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Criando um escopo de projeto: Como fazer, modelos e dicas

Definir o escopo do seu projeto é sua melhor arma contra o desvio de escopo. Saiba mais sobre o desvio de escopo no gerenciamento de projetos e como você pode evitá-lo com um documento de escopo de projeto eficaz.
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O que é um escopo de projeto?

Também conhecido como escopo de trabalho, o escopo do projeto é um esboço de tudo o que você precisa para concluir um projeto. Isso inclui (mas não se limita a):

  • Metas e objetivos
  • Recursos
  • Linhas do tempo
  • Entregáveis
  • Orçamentos
  • Partes interessadas
  • Processos
  • Pressupostos
  • Dependências
Example of a project scope that begins with an executive summary of the document

Exemplo de um escopo de projeto que começa com um resumo executivo do documento.

Ao definir o escopo de um projeto, você não só define o que está no escopo, mas também o que está fora do escopo. Isso é tudo o que não faz parte de sua responsabilidade ou não contribui para suas metas gerais.

Essencialmente, se estiver fora do escopo, está fora de suas mãos. Seu cliente não pode adicioná-lo à sua lista de responsabilidades sem consultar e aprovar a sua equipe. Os itens fora do escopo normalmente são listados na declaração do escopo do projeto como limites, restrições ou exclusões.

Os escopos do projeto são definidos na fase de descoberta do projeto, o primeiro estágio do ciclo de desenvolvimento de um projeto. Durante a fase de definição do escopo, a equipe do projeto realiza pesquisas e análises para validar sua ideia inicial e se proteger de possíveis riscos, sendo o principal deles o aumento do escopo do projeto.

O que é uma declaração de escopo do projeto?

Uma declaração de escopo é um documento escrito que detalha todos os aspectos do escopo do seu projeto.

Ao redigir uma declaração do escopo do projeto, lembre-se do seguinte:

  • Uma declaração do escopo do projeto é sempre redigida antes do início de qualquer tipo de trabalho no projeto.
  • A declaração do escopo do projeto deve ser sempre revisada e acordada por todos os membros da equipe e partes interessadas.
  • Todas as alterações na declaração do escopo do projeto devem passar por um processo de controle de alterações predeterminado para evitar problemas no futuro.
Example of a project scope that begins with a project title, manager, and statement

Antes de escrever outros detalhes, como o título do projeto, comece primeiro com a declaração do projeto - isso definirá como você escreverá o restante do escopo do projeto.

Escopo do projeto vs. escopo do produto

Se estiver criando ou lançando um produto, você também precisará escrever um escopo do produto. Isso especifica as características, as funções e as limitações do produto.

A diferença entre o escopo de um produto e o escopo de um projeto é que o primeiro diz a você o que um produto faz, como ele funciona e como ele é, enquanto o segundo diz a você o que será necessário para criar o produto.

Carta do projeto vs. escopo do projeto

Um plano de projeto é um documento curto e formal que descreve os detalhes gerais de um projeto, incluindo:

  • Partes interessadas e membros da equipe
  • Metas e objetivos
  • Escopo
  • Linha do tempo
  • Orçamento
  • Entregáveis

Isso pode parecer muito com uma declaração de escopo, mas a principal diferença entre os dois é que a carta apresenta uma lógica ou justificativa para o projeto, enquanto uma declaração de escopo normalmente não o faz.

Muitas vezes, as cartas de projeto também são documentos estáticos, enquanto as declarações de escopo são documentos vivos que podem mudar à medida que o projeto evolui.

Com o Canva Docs, você e qualquer outra pessoa com acesso podem visualizar, editar e adicionar comentários ao documento de escopo do seu projeto onde e quando for necessário. Faça revisões em seu desktop ou em seu dispositivo móvel e veja sua equipe fazer edições em tempo real.


A importância de escrever um escopo de projeto

No gerenciamento de projetos, o aumento do escopo ocorre quando as partes interessadas fazem alterações nos requisitos, no cronograma ou nos resultados de um projeto sem ajustar o orçamento ou o cronograma de acordo.

Uma ou duas pequenas mudanças podem não parecer grande coisa no momento, mas, quando elas se acumulam, o desvio de escopo pode se aproximar de você e causar estragos em todos os seus planos.

Alguns dos piores efeitos do desvio de escopo do projeto incluem:

  • Ultrapassar o orçamento
  • Excesso de trabalho da sua equipe
  • Perda de prazos importantes
  • Fornecer um produto ou serviço de qualidade inferior
  • Perder a confiança de seus funcionários
  • Impactar negativamente a imagem da sua marca ou a do seu cliente

Infelizmente, o desvio de escopo é uma ocorrência muito comum. Um relatório do Project Management Institute revelou que metade de todos os projetos sofre desvios de escopo e apenas 57% são concluídos dentro do orçamento.

Entre outros fatores, como a falta de comunicação entre as equipes, a ausência de processos de controle de mudanças e cronogramas impraticáveis, uma das maneiras mais seguras de o desvio de escopo atrapalhar seu projeto é ter um escopo de projeto mal definido ou inexistente.

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Evite o desvio de escopo mantendo as linhas de comunicação abertas. Coordene com sua equipe em tempo real por meio de comentários e reações de emojis no seu documento do Canva.

Exemplo de desvios no escopo do projeto

Para ilustrar melhor os efeitos do desvio de escopo, vamos dar uma olhada em uma situação hipotética (mas muito comum):

Imagine que você seja uma agência de branding e que uma sorveteria local solicite designs de embalagens para um novo sabor que será lançado no próximo feriado.

Quando você termina de criar os conceitos, o cliente pergunta repentinamente se você também pode redesenhar o logotipo, sugerindo elementos e uma paleta de cores que não combinam com os conceitos da embalagem. Seu gerente de contas concorda, pois não quer perder o cliente, mas não leva em conta o tempo necessário para reconceituar tudo.

Passam-se alguns dias e o cliente pergunta se você também pode criar posts de mídia social para o lançamento do produto. Sem muito tempo sobrando, mais designers são chamados para trabalhar horas extras para que os três produtos sejam entregues dentro do prazo.

Quando chega a hora da apresentação, você percebe que, sem uma embalagem finalizada e um design de logotipo, suas publicações nas mídias sociais não têm um conceito claro. Mas o feriado está se aproximando rapidamente e não há tempo para mudar. No final, o cliente fica desapontado com seus designs incongruentes e sua equipe de design se sente sobrecarregada e desvalorizada.

Como um escopo de projeto bem definido ajuda a evitar o desvio de escopo

Uma declaração de escopo do projeto bem definida pode poupar muito trabalho a você:

  • Gerenciar expectativas: Ao especificar suas exclusões e restrições, você estabelece limites saudáveis com o seu cliente e tem um documento tangível para consultar quando precisar se opor a uma solicitação que esteja fora do escopo.
  • Manter sua equipe sob controle: É comum que equipes pequenas e novas queiram agradar seus clientes sem considerar a viabilidade de uma solicitação. Ter uma declaração de escopo que você possa acessar a qualquer momento pode manter os agradadores ansiosos sob controle e evitar promessas exageradas.
  • Evitar o problema de "muitos cozinheiros": se você já esteve em uma situação em que havia muitos tomadores de decisão em um projeto, sabe do que estamos falando. Um bom escopo de projeto inclui um processo detalhado de controle de mudanças e nomeia um tomador de decisões final para evitar conflitos e atrasos.
  • Tornar suas metas mais claras: Todos esses itens, além de outros como critérios de aceitação, cronogramas e entregáveis, colocam você no caminho certo para atingir seus marcos no prazo.

O que você deve incluir em um escopo de projeto?

Escrever uma declaração do escopo do projeto é fácil se você souber quais elementos incluir. A maioria das declarações de escopo é composta dos seguintes componentes:

Add a table of contents of your project scope’s components

Adicione um índice dos componentes do escopo do seu projeto no início para facilitar a consulta.

Essa breve introdução fornece aos leitores um contexto sobre o projeto, desde como ele começou até o problema que você está tentando resolver, passando por suas metas e objetivos.

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Entregáveis são itens, serviços ou resultados produzidos durante o projeto ou após sua conclusão. Para garantir que as entregas sejam enviadas no prazo, crie um cronograma que abranja a duração do seu projeto. Defina marcos para quando os entregáveis ou conjuntos de entregáveis devem ser realizados.

Os critérios de aceitação são as condições ou requisitos predeterminados que devem ser atendidos para que os produtos sejam aceitáveis.

Ao redigir os critérios de aceitação, certifique-se de que eles sejam:

  • São testáveis de forma independente
  • Ter um resultado claro de aprovação/reprovação
  • Visar o resultado final (o quê), não a solução (o como)
  • Não são nem muito amplos nem muito estreitos

As exclusões são tarefas que não serão executadas no projeto. Tudo o que você considerar fora do seu escopo de trabalho será enquadrado nas exclusões.

As restrições, por outro lado, são as limitações do seu projeto. Exemplos de restrições no gerenciamento de projetos incluem:

  • Custo: seu orçamento geral, o custo dos bens e serviços necessários para concluir o projeto, o salário da sua equipe etc.
  • Risco: responsabilidades e oportunidades que podem afetar seu projeto, como acidentes no local de trabalho e desvios de escopo
  • Recursos: A mão de obra, os equipamentos, os locais e outros itens necessários para realizar suas tarefas diárias
  • Tempo: o cronograma geral do projeto, as metas, etc.

No gerenciamento de projetos, as premissas são eventos ou resultados que podem ocorrer potencialmente quando você concluir o projeto. O gerenciamento do escopo do projeto consiste em fazer suposições razoáveis e preparar-se para cada resultado potencial.

As dependências, por outro lado, são tarefas que dependem ou são essenciais para a conclusão de outra tarefa. As dependências são importantes porque ajudam a definir a ordem em que você deve executar suas tarefas. O mapeamento das dependências depende do conhecimento das restrições do seu projeto.

O controle de mudanças é um processo de gerenciamento de solicitações - seja das partes interessadas ou da sua própria equipe - para alterar qualquer parte do seu projeto que esteja além do escopo especificado. Esse processo informa a você quem tem a palavra final sobre se as alterações podem ou não ser feitas no escopo.

Estabelecer um bom processo de controle de mudanças é importante para evitar o desvio de escopo.

Uma folha de assinatura é um documento formal que resume todos os componentes acima, comentários, detalhes importantes sobre o projeto, datas de início e término e assinaturas de todos os envolvidos no projeto. Uma vez assinado, esse documento marca o encerramento oficial do projeto.


Como escrever um escopo de projeto

Saiba como escrever uma declaração abrangente do escopo do projeto com as etapas a seguir:

How to write a project scope

A primeira etapa para criar um escopo de projeto sempre será a definição das metas e dos objetivos do projeto. Essencialmente, esses são o quê e o porquê do seu projeto. Ou seja, o que você espera alcançar com esse empreendimento e por quê?

Pense nisso como sua bússola. Se você se sentir perdido durante o processo de elaboração do seu escopo, basta voltar às suas metas e poderá se reorientar mais uma vez.

tip
Criar tabelas para organizar o texto
Digite "/" no documento do Canva para adicionar uma tabela à sua declaração de escopo. Organize suas metas e objetivos em tabelas organizadas para facilitar a leitura.

Para entender os limites do seu projeto, é preciso identificar quais recursos estão disponíveis para você. Isso inclui sua mão de obra, recursos físicos, instalações, orçamento, rede, etc.

Os requisitos, por outro lado, incluem suas entregas, a qualidade do resultado ou produto desejado, prazos rígidos e seus processos.

Para definir completamente o escopo de um projeto, faça uma lista de exclusões (qualquer coisa fora do escopo do trabalho), restrições (qualquer coisa que possa limitar ou atrasar seu trabalho), suposições (suposições realistas sobre possíveis eventos que possam afetar seu trabalho) e dependências (tarefas que dependem umas das outras para serem concluídas).

Nesse ponto, você também deve pensar no seu processo de controle de mudanças.

Quando você estiver satisfeito com a declaração do escopo do projeto, compartilhe o documento com os principais participantes para aprovação. Pense também nos tipos de alterações que você deseja fazer em seu escopo antes do início oficial do projeto. Às vezes, durante a fase de adesão, os objetivos, os recursos e os requisitos mudam de acordo com as necessidades do cliente, portanto, você também precisa ser flexível.

Com a declaração do escopo do projeto aprovada, você pode finalmente começar a trabalhar para atingir seus objetivos. Mas, antes de qualquer coisa, certifique-se de que todos os membros da sua equipe tenham acesso ao documento de escopo do projeto. Você quer que todos estejam na mesma página o tempo todo.

Uma estrutura analítica do trabalho (WBS) é um diagrama que divide 100% do trabalho em partes menores, como entregáveis, marcos e tarefas individuais. A criação de uma EAP ajuda você a visualizar os requisitos necessários para a conclusão de uma meta, transformando-os em tarefas e subtarefas mais gerenciáveis.

Na verdade, a EAP faz parte da segunda fase do ciclo de vida do projeto, a fase de planejamento. No entanto, para alguns, a criação de uma EAP imediatamente após a declaração do escopo ajuda a ilustrar quanto tempo, trabalho e recursos devem ser investidos em cada aspecto do projeto.


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Tudo o que você precisa em um criador de escopo de projeto

Você quer que seu projeto comece a funcionar imediatamente? O gerador de escopo de projeto gratuito do Canva tem todas as ferramentas de que você precisa para criar um documento de escopo de projeto impressionante. Use nosso editor simples de arrastar e soltar para adicionar texto, gráficos, fotos e elementos de design divertidos antes de compartilhar o escopo do seu projeto com os participantes. Você não gosta muito de escrever? Nosso assistente com tecnologia de IA, Magic Write, pode ajudar você a preencher as lacunas!

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Práticas recomendadas do escopo do projeto

Quer você seja novato no gerenciamento do escopo do projeto e esteja procurando estabelecer uma base sólida ou seja um PM experiente que deseja aperfeiçoar suas habilidades, essas dicas podem ajudá-lo a navegar pelas complexidades da definição dos limites do seu projeto.

Aprender a diferenciar metas e objetivos

Embora esses termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável, no contexto do gerenciamento de projetos, eles são, na verdade, bem diferentes.

As metas são realizações amplas e de alto nível para as quais você trabalha durante um longo período de tempo. Os objetivos, por outro lado, são marcos menores, específicos e mensuráveis que levam você às suas metas. Pense nos objetivos como degraus para suas metas.

List your objectives as action items under each goal

Liste seus objetivos como itens de ação em cada meta.

Escreva metas SMART

  • Específicas: São metas que têm um resultado claramente definido. Uma meta vaga pode soar como "aumentar as assinaturas", enquanto uma meta específica soa como "aumentar as assinaturas do grupo demográfico de 18 a 34 anos até o final do trimestre".
  • Mensuráveis: Tenha metas quantificáveis. Você pode determinar o sucesso deles com métricas em vez de apenas evidências anedóticas.
  • Alcançáveis: Isso significa que as metas são realistas e alcançáveis dentro dos recursos e limitações do seu projeto.
  • Relevantes: As metas relevantes devem estar alinhadas com sua missão geral. As metas não são escritas apenas para serem cumpridas. Elas devem deixar você um passo mais próximo do final do projeto.
  • Com prazo determinado: São metas que têm prazos específicos. Criar prazos para suas metas ajuda você a criar um cronograma mais realista.

Torne a declaração do escopo do seu projeto visual

As declarações de escopo do projeto contêm muitas informações - informações que tendem a se sobrepor. Para organizar melhor todos os seus dados, use elementos visuais como tabelas, gráficos, quadros, caixas com códigos de cores e similares.

Find charts, tables, boxes, and other media and graphics in the Elements tab

Encontre gráficos, tabelas, caixas e outras mídias e gráficos na guia Elementos. O Canva tem uma extensa biblioteca que você pode escolher.

Registre as mudanças à medida que elas acontecem

No gerenciamento de projetos, a mudança é inevitável. De mudanças na estrutura de gerenciamento a fatores externos, como tendências de mercado e novas tecnologias, há muitos motivos para que ocorram mudanças à medida que um projeto é executado. Para evitar que o desvio de escopo apareça inesperadamente para você, certifique-se de registrar até mesmo as menores alterações na declaração de escopo do projeto.

Envolva todas as partes interessadas e membros da equipe desde o primeiro dia

Dizem que o trabalho em equipe faz o sonho funcionar. Faça questão de manter todas as partes interessadas e os membros da equipe informados desde o primeiro dia. Se você não mantiver as partes interessadas atualizadas em todas as etapas importantes, poderá sofrer grandes repercussões.

Em um exemplo real, o Aeroporto Internacional de Denver ultrapassou o orçamento em 250% porque o projeto de construção de um sistema de manuseio de bagagens totalmente automatizado passou por mais de 2.000 alterações de design. Isso pode ser atribuído, em parte, à falta de comunicação entre as partes interessadas de alto nível e os PMs.


Perguntas frequentes sobre o escopo do projeto

As declarações de escopo do projeto servem como um lembrete das responsabilidades e capacidades da sua equipe. Eles esclarecem o que a sua equipe deve e não deve fazer e, ao fazê-lo, evitam problemas como exceder o orçamento, sobrecarregar os membros da equipe e ultrapassar os prazos.

A definição do escopo do projeto é um esforço colaborativo entre os gerentes de projeto, a equipe do projeto e os participantes do projeto. Coisas como objetivos do projeto, cronograma, orçamento e critérios de aceitação são fornecidas pelas partes interessadas. Mas, em última análise, cabe ao gerente de projeto compilar todos esses elementos e outros em um documento final.

Um bom escopo de projeto é específico - quanto mais detalhado, melhor. Também deve ser um esforço de equipe entre as partes interessadas e a equipe do projeto. Por fim, um escopo de projeto que use elementos visuais para organizar os dados será mais fácil de entender e reter do que um que consista apenas em grandes blocos de texto.


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Defina limites melhores com um escopo de projeto abrangente

Gerencie as expectativas, mantenha os clientes e as equipes sob controle e evite o temido desvio de escopo. Use os modelos editáveis do Canva para criar um escopo de projeto em algumas etapas simples.
Criar um escopo de projeto
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