Quelle est la meilleure formule de politesse pour mail et lettre ?

Lettre de motivation⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), courrier à une administration, missive à son avocat... par lettre ou mail, il est courant de devoir solliciter un tiers, faire une demande ou tout bonnement requérir une explication. Et dans ces conditions, la formule de politesse peut faire office de formule magique dans la mesure où opter pour le mauvais choix peut vous être préjudiciable (et ce serait bien dommage.)

Par exemple, et même avec le plus beau CV⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), briguer un poste (ou un stage) peut se décider sur un point de détail, en l'occurrence la formule de politesse, d'autant que dans les faits il s'agit non pas d'une mais de deux formules de politesse ! Et oui, les formules de politesse sont incontournables pour encadrer votre propos, au début (pour introduire) et à la fin (pour conclure).

Toutefois, ce qui est vrai dans un contexte professionnel, on ne s'adresse pas à un supérieur, un collègue ou un recruteur de la même façon, l'est aussi dans un cadre amical, familial ou autre, notamment dans certaines circonstances, heureuses (un mariage) ou nettement moins (un décès).

Comment trouver la formule de politesse la plus juste, la mieux choisie... mais surtout la plus utile (ça peut servir !). Veuillez agréer... Je vous prie d'agréer... Je vous prie de recevoir... Veuillez recevoir... Mes sincères salutations ? Mes cordiales salutations ? Ma considération distinguée ? Comment s'y retrouver dans la jungle de la courtoisie française ?

Pour vous aider à utiliser les différentes formules de politesse à bon escient et à destination de la bonne personne, voici quelques exemples et conseils pour faire bonne impression et éviter les bévues.

Dans le cadre professionnel, et même s'il ne s'agit pas de formule de politesse à proprement parler, commencez par mentionner au début de votre lettre les informations principales concernant votre destinataire, entreprise, nom de la personne, intitulé du service (uniquement si vous le connaissez) en veillant bien à l'orthographe !

CONSEIL : Vous pouvez précéder le nom de la personne à qui vous vous adressez par l'expression "À l’attention de".... mais surtout pas "À l’intention de" qui s’emploie dans le cas d’un projet ou d’une action au sein d’une phrase.

Pour la formule d'appel et s'agissant d'une salutation, faites simple et direct en l'adaptant à votre interlocuteur ou interlocutrice (attention au mélange des genres). Soit "Madame" ou "Monsieur" et "Madame, Monsieur" si vous ne connaissez pas précisément le destinataire.

CONSEIL : Évitez la mention "Mademoiselle", c'est risqué, de moins en moins usité et tend officiellement à disparaître⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre)... De même abstenez-vous d'indiquer à nouveau le nom de famille de la personne (c'est too much) et les formulations "Chère Madame" ou "Cher Monsieur" qui font trop commercial. Le but est d'exprimer le respect que l'on a de son interlocuteur pas d'en faire des tonnes (et de paraître maladroit), donc on reste sur une formule de politesse simple.

Maintenant que vous voici au terme de votre prose, et puisque vous avez bien commencé, il s'agit désormais de conclure en beauté... Et là dilemme, comment trouver LA formule de politesse qui va bien, celle qui va vous ouvrir toutes les portes, et ne pas passer non plus pour l'As du Copier-Coller avec une formule à l'emporte-pièce et que vous n'assumeriez pas (IRL).

Dans l'écrit, c'est comme dans la vie, on salue la personne avant de se séparer (surtout si on doit se revoir). Donc au-delà des conventions et autres règles d'usage, il convient donc d'être sincère pour exprimer ses salutations et d'opter pour la formule de politesse qui convient le mieux à votre interlocuteur mais aussi celle qui vous ressemble le plus.

À ce propos, reprenez en fin de lettre le terme identique à votre formule d’appel, soit "Madame," si vous avez utilisé "Madame," etc. : on ne change rien en cours de route !

CONSEIL : Évitez les formulations trop ampoulées (et par ailleurs très éculées) ou trop vieux jeu... Pareillement, méfiez-vous des fautes de style du genre "Je vous prie d'agréer l'expression de mes salutations..." : on exprime des sentiments mais pas des salutations (désolé).

On estime que la lecture d'un courrier se concentre particulièrement sur les premiers et les derniers mots. Il est important de ne pas gaspiller les dernières lignes en expédiant votre formule de politesse... tâchez de rester neutre mais faites-vous remarquer également.

CONSEIL : Ne jouez pas sur les sentiments (dévoués, sincères, etc.) avec un recruteur, c'est déplacé et pas franchement à votre avantage, et n'oubliez pas que dans un courrier on peut "croire à..." et non "croire en..." formulation réservée aux affaires de croyance (en Dieu).

• "Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées." (classique mais sûr)
• "Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à ma considération distinguée." (idem mais plus smart)
• "Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes respectueuses et sincères salutations." (encore plus recherché)
• "Avec mes respectueux hommages, je vous prie d’agréer, Monsieur, Madame, l’expression de ma considération la plus distinguée." (distant et respectueux, limite pompeux)
• "Cordialement", "Bien cordialement", "Sincèrement" (simple et direct, entre collègues)
• "Bien à vous", "À bientôt", "Amicalement", "Bonne lecture" (convivial et détendu)
• "Salutations distinguées" ou "Sincères salutations" (plus solennel, avec une légère distance)
• "Avec mes sincères salutations" (formel, pour un client, une relation de travail)
  

L'efficacité de votre courrier, et notamment pour un mail pro ou une lettre de motivation⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), est aussi tributaire de votre sortie... Il s'agit d'être percutant jusqu'à la fin de votre propos en évitant les messages creux, surtout pour une formule de politesse en remerciement.

Donc, concluez toujours votre propos par une formule de sortie qui synthétise l'intention de votre courrier et invite l'interlocuteur à prendre en compte votre demande de façon positive et proactive en présentant votre objectif de manière engageante.

CONSEIL : Soyez affirmatif et volontaire mais restez "à votre disposition" ou "à votre écoute", il ne faut pas hésiter à solliciter tout en restant courtois et en suscitant la confiance et l'envie de vous répondre favorablement pour le destinataire.

• Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de vous démontrer ma motivation lors d’un entretien." (pour une candidature spontanée)
• "Si mon profil vous intéresse, rencontrons-nous. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations." (idem en plus direct)
• "Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations." (plus simple mais efficace)
• "Me tenant à votre disposition pour un prochain entretien, je vous prie d'agréer Monsieur, mes sincères salutations." (encore plus simple)
• "À votre écoute pour concrétiser ce projet", "À votre écoute pour compléter vos informations" (engageant et stimulant, pour un collègue, un prospect)
• "Souhaitant vous avoir informé utilement" (ferme mais conciliant, pour résoudre un différend pro)
• "Souhaitant pouvoir répondre favorablement à votre prochaine demande" (ouvert et positif, pour un client mécontent)
  

La question du titre de civilité peut se poser dans de multiples cas lorsque l'on échange dans le cadre d'une entreprise ou que l'on s'adresse à l'administration, à un avocat, un médecin ou (plus rarement) à archevêque ou un membre de famille royale...

Quand on s'adresse à un collègue, on peut opter pour la formule "Cher collègue," ou "Chère collègue,", entre personnes du même corps de métier, "Chère consœur," ou "Cher confrère," et si le destinataire est un supérieur hiérarchique, le mieux est d'utiliser la formule la plus courante : "Madame," ou "Monsieur,".

CONSEIL : Il est d'usage de ne pas mentionner le nom propre du destinataire. En revanche, on peut faire référence à son titre. Pour ne pas faire d'impairs, vous trouverez ici⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) toutes les formules en usage à propos des titres de civilité pour briller en société.

Si vous avez été informé d'un événement par un faire-part de mariage⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), de décès ou de naissance c'est que vous êtes assez proches du ou des destinataires pour employer une formule plus intime telle que "Cher Franck," ou "Ma chère amie,".

S'il s'agit d'une famille, on peut s'adresser à tous de la manière suivante "Chers Victor, Maud et François," ou même "Très chers Durant," et "Chère famille Durant," selon le degré de proximité que vous entretenez avec les Durant...

CONSEIL : Curieusement, il n'est pas toujours aisé de s'adresser à un(e) ami(e) par courrier papier ou électronique (mail, sms) en trouvant la juste distance entre intimité et familiarité... Pour vous aider, La Poste (et oui) vous explique comment écrire une belle lettre d’amitié⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre).

Par définition, on entretient avec ses amis et sa famille un contact privilégié et régulier on peut donc se permettre des formules de politesse simple et directes comme "Amitiés" ou, dans un registre plus élaboré, "Veuillez croire en mon meilleur souvenir" ou "Veuillez trouver ici l’assurance de mon amitié".

Dans certains cas, on peut carrément passer aux émoticônes (smiley) pour les échanges entre amis (à la cool) ou oser l'originalité dans des contextes particuliers avec des formules comme "Théâtralement", "Artistiquement", "Musicalement" ou même "Artistiquement vôtre" !

Le smiley a également su s'imposer et n'est plus cantonné aux échanges entre amis.

CONSEIL : En matière de formule de politesse, il peut être opportun de terminer votre courrier par un souhait. Cela permet d'apporter une touche de bienveillance en toute détente "Bonne matinée", "Belle journée⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre)" ou "Bon week-end⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre)".

Quand il s'agit de répondre à un faire-part de mariage⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), de décès ou de naissance, la formule de politesse est avant toute chose, une façon d'exprimer une émotion et d'en faire part au destinataire en lui témoignant votre sentiment de façon simple et conforme aux codes.

Vous pouvez donc faire sans chichi ou bien y mettre les formes avec des formulations plus travaillées, "Je vous prie de croire, très chers amis, en mon soutien sans faille dans cette épreuve." pour une disparition ou "Acceptez, chers Sylvain et Marie, nos plus sincères vœux de bonheur." pour un heureux évènement.

CONSEIL : Que ce soit pour une bonne ou une triste nouvelle, adressez-vous à vos ami(e)s ou votre famille en écrivant avec votre cœur (et votre main aussi). Les mots écrits restent pour toujours et pourront témoigner de votre pertinence comme de votre élégance.

Pour une formule d'appel, dans un courrier ou un mail dans la langue de Shakespeare, privilégiez la formulation simple "Dear". En fonction du degré de familiarité avec la personne on peut y accoler prénom ou nom de famille, "Dear John," "Dear Mr. Smith,".

Pour clore un courrier en anglais, si vous n'avez pas mentionné le nom du destinataire, vous pouvez utiliser "Yours faithfully" ou "Sincerely Yours" et pour un email préfèrerez "Kind regards", "Best regards" et entre collègues : "Regards" (that's it !).

CONSEIL : Surtout si vous n'êtes pas bilingue, ne prenez pas de risque avec les langues étrangères et contentez-vous des formules de politesse les plus courantes⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), il ne s'agit pas de froisser les subtilités nationales des autres cultures.

Pour conclure sur les formules de politesse, il faut savoir que ces marques de courtoisie nous permettent de mieux vivre en société les uns avec les autres, témoignant de notre respect pour le destinataire. Ainsi, la première marque de politesse est de répondre (à une lettre, un mail, un sms) tous simplement, la seconde est d'utiliser exclusivement le vouvoiement lorsque l'on ne connaît pas personnellement les gens à qui l'on s'adresse.