データ整理やチーム機能の活用で効率UP!Canvaで出来る、サクッとデザイン整理術

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Canvaでデザインを作っていると、「どんどんデザインデータが増えて、探すのが大変…」ということはありませんか? 実はCanvaには、デザインデータを管理するのに使っておくと便利な機能がいくつかあります。今回はそんな、Canvaにおけるデータ整理術をご紹介します。

探しやすい「デザインタイトル」に変更する

編集画面からタイトルを変更する

Canvaでデザインを作ったとき、デザインタイトルは変更していますか?初期設定では、「テンプレートの種類+名称未設定のデザイン」になっていますが、デザイン編集時に簡単に変更することができます。「共有」の左側をクリックしてタイトルを変更し、キーボードのEnterで確定すれば完了です。

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ホーム画面からの変更も可能

ホーム画面からもタイトルは変更可能です。変更したいデザインのタイトルをクリックして変更し、キーボードのEnterで確定です。

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デザインタイトルで検索する

ホーム画面からキーワードで検索ができるので、デザインタイトルは分かりやすいものにしましょう。例えば、「ポストカード(誕生日)」「ポストカード(出産)」「Instagram(誕生日)」「Instagram(出産)」というデザインタイトルがあれば、「ポストカード」や「Instagram」という種類ごとでも検索できますし、「誕生日」や「出産」という用途ごとでも検索することが可能です。

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種類別に「フォルダ」を作って整理する

グループごとにフォルダを作る

デザインタイトルを変更しても、毎回検索して探すのは大変!そんな時に活用できるのが、フォルダの活用です。ホーム画面の左にある「新しいフォルダを追加」をクリックし、フォルダ名を入力して作成してください。左メニューにフォルダが追加されます。

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フォルダは、説明文を追加することもできます。また、☆マークにチェックをつけることによって、指定フォルダを上位に表示することも可能です。

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※☆マークはCanva for Work限定の機能となります。

※無料アカウントで作成できるフォルダは2つまでとなります。Canva For Workにアップデートすると、無制限でフォルダが作成できます。

※作成したフォルダには、最大200点のデザインを保管できます。

デザインをフォルダに移動する

フォルダを作ったら、関連デザインを移動させます。左メニューの「全てのデザイン」から追加したいデザインを選び、カーソルを合わせると右上に表示される「…」をクリックします。「フォルダに移動」から、移動させたいフォルダをクリックするとデザインを移動できます。

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※移動させても、全てのデザインからは無くなりません。
※同じデザインを複数のフォルダに所属させることも可能です。

編集画面からフォルダを作成

Canva for Workご利用の方は、編集画面から新規フォルダを作成することも可能です。左メニューにある「フォルダ」をクリックし、デザインフォルダの右側にある「新規作成」をクリックしてください。

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フォルダ名を入力し、共有する場合は共有先と権限を選びます(後から共有することも可能です)。また、編集画面上でフォルダ間のデータ移動や編集も簡単にできます。

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編集画面でフォルダを作ると、フォルダメニューの上に作成したフォルダが追加されます(フォルダアイコンにカーソルをもっていくと出現する×マークで編集画面上から非表示にすることも可能です)。また、デザインのフォルダ移動や削除も、編集画面上で簡単に操作できます。

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デザインをチームで共有・編集しよう

Canvaでは、作ったデザインを簡単に共有できるチーム機能があります。チームの誰かが作ったデザインを、ダウンロードせずにCanva上で確認でき、最終データを編集したり、チーム全員がそれぞれコメントをつけてやりとりすることが可能です。

※チーム機能はブラウザ版のみとなります。アプリには対応していません。

まずはチームを作ってみよう

左メニューにある「チームを作成」をクリックし、招待したいメンバーのメールアドレスと権限を選んで招待しましょう(メールアドレスを入力すると、権限を選ぶ表示が出てきます)。フォルダを作ったら、チーム名を変更しましょう。

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メンバーの権限には以下の種類があります。

  • 所有者…チームを作成したメンバー
  • 管理者…チームメンバーの管理が可能
  • メンバー…デザインの作成と共有が可能

※Canva for Workでは、テンプレートデザイナーの設定も可能です。

【招待されたら?】

招待したメールアドレスにメールが送信されるので、メール内にある「招待を受ける」をクリックすると、チームアカウントが表示されます(Canvaへのログインが必要)。

フォルダをチームで共有しよう

デザインを個別で共有することもできますが、フォルダごとに共有することも可能です。各プロジェクトごとにチームを作ってフォルダを活用しましょう。共有したいフォルダの右上にある共有ボタンをクリックし、チームを選んでください。このとき、共有するメンバーが「編集可能」か「表示のみ(デザインの編集不可)」が選べます。また、権限は途中で変更することも可能です。

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デザインにアクションをしてみよう

共有されたデザインには、「編集」「流用」「いいね」「コメント」のアクションをすることができます(編集するには権限付与が必要)。

  • 編集…共有している最終データをCanva上で編集できます。
  • 流用…選んだデザインを流用し、別のデータを作成することができます。
  • いいね…デザインに対して「いいね」をつけられます。いいねをつけると作成者に通知がいきます。
  • コメント…デザインに対してコメントがつけられます。誰がコメントをつけたか分かり、チームメンバー全員でコメントを閲覧・共有することができます。
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いかがでしたか?今回紹介した便利な機能を活用して、作業時間の効率化を目指してみてくださいね。


Japan Staff
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