- Atas de reunião
Como redigir atas de reuniões: Como fazer, modelos e dicas
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O que são atas de reunião?
A ata de reunião, ou simplesmente "ata", é um documento que as organizações usam para acompanhar as decisões, os pontos de ação e os resultados acordados durante uma reunião. Em outras palavras, as atas funcionam como uma recapitulação da reunião à qual os participantes podem retornar para obter orientação sobre tarefas, cronogramas e afins. As atas também servem como uma referência útil para aqueles que não podem participar da reunião.
Exemplo de um documento de ata de reunião com um tema roxo.
Para entender melhor as atas de reunião e como elas funcionam, é útil pensar no que as atas não são. As atas de reunião não são:
- Uma transcrição palavra por palavra de todas as discussões realizadas na reunião: Pense nas atas como um resumo dos pontos críticos em vez de uma transcrição literal.
- Um registro cronológico da reunião propriamente dita: Normalmente, as atas são organizadas em seções como problemas, itens de ação e recomendações para facilitar a localização do que os leitores precisam.
- Uma lista de observações ou julgamentos pessoais: Os redatores de atas são desencorajados a inserir suas opiniões, pois as atas são frequentemente usadas como referência para toda a equipe, não apenas para uma pessoa.
De onde veio o termo "atas de reunião"?
Ao contrário do que se pensa, o termo "minutas" não tem nada a ver com tempo. Algumas fontes(abre em uma nova aba ou janela) dizem que a frase pode ter sido derivada do latim "minuta scriptura", que significa "anotações grosseiras" (ou literalmente "escrita pequena").
Mas não se engane, não há nada de pequeno ou inconsequente nas atas de reunião. Quando bem feito, as minutas podem melhorar significativamente a comunicação e maximizar a eficiência em sua organização.
Use o Canva Docs para marcar colegas de equipe em comentários e tornar a escrita, a aprovação e o compartilhamento de minutas uma experiência perfeita.
Atas de reunião vs. pauta de reunião
Às vezes, as pessoas usam os termos "atas" e "pauta" de reuniões de forma intercambiável. No entanto, os dois têm funções muito diferentes em uma reunião.
As atas de reunião documentam os procedimentos de uma reunião e são redigidas durante e após cada sessão. Por outro lado, uma pauta é preparada com antecedência para definir as expectativas dos participantes, ajudar os participantes a se prepararem para a reunião e orientar o fluxo da reunião. Normalmente, as pautas das reuniões são escritas em ordem cronológica, enquanto as atas das reuniões são escritas como pequenas anotações organizadas por relevância e importância.
Em resumo, uma pauta é um esboço dos tópicos a serem discutidos em uma reunião, enquanto as atas de reunião documentam os principais pontos discutidos durante uma reunião.
Embora tenham finalidades diferentes, as atas e as pautas das reuniões andam de mãos dadas para tornar as reuniões mais produtivas. Os anfitriões da reunião podem consultar as atas anteriores para definir suas agendas para as próximas reuniões de equipe. Ao mesmo tempo, isso permite que eles identifiquem quaisquer questões ou problemas pertinentes levantados na última reunião e os abordem na próxima. As pautas das reuniões, por outro lado, podem servir de guia para o redator da ata, principalmente ao preparar um modelo antes da reunião. Dessa forma, você pode fazer anotações mais detalhadas mais rapidamente.
Atas de reunião versus notas de reunião
A principal diferença entre as atas de reunião e as anotações é o grau de detalhamento. Enquanto as atas são concisas e organizadas, detalhando apenas os pontos essenciais e, muitas vezes, acionáveis discutidos em uma reunião, as notas de reunião são mais uma coleção informal de ideias para uso pessoal do anotador. As anotações de reunião raramente são compartilhadas com outras pessoas, enquanto as atas de reunião devem ser distribuídas.
Por que as atas de reunião são importantes
Aqui estão três motivos pelos quais as equipes devem adotar a prática de fazer atas em todas as reuniões:
As atas de reunião incentivam a responsabilidade
Com um registro claro de tarefas, pessoas responsáveis e cronogramas, as equipes podem usar as atas para identificar quem está encarregado do quê. Isso ajuda a evitar falhas de comunicação e jogos de culpa e promove a responsabilidade no local de trabalho.
Atas eficazes também registram discussões vitais para a solução de grandes problemas e registram os nomes das pessoas que contribuíram com soluções valiosas. Isso permite que os chefes de equipe reconheçam e recompensem as principais contribuições, dando crédito a quem merece.
As minutas podem ajudar a aumentar a confiança e o moral
Um relatório de 2023 conduzido pela Harris Poll mostrou que 60% dos líderes empresariais acreditavam que a comunicação eficaz(abre em uma nova aba ou janela) resultava em maior confiança dos funcionários e maior satisfação no trabalho.
A elaboração de atas de reuniões pode contribuir para isso de várias maneiras. Por exemplo, compartilhar as atas de uma reunião crucial e urgente pode ajudar a manter todos informados e na mesma página, criando um maior senso de inclusão e minimizando o atrito entre os membros da equipe.
As atas servem como proteção legal para uma organização
Se uma organização tiver que passar por uma auditoria ou investigação, as atas podem servir como registros oficiais dos procedimentos e das decisões tomadas pelas equipes e dar autenticidade a qualquer reivindicação. As atas das reuniões podem ajudar a esclarecer quaisquer discrepâncias e mostrar se uma organização tomou as medidas adequadas para resolver um problema.
O resultado final: Com atas claras, concisas e compartilháveis, os membros da equipe podem esclarecer rapidamente as decisões e responsabilidades, colaborar com menos confusão e atrito e ter um registro oficial de todos os procedimentos da reunião para uso futuro.
Quais são os diferentes estilos de atas de reunião?
Há três tipos de atas de reunião: atas de ação, atas de discussão e atas literais. Saiba mais sobre eles abaixo:
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Atas de ação
As atas de ação incluem apenas as ações ou decisões tomadas em uma reunião. Esses tipos de atas normalmente excluem as discussões que levaram às decisões.
As atas de ação também incluirão uma lista de tarefas ou ações concluídas desde a última reunião, juntamente com as próximas etapas e os nomes dos responsáveis pela conclusão das tarefas.
As atas de ação são o tipo mais comum de atas de reunião e geralmente são feitas em reuniões de diretoria e reuniões de conselho.
Minutas de discussão
As atas de discussão são mais abrangentes do que as atas de ação e geralmente incluem uma breve visão geral das discussões relevantes para as principais decisões ou ações. Esses tipos de anotações podem ser úteis quando você quiser analisar o processo de deliberação da sua equipe, bem como quando quiser dar crédito aos membros por suas ideias e soluções.
Ao registrar atas de reuniões do tipo discussão, os redatores de atas não devem incluir opiniões pessoais em suas anotações.
Minutas literais
Embora tenhamos mencionado que as atas de reunião geralmente não são transcrições palavra por palavra, algumas reuniões exigem atas literais. Geralmente, são usadas em audiências públicas e processos judiciais e, normalmente, são feitas por um transcritor designado que está familiarizado com a escrita em taquigrafia.
O que deve ser incluído nas atas de reunião?
O que incluir em suas atas dependerá do tipo de reunião da qual você está participando. No entanto, alguns dos principais componentes que devem estar sempre presentes são:
- A data, a hora e o local da reunião
- Os nomes dos participantes e ausentes
- O nome do anfitrião ou organizador da reunião
- O objetivo da reunião
- A agenda da reunião
- Ata da última reunião
- Atualizações gerais e individuais dos membros da equipe
- Itens de ação
- Discussões
- Outros assuntos ou pontos de discussão não abordados na agenda
- Links para documentos compartilhados durante a reunião
- A programação da próxima reunião
- O nome do redator da ata e do líder da equipe que a aprovou
Use caixas coloridas para diferenciar discussões de itens de ação.
Formatos populares de atas de reunião e o que eles incluem
Conforme mencionado, a estrutura das atas da reunião será moldada pelo tipo de reunião que você está cobrindo. Por exemplo, se você estiver participando de uma reunião do conselho de administração, deverá seguir um formato formal que abranja todas as etapas de uma reunião do conselho, desde a convocação até o encerramento.
Embora não possamos abranger todos os diferentes tipos de reuniões, listamos alguns dos formatos de reunião mais comuns e o que você pode incluir ao lavrar atas para esses tipos de fóruns.
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Uma reunião do conselho de administração é uma reunião formal sobre estratégias, políticas, problemas e oportunidades para uma organização. O presidente do conselho normalmente preside as reuniões, enquanto o secretário do conselho redige e distribui as atas.
Embora existam muitas maneiras de formatar as atas de reunião do conselho de administração, elas geralmente incluem os componentes básicos listados acima, além de qualquer um dos itens a seguir:
- Um registro da aprovação e das alterações feitas nas atas da reunião anterior
- Observações, discussões e pontos de ação dos relatórios dos executivos
- Todas as moções aprovadas ou rejeitadas
- Resultados da votação
- Apelações feitas
- Próximas etapas
- Novos negócios
- Anúncios
- A hora do adiamento
Durante a votação, os mesários podem optar por registrar os votos das seguintes maneiras:
- Apenas aprovação ou reprovação, por exemplo, "A moção foi aprovada", "A moção foi reprovada", "A moção foi aprovada por unanimidade"
- Aprovação ou reprovação com números, por exemplo, "Moção aprovada com 8 votos a favor e 3 contra"
- Aprovado ou reprovado com os nomes dos que votaram e se abstiveram, por exemplo, "A moção foi aprovada. A. Hui votou a favor, C. Zhao votou contra, L. Diaz votou a favor, A. Farhadi se absteve."
O "planejamento de sprint" é um elemento do Scrum(abre em uma nova aba ou janela), uma estrutura leve de gerenciamento de projetos que usa uma "abordagem iterativa e incremental" para controlar riscos e trazer mais previsibilidade ao funcionamento das equipes. Ele é usado com frequência no desenvolvimento de software, mas foi adaptado por várias organizações de diferentes setores.
As sessões de planejamento de sprint são, essencialmente, reuniões que dão início a sprints, ou períodos fixos de tempo em que todo o trabalho é realizado.
Ao redigir atas para o planejamento de sprint, certifique-se de incluir os itens necessários abordados no formato básico de atas de reunião mencionado acima, além de:
- A meta do sprint: é o que você deseja que a sua equipe alcance no sprint atual.
- O backlog do sprint: Esta é uma lista de itens a serem concluídos durante o sprint.
- Histórias e épicos a serem entregues: As histórias e os épicos são requisitos que agregam valor aos usuários. As histórias são requisitos menores que fazem parte de épicos maiores.
- Riscos, preocupações e possíveis obstáculos: Esses são obstáculos que podem retardar ou impedir a capacidade dos indivíduos de concluir seu trabalho a tempo. Ao discutir essa parte, as equipes geralmente oferecem soluções para mitigar esses riscos.
- Conclusões e próximas etapas: Esta seção detalha as decisões finais tomadas para o sprint, incluindo responsabilidades individuais, prazos, etc.
Geralmente abreviadas como reuniões 1:1, são reuniões regulares entre duas pessoas - geralmente um gerente ou coach e seu funcionário. Os chefes de equipe têm reuniões individuais com seus membros para obter relatórios de progresso sobre seus projetos atuais, fornecer feedback e orientação, discutir o crescimento da carreira, ajudá-los a enfrentar obstáculos e entender melhor onde eles estão em termos de motivação e satisfação geral com o trabalho.
Novamente, o que você deve incluir na ata dependerá do objetivo e do conteúdo da reunião. Aqui estão algumas coisas que você pode incluir nas atas de suas reuniões individuais:
- Uma avaliação rápida do humor: Isso pode ser feito na forma de números em uma escala, emojis ou fotos/vídeos/GIFs para representar como você está se sentindo.
- Uma lista de tópicos da pauta: Esses são todos os pontos que você deseja discutir em sua reunião.
- Uma lista de metas e atualizações de status para cada uma delas: Você pode incluir caixas de seleção de status ou espaço para anotações ao lado de cada meta.
- Desafios do mentor/coachee: Esta é uma lista de desafios que o coachee pode enfrentar.
- Formas de apoiar o mentorado: Essa é uma lista de medidas concretas que o coach pode tomar para apoiar o seu mentorado.
- Próximas etapas: Esta é uma lista do que precisa ser feito após a reunião, quaisquer recursos relevantes a serem visitados e datas de vencimento que precisam ser levadas em consideração.
Como redigir atas de reuniões de forma eficaz
Siga este guia de registro de atas para saber como registrar atas de reuniões de forma organizada e profissional:
Preparar um modelo com antecedência mantém suas atas limpas e organizadas, permite que você se concentre em detalhes importantes durante a discussão e evita que você passe horas revisando-as posteriormente.
Ao criar um modelo, considere o uso de elementos visuais para categorizar blocos de informações. Isso pode ajudar os leitores a processar as informações mais rapidamente e torna a leitura das minutas mais agradável.
Com o Canva, você pode criar um modelo do zero ou navegar em nossa biblioteca com centenas de modelos de atas de reunião prontos. Use o Canva Docs(abre em uma nova aba ou janela) para transformar simples minutas em documentos visualmente impressionantes e envolventes que você pode compartilhar facilmente com sua equipe.
Quando a reunião for aberta, certifique-se de que você tenha seu modelo ou documento pronto. Antes do início da reunião, anote a data, a hora e o local da reunião e liste os nomes dos participantes e dos ausentes. Se você decidir gravar a reunião, coloque o dispositivo de gravação o mais próximo possível dos alto-falantes e não se esqueça de clicar em gravar.
Lembre-se de que fazer atas não significa transcrever todas as palavras ditas durante uma reunião. No mínimo, você deve anotar todas as ações realizadas durante a reunião, como moções aprovadas, votos feitos e projetos atribuídos. Não se esqueça de incluir informações relevantes, como os nomes dos gerentes de projeto e os prazos das tarefas. E, se achar necessário, você também pode anotar insights das discussões que levaram a decisões importantes.
Quando alguém apresentar algum relatório ou documento durante a reunião, faça uma anotação para você mesmo para solicitar uma cópia (ou um link para um documento on-line) após a reunião. Mais tarde, à medida que você aprimorar suas anotações, anexe esses materiais às atas para que todas as partes interessadas tenham uma visão completa do que foi discutido na reunião. Incluir esses materiais em suas atas também evita que todos tenham que enviar e-mails uns aos outros para solicitar arquivos.
Esta é a parte em que você revisa todas as suas anotações e as organiza em um documento mais apresentável. Crie o hábito de revisar suas anotações imediatamente após a reunião para que as discussões ainda estejam frescas em sua mente. Você pode esquecer detalhes essenciais se esperar muito tempo para revisar suas anotações.
Organize todos os seus dados e corte as anotações sem importância ou redundantes e os insights pessoais que você possa ter anotado para si mesmo. Forneça uma breve descrição ou um resumo ao lado de cada ação/decisão, contextualizando como a decisão foi tomada, por que ela é importante, quem a tomou, quem está encarregado das próximas etapas, quais são os prazos, etc. Escreva no tempo presente e mantenha suas anotações o mais objetivas possível.
Por fim, revise seu documento. Verifique se há erros de gramática e ortografia e certifique-se de que suas atas sejam diretas e fáceis de entender, especialmente para aqueles que não puderam comparecer à reunião.
Dependendo de como a sua equipe está estruturada, talvez você precise enviar o rascunho para o chefe da equipe ou supervisor para aprovação. Se estiver trabalhando em uma plataforma como o Canva Docs, você poderá convidar usuários e não usuários para visualizar, editar e adicionar comentários ao seu documento em tempo real.
Quando você obtiver a aprovação final, compartilhe a ata da reunião on-line por e-mail ou envie um link para todos os participantes (inclusive os ausentes). Se pessoas não participantes solicitarem acesso às suas atas, você poderá alterar facilmente quem pode visualizar, comentar ou editar seu documento no Canva Docs.
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Práticas recomendadas para atas de reunião
Você quer melhorar seu jogo de registro de minutas? Aqui estão quatro dicas para que você faça melhores atas de reunião:
Designar um registrador de atas responsável
O ideal é que você atribua a tomada de atas a alguém que não seja o anfitrião ou o apresentador da reunião. Em alguns ambientes, como reuniões executivas ou de diretoria, a melhor abordagem é ter um secretário ou assistente executivo responsável pelas atas. Isso permite que você tenha atas mais coesas e que todos os outros participantes se concentrem na reunião. Por outro lado, grupos menores podem se beneficiar do rodízio da função de redator de atas. Por fim, certifique-se de atribuir a função dias antes da reunião para que o redator da ata possa se preparar.
Criar um guia de estilo
Você deseja que todos as suas minutas estejam organizadas para que as pessoas possam encontrar facilmente o que estão procurando. A criação de um guia de estilo com regras de formatação, gramática, abreviações etc. facilita a manutenção de um visual uniforme em todas as atas de reunião para todos os futuros anotadores.
Tome decisões de design no local ou configure um kit de marca com antecedência - ele conterá logotipos, cores da marca, fontes, fotos e outros elementos de design pré-aprovados.
Distribuir folhas de presença antes das reuniões
Antes de cada reunião, distribua uma folha de presença com caixas para os nomes dos participantes, números de contato e endereços de e-mail. Isso ajudará você a localizar os participantes para obter esclarecimentos sobre determinados itens e fornecerá todas as informações necessárias para o envio de atas, documentos compartilhados, apresentações etc.
Registre suas reuniões
Você não consegue acompanhar o ritmo acelerado de suas reuniões? Considere trazer um dispositivo de gravação (ou simplesmente usar seu telefone ou laptop) para gravar suas sessões. Antes de pressionar "gravar", certifique-se de obter o consentimento de todos os participantes. Durante a reunião, anote os horários em que as discussões cruciais estiverem ocorrendo. Dessa forma, você não precisa passar horas reproduzindo toda a gravação - apenas as partes mais importantes.
Ao apresentar Apresentações no Canva, você tem a opção de gravar a si mesmo e enviar um link de vídeo para os colegas.
Perguntas frequentes sobre atas de reuniões
O objetivo da ata é obter uma visão clara e concisa do que aconteceu durante uma reunião. As atas de reunião são um documento prático ao qual os participantes e os presentes podem retornar para consulta posterior. As atas também servem como registros oficiais que podem ser usados para corroborar ou refutar reivindicações e fornecer provas de que ações foram tomadas/decididas, tarefas foram atribuídas e problemas foram resolvidos.
A função de redator de atas pode ser atribuída a um secretário, assistente administrativo ou membro da equipe que seja capaz de acompanhar as discussões durante a reunião e filtrar os pontos mais importantes para registro.
Algumas qualidades que podem ajudar os registradores de atas em sua função são:
- Organização
- Pensamento crítico
- Escuta ativa
- Excelentes habilidades de redação corporativa ou técnica
- Habilidades de digitação rápida
- Boa gramática, ortografia e pontuação
A maioria das pessoas anota as atas das reuniões digitando-as em um documento. Você pode criar ou editar um modelo no Canva para organizar pontos de discussão e ação. Também é razoavelmente comum que os responsáveis pelas atas gravem as reuniões em um dispositivo como um gravador de áudio, telefone ou laptop e revisem a gravação posteriormente. Se você planeja gravar uma reunião, certifique-se de ter o consentimento de todos os participantes.
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