リモートチームの成功を担う方法を4通りご紹介!

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新型コロナウイルスの流行により、多くの人々がオフィス勤務から完全リモートワークに切り替わりました。この状況により、部署やチームのマネジメント方法をフルリモートに合わせて調整しながら業務を継続していく結果に。今回はリモートチームのマネジメントを効果的に行う方法を4通り紹介します。どの方法の基盤となるのが、チーム内のコミュニケーションを強く意識することです。

コミュニケーションスキルが高いチームは上手く機能します。リモートワークに切り替わった際には、今までのコミュニケーションレベルを継続するだけでなく、チームのコミュニケーションスキルを高める必要があります。オンラインツールを上手く採用し、新たなコミュニケーションの形をチームリーダーとして気づきあげることが大事です。

コミュニケーションスタイルは「1つのサイズですべてが当てはまるとは限りません」と、多数の国際NGOを主導してきたシニアアドバイザーのサラ・チャルマース氏は言います。加えて、彼女は「リモートワークでも、人々はコミュニケーションを好み、人と話したい高い。」と説明し、コミュニケーション手段をしっかり考え抜く必要性を強調します。

この記事ではチャルマース氏の教えを基盤に、チームリーダーがチーム内のコミュニケーションを向上させる方法を紹介します。リーダーシップは、マネージャー人のみ役割ではではありません。従業員全員がコミュニケーションスキルを高めることを意識することが大事です。

コミュニケーションを効果的にとり、機会を増やす

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リモートワークを行う際にはチームメンバーと情報共有などのコミュニケーションをとる頻度と形式を予め設定することが大事です。また、会議を実施する時間帯、方法、理由を明確に示す必要があります。たとえば、毎週月曜日の午前9時に、Zoomでチーム会議を開いて、週の目標を設定する旨を伝えること。事業報告会などの会議の場合は、事前に同僚にアジェンダ資料など送信したか確認しましょう。これにより、同僚が準備をすることができ、より簡潔で効果的な会議を進めることが出来ます。

リモートワークでの社内コミュニケーションには一貫性があることが非常に重要です。ハーバードビジネスレビューの世論調査に参加した1,000人の労働者の46%は、「リモートワーカーと定期的にコミュニケーションを取る上司」が最も優秀であると答えました。有能なリーダーは、毎週のチームミーティングとマンツーマンのフィードバックセッションを設定します。長期間のテレワークで、雑談ができないからこそ、しっかりコミュニケーションを取る時間を設定することが大事です。

チャルマース氏は、リモートチーム内のコミュニケーションには「フィードバック」が不可欠だと言います。それは業務上の疑問点を質問として周囲に聞くことや、テレビ会議で「言い逃したことなどありますか?」とチームメンバーに聞くことなどを指します。質問をすることで、初めて知らなかったことに気づくこともありますので、疑問点を周囲に示すことが大事です。

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テクノロジーの活用

Image: photo by Kevin Bhagat on Unsplash

デジタル時代のおかげで私たちにさまざまなコミュニケーション手段を手に入れました。SlackやGoogleハングアウトなどのサービスは、私たちにいつでも、どこでも、チームと繋がれる手段を与えました。AsanaやTrelloなどのプロジェクト管理アプリは、デジタルダッシュボードの作成を簡単にし、作業の可視化に大きく貢献しています。

優れたリーダーはビデオ会議を頻繁に行います。チャルマース氏はビデオ会議を行う際にZoomを採用しています。「ビデオ会議において重要なのは、各チームメンバーがカメラを「ON]にしておくことです。」と彼女は言います。「ビデオがなければ、人々は部屋の掃除をしながら会議を聞くことや、テレビを見ながら参加することが幾らでもできてしまいます。ミュート状態であれば、尚更です。」

Gigaomのレポートによると、リモート会議を行う従業員の87%が、ビデオ会議を使用する際にチームとのつながりを深めていると感じています。誤解される可能性のある書面によるコミュニケーションとは異なり、ビデオは対話を人間化し、チームメンバーが互いの(コミュニケーションの55%を占める)ボディーランゲージを解釈できるようになります。

Zoom、Skype、Microsoft Teamsは一般的に使用されるビデオ会議ツールです。Loomなどのビデオソフトウェアツールを使用して、長いメールではなくビデオメッセージを送信することもできます。

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明確な目標を設定する

Image: photo by Alexa Williams on Unsplash

Gallupの世論調査によると、従業員の50%は、「上司に何を期待されているか」について認識がないようです。これはビジネスにとって、決して良いことではありません。

目標設定の実践は、すべての従業員のパフォーマンスと生産性を向上させ、必要不可欠な過程です。チャルマース氏は、マネージャーがチームメンバーの目標設定を手助けするためには、一緒にどのような「アウトプットを出すか」について合意することを提案します。

「長期的な目標や大きな仕事がある場合は、達成に向かうための、小さな成果に分解します。これは労働者にとって、やるべきことの明確化に繋がります。」

成功するリーダーは、チームメンバーと定期的な目標管理の進捗チェックをスケジュールすに組み込みます。リモートで作業を行っている際に、チャルマース氏の上司は、毎週火曜日、30分間程度のSkype面談を設定していました。

「彼女(上司)はとても忙しく、時間を頂くことが激しいとは知っていましたが、彼女はいつもその面談をスケジュールを組み込んでくれました。この面談は私にものすごい安心感を与えました。うまくいっている事やうまくいっていない事を彼女に提示できる必要があることを知っていたので、モチベーションにも繋がりました。それにより、テレワークでも仕事に対する勢いを維持できました」。

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自分磨きを行う

Image: photo by Anthony Tran on Unsplash

リモートワークを長期間行う場合、「オン」と「オフ」の境目がぼやけます。オフィス環境と違い、退勤をした後の環境の変化がないため、無意識に「オフ」であるはずの時間帯に仕事をしてしまうことがあります。

優れたマネージャーは、自身の「オン」と「オフ」の境界を明確に設定し周りに共有します。リーダーは、リモートチームの作業時間を明確にを設定する必要があります。理想的なのは勤務時間外の業務が不要であること。しかし、それは不可能に近いです。地感慨労働をなるべく抑えるためには、明確に「オン」と「オフ」の時間帯を設定し、それについてコミュニケーションを取ることです。

チャルマース氏がおすすめする「オン」と「オフ」を明確にする方法は、始業前と終業後の時間帯に外に出るようにすることです。軽い散歩をすることで、仕事の環境から意識を切り離す効果に繋がります。「ワークライフバランスを維持するのに役立つ習慣や習慣を見つけるようにチームメンバー励ましてください」。と彼女は言います。

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「チーム戦」意識を育む

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リモートワークが長期化してから活気に満ちたチームカルチャーを継続することが不可能ではありません。チームメンバーとビデオ通話を通じて雑談部屋を作ることが良いでしょう。仕事が始まる15分前などに、週に1〜2回、バーチャルキャッチアップを実施することをおすすめします。コーヒーを飲みながらカジュアルな雑談をすることができます。

テレビ会議は必ずしも真面目に行う実用はありません。「人々の生活の仕事以外の側面のベースに触れるだけでも、チームメンバーのモチベーション向上に大きく関わる」チャルマース氏は言います。「たとえそれが表面的な会話であったとしても、それは、それぞれのチームメンバーにプライベートがあることを認めていことが出来ます。あなたのことを気にかけている人がいると感じると、やる気が出るのです」。

チャルマース氏は、「他の人に業務上負担がかかっている場合は、自ら助け、並びに他のチームメンバーに「この人を誰がサポートできるか」と尋ねます。そして、「みんながハッピーでいられるように」、チーム内でタスクをどのように再割り当てられるか検討しましょう」と述べます。

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効果的なリーダーとして働くことは、地域に限られた行為ではありません。どのような方法であれ、多様な才能を結集し、人々が目標を達成できるように支援することです。リモートワークの得点は、従業員の生産性、満足度、エンゲージメントを高める効果があることです。(多くのリモートワーカーを支援している会社)スターバックスの元CEOのハワードD.シュルツは「情報共有が成功に繋がります」と言いました。例えリモートワークが長引いても、これは、決して悪いことではなく、チームワークをしっかり継続できます。

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