- Verbale riunione
Scrivere un verbale riunione: istruzioni, modelli e suggerimenti
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Che cos’è un verbale di riunione?
I verbali di riunione (MoM), noti anche come minuta, sono un documento che le organizzazioni utilizzano per tracciare decisioni, punti d'azione e consegne concordate durante una riunione. In altre parole, il verbale costituisce un riepilogo della riunione a cui i partecipanti possono fare riferimento per orientarsi sulle cose da fare, le scadenze e simili. Il verbale riunione è utile anche come riferimento per coloro che erano assenti durante il meeting.
Esempio di verbale di riunione con tema viola.
Per comprendere meglio il verbale di riunione e come funziona, pensa a cosa non sono. I verbali di riunione non sono:
- Una trascrizione parola per parola di tutte le discussioni tenute durante la riunione: pensa ai verbali come a un riassunto dei punti critici, piuttosto che a una trascrizione testuale.
- Un resoconto cronologico della riunione vera e propria: il verbale è tipicamente organizzato in sezioni come problemi, azioni e raccomandazioni per rendere più facile ai lettori trovare ciò di cui hanno bisogno.
- Un elenco di osservazioni o giudizi personali: ai redattori di verbali è sconsigliato inserire le proprie opinioni, poiché si tratta di documenti spesso utilizzati come riferimento per l'intero team, non solo per una persona.
Da dove proviene il termine "minuta riunione"?
Contrariamente a quanto si crede, il significato di "minuta" ha poco a che fare con il tempo. Alcune fonti(si apre in una nuova scheda o finestra), sostengono che il termine potrebbe derivare dal latino "minuta scriptura", che significa letteralmente "scrittura minuta" e indica una bozza preparatoria o appunti sommari.
Tuttavia, non c'è nulla di piccolo o insignificante in una minuta. Se creato nel modo corretto, un singolo verbale può migliorare significativamente la comunicazione e massimizzare l'efficienza della tua organizzazione.
Usa Canva Docs per taggare i tuoi colleghi in un commento e rendere la scrittura, l'approvazione e la condivisione dei verbali un'esperienza semplice e intuitiva.
Verbale di riunione vs. ordine del giorno
I termini "verbale" e "ordine del giorno" vengono talvolta utilizzati in modo intercambiabile. Tuttavia, questi due tipi di documento svolgono funzioni molto diverse nel contesto di una riunione.
Il verbale o minuta di riunione documenta lo svolgimento della stessa e viene redatto durante e dopo ogni sessione. Al contrario, un ordine del giorno o agenda viene preparato in anticipo per stabilire le aspettative, aiutare chi partecipa a prepararsi e guidare lo svolgimento della riunione. Tipicamente, gli ordini del giorno sono scritti in ordine cronologico, mentre i verbali di riunione sono scritti come note sintetiche organizzate per rilevanza e importanza.
In breve, un ordine del giorno è un elenco degli argomenti da discutere in una riunione, mentre un verbale riunione documenta i punti chiave discussi durante una riunione.
Anche se hanno scopi diversi, il verbale e gli ordini del giorno vanno di pari passo per rendere le riunioni più produttive. Chi organizza una riunione può fare riferimento ai verbali precedenti per impostare gli ordini del giorno del prossimo incontro e individuare eventuali domande o problemi pertinenti sollevati nell'ultima riunione da affrontare nella successiva. Gli ordini del giorno, d'altra parte, possono servire da guida per chi li verbalizza, specialmente quando si prepara un modello prima di una riunione. In tal modo, chi redige il verbale può prendere note più dettagliate più rapidamente.
Verbali di riunione vs. appunti di riunione
La differenza principale tra un verbale e gli appunti è il livello di dettaglio. Mentre i verbali sono concisi e organizzati - e riportano solo i punti essenziali e spesso attuabili discussi in una riunione - le note o appunti di riunione sono un insieme informale di idee per uso personale di chi le redige. Gli appunti di riunione raramente vengono condivisi con altre persone, mentre i verbali sono destinati a essere distribuiti.
Perché i verbali di riunione sono importanti
Ecco tre motivi per adottare la pratica di verbalizzare ogni riunione:
I verbali di riunione incentivano la responsabilità
Con un chiaro registro di compiti, persone di riferimento e tempistiche, i team possono utilizzare il verbale per individuare chi è responsabile di cosa. Questo aiuta a evitare eventuali malintesi e scaricabarile favorendo la responsabilità sul posto di lavoro.
I verbali efficaci catturano anche discussioni vitali per risolvere grandi problemi e registrano i nomi di coloro che hanno proposto soluzioni preziose. Ciò consente a manager e responsabili di riconoscere e premiare i contributi chiave, dando credito quando è dovuto.
I verbali aiutano a rafforzare fiducia e morale
Un sondaggio del 2023 condotto da Harris Poll ha mostrato che il 60% dei dirigenti aziendali ritiene che una comunicazione efficace(si apre in una nuova scheda o finestra) porti a una maggiore fiducia dei dipendenti e a una maggiore soddisfazione sul lavoro.
La stesura dei verbali di riunione può contribuire a questo obiettivo in molti modi. Ad esempio, condividere un verbale riunione importante e urgente può aiutare a mantenere l'intero team di lavoro allineato e informato, creando un maggiore senso di inclusione e minimizzando gli attriti tra i membri di un gruppo.
I verbali servono come protezione legale per un'organizzazione
Se un'organizzazione deve essere sottoposta a un audit o a un'indagine, i verbali possono fungere da documentazione ufficiale delle procedure e delle decisioni prese dai vari gruppi e fornire autenticità a qualsiasi reclamo. I verbali di riunione possono aiutare a chiarire eventuali discrepanze e mostrare se un'organizzazione ha adottato le misure appropriate per risolvere un problema.
In sintesi: con verbali chiari, concisi e condivisibili, i membri di un team possono rapidamente ottenere chiarezza sulle decisioni e le responsabilità, collaborare con meno confusione e attriti, e disporre di un registro ufficiale di tutte le procedure di riunione per future consultazioni.
Quali sono i diversi stili di verbali di riunione?
Esistono tre tipi di verbali di riunione: i verbali di azione, i verbali di discussione e i verbali testuali. Scopri di più su queste tipologie qui sotto:
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Verbali d'azione
I verbali d'azione includono solo le azioni o le decisioni prese durante una riunione. Questo tipo di verbale in genere esclude le discussioni che precedono le decisioni.
Include inoltre un elenco dei compiti o delle azioni completate dall'ultima riunione, insieme ai passaggi successivi e ai nomi dei responsabili della loro realizzazione.
Si tratta del tipo più comune di verbale e viene spesso utilizzato in riunioni formali come quelle dei consigli di amministrazione.
Verbali di discussione
I verbali di discussione sono più completi rispetto ai verbali d'azione e di solito includono una breve panoramica delle discussioni pertinenti alle decisioni o alle azioni chiave. Questo tipo di note può essere utile quando si vuole analizzare il processo di deliberazione del team, o quando si vuole dare credito ai membri per le loro idee e soluzioni.
Nel registrare i verbali di riunione di tipo discorsivo, il redattore non dovrebbe includere opinioni personali.
Verbali testuali
Anche se abbiamo detto che i verbali delle riunioni di solito non sono trascrizioni parola per parola, alcune riunioni richiedono verbali testuali, anche conosciuti come minute verbatim. Sono spesso utilizzati per le udienze pubbliche e i procedimenti giudiziari e sono in genere presi da una persona designata alla trascrizione che ha familiarità con la scrittura in stenografia.
Cosa si deve includere nei verbali di riunione?
Gli elementi da includere nel verbale dipendono dal tipo di riunione a cui si partecipa. Tuttavia, alcuni componenti chiave che dovrebbero essere sempre presenti sono:
- Data, ora e luogo della riunione
- Nomi di partecipanti e assenti
- Nome di chi ha organizzato o conduce la riunione
- Scopo della riunione
- Ordine del giorno della riunione
- Verbale dell'ultima riunione
- Aggiornamenti generali e individuali da parte dei membri del team
- Azioni
- Discussioni
- Altri argomenti o punti di discussione non coperti dall'ordine del giorno
- Link ai documenti condivisi durante la riunione
- Pianificazione della riunione succesiva
- Nome del verbalizzante e del responsabile di team che ha approvato il verbale.
Utilizza caselle colorate per differenziare le discussioni dalle azioni.
Formati popolari di verbali di riunione e cosa includono
Come accennato, la struttura di un verbale dipende dal tipo di riunione. Ad esempio, se stai partecipando a una riunione del consiglio di amministrazione, ci si aspetta un verbale dal formato formale che copra tutte le fasi di una riunione del consiglio, dalla convocazione all'aggiornamento.
Sebbene non possiamo coprire tutti i diversi tipi di riunioni, abbiamo elencato alcuni dei formati più comuni e cosa puoi includere nella verbalizzazione di questi tipi di eventi.
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Una riunione del consiglio di amministrazione è un incontro formale che riguarda le strategie, le politiche, i problemi e le opportunità di un'organizzazione. Il presidente del consiglio di solito presiede le riunioni, mentre il segretario del consiglio scrive e distribuisce i verbali.
Sebbene esistano molti modi per formattare i verbali di riunione del consiglio di amministrazione, di solito includono i componenti di base sopra elencati, oltre a questi elementi:
- Un registro di approvazioni e modifiche apportate ai verbali della riunione precedente
- Osservazioni, discussioni e punti d'azione derivanti dai rapporti dei funzionari
- Tutte le mozioni accolte o respinte
- Risultati delle votazioni
- Ricorsi presentati
- Passi successivi
- Nuove attività
- Annunci
- L'ora di aggiornamento
Durante la votazione, chi scrive il verbale può scegliere di registrare i voti nei seguenti modi:
- Solo approvazione o bocciatura, ad esempio "La mozione è stata approvata", "La mozione non è stata approvata", "La mozione è stata approvata all'unanimità".
- Approvazione o bocciatura con numeri, ad esempio: "La mozione è stata approvata con 8 voti a favore e 3 contrari".
- Approvazione o bocciatura con i nomi di coloro che hanno votato e si sono astenuti, ad esempio "La mozione è stata approvata". A. Rossi ha votato a favore, C. Ricci ha votato contro, L. Bianchi ha votato a favore, A. Giusti si è astenuto".
La "pianificazione degli sprint" è un elemento della metodologia Scrum(si apre in una nuova scheda o finestra), un framework agile di gestione dei progetti che utilizza un "approccio iterativo e incrementale" per controllare i rischi e portare maggior prevedibilità del funzionamento dei team. Questo metodo è spesso utilizzato nello sviluppo di software, ma è stato adattato da varie organizzazioni in diversi settori.
Le sessioni di pianificazione degli sprint sono essenzialmente riunioni che danno il via agli sprint, periodi di tempo predefiniti in cui viene svolto il lavoro.
Quando redigi un verbale per la pianificazione degli sprint, assicurati di includere gli elementi di base di un tradizionale verbale di riunione come sopra descritto e di aggiungere:
- L'obiettivo dello sprint: è l'obiettivo che il team deve raggiungere nello sprint corrente.
- Il backlog dello sprint: Si tratta di un elenco di task/azioni da completare durante lo sprint.
- Storie ed Epiche da consegnare: Storie ed Epiche sono requisiti che portano valore agli utenti. Le storie sono requisiti più piccoli che fanno parte di una cosiddetta Epica.
- Rischi, preoccupazioni e potenziali ostacoli: Si tratta di ostacoli che potrebbero rallentare o impedire la capacità di completare il lavoro in tempo. Quando si discute di questa parte, i team offrono spesso soluzioni per mitigare questi rischi.
- Conclusioni e passi successivi: Questa sezione illustra le decisioni finali prese per lo sprint, comprese le responsabilità individuali, le scadenze, ecc.
Spesso abbreviati in incontri 1:1, sono meeting regolari tra due persone, di solito manager/coach e dipendente. Le persone responsabili dei team hanno incontri 1:1 con i loro membri per ottenere aggiornamenti sui progressi dei progetti in corso, fornire feedback e formazione, discutere della crescita professionale, aiutarli ad affrontare gli ostacoli e capire se sono motivati e soddisfatti.
Anche in questo caso, ciò che si deve includere nel verbale dipende dallo scopo e dai contenuti della riunione. Ecco alcuni elementi che puoi includere nel verbale di una riunione 1:1:
- Una rapida valutazione dell'umore: può essere sotto forma di numeri su una scala, emoji o foto/video/GIF per rappresentare l'umore generale.
- Un elenco di argomenti all'ordine del giorno: si tratta di tutti i punti che si desidera discutere durante la riunione.
- Un elenco di obiettivi e di aggiornamenti: puoi includere caselle da spuntare e spazio per annotazioni accanto a ciascun obiettivo.
- Sfide e ostacoli: si tratta di un elenco di sfide e ostacoli da affrontare.
- Azioni di sostegno e supporto: un elenco di azioni concrete che il coach o mentore può compiere per sostenere il proprio allievo/dipendente.
- Passaggi successivi: si tratta di un elenco delle azioni da intraprendere dopo l'incontro, delle risorse pertinenti da consultare e delle scadenze da rispettare.
Come fare un verbale efficace
Segui questa guida per imparare a prendere appunti durante le riunioni in modo organizzato e creare verbali professionali:
Preparare un modello in anticipo consente di mantenere appunti ordinati e organizzati, di concentrarsi sui dettagli importanti durante la discussione e di evitare ore di revisione in seguito.
Quando crei un modello, considera l'uso di elementi visivi per categorizzare blocchi di informazioni. Ciò può aiutare chi legge a elaborare le informazioni più velocemente e rende la consultazione dei verbali più piacevole.
Con Canva, puoi scegliere un modello verbale di riunione informale o professionale dalla nostra vasta raccolta, o creare un documento da zero in base alle tue esigenze. Utilizza Canva Docs(si apre in una nuova scheda o finestra) per trasformare semplici appunti in documenti visualmente sbalorditivi e coinvolgenti che puoi condividere facilmente con il tuo team.
Una volta convocata la riunione, assicurati di avere pronto il tuo modello o documento. Prima che la riunione abbia inizio, annota la data, l'orario e il luogo in cui si terrà, ed elenca i nomi di partecipanti e assenti. Se decidi di registrare la riunione, posiziona il tuo dispositivo di registrazione il più vicino possibile agli altoparlanti e non dimenticare di premere il pulsante di registrazione.
Ricorda che verbalizzare non significa trascrivere ogni parola pronunciata durante una riunione. Dovresti annotare tutte le azioni intraprese durante la riunione, come le mozioni approvate, le votazioni effettuate e i progetti assegnati. Ricorda di includere informazioni rilevanti, come i nomi dei responsabili dei progetti e le scadenze delle attività. E se lo ritieni necessario, puoi anche annotare i commenti emersi dalle discussioni che hanno portato a decisioni importanti.
Quando qualcuno presenta un documento o un report durante la riunione, prendi nota di richiederne una copia (o un link al documento online) dopo la riunione. In un secondo momento, mentre rivedi i tuoi appunti, allega questi materiali al verbale in modo che tutte le parti interessate abbiano un quadro completo di ciò che è stato discusso durante la riunione. Includere questi materiali nelle minute di riunione risparmia anche a tutti il fastidio di scambiarsi e-mail per richiedere i file.
Questo è il momento in cui rivedi tutti i tuoi appunti e li organizzi in un documento più presentabile. Fai in modo di rivedere i tuoi appunti immediatamente dopo la riunione in modo che le discussioni siano ancora fresche nella tua mente. Potresti dimenticare dettagli essenziali se attendi troppo a lungo per rivedere i tuoi appunti.
Organizza tutti i tuoi dati ed elimina appunti non importanti o ridondanti e riflessioni personali che potresti aver annotato. Fornisci una breve descrizione o riassunto accanto a ciascuna azione/decisione, dando un contesto a come la decisione è stata presa, perché è importante, chi l'ha attuata, chi è responsabile dei prossimi passi, quali sono le tempistiche, ecc. Scrivi al presente e mantieni i tuoi appunti il più oggettivi possibile.
Infine, rivedi il tuo documento. Controlla errori di grammatica e ortografia e assicurati che i tuoi appunti siano chiari e facili da capire, specialmente per coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione.
A seconda di come è strutturato il tuo team, potresti dover inviare la bozza al tuo team leader o supervisore per l'approvazione. Se lavori su una piattaforma come Canva Docs, puoi invitare utenti e non utenti a visualizzare, modificare e aggiungere commenti al tuo documento in tempo reale.
Una volta ottenuta l'approvazione finale, condividi il verbale della riunione online via e-mail o invia un link a tutti i partecipanti (assenti inclusi). Se i non partecipanti richiedono accesso ai tuoi appunti, puoi facilmente cambiare chi può visualizzare, commentare o modificare il tuo documento su Canva Docs.
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Linee guida per creare verbali di riunione
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Assegna una persona responsabile dei verbali
L'ideale sarebbe assegnare il compito di redigere i verbali a una persona che non presenta la riunione e che non ha un ruolo attivo. In alcuni contesti, come le riunioni dei dirigenti o dei consigli di amministrazione, l'approccio migliore è quello di far redigere i verbali a un segretario o a un assistente esecutivo. Ciò consente di avere verbali più coerenti e permette a tutti gli altri partecipanti di concentrarsi sulla riunione. D'altra parte, gruppi più piccoli possono beneficiare della rotazione del ruolo di verbalizzante. Infine, assicurati di assegnare il ruolo giorni prima della riunione in modo che la persona designata possa prepararsi.
Crea una guida di stile
Fai in modo che tutti i tuoi verbali siano ordinati e puliti, in modo che chiunque possa trovare facilmente ciò che cerca. Creare una guida di stile con regole per la formattazione, la grammatica, le abbreviazioni, ecc. rende più facile per tutti mantenere un aspetto uniforme nei verbali di riunione.
Prendi decisioni di progettazione al momento o configura un Kit Aziendale in anticipo, inclusi loghi, colori del brand, font, foto e altri elementi di design pre-approvati.
Distribuisci le schede di presenza prima delle riunioni
Prima di ogni riunione, distribuisci un foglio di presenza con le caselle per i nomi dei partecipanti, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail. Questo ti aiuterà a rintracciare i partecipanti per ottenere chiarimenti su determinati contributi e ti fornirà tutte le informazioni necessarie per inviare verbali, documenti condivisi, presentazioni, ecc.
Registra le tue riunioni
Hai difficoltà a tenere il passo con il ritmo incalzante delle riunioni? Considera la possibilità di portare un dispositivo di registrazione (o semplicemente di usare il tuo telefono o laptop) per registrare le sessioni. Prima di premere "registra", assicurati di ottenere il consenso di tutti i partecipanti. Durante la riunione, annota gli orari in cui si svolgono le discussioni cruciali. In questo modo, non dovrai passare ore a riascoltare l'intera registrazione, ma solo le parti più importanti.
Quando presenti un documento su Canva, hai la possibilità di registrarti e inviare un link video ai colleghi.
Domande frequenti sui verbali di riunione
Lo scopo della verbalizzazione è quello di ottenere un'istantanea chiara e concisa di ciò che è accaduto durante una riunione. I verbali di riunione sono un documento pratico a cui i partecipanti e gli intervenuti possono fare riferimento in seguito. I verbali servono anche come documenti ufficiali che possono essere utilizzati per corroborare o confutare affermazioni e per verificare che sono state prese/decise determinate azioni, assegnati certi compiti e risolte specifiche questioni.
Il ruolo di verbalizzante può essere assegnato a un segretario, a un assistente amministrativo o a un membro del gruppo in grado di tenere il passo con le discussioni durante una riunione e filtrare i punti più importanti per la tenuta dei registri.
Alcune qualità che possono aiutare i responsabili dei verbali nel loro ruolo sono:
- Organizzazione
- Pensiero critico
- Ascolto attivo
- Ottime capacità di scrittura professionale o tecnica
- Capacità di dattilografia veloce
- Buona grammatica, ortografia e punteggiatura
La maggior parte delle persone scrive un verbale digitando in un documento. Puoi creare o modificare un modello su Canva per organizzare le discussioni e i punti d'azione. È anche abbastanza comune che i responsabili dei verbali registrino le riunioni su un dispositivo come un registratore audio, un telefono o un laptop e riprendano la registrazione in seguito. Se prevedi di registrare una riunione, assicurati di avere il consenso di tutti i partecipanti.
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