生産性を高めるために欠かせない3つのスキルとツールのご提供

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電子メールやスマートフォンの誕生により、旧来の「働き方」というものが大きく進化しました。職業、職種にもよりますが、現代の仕事は、オフィス環境に限られたものではなく、いつでも、どこからでも、良くも悪くも効率的にこなせるものになりつつあります。

行うべきことは、はるかに多く、それを行う時間が非常に短いため、労働者には今まで以上に生産性が求められるようになったのではないでしょうか。この労働環境の変化により、ビジネスの世界では労働生産性という用語が注目を浴びています。

実際に生産性を高めるためには何をするべきなのでしょうか? 真の生産性の向上とは、どのような意味をもたらすのでしょうか?

この記事を読むことで、この2つの疑問点を明確にするため、生産性向上に欠かせない情報をおとどけします。

Image by Andreas Klassen via Unsplash.

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生産性とは何を意味するのか

「生産性」のキーワードを思い浮かべると、「効率的に仕事をする」、あるいは「インプット対アウトプットの比率の最適化」のようなフレーズをイメージする方が多いのではないでしょうか。生産性は人により、あるいは職種により、異なる意味をもたらすため、もう少し掘り下げる必要があります。

ビジネス本「The Productivity Project」の著者、クリス・ベイリー氏は、「現代のビジネスシーンでは生産性=効率ではなく、労働者がどれだけ作業を達成できるかだ」と書きます。

ベイリー氏は生産性と効率を異なる用語として紹介していますが、

これは一体どういうこと?と思われた方へ、実際に生産性と効率の違いを説明します。

「生産性」と「効率」の違いとは何か

「生産性」と「効率」という用語はしばしば同じ意味として使用されていますが、実際にはまったく異なる概念なのです。自身の仕事、働き方に生産性を向上させるためには、この2つの用語の違いを理解することが重要です。

生産性は、一定期間にわたる個人または企業の生産に関連しています。対照的に、効率は、アウトプットが実際に生成される方法に関連しています。

例えば、A氏が顧客サービスの担当者であるとしましょう。A氏は12時間の勤務時間内に100件のお問い合わせ電話を受けます。部下の B氏は1日6時間働きますが、同じく100件のお問い合わせ電話に応対します。この2人の従業員の「生産性」は同等ですが、B氏の業務効率はA氏の2倍です。

生産性は結果のみを測定する一方、効率は、結果がどのように生成されたのかを測定するのです。「効率」は「生産性」と対照的に、業務に裂いた時間やお金、および適用されたリソースを測定の要因に含まれます。

これら2つのことが一般的に混乱している理由は、産業革命の初期機械的な働き方の名残だと言われています

Image by Alejandro Escamilla via Unsplash.

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生産性と現代の働き方

半世紀前の高度経済成長では、流れ作業をどれだけ効率的にこなせるかが評価されていました。流れ作業の成果を測定するためには業務の標準化が必要とされていました。現代の職場環境ではこの「流れ作業」の概念は通用しないとベイリー氏は指摘します。現代のビジネスシーンでは、より創造的で画期的なアイデアと、そのアイデアの実効性が評価されるからです。

50年ほど前までは「殆どの企業が業務タスクを標準化することで業務効率を高めていた」と、デジタル人類学者で作家のラハフ・ハーフォッシュ氏は説明します。 しかし、近年のビジネスシーンでは、アイデアや戦略、サービスを考え出す知識が重要視していて、それらを担うリソースと時間を「効率」といった形で測定することは現状不可能であることをハーフォッシュ氏は指摘します。

「出社時間の9時から退勤時間の17時の間に、1時間ごとに1つのアイデアを生み出すと言うような機械的な働き方は現実的なのでしょうか。」とハーフォッシュ氏は自身の本の中で読者に問います。

現代のビジネスシーンでタイムマネジメント力を極めるだけでは生産性は高まらない。タイムマネジメントに加えて、やる気と集中力が重なり合うことで生産性が高まるのです。

「どれだけの活力と集中力のある人でも、タイムマネジメント力が欠けていれば、タスクは捗らないであろう。業務に集中できない人は、どれほどタイムマネジメント力が高く、活力に満ちていても、業務に従事することはできません。活力がないまま、日々の業務に向き合う人は、どれほどタスクに集中し、業務の優先順位を付けることができても、全ての業務を終える前に、燃料が消滅するであろう」。

つまり、生産性を高めるためには、単なるインプットとアウトプット量の比率を考えるのではなくタイムマネジメント力、活力、集中力のバランスをとる必要性が高いとベイリー氏は説明します。

生産性を高めるために必要な3つのスキル

タイムマネジメント

現代のビジネスシーンに問わず、どの仕事でも業務上のタスクにしっかり優先順位と時間配分を明確にしない限り生産性を高めることはできません。つまり全てのタスクに同等の時間をかけてしまうと生産性が急激に落ちてしまいます。 タイムマネジメントスキルを高めるためには、To Doリストを利用し、タスクの優先順位と時間配分を見える化することが大事です。時間を整理することで、効率的に業務を進めることができ、タスクの抜け漏れなどを防ぐことが可能になります。

集中力と丁寧さ

ビジネス本「Personal Productivity Secrets」の著者マウラ・ネベル・トーマス氏は、集中力を21世紀の最も価値のある貴重なスキルの1つとして紹介しています。「Attention Management」は生産性の最も重要な要素の1つであり、タイムマネジメント力よりもはるかに重要だと一部の専門家が主張します。「Attention Management」は、すべてのメールでタスクから集中力を引き離すのではなく、集中力を重点的に置くべきなタスクをしっかり知ることです。気晴らしにより、タスクに対する集中力が落ちた際に、集中力を十分に取り戻すためには約20分の時間が必要であることが研究によりわかりました。重要なタスクに集中をすれば、より速く、より良い仕事をすることができます。

活力とエネルギー

J.D.マイヤー氏のブログページ「Getting Results the Agile Way」では、労働者の仕事に対する活力が生産性の向上を担う大きな推進力であることを紹介します。彼は、活力を高める事によって業務上の影響力を増幅することができると視聴します。人々は、1日に限られた時間を引き延ばすことはできませんが、体調管理や自身の働く環境を整える事によって自身の活力をコントロールすることができます。つまりこれは、長く働くことは一生懸命働くことを意味が違うということです。70時間働く人は55時間働いた人と同等の仕事量しか達成できないことがスタンフォード大学の調査により、判明されました。生産性を上げるには自身の活力の限度を知り、業務を達成するために活力を調整することが適切なのです。

ニューヨークタイムズのベストセラーである「The Happiness Project」と「The Four Tendencies」の著者、グレッチェン・ルービン氏は、活力とエネルギーに関して下記の意見を述べました:

『私は常に手を動かしていない限り、「時間を無駄にしている」という不快感を常に抱いていましたが、「生産性」についてより広い視野で見るようになりました。家族や友人と過ごす時間が無駄になることはありませんでした』。気分転換や気持ちをリフレッシュさせる時間は広い視野で見ると、業務上の生産性を高めるために非常に大事な要因なのです。

生産性を高めるために必要な3つのヒント

ヒント1:タイムマネジメント力よりもAttention Management力を高めろ!

タイムマネジメント力は生産性の絶対的な鍵ではありません。1日にある時間は限られているので、こだわりすぎるのは効果的ではありません。

Attention Managementを簡単に説明すると、「仕事で最も気を散らすものに気付き、タスクに焦点を合わせ直す行為」です。現代のビジネスシーンでは、フリーアドレスのオフィスも多く、テレワークをする機会が増えたため、気を散らす要因も多くなっています。

あなたの気を散らす引き金を知っていれば、行動を変えることができます。集中力を高めるために、行動を変えれば、生産性も次第に高まります。

ヒント2:3の法則を活用する!

トーマス・ジェファーソン氏、レオ・ババウタ氏、ジーナ・トラパニ氏、J.D.マイヤー氏などの思想家は全員、生産性の向上のために「3の法則」というものを日々の生活に取り入れています。

Image by Content Pixie via Unsplash.

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1日の始まりに、その日のうちに達成したい3つのことを書き下ろすのが「3の法則」です。1週間のうちに達成したい3つのこと、あるいは1月で達成したい3つのこともできます。

定期的にゴールを設定する事によって、達成しやすくなると言われています。

Canvaでは、この「3の法則」を簡単い整理することができるテンプレートを提供しています。Yellow Sprinkles Weekly Schedule Plannerでは、1週間のうちに達成したいゴールを書き下ろすことができます. Minimalist Grid General Daily Plannerは1日で達成出来るような手短なゴールを書き下ろせるテンプレートになっています。

ヒント3:時間の有効活用をしっかり考える!

上記では、生産性を高めるために必要な3つのスキルについて説明しました。その中、タイムマネジメントが生産性のすべてではないことを紹介しましたが、時間の有効活用をしっかり考えることで、1日の業務を整理することができます。

メールの返信、削除、や書類や契約書の承認など、比較的簡単な作業はまとめて、決めた時間帯で集中して行うことをおすすめします。1日の始まりなどで集中的に簡単な作業を追われせる事によって、残りの1日を他のタスクに与えることができます。また、スケジュールを設定する際に、時間をかけすぎないことが大事です。

生産性を高めるために使えるツール及びヒントの紹介

集中力を高めるためのツール

CanvaのPeach Daily General Personal PlannerPink Floral Elegant Plannerなどを利用して1日の中で最も重要なタスクを書き下ろすことができます。

活力を高めるためには、、、

ノート取る際にはスマートフォンではなく、昔ながらの紙に書き下ろしましょう。 

1日の出来事や、次の日のプランなどを紙に書き下ろすこともリラックス効果にもなりますのでおすすめします。長い時間をかける必要はありません。1日の終わりに、達成できたことやうれしかった出来事などを書き下ろすと、心の健康を維持するために良いと言われています。

タイムマネジメントを管理するためには、、、

時間をきめ細かく追跡することはおすすめできませんが、Rescue Timeというアプリを利用すれば、1日の時間配分を一眼で確認することができます。時間配分を確認することで、どのタスクに時間をかけすぎているか、あるいは、どのタスクに集中するべきかが確認できます。

生産性を高める名言の紹介

自分を応援するような名言を読むことで、何かとやる気が出る方は多いのではないでしょうか。

作業部屋やオフィスのデスクに書き下ろした名言を置く事によって、生産性の向上につながるのではないでしょうか。

“Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort." — Paul J. Meyer

「生産性は決して偶然ではありません。 それは常に、卓越性、インテリジェントな計画、および焦点を絞った取り組みの結果です。」— ポール・J・マイヤー

"Focus on being productive instead of busy." — Tim Ferriss

「忙しいと思うのではなく、生産性を高めることに焦点を当てましょう。」 —ティム・フェリス

"Productivity is the deliberate, strategic investment of your time, talent, intelligence, energy, resources, and opportunities in a manner calculated to move you measurably closer to meaningful goals." — Dan S. Kennedy

「生産性とは、時間、才能、知性、エネルギー、リソース、機会を意図的に戦略的に投資して、有意義な目標にかなり近づけるように計算した方法です。」 —ダン・S・ケネディ

Canvaでは、これらの名言を簡単に、おしゃれなポスターにすることができます。

Simple Quote Motivational Poster または Motivational Quote Poster.で簡単に作成できます!

 

 

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