在宅ワークでも生産性を高めるコツ!カレンダーの活用方法を10通りご紹介!

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生活のデジタル化が年々進んで行く中、手帳とカレンダーに関してはアナログ派の人々が多いようです。

しかし、なぜスケジュールアプリなどがすくすくリリースされて行く中、紙のカレンダーの人気は縮小しないのだろうか。消費者パネル調査を行うアメリカのNPD Groupは、2015年から2016年の間、スケジュール手帳の売上高が10%増加したと発表しました。また、The New York TimesFast Companyなどの世界的に有名な出版社は、紙媒体のカレンダーやスケジュール手帳を絶賛する記事を公開しています。

紙のカレンダーや手帳の人気は縮小するどころか、人気がましているように見られます。これは、紙媒体の方が実用的で生産性を強化する効果があるからなのです。今回は、紙のカレンダーとデジタルを上手く活用し、自身の生産性を高める10個の方法を紹介します。

1.スケジュールの色分け

Image by Patrick Perkins via Unsplash

Googleカレンダーを使用して、「仕事」、「プライベート」、「家族」など、異なるジャンルの予定を色分けし、スケジュールを見やすくする機能を活用していますでしょうか。このような便利な機能は紙のカレンダーや手帳でも再現できます。付箋やマーカー、色とりどりのボールペンをいくつか使うだけで、可愛く、おしゃれに自分らしくスケジュールを整理できます。

スケジュールの色分けをすると、時間配分の見える化が実現できます。一眼で、どの作業に時間を掛けていないのか、または、働きすぎているかどうかを確認することができるので、ワークライフバランスを見つめ直すことができるのです。

2.週間と月間カレンダーを使い分けよう!

週間と月間カレンダーを組み合わせて、自分に合ったスケジュールの組み方を見つけてください。週間カレンダーでは日々達成しなければいけないタスクを書き下ろし、月間ではより大きなゴールを設定するなど、使い方を上手く両立することが良いでしょう。カレンダーを使い分ける事によって、目標の細分化をすることができます。

Canvaでは様々なカレンダーのテンプレートを提供しています。あなたのスケジュールの最適化に向けてカスタマイズできますので是非お試しください。Colorful Dotted Weekly Calendar またはColorful Patterned Classroom Calendarで簡単に週間と月間カレンダーを使い分けられます。

上記のテンプレートはCanvaで色合いなどをカスタマイズし、あなたにピッタリなカレンダーを作成できます。月間カレンダーは、一つのページにまとめてダウンロードする事で、年間カレンダーを簡単に作ることができます。無料でカスタマイズしたテンプレートデザインを印刷し、すぐにご活用いただけます。

3.タスクの優先順位を書き下ろす習慣をつける

タイムマネジメントの比喩でもある「岩と小石と砂」という哲学的な考えはご存知でしょうか。大きな岩を瓶に敷き詰め、その後に小石と砂を瓶に注ぐと、岩、小石と砂はきれいにまとまります。しかし、砂と小石を先にビンに注ぎ、その後、岩をビンに入れてしまうと、岩を入れるスペースがなくなります。

Image by tdfugere via Pixabay

この考え方はタスクの優先順位に関する比喩なのです。大きなタスクや目標を最初に設定し、その目標に向けて小さなタスクを設定することで、キャパシティーを維持することができるのです。目標をしっかり意識するためにはタスクをしっかり書き下ろす必要があります。

瓶を岩(重要なタスク)から詰め始めても、目に見える隙間に小石や砂で敷き詰められます。しかし、瓶を砂(重要でないタスク)から詰め始めた場合、岩を入れる余地がなくなります。

そのため、優先順位をしっかり付けることが重要です。タスクリストを作成し、A、B、Cまたは1、2、3 で優先順位を付けてみてください。カレンダーに最も重要なタスクを書き始め、空きがある場所に他の小さなタスクを記入してください。先に優先順にお高いものをカレンダーに書き下ろす事によって、誤って重要なタスクを見失うことがなくなります。

4.時間管理マトリックスを使いこなす

著者のStephen Covey氏は、ビジネス本「The 7 Habits of Highly Effective People」で時間管理マトリックスというものを公表しました。Covey氏は、1週間の始まりに達成したいタスクを「緊急」、「緊急ではない」、「重要」、「重要ではない」の4つの象限に別れたマトリックス記入することをおすすめします。

管理マトリックスは、タスクの優先順位を見える化したものです。

タスクの優先順位を整理する際に、「重要でない」かつ「緊急ではない」の4の象限からスケジュールを改善することが可能になります。スケジュールに記入するべき最も重要なタスクをこのマトリックスを介して見ることが出きるので、カレンダーに最初に記入するべきものが確認できます。

Canva のTurquoise & Purple Bold Classroom CalendarTurquoise & Purple Bold Classroom Calendarテンプレートには、マトリックスを書き下ろせる小さな「メモ」スペースがあります。スケジュールを整理するため、ご活用してみてください!

上記のテンプレートは毎週印刷して時間管理マトリックスを記入する事も、デジタルファイルとして保存し、マトリックスを使用し毎週更新する事もできます。どちらの方法でも、最も重要な作業に集中する準備ができます

5.アローメソッドを実現する

Yellow Arrow Led Signage by Isaque Pereira via Pexels on Canva

起業家で著者でもあるニコラス・ソネンバーグ氏の「アローメソッド」は、最も重要なタスクを1週間の前半に終わらせる方式です。これも、「岩、砂、小石」に沿ったスケジュール管理に関する考え方です。優先順位の高いタスクをすぐに打ち消し、やるべきことを早めに達成でき、生産性を高めるこうかがあります。

「目標は、週間カレンダーを矢じりのようにイメージすることです。1週間の始まりには沢山なタスクがあり、最後は細かいタスクが残っている形です」とソネンバーグ氏は説明します。「この方式を達成するために、私は会議の大半をできれば月曜日か火曜日にスケジュールします。そのため、私はかなり充実したスケジュールで1週間を始めますが、次第に作業が減り、手が空くようになります」

この方式を徹底する事によって、予期しないタスクなどが1週間のうちに場合、1週間の後半に対応する余裕が生まれます。

6.カレンダーをシェアする

共同プロジェクトに取り組む場合、カレンダーは同僚のスケジュールと自身のスケジュールをすり合わせるツールとして使えます。「新規マーケティング計画を立てる」などの共同作業ではカレンダーをシェアする事によって、互いの生産性の向上につながります。

共同作業でカレンダーを同期する際には、スケジュールを記入しやすいデザインを使用する必要があります。Canvaが無料で提供する下記のテンプレート、Cute Funky CalendarまたはPastel Abstract Shapes Monthly Calendarでは必要に応じてカスタマイズできます。図形にアタックリストや同僚のスケジュールを記入することができます。メモ用にセクションを追加することもできます。

Canvaでカレンダーのテンプレートを選択したら、[共有]ボタンをクリックし、メールで共同編集者を招待し、共同カレンダーデザインを作成することができます。

7. Googleで「関心のあるカレンダー」を確認します

Google Calendarの「関心のあるカレンダーを探す」機能を活用すると、世界中の祝日やおやすみ期間を把握することができます。海外の取引先とのミーティング設定などにとても便利なツールです。

表示されるイベントのいくつかをGoogleカレンダーまたは紙のカレンダーに追加する事によって、海外との取引でトラブルや事故が発生しないようにスケジュールを管理できます。

設定ページから他のカレンダーをGoogleカレンダーアカウントに追加します

Googleカレンダーの[設定]から、サイドバーの[カレンダーを追加]を選定し、「関心のあるカレンダーを探す」をクリックしたら、この機能をご活用できます。

8.メールの時間を確保する

Image by Rawpixel via Pixabay

マッキンゼー・アンド・カンパニーの調査によると、サラリーマンは平均的に1日の28%( 2.6時間)をメールの閲覧と返信に費やしています。

メールのタブを閉じて通知をオフにすることは業務上難しいですが、メールに応答するための特定の時間を確保することは、生産性を高める方法なのです。カレンダーに「メールに対応する時間」を予めに設定する事によって、その他の時間で他のタスクに集中できる余裕を作れます。また、集中してメールに対応する事によって、ビジネススキルを高めるチャンスにもなるかもしれません。

9. 日替わりタスクで1週間を構成する

ツイッターとスクエアの創設者であるジャック・ドーシー氏は、毎日違った業務領域に集中し、生産性を高めていると言います。

彼はFast Companyとのインタビューで「私のすべての日にテーマを付けています」と語った。「月曜日は管理職に集中する日です。火曜日はプロダクトデザイ、水曜日はマーケティング、木曜日はパートナーシップです、、、」彼は業務領域を24時間ブロックで分けていて、それぞれの業務に集中できるようにスケジュールを作成しているのです。

ドーシー氏のスケジュール管理方法を試したい場合は下記のテンプレートをおすすめします。Colorful Bold Weekly CalendarColorful Quote Calendar.などにCanvaの無料アイコンを追加する事で、毎日をテーマ別に整理することができます。

10.紙のカレンダーとデジタルカレンダーの両立して使う

Grey Apple Keyboard and Grey iPad by picjumbo via Pexels on Canva

デジタルカレンダーは紙のカレンダーの人気と実用性を縮小していません。

Contentlyの共同創設者であるShane Snow氏は、アナログカレンダーとデジタルカレンダーの完璧なバランスを見つけましたと述べました。彼は紙のカレンダーを使って自身の予定を書き下ろし、Google Calendarを使ってミーティング設定や議事録の管理を行なっています。近年、生産性や効率を高めるためには全ての業務をデジタル化するべきだという風潮がありますが、スケジュール管理においては、デジタルとアナログのバランスを見つけることが大事です。

そのため、時間をかけて自分に合ったカレンダー構成を見つけることが重要なのです。アプリの愛好家でも、紙のプランナーを手にしたい方でも、今回紹介した生産性を向上させる10個の方法を活用できるのではないでしょうか。タスクをしっかり管理して、生産性を高めていきましょう!

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