- Agendas de reunião
Como criar uma pauta de reunião: Como fazer, modelos e dicas
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O que é uma pauta de reunião?
A pauta de uma reunião é um documento que resume o objetivo principal e os pontos de discussão de uma reunião. As pautas são usadas para definir as expectativas dos participantes, estruturar as reuniões e manter todos no caminho certo durante a discussão.
Exemplo de uma pauta de reunião individual com tema roxo e verde-menta.
Agenda da reunião vs. atas da reunião
As pautas e atas de reuniões são frequentemente confundidas uma com a outra. Mas cada um deles tem suas próprias funções separadas.
Enquanto as pautas das reuniões são escritas e enviadas aos participantes antes da reunião, as atas das reuniões são feitas durante a reunião e entregues depois. As atas servem como um registro de todas as discussões, decisões e resultados acordados em uma reunião. Ao contrário das pautas, que são escritas em ordem cronológica, as atas de reunião podem ser organizadas por tópico, questão ou item de ação.
Agenda da reunião vs. anotações da reunião
Assim como as atas, as notas de reunião são escritas durante uma reunião. Entretanto, as anotações não precisam obedecer a nenhum formato ou estrutura rígida. Eles são mais uma coleção de ideias de forma livre do que um documento formal. As notas de reunião também são consideradas documentos pessoais, o que significa que geralmente não são compartilhadas com outras pessoas.
Quem redige a pauta da reunião?
Em termos simples, o proprietário da pauta da reunião é o organizador da reunião. Eles são responsáveis por preparar e enviar a pauta aos participantes antes da reunião.
No entanto, isso não significa que ele seja a única pessoa responsável pela criação da agenda. Embora o organizador da reunião seja responsável pelo modelo de pauta da reunião, espera-se que a equipe contribua com o brainstorming de pontos de discussão e adicione itens de ação. Dessa forma, todos podem participar e se preparar para a reunião.
Além disso, ter apenas uma pessoa falando durante a reunião não é apenas um bom uso do tempo da sua equipe. Com um esforço de colaboração na agenda, você pode garantir que a reunião se torne uma parte vital da produtividade de todos.
Por que as pautas das reuniões são importantes?
Para chegar à raiz do motivo pelo qual as pautas das reuniões são importantes, primeiro temos que falar sobre a importância das reuniões.
As reuniões são muito criticadas por serem tediosas, demoradas e até desnecessárias. Quem nunca ouviu aquele velho ditado: "essa reunião poderia ter sido um e-mail"? E isso não é apenas anedótico.
Há dados suficientes para sugerir que reuniões mal conduzidas podem ter repercussões importantes em escala macro e micro. Um relatório mostrou que reuniões mal conduzidas(abre em uma nova aba ou janela) custam às empresas americanas cerca de US$ 37 bilhões por ano. Os funcionários também sofrem o impacto de reuniões ruins. Estima-se que reuniões ruins podem custar aos funcionários(abre em uma nova aba ou janela) cerca de 31 horas por mês ou quatro dias inteiros de trabalho.
Mas, apesar do desdém quase universal pelas reuniões, elas existem por um motivo. Reuniões eficazes podem impulsionar as organizações. Eles oferecem às equipes um meio de trocar conhecimentos, fazer brainstorming, colaborar, solucionar problemas e tomar grandes decisões em tempo real. As reuniões também ajudam a criar um relacionamento, especialmente em equipes remotas, e oferecem às equipes um meio de oferecer apoio e incentivo em momentos difíceis.
Colabore com colegas de equipe por meio de comentários e reações de emojis para criar uma agenda de reunião sólida.
E é aí que entram as pautas das reuniões. Uma pauta bem executada pode ajudar a tornar suas reuniões mais produtivas:
Proporcionar clareza e estrutura a uma reunião
Há poucas coisas piores do que tirar um tempo de um dia de trabalho atarefado para participar de uma reunião sem um objetivo ou direção coerente. Com uma pauta de reunião, todos entram em uma reunião com metas e expectativas claras. E se a reunião for bem-sucedida, os participantes podem sair dela sentindo-se capacitados e prontos para a próxima etapa.
Incentivar os participantes a contribuir
O envio de uma pauta antes da reunião ajuda os participantes a se prepararem e lhes dá confiança para contribuir mais com a discussão. Com uma lista de itens de ação e responsabilidades, os participantes da reunião podem não apenas preparar suas apresentações individuais, mas também anotar perguntas, ideias e preocupações pertinentes que gostariam de levantar durante a reunião.
Manter todos no caminho certo e na mesma página
As reuniões podem facilmente se desviar do objetivo pretendido, especialmente durante discussões animadas (ou acaloradas). Ter uma pauta de reunião à mão ajuda todos a se lembrarem do que se propuseram a realizar na reunião. Uma agenda clara garante que os tópicos importantes não sejam esquecidos e ajuda os participantes a decidir quais discussões podem ser adiadas para outro dia.
Recapitulando, o objetivo de uma pauta de reunião é ajudar os participantes a se empenharem ao máximo, servir como um roteiro confiável caso as discussões saiam do rumo e, por fim, economizar tempo e energia para que todos possam fazer mais, dentro e fora da reunião.
O que você deve incluir em uma pauta de reunião
O modo como a pauta de uma reunião é estruturada geralmente varia de acordo com o objetivo da reunião. Ainda assim, ela deve conter esses elementos-chave para garantir que a reunião permaneça no caminho certo e atinja seus objetivos.
Você pode adicionar destaques, objetivos, atualizações, bloqueadores e itens de ação específicos para uma agenda de reunião mais abrangente.
O objetivo da reunião serve como uma visão geral, informando a todos os participantes quais são os objetivos e o foco da reunião. Ele também estabelece a meta ou o resultado desejado para que a reunião transcorra sem problemas. Com isso, todos têm contexto suficiente do que acontecerá na reunião antes de ela começar.
Os participantes da reunião são uma lista de pessoas que devem participar da reunião, com cada uma de suas funções e responsabilidades. Nesta seção, os participantes recebem imediatamente informações sobre quem é o facilitador da reunião, o anotador, os apresentadores e as partes interessadas.
No centro da pauta da reunião está a lista de itens que serão abordados para manter todos na mesma página. Podem ser tópicos para debater, perguntas para discutir ou decisões para finalizar. Essa seção também inclui quem será responsável por cada tópico para que os participantes possam se preparar e participar da reunião.
Essencialmente, o cronograma indica quanto tempo cada ponto de discussão levará durante a reunião. Isso evita atrasos e distrações desnecessárias, ajudando a garantir que a reunião permaneça no caminho certo e que os participantes não gastem muito tempo em um único tópico.
Os itens de ação são uma lista do que precisa ser feito após a reunião. Ele também especifica quem tomará uma determinada ação e define o prazo para cada tarefa. Essa seção não apenas assegura que os resultados da reunião sejam implementados, mas também garante a responsabilidade e a produtividade de cada participante.
Os documentos de apoio são os materiais necessários que os participantes podem ler ou consultar durante a reunião. Isso pode incluir apresentações de slides, dados, detalhes do projeto, wireframes, protótipos ou atas de reuniões anteriores.
Tipos comuns de pautas de reuniões
As pautas das reuniões podem ser formais ou informais, dependendo do tipo de reunião para a qual foram redigidas.
As pautas de reuniões formais são mais estruturadas e inflexíveis, e incluem elementos como blocos de tempo definidos para os itens da pauta e breves apresentações para cada apresentador. Muitas pautas formais, como as pautas de reuniões de diretorias e conselhos municipais, seguem as Regras de Ordem de Robert, uma estrutura para a realização de reuniões organizadas e equitativas.
Enquanto isso, as pautas informais refletem a natureza solta e casual das reuniões informais. Elas não são tão detalhadas quanto as agendas formais e permitem mais espaço para discussões abertas, geralmente parecendo simples listas com marcadores de itens de ação e pontos de discussão. Agendas informais são frequentemente usadas para sessões de brainstorming, reuniões diárias e reuniões individuais.
Abaixo, listamos 10 formatos formais e informais de pauta de reunião e o que eles normalmente incluem.
Exemplo de uma agenda de reunião diária do scrum em que você pode mostrar os membros da sua equipe usando as fotos deles.
As reuniões do conselho são reuniões formais em que o conselho de administração discute o desempenho, as políticas e as estratégias da empresa.
As pautas das reuniões da diretoria incluem:
- Chamada à ordem: Você abre formalmente a reunião e, em seguida, é feita a chamada nominal.
- Aprovação de atas anteriores: As atas da última reunião são lidas para possíveis alterações.
- Relatórios dos dirigentes: Os membros da liderança apresentam seus relatórios. Os participantes podem apresentar moções, participar de debates e votar.
- Relatórios dos comitês: Os comitês apresentam seus relatórios.
- Assuntos não concluídos: Inclui assuntos importantes que foram adiados ou não foram resolvidos.
- Novos negócios: Os membros participantes propõem novas questões ou recomendações.
- Avisos: Os membros compartilham datas importantes e escolhem a programação da próxima reunião.
- Encerramento: A reunião é formalmente encerrada.
As metas e o conteúdo de uma reunião da equipe de liderança variam de equipe para equipe. Mas, em geral, elas envolvem discussões sobre o progresso de cada equipe, quaisquer obstáculos que estejam enfrentando e que tipo de apoio podem obter de outras equipes.
A maioria das pautas de reuniões de liderança inclui os elementos básicos de uma pauta de reunião listados acima, além de:
- Uma visão geral das metas organizacionais para a fase/mês/trimestre/ciclo atual
- Atualizações de status de cada equipe
- Indicadores-chave de desempenho para cada departamento
- Marcos e conquistas da equipe
- Desafios e ameaças
- Oportunidades de negócios
- Discussões sobre os principais aprendizados
- Sessões de feedback
- Itens de ação, pessoas indicadas e cadências
"Reunião de equipe" é um termo amplo que engloba uma variedade de tipos de reuniões diferentes. As reuniões de equipe podem ser reuniões únicas ou recorrentes, diárias, semanais, bimestrais ou mensais.
As pautas das reuniões de equipe geralmente incluem os elementos básicos, além de qualquer um dos seguintes componentes:
- Uma visão geral das metas da equipe e dos principais indicadores de desempenho
- Datas e anúncios importantes
- Uma lista de prioridades a ser concluída até a próxima reunião
- Quaisquer desafios e como eles podem ser resolvidos
- Parabéns aos excepcionais membros da equipe
As reuniões de brainstorming são uma ótima maneira de fazer fluir a criatividade ao conceituar um novo projeto ou resolver um problema em equipe.
Como não há regras rígidas e rápidas para a realização de sessões de brainstorming, às vezes pode ser difícil controlar as discussões. Experimente os seguintes itens da agenda para que você tenha sessões mais eficientes:
- Uma meta clara e acionável: pense em como seria uma reunião bem-sucedida e como você pode chegar lá.
- Um conjunto de regras básicas: Para garantir uma reunião produtiva e sem estresse, estabeleça regras como "sem interrupções quando alguém estiver falando" e horários fixos de intervalo para evitar o esgotamento.
- Sugestões e atividades: As sugestões podem ajudar a impulsionar o pensamento criativo. Faça uma ou mais perguntas ou peça à sua equipe para mapear as ideias em um mapa mental.
- Votação: Usar as regras da maioria para decidir democraticamente sobre uma ideia.
Também conhecidas como reuniões 1:1, são reuniões regulares realizadas entre um gerente e um funcionário. Eles são feitos para que o último possa dar orientação e feedback, explicar uma tarefa ou permitir que os funcionários discutam quaisquer desenvolvimentos e desafios pessoais.
Aqui estão os elementos comuns das pautas de reuniões 1:1:
- Check-in: os anfitriões geralmente iniciam essas reuniões com uma rápida verificação de humor. Isso ajuda a quebrar o gelo e a deixar os participantes mais à vontade.
- Retorno de chamada: Quando o gerente solicita atualizações sobre itens de ação que foram acordados na reunião anterior.
- Bloqueios: Um convite para discutir os desafios que estão impedindo o funcionário de atingir suas metas.
- Conquistas: Quando o gerente elogia o funcionário por qualquer conquista.
- Expectativas: Onde os participantes expressam o tipo de progresso que desejam ver após a discussão.
Também conhecidos como standups, os scrums são reuniões com tempo determinado, projetadas para alinhar equipes ou um grupo específico de pessoas dentro de uma organização. Eles podem ocorrer diariamente ou semanalmente, com os membros da equipe compartilhando atualizações sobre o que fizeram e o que planejam fazer no dia ou na semana seguinte.
As pautas de reuniões para scrums normalmente incluem os elementos básicos. No entanto, os pontos de discussão se concentram apenas em responder às seguintes perguntas:
- O que você fez ontem?
- Quais são suas metas para hoje?
- Você tem algum bloqueador?
- O quanto você está próximo de atingir suas metas?
Uma reunião post-mortem é uma parte essencial do ciclo de vida de um projeto, normalmente realizada no final do projeto. Esse tipo de reunião oferece a oportunidade de uma equipe de projeto discutir o que deu certo e o que pode ser melhorado. Essencialmente, é uma maneira de comemorar as vitórias, refletir sobre os erros e aprimorar os processos para melhorar as coisas em projetos futuros.
As pautas das reuniões post-mortem geralmente incluem os elementos-chave, juntamente com os seguintes componentes:
- Recapitulação: É aqui que você e sua equipe analisam os objetivos e as metas originais do projeto.
- Resultados: Aqui, você analisa os resultados finais do projeto, discutindo se a sua equipe atingiu as metas e métricas esperadas para que o projeto fosse bem-sucedido.
- Melhorias: Nesta seção, você analisa os motivos dos resultados do projeto, detalhando o que deu certo, o que não deu e o que pode ser melhorado no futuro.
As reuniões de integração colocam os novos funcionários ou membros a par da missão, das metas e da estrutura da organização. Quando bem feita, ela pode fazer com que os novos contratados se sintam seguros de que têm todos os recursos e ferramentas de que precisam para fazer o que se espera deles em suas funções.
Embora a pauta das reuniões de integração varie de acordo com a empresa ou organização, ela pode incluir os seguintes componentes:
- Histórico geral da empresa
- Vida na empresa
- Responsabilidades da função
- Apresentação da equipe
- Materiais de leitura e treinamento
As reuniões de avaliação de desempenho podem ocorrer anualmente ou semestralmente entre um gerente e um funcionário para discutir o desempenho geral do trabalho, os pontos fortes e as áreas que precisam ser aprimoradas. Nesse tipo de reunião, o gerente fornecerá feedback específico e prático para incentivar o funcionário a fazer um trabalho melhor.
Aqui estão alguns componentes comuns encontrados nas pautas das reuniões de avaliação de desempenho:
- Avaliação geral: Esta é uma breve visão geral do desempenho do trabalho de um funcionário, observando o que está indo bem e o que não está em seus processos.
- Realizações: É um mergulho profundo no que um funcionário realizou em seu trabalho em um determinado período.
- Áreas para aprimoramento: Este é um espaço para você explorar soluções para melhorar os problemas de trabalho.
- Metas: Este é um convite para que você discuta e estabeleça metas realistas para o próximo período de revisão.
Também chamada de "town hall", a reunião geral é um encontro de toda a empresa em que líderes, partes interessadas e funcionários se reúnem para compartilhar informações essenciais sobre assuntos relacionados à empresa. Isso pode incluir atualizações e anúncios para incentivar o alinhamento em toda a organização.
Como o público é grande, a estrutura da pauta de uma reunião geral geralmente é diferente de outros tipos de reunião. Aqui está o que você pode esperar de uma pauta de reunião geral:
- Check-in inicial
- Atividade para quebrar o gelo
- Anúncios rápidos
- Atualizações da empresa
- Tópicos de toda a organização
- Sessão Q&A
- Lembretes e check-out
Como escrever uma pauta de reunião
Uma pauta de reunião eficaz garante o sucesso de uma reunião ao delinear os pontos de discussão e manter o foco dos participantes no tópico em questão. Embora escrever um possa parecer uma tarefa simples, é necessário um planejamento e uma consideração minuciosos para valorizar o tempo das pessoas.
Independentemente de você estar planejando fazer uma reunião rápida com a equipe ou uma reunião de diretoria de duas horas, crie uma pauta de reunião eficaz usando estas seis etapas simples.
A criação de uma pauta de reunião começa com a determinação do que você deseja da reunião. Para isso, você pode se fazer perguntas como:
- Você quer atualizar sua equipe sobre um projeto?
- Você precisa das percepções ou do feedback de seus colegas?
- Você precisa tomar uma decisão com sua equipe?
Saber qual é o seu objetivo não só informa aos participantes o que eles precisam fazer para chegarem preparados, mas também orienta você na criação de uma pauta de reunião que fará com que a reunião avance. Com isso em mente, você pode descobrir o tipo e o objetivo da reunião, bem como quem deve participar dela.
Poupe o tempo e o esforço de criar uma pauta de reunião do zero usando um modelo que sirva como base para você expandir.
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Ao escrever uma pauta de reunião, é importante ter em mente que o esforço colaborativo é fundamental. Converse com sua equipe e incentive-a a sugerir tópicos que gostariam de abordar na reunião. Isso pode incluir perguntas sobre um projeto, soluções para bloqueios ou novas ideias para um novo lançamento. Isso permite que sua equipe participe ativamente e garante que a reunião seja produtiva para todos os envolvidos.
Quando você tiver uma lista de ideias, analise-as e decida quais serão incluídas na agenda. Certifique-se de que esses itens estejam relacionados aos objetivos e às metas da reunião. Em seguida, organize-os em ordem de prioridade para que os participantes saibam quais tópicos devem ser abordados imediatamente e quais podem ser deixados para o final.
Certifique-se de que a reunião permaneça no caminho certo, alocando um determinado período de tempo para cada tópico que você deseja discutir. Isso pode ser um desafio nas primeiras vezes, mas você pode evitar a armadilha de subestimar os limites de tempo por meio de uma análise cuidadosa. Leve em conta o tempo que você levará para apresentar um tópico, responder a perguntas e chegar a um acordo sobre as ações de acompanhamento. Depois de ter um prazo em mente, acrescente mais alguns minutos do que você acha que vai precisar, caso haja preocupações que ainda precisem ser abordadas.
Para garantir que a reunião transcorra sem problemas, também é útil designar líderes para cada tópico. Isso não apenas permite que eles se preparem com antecedência, mas também garante seu envolvimento ativo durante a reunião.
Antes de enviar a pauta da reunião para os participantes, certifique-se de que você incluiu os materiais úteis necessários para a reunião. Isso ajuda a dar a todos algum tempo para se familiarizarem com determinados documentos antes de a reunião começar. Dessa forma, você pode definir o contexto certo para cada participante e capacitá-los a contribuir com a discussão.
Na medida do possível, você deve incentivar e conduzir um discurso significativo para os objetivos da reunião. Para isso, compartilhe a pauta da reunião com os participantes com antecedência para que eles tenham tempo de preparar suas ideias e perguntas.
Observe que o trabalho de uma pauta de reunião não termina aí. Você ainda pode usá-lo para anotar e acompanhar os itens de ação resultantes da reunião. Não se esqueça de incluir os proprietários e prazos correspondentes para essas tarefas de acompanhamento para garantir que a reunião atinja seus objetivos.
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Práticas recomendadas para a agenda de reuniões
Não importa se você está planejando uma reunião regular da equipe, uma sessão de brainstorming de projeto ou uma reunião geral da empresa, uma pauta cuidadosamente elaborada prepara o terreno para uma discussão focada e significativa. Siga estas práticas recomendadas para que você consiga exatamente isso.
Crie listas de verificação de itens de ação para garantir que a agenda da reunião seja mais fácil de acompanhar.
Classificar os itens da agenda por importância
Os itens da agenda podem ser classificados e apresentados em três grupos: itens informativos, tópicos de discussão e pontos de ação. Se você categorizar os itens da agenda dessa forma e destacar os itens prioritários, será mais fácil comunicar quais tarefas precisam de atenção urgente e quais podem ser colocadas em segundo plano.
Conduzir discussões com perguntas abertas
Quando se trata da fase de discussão, pode ser fácil cair na armadilha de escrever uma lista vaga de tópicos como "reformulação do manual" ou "aprovação das diretrizes da marca". Em vez disso, use perguntas abertas que incentivem as discussões. Por exemplo, você pode perguntar aos participantes: "Por que é necessário renovar nosso manual? O que está faltando em nosso manual atual e quais capítulos devemos priorizar? Como podemos dividir essa tarefa de forma mais eficiente?"
Se as perguntas parecerem incômodas, use uma linguagem orientada para a ação para detalhar o que você deseja alcançar com cada item da agenda. Em vez de escrever frases passivas como "reformulação do manual", escreva "atualizar o manual para refletir os limites de caracteres e as práticas recomendadas identificadas pelo global".
Definir um processo para lidar com os itens da agenda
Isso significa fornecer um processo claro e passo a passo para abordar os itens da agenda, especialmente aqueles que exigem resolução de problemas e tomada de decisões. Por exemplo, digamos que você tenha que escolher entre três redesenhos de logotipo para a sua marca.
Seu processo poderia ser mais ou menos assim:
- 10 minutos para apresentar a proposta de cada logotipo
- Intervalo de 5 minutos para deliberações individuais
- 10 minutos para discutir os prós e contras de cada projeto
- 5 minutos para decidir sobre um design final
Ter um processo formal dá às reuniões mais estrutura e ajuda os participantes a se concentrarem mais na tarefa em questão.
Termine sua agenda com uma "avaliação da realidade"
Depois que você tiver concluído a pauta da reunião, faça uma rápida revisão para avaliar se ela é realmente viável, considerando o tempo alocado para a reunião. Não tente sobrecarregar sua agenda. Mesmo que, tecnicamente, você consiga resolver tudo dentro do prazo estimado, é bom dar a si mesmo e à sua equipe algum espaço para respirar também. Afinal, ninguém quer sair de uma reunião sentindo-se esgotado.
Perguntas frequentes sobre a agenda da reunião
Para que a pauta de uma reunião seja eficaz, ela deve comunicar o objetivo da reunião, esclarecer as responsabilidades, capacitar os participantes a contribuir e manter o andamento da reunião. Lembre-se de que uma pauta de reunião eficaz pode ser um divisor de águas na produtividade da sua equipe, valorizando o tempo de todos e tornando as reuniões muito mais eficientes e gratificantes.
Embora as pautas das reuniões sejam uma parte vital do gerenciamento de projetos, elas têm seus prós e contras. Por um lado, as pautas de reunião ajudam a padronizar a forma como as reuniões são conduzidas e estabelecem expectativas e objetivos claros para convidar a uma discussão mais produtiva. Por outro lado, às vezes eles podem ser muito rígidos ou estruturados. Devido ao limite de tempo definido para cada ponto de discussão, pode não haver espaço suficiente para mais brainstorming ou pensamento criativo.
Ao planejar uma reunião, é útil responder às perguntas a seguir para garantir que o tempo de todos seja utilizado de forma produtiva:
- Por que vocês estão se encontrando?
- Quais informações devem ser compartilhadas?
- Quais são os objetivos da reunião?
- Quem deve ser convidado?
- Quem deve falar?
- Quanto tempo deve durar a reunião?
- Quais documentos devem ser compartilhados com antecedência?
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