リモートワークでも効果的にチームワークを発揮するためのヒント5つをまとめてみた!

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リモートワークで業務を行うとき、チームワークを効果的に発揮することが難しいと感じたことはないでしょうか。リモートワークを積極的に取り入れている大手企業であるBasecampUpworthyBufferMozillaZapierでは、リモートで働く従業員のために、場所にとらわれずにチームワークを発揮できる環境を整えています。

昨今の新型コロナウイルスの流行により、完全リモートワークに切り替える企業が急増しています。そんな中で、「どうやったら在宅での仕事がはかどるのか?」と多くの人が悩んでいます。リモートワークでも効果的にチームワークを発揮できるプロフェショナル達は、いくつかの共通したコアコンセプトに基づいて働いています。そのコアコンセプトの大半は、円滑なコミュニケーションを重視することを基本としています。 こちらの記事ではその5つのコアコンセプトを解説し、リモートワーク中でも存分にチームワークを発揮できる方法を紹介します。

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なぜコミュニケーションはそれほど大切なのか?

コミュニケーションは、ビジネスだけでなく人生においても必要不可欠なスキルです。さまざまな局面において各個人の立場と果たすべき役割を認識するために、円滑なコミュニケーションは欠かせません。明確で簡潔なコミュニケーションは理解へと繋がります。そしてものごとを理解すれば、問題解決ができるようになります。言葉のキャッチボールがうまくできると、他人に助けを求めることができるし、今まで知らなかったことを学べます。

職場のチーム内でも充分なコミュニケーションが必要であることは、言うまでもありません。各メンバーは自分が何をすべきかを知り、周りとどのような形で関わっていけば良いのかを、認識する必要があります。チームが同じ問題の解決に向き合うためにコミュニケーションスキルを上手く利用すれば、タスク分担や誰がどのタスクを行うのが適切かをスムーズに決められます。情報をうまく共有できるかどうかは、実践的なコミュニケーション能力にかかっています。

リモートワークにおけるコミュニケーションの課題とメリット

新型コロナウイルスにより急遽リモートワークに切り替えた部署やチームが、業務上よく直面する問題の一つとして「情報共有の後退」があげられます。容易に雑談できない環境に突然切り替わったため、重要な情報が行き渡らないケースも多く、作業スピードが全体的に落ちてしまいます。気軽なコミュニケーションが難しくなり、仕事と関係のない話をする機会が減ったことで、孤独を感じてしまう従業員も少なくありません。パンデミックがもたらした課題は、社内コミュニケーションの形を変容させました。新しいコミュニケーションのとり方に違和感を覚えるビジネスパーソンが増えているのも事実です。

リモートワークにより情報共有の手法は大きく変わりましたが、これはチームワークを高める絶好の機会ととらえることもできます。もちろん、コミュニケーションをとることを今まで以上に意識する必要がありますが、毎日チーム内のビデオ通話を企画することや、雑談用のメッセージチャンネルを設立することで、上で取り上げた問題も大幅に改善されます。コミュニケーションを図るため熱心かつ自発的に動かなければならないかもしれませんが、それがチームワークの強化に繋がるのです。

リモートワークのコミュニケーションを改善する方法

リモートワークする人とパソコン

Image by Cristin Hume via Unsplash.

毎日のチェックイン会議をスケジュールに組み込む

リモートワークで成功するチームの多くは、毎日チェックイン会議を開催し、進捗の共有やタスクの洗い出しを行います。それは同時に雑談する機会となるため、少し長引くこともあります。チェックイン会議の目的は、なるべく近い形でオフィス環境を自宅に再現することにあります。チェックインミーティングで業務の話に臨む前に、少しだけ雑談の時間をとってください。それはチームメンバー全員のモチベーションを維持するために効果的です。

コミュニケーションスキルを2倍に!

コミュニケーションを上手くとるとは一体どういうことか?円滑なコミュニケーションにはいくつかのコツがあります。 まずは「聞くこと」です。これはコミュニケーションの基本中の基本です。チームメンバーの話を聞いているときに、メールの確認やメッセージの返信をしないでください。相手の意見を尊重し、しっかり聞くことで意見の相違を明らかにし議論ができます。また、ビデオ通話中は必ずお互いの顔が見えるようにしましょう。表情やボディーランゲージによって伝わる意図もあるので、しっかりとお互いの姿を目で見ることも大事なのです。

相手の話を理解するためには、質問をしなくてはならない場合があります。フランクに質問をすることや疑問を持つことは、円滑なコミュニケーションを図るために不可欠のスキルです。意外とチーム内に同じ疑問を持つ人がいる場合もあります。質問することを恐れないでください。質問によって、相手の言いそびれたことを引き出すこともできます。言いそびれたポイントを、質問を受けることによって伝えることができるのです。

そしてリモートワーク中の会議においては、明確かつ簡潔に話をまとめることも非常に重要です。ミーティングが終了した後では質問をするチャンスがなかなか回ってこないため、ミーティング中に簡潔に話をまとめましょう。チームに発表をするときには、最後に必ず「質問などありますか」とチームメンバーに問いかけると話が広がり、疑問点の洗い出しができます。

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コミュニケーション手段を変えてそれを定着させる

オフィスでは、昼食時の雑談やデスクで少しおしゃべりをするなど、さまざまな形でコミュニケーションをとる機会があります。リモートワークでも同じようなコミュニケーションスタイルを再現する必要があります。 メールの活用は言うまでもありませんが、ビジネス用メッセージツールのSlackを採用することにより、迅速かつ簡単なコミュニケーションと業務内容の明確化を促進できます。Googleハングアウトでは、ビデオ通話で雑談部屋を開設できます。

多様なオンラインコミュニケーションツールをさまざま目的で活用できますが、大切なのはチームメンバー全員が共通したツールを使うことです。また用途別にツールを使い分けることで、業務の流れがスムーズになると言われています。

「連絡可能」と表示する

リモートワークにおいて、同僚があなたに連絡をとりやすい環境や設備を整えることは、必要不可欠です。常に「連絡可能」な状態にする必要はありませんが、勤務時間中は少なくとも「オンライン」であることを明示するようにしてください。また、話しができる時間帯をチームメンバーに対しはっきりと伝えすることも大切です。このようなタッチポイントを設けることで、チーム内のコミュニケーションの分断や、メンバーの孤独感を払拭できます。

ノートパソコンとポット、マグカップ

情報共有に最適なソフトウェアやツール

会社やチームは、オンライン上にある数多のコミュニケーションツール中から使用するものを選ばなければなりません。全てのチームメンバーが効果的に使えるツールを導入したいですね。多くの会社は、すべてのドキュメントとリソースをGoogleドライブに移行しています。Googleドライブは場所に縛られることなく、いつでもどこでも簡単に共同作業ができます。インスタントメッセージングツールのSlackは、AirbnbやDropboxなどの企業でコミュニケーションツールとして採用され、好評を得ています。その他にも、ビデオ会議用のツールとしてZoomやGoogleハングアウト、Trello、Basecamp、monday.comがあります。Glintはマネージャーとスタッフ間のコミュニケーションを取り持って、共通タスクの連携や進捗状況の共有をスムーズにします。

プロジェクトをリモートで進める方法など、新しいプロセスのフローチャートを作成する際には、インフォグラフィックのテンプレートが役に立ちます。Business InfographicYellow Illustrated Design Process Infographic などのテンプレートをご活用ください。

デザイン作成の切り札