O guia definitivo para criar uma checklist fácil

Organizar sua vida? Check. Ajudar você a fazer as coisas mais rapidamente? Check. Proporcionar tranquilidade e paz de espírito? Check.

As listas de verificação são uma das ferramentas organizacionais mais eficazes da história e, quando usadas com eficiência, podem ajudá-lo a realizar tarefas com rapidez e facilidade. Mas nem todas as listas de verificação são iguais! Se quiser usar as listas de verificação para se organizar e melhorar sua vida de forma significativa, você não precisa de qualquer lista de verificação, precisa de uma checklist fácil.

Neste artigo, exploraremos como aproveitar a facilidade das checklists para se tornar mais organizado e eficiente em termos de tempo, além de mais produtivo.

Então, antes de começarmos a falar sobre como criar uma checklist fácil, vamos falar sobre por que as checklists são importantes.

As listas de verificação são essenciais para a produtividade porque fornecem a você o “panorama geral” do que precisa ser feito. Ao listar e organizar suas tarefas - e depois verificar cada uma delas, uma a uma - você pode facilmente priorizar como gastar seu tempo (e garantir que nenhuma tarefa importante seja esquecida).

As checklists também proporcionam uma boa dose de reforço positivo relacionado à produtividade. Ao marcar as tarefas, você sentirá uma onda de realização, o que o inspirará a continuar, marcar mais tarefas e fazer mais coisas, além de aumentar sua produtividade geral no processo.

E, por fim, ao criar uma lista de verificação regularmente, você pode diminuir a carga mental necessária para lembrar-se de todas as microtarefas que precisam ser concluídas todos os dias.

O design correto da lista de verificação é uma parte importante da criação de uma lista de verificação eficaz. Dê um toque especial ao design de sua lista de tarefas com os modelos de checklist do Canva, como o Checklist de exercícios de ioga com mandala azul⁠(abre em uma nova aba ou janela), o Checklist de escritor simples em carvão e branco⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou o Checklist de folhas simples em cinza e azul⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Muito bem, agora que você já está de acordo com a ideia de uma checklist, vamos começar a falar sobre como, exatamente, começar uma.

Qual é o melhor tipo de lista de tarefas?

A primeira coisa que você precisa descobrir antes de começar a montar sua lista de verificação é que tipo de lista será mais benéfica para sua rotina e o ajudará a fazer o máximo possível.

Há duas categorias principais de listas de verificação:

• Lista de verificação diária. Uma lista de verificação diária é uma lista de todas as tarefas que você precisa concluir em um único dia. Isso mudará de um dia para o outro, dependendo do que estiver na agenda. Se você não terminar uma tarefa antes de deitar a cabeça no travesseiro à noite, não se preocupe! Você pode simplesmente transferi-la para a lista do dia seguinte.
• Lista de verificação situacional. Uma lista de verificação situacional é uma lista de verificação que apresenta tarefas específicas de um determinado evento ou área de sua vida. Então, por exemplo, uma lista de tarefas para um casamento ou uma lista de verificação para um bebê que está a caminho. Normalmente, essas listas levam mais tempo para serem concluídas do que a lista de tarefas diárias⁠(abre em uma nova aba ou janela), mas são muito úteis para organizar tarefas relacionadas a um grande evento em sua vida ou trabalho.

Tanto as listas de verificação diárias quanto as situacionais são extremamente eficazes. A escolha de uma delas depende simplesmente das tarefas que você precisa realizar no momento, das tarefas que precisará realizar no futuro e da maneira mais intuitiva de organizar essas tarefas e garantir que sejam realizadas.

Deseja ter uma vantagem inicial no design de sua lista de verificação? Nós te ajudamos! Com modelos para checklists fáceis diárias (como a Checklist para a hora de dormir⁠(abre em uma nova aba ou janela)) e listas de verificação situacionais (como a Checklist rosa e branco⁠(abre em uma nova aba ou janela)), você encontrará tudo o que precisa para criar a lista de tarefas perfeita no Canva.

Não importa se você está fazendo uma checklist diária ou uma lista de verificação situacional para um evento específico, o processo de criação de checklist é exatamente o mesmo.

Etapa 1: Faça um “brain dump”

A primeira etapa para a criação de uma checklist eficaz é fazer um “brain dump” e colocar no papel todas as tarefas e afazeres que estão passando pela sua cabeça.

Sente-se com papel e caneta (ou abra um documento do Word ou do Google em seu computador) e anote tudo o que precisa ser feito. Por exemplo, digamos que você esteja criando uma checklist para o seu casamento. Você deve anotar tudo, desde o agendamento de uma degustação com o bufê até a compra de presentes para a sua festa de noivado e a redação dos votos. Ou, se estiver criando uma lista de verificação diária, anote todas as suas tarefas diárias que podem ser repetidas (como levar seu filho ao treino de futebol), bem como todas as tarefas pontuais que precisam ser incluídas na sua agenda diária (como ligar para o dentista para agendar sua consulta anual).

Quando estiver fazendo o brain dump, não se contenha! Você quer que sua lista de possíveis tarefas e afazeres seja a mais abrangente possível. (E não fique sobrecarregado! Você sempre pode eliminar as tarefas mais tarde se decidir que a lista é muito longa e que uma determinada tarefa não é prioritária).

Etapa 2: Organize e priorize as tarefas

Depois de “despejar” todas as suas tarefas na página, é hora de começar a organizar e priorizar as tarefas. Lembre-se de que há maneiras de ser eficiente com seu tempo⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Primeiro, você deve procurar organizar e agrupar suas tarefas de uma forma que faça sentido. Assim, por exemplo, você pode organizar as tarefas por frequência (como diariamente, semanalmente, mensalmente), por tipo de tarefa (como agendar compromissos ou tarefas para a escola) ou por como a tarefa está relacionada à sua vida (como “tarefas relacionadas às crianças” ou “tarefas relacionadas à festa de noivado”).

Depois que suas tarefas estiverem organizadas, é hora de começar a classificá-las por prioridade. Primeiro, examine cada tarefa e classifique-a como uma tarefa A, B ou C. As tarefas “A” são de alta prioridade e precisam ser executadas imediatamente. As tarefas “B” são importantes, mas menos urgentes, e as tarefas “C” são tarefas que você deseja ter em seu radar para o futuro, mas não há necessidade imediata de realizá-las.

Então, por exemplo, digamos que você esteja criando uma checklist de mudança. Exemplos de tarefas A, B e C podem ser: ligar para a empresa de energia para garantir que haverá eletricidade no dia da mudança (tarefa A), pesquisar opções de TV a cabo no novo bairro (tarefa B) ou escrever cartões para os vizinhos informando o novo endereço e as informações de contato (tarefa C).

Não há respostas certas ou erradas quando se trata de priorizar tarefas. Trata-se apenas de descobrir quais tarefas são as mais urgentes/importantes para que você possa tirá-las do caminho primeiro.

Etapa 3: Coloque-as na sua agenda

Depois que suas tarefas estiverem organizadas e priorizadas, é hora de reuni-las em uma lista mais geral.

Liste suas tarefas em ordem de prioridade e, se for o caso, coloque a data ou a hora em que você precisa concluí-las. Por exemplo, uma lista de verificação diária pode ter uma tarefa que diga “Pegar o Chris na estação de trem, às 16 horas”, enquanto uma lista de verificação situacional pode ter uma tarefa que diga “Agendar a floricultura até 21 de junho”.

Etapa 4: Marque cada item à medida que o concluir

Depois que sua lista de tarefas estiver pronta, é hora de começar a trabalhar de fato nas tarefas e marcar cada item da lista de verificação à medida que for concluído. Marcar a lista de verificação sempre que concluir uma tarefa não só lhe dará um impulso de motivação para continuar, mas também o ajudará a acompanhar o que foi realizado e o que ainda precisa ser feito.

Etapa 5: Continue adicionando itens à medida que forem surgindo

Em um mundo perfeito, você chegaria ao final da sua lista de verificação e diria “Ótimo! Já terminei!" Mas, sejamos realistas, sempre há mais coisas para fazer. Mas a beleza das listas de verificação é que, à medida que mais tarefas (inevitavelmente) surgem, tudo o que você precisa fazer é adicioná-las à sua lista de verificação e seguir em frente!

Agora, você pode fazer checklists à moda antiga - com caneta e papel -, mas se quiser levar sua lista de tarefas para o próximo nível, você definitivamente deve considerar a possibilidade de usá-la digitalmente.

As listas de verificação digitais não são apenas mais fáceis de manter organizadas, mas também são mais fáceis de alterar, editar e expandir (sem mencionar que, do ponto de vista do design, elas têm uma aparência MUITO melhor).

Deseja digitalizar suas listas de verificação? Comece com um dos modelos de lista de verificação do Canva, como a Lista de verificação escolar azul e laranja⁠(abre em uma nova aba ou janela), a Lista de verificação chique minimalista rosa e preta⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou a Tabela de tarefas do dormitório minimalista azul escuro e rosa⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Não sabe por onde começar com suas checklists? Aqui estão algumas ideias:

Entre olhar as propriedades, trabalhar com seu agente imobiliário, garantir o financiamento e todas as outras 10.000 tarefas que acompanham a compra de uma casa, você será inundado de coisas a fazer, e uma checklist é uma ótima maneira de acompanhar todas elas.

Há muitas coisas para acompanhar quando se está comprando uma casa nova. Mantenha todas as suas tarefas imobiliárias organizadas com uma lista de verificação simples, como a Lista de verificação moderna com pinceladas em preto e branco⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou a Lista de verificação com listras azuis e brancas⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Uma mudança é outra atividade da vida que exige uma quantidade absurda de planejamento e logística. A criação de uma checklist de mudança é uma ótima maneira de garantir que a mudança ocorra sem problemas e que você não se esqueça de nenhuma tarefa importante relacionada à mudança (como trocar os serviços públicos ou contratar uma empresa de mudanças).

As listas de verificação corretas garantirão que nada passe despercebido durante a sua grande mudança, como limpar a casa antiga ou embalar todos os itens essenciais. Comece a usar os modelos de lista de verificação do Canva, como a Lista de verificação roxa⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou a Lista de verificação com moldura minimalista em azul e pêssego⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Um casamento é um dos eventos mais emocionantes na vida de qualquer casal - e planejar esse casamento é normalmente uma das situações mais estressantes. Uma checklist de casamento é uma ótima maneira de manter todas as tarefas e fornecedores relacionados ao casamento organizados em um só lugar - e para garantir que não haja contratempos ou falhas de comunicação antes do grande dia.

Organize-se para o seu grande dia com os modelos de checklist de casamento do Canva, como o Planejador de lista de verificação de casamento azul escuro e rosa⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou a Lista de verificação de casamento de acessórios simples cinza e rosa⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Quer você esteja viajando pela cidade ou pelo mundo afora, há muitas tarefas que precisam ser feitas para se preparar para a viagem. Organizar todas as tarefas relacionadas a viagens em uma lista de verificação é uma ótima maneira de garantir que sua viagem ocorra sem problemas (e que você não cometa nenhum erro de principiante, como esquecer seu travesseiro de viagem ou não renovar seu passaporte).

Certifique-se de que sua próxima viagem seja um sucesso com os modelos de checklist de viagem do Canva, como a Lista de verificação simples com fotos em bege marrom⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou a Lista de verificação de criaturas marinhas ilustradas em azul-petróleo e marrom⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Há muito o que fazer quando um novo bebê está a caminho, desde comprar todos os itens necessários para o bebê até preparar o berçário. Organizar-se com uma checklist te ajudará a realizar todas as tarefas pré-bebê antes que o pequeno chegue, porque quando o bebê chegar, você terá uma lista totalmente nova de coisas para fazer!

Planejar um bebê é trabalhoso, mas os modelos de checklist do Canva, como o Green Yellow Packing Checklist⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou o Green Simple Grocery Checklist⁠(abre em uma nova aba ou janela), podem ajudar a garantir que você tenha tudo o que precisa para manter a mãe e o bebê felizes e saudáveis antes e depois do nascimento.

As checklists são uma ótima maneira de organizar tarefas, aumentar a produtividade e conseguir. Fazer. As coisas. Feito. E agora que você sabe exatamente como criar uma lista de tarefas eficaz desde o início, tudo o que resta a fazer é sair e criar sua lista de checklist fácil agora mesmo!