sono elencate tutte le informazioni sulle risorse, come materiali, forniture, strumenti, budget, costi, allocazione e stipendi necessari. Questa è la tua occasione per mostrare che il tuo progetto ha requisiti ragionevoli ed efficienti in termini di costi che non creeranno un buco nelle tasche dei tuoi stakeholder.

La conclusione è dove chiudi la tua project proposal con un riassunto del tuo documento, sottolineando tutti i punti importanti che hai discusso. Come il tuo sommario esecutivo, questa è la parte dove presenti la proposta per un ultimo tentativo di convincere clienti e stakeholder a supportare il progetto.

Le proposte di progetto non richieste vengono presentate ai potenziali clienti anche se non ne hanno fatto richiesta. Proposte di questo tipo possono essere più impegnative perché, senza una RFP, manca un contesto in merito al tipo di problemi o specifiche necessità.

A volte, puoi inviare una proposta di progetto informale quando un cliente invia una richiesta non ufficiale. In queste richieste, le regole e i termini non sono così definiti come in una RFP. Come per una project proposal non richiesta, anche in questo caso c'è una certa incertezza su quali siano i bisogni reali del cliente.

Quando intendi riavviare un progetto precedentemente concluso, puoi inviare una proposta di progetto di rinnovo a un cliente con cui hai lavorato in passato. La ricerca che conduci per questo tipo di project proposal si concentra sul successo e sui punti salienti del tuo progetto precedente. Una parte importante del tuo punto di vendita è persuaderli che puoi produrre ulteriori buoni risultati e raggiungere nuovi obiettivi in futuro.

Le proposte di continuazione vengono solitamente inviate a clienti o stakeholder per un aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto. Ad esempio, si sta entrando in una nuova fase del processo? Ci sono attività che devono ancora essere completate o aggiunte? Questo è il modo ideale per tenere gli stakeholder importanti aggiornati e coinvolti nel progetto in cui hanno investito.

Una proposta progettuale integrativa viene inviata per richiedere un supporto aggiuntivo da parte del cliente. Questa opzione è utile quando hai bisogno di più materiali o di maggiori finanziamenti. Se necessario, puoi anche richiedere di rinegoziare i termini del progetto, come l'ambito di lavoro (scope), il budget, la tempistica, ecc.

Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie, inizia a creare la tua proposta. Fai un brainstorming delle possibili soluzioni con il tuo team e lavoraci fino a quando non trovi un approccio al progetto fattibile. Una volta stabilito, è quindi possibile identificare i risultati finali (deliverable) e le risorse necessarie a raggiungerli. Organizza tutti questi elementi in una bozza di proposta di progetto che ti guidi mentre finalmente inizi a scrivere.

Inizia con il background del tuo progetto. È importante presentare un contesto solido per garantire che il tuo pubblico sia allineato ai tuoi obiettivi e allo scopo del progetto. Quando parli del problema che il tuo progetto si propone di risolvere, supporta le affermazioni con informazioni ottenute dalla ricerca, come cifre, statistiche e citazioni da fonti autorevoli e sottoposte a revisione paritaria. Questo può aiutarti a stabilire la tua padronanza dell'argomento e aumentare la tua credibilità.

Ricorda di collegare tutto all’impresa o all'organizzazione del tuo cliente. Puoi parlare di scenari specifici in cui il problema li ha colpiti, delle opportunità che avrebbero potuto cogliere e di come il tuo progetto avrebbe potuto beneficiarli. Questo li aiuterà a capire perché dovrebbero interessarsi alla tua project proposal.

Il background del progetto porta alla soluzione. Discuti lo svolgimento del tuo approccio al progetto senza risparmiare i dettagli importanti. Ma oltre a descriverlo, dovresti anche spiegare perché è efficace e la migliore soluzione possibile al problema. Personalizza le spiegazioni in base al contesto dei clienti per mostrare che hai realizzato questa proposta pensando a loro.

Quando avrai messo tutto in chiaro, ricorda di porre in evidenza le possibili domande e dubbi che il cliente potrebbe avere sui dettagli del tuo progetto, così potrai rispondere con chiarezza e sicurezza. Per dimostrare ulteriormente la tua lungimiranza, puoi anche identificare i potenziali rischi, quindi discutere quali sarebbero le tue strategie per evitarli o minimizzarne l'impatto.

È ora di suddividere la soluzione in output e tempistiche. Quando scrivi il tuo cronoprogramma, l'obiettivo è quello di fornire una panoramica, quindi includi solo informazioni di alto livello come le attività principali e i traguardi del progetto. Per semplificare al massimo la comprensione di questa sezione, puoi utilizzare vari grafici e diagrammi, come una roadmap, un diagramma di Gantt o una work breakdown structure per visualizzare la tua timeline.

Dopo aver presentato la tua soluzione e i risultati finali o deliverable, puoi richiedere le risorse necessarie per implementare il tuo progetto. Non è ancora il momento di presentare una ripartizione dettagliata, perché questo avverrà nella fase di pianificazione del progetto, in seguito alla sua approvazione. Tuttavia, assicurati di tenere conto di una stima di tutto, anche dei costi come le spese di alloggio e di viaggio, se necessario.

Mantieni le tue richieste ragionevoli e giustificale per evitare qualsiasi dubbio. Può essere utile fornire opzioni alternative per lasciare un po' di spazio alla flessibilità. Puoi richiedere una valutazione legale per assicurarti che le tue richieste non diventino in seguito fonte di problemi.

Concludi la tua proposta con un riepilogo. Se hai altre figure e grafici che non hai potuto includere nella tua project proposal, puoi discuterne qui. Ripeti la tua proposta principale e fai sapere ai tuoi clienti perché sostenere questo progetto sarà vantaggioso per loro. Infine, mostra che desideri mantenere aperte le comunicazioni annotando quando e come possono contattarti.

Nonostante sia la prima parte della tua proposta di progetto, è meglio scrivere l'executive summary per ultimo. Cattura l’essenza dell'intera proposta in questa sezione, cosa che puoi fare una volta finito di scriverla. Questa parte è la tua esca, quindi fai in modo che sia breve e incisiva. Assicurati di menzionare i tuoi punti di forza e il motivo per cui il tuo progetto è l'ideale per risolvere il problema del tuo cliente.

Ci sono molti formati di proposta progettuale che puoi utilizzare. Puoi consultare un esempio di proposta di progetto dalla nostra raccolta di modelli. Comincia da un formato generale che includa: riassunto esecutivo, background del progetto, soluzione, deliverable, risorse necessarie e conclusione. Stabilisci quali dettagli vuoi includere oppure omettere.

La pianificazione è una fase cruciale nella creazione di una proposta di progetto. Qui, è importante fare quanto segue:

• Raccogliere informazioni: le informazioni sono la base della tua proposta. Per prima cosa, conosci i tuoi clienti. In primo luogo, conosci il tuo cliente. Conduci una ricerca sui bisogni della loro attività, organizzazione o ente. La ricerca ti aiuta a stabilire gli obiettivi e la direzione generale.
• Brainstorming e sviluppo di soluzioni: insieme a colleghi e collaboratori, sviluppa possibili soluzioni per i problemi identificati in fase di ricerca. Mentre concettualizzi la tua proposta, metti per iscritto le tue idee all'interno di uno schema che ti guidi nell'elaborazione della soluzione più adatta alle esigenze del tuo cliente.
  

La lunghezza della proposta dipenderà dall'ambito e dal livello di dettaglio del progetto. Il tuo obiettivo è quello di essere il più breve possibile. Scrivi in modo semplice e presenta tutte le informazioni necessarie. Dai priorità alla qualità della scrittura rispetto alla quantità e mantienila coinvolgente in modo che il tuo cliente sia spinto a continuare a leggere, indipendentemente dalla lunghezza.