Télétravail : Les règles d'une communication d'entreprise efficace

Le télétravail prend de plus en plus de place dans le monde professionnel. Des entreprises innovantes aussi importantes que Basecamp⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), Upworthy⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), Buffer⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), Mozilla⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) ou Zapier⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) fonctionnent d'ailleurs quasi exclusivement avec des équipes en télétravail. L'efficacité d'un tel système n'est donc plus à prouver.

Avec l'augmentation soudaine du nombre d'entreprises qui s'adonnent au télétravail et la situation actuelle, de nombreux employeurs et employés se posent la même question : comment faire pour mettre en place un télétravail qui soit productif ? Bien que les processus de mise en place varient selon la taille et le type d'entreprise, il existe un ensemble de pratiques clés pour optimiser le télétravail en équipe.

La communication est un concept essentiel dans la vie comme dans les affaires. Une communication claire et concise est la voie vers la compréhension et la maîtrise d'une relation, qu'elle soit personnelle ou professionnelle.

Lorsque vous travaillez tous ensemble pour résoudre des problèmes communs et créer des solutions, la communication sous-tend la réussite de tous vos projets. En effet, les membres d'une équipe doivent connaître les objectifs précis du projet sur lequel ils travaillent, chacun doit savoir quelle en est sa place, tout en se sentant libre d'accomplir une tâche et d'y ajouter de la valeur. Le partage réussi des informations et l'investissement des parties dépendent d'abord de votre capacité à communiquer efficacement.

Les défis (et avantages) de la communication dans une équipe de travail à distance

L'une des principales difficultés rencontrées par les équipes récemment passées en télétravail est la mise en place d'un nouveau mode de communication efficace. Il n'y a plus les moments de discussion à la machine à café, à l'heure du déjeuner ou les rencontres improvisées dans les couloirs. De plus, les nouvelles réunions par vidéoconférence peuvent demander un petit temps d'adaptation ("allo, vous m'entendez ?"). Sans parler de la solitude du personnel et des distractions qui abondent à la maison. Tout cela rend pour beaucoup le télétravail difficilement envisageable, à tort !

Car au contraire, les outils de communication et de partage d'informations utilisés dans le travail à distance vous permettent d'améliorer vos méthodes de gestion et vous rendent même plus productifs ! Avec une bonne organisation, non seulement vous gagnerez en fluidité, mais vous mettrez en oeuvre vos actions de façon plus rapide et plus efficace. En favorisant l'indépendance et la responsabilisation individuelle, le télétravail fait ressortir votre meilleur potentiel professionnel !

Faites le point quotidiennement

De nombreuses équipes de travail à distance organisent des rendez-vous quotidiens pour orienter leur journée de travail, imitant ainsi l'environnement du bureau. Ces rendez-vous qui ne doivent pas être longs permettent de faire le point sur les tâches à effectuer mais sont aussi l'occasion de prendre des nouvelles des uns et des autres, ou d'échanger une citation, un lien, une info amusante... le télétravail implique aussi la poursuite des relations humaines ! Prévoyez du temps pour des petites discussions informelles avant de vous lancer dans les sujets du jour.

Développez vos compétences en communication

Qu'est-ce qui constitue une bonne communication dans un travail à distance ? Il y a plusieurs facteurs.

L'écoute constitue un élément fondamental de la communication. Ecouter ce n'est pas seulement entendre, c'est surtout donner à vos collègues l'attention qu'ils méritent lorsqu'ils essaient de communiquer - ne consultez pas les e-mails dans une autre fenêtre pendant un appel vidéo, ne coupez pas votre caméra si tout le monde est présent visuellement. Avoir le même égard et la même politesse IRL et en ligne : c'est la base !

Poser des questions est essentiel à une bonne communication. Des questions comme «ce calendrier fonctionne-t-il pour vous ?" ou "comment utiliser ce logiciel exactement ?" permettent de signaler un problème et trouver des solutions ensemble. Il n'y a pas de question stupide, il n'y a que des non-dits inutiles. Ne pas oser poser une question sur un problème que l'on rencontre par peur de passer pour incompétent peut entraver le travail de toute une équipe. Si vous ne savez pas faire quelque chose ou que vous rencontrez un problème, partagez-le. L'empathie et l'entraide sont le socle d'une communication d'entreprise saine et productive. C'est la pratique fondamentale des équipes qui avancent !

Troisièmement, être clair et concis est primordial dans le travail à distance. Après avoir pris la parole, il est bien de vérifier que l'audience a bien compris le propos, en leur posant la question, tout simplement. Terminer un appel ou une interaction avec un résumé est également un bon moyen de renforcer la compréhension des membres d'une équipe.

Les rappels et résumés de tâches peuvent par exemple prendre la forme d'un planning ou d'une liste de tâches, comme ci-dessous.

Varier et coordonner les moyens de communication

Tout comme il y a différents espaces de communication au sein d'une même entreprise, le poste de télétravail doit lui aussi graviter autour de plusieurs sphères et solutions d'échanges.

Parmi ces solutions, citons Slack⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) qui permet les communications et les éclaircissements rapides. le courrier électronique reste idéal pour formaliser les processus, les réunions et les contacts extérieurs avec les clients. Google Hangouts⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) est parfait pour les échanges plus personnels. Les appels par téléphone ou par Zoom⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) sont favorisés pour les discussions longues et/ou collectives. Quel que soit le type de technologie utilisée par l'équipe, soyez constant - la continuité est la clé pour que le personnel comprenne quoi faire selon les situations rencontrées. Si vous changez d'outils tous les mois, vous risquez les égarements et les procédés contre-productifs !

Rendez-vous disponible

En tant que membre de l'équipe, être disponible pour vos collègues est essentiel. Bien que cela n'implique pas d'être joignable en permanence, vous devez être facilement accessible pendant les heures de travail. Informez les membres de votre équipe du meilleur moyen et du meilleur moment pour vous contacter s'ils ont des commentaires ou s’ils souhaitent vous parler en privé, afin que vous puissiez vous rendre spécialement disponible à ces moments-là. Agir de la sorte évite les sentiments de déconnexion et de solitude, et favorise la cohésion de l'équipe. Même en télétravail, on reste en équipe !

Vous n'êtes pas seul : un grand nombre d'applications et d'outils intelligents existent pour essayer de combler l'absence de la machine à café et des réunions quotidiennes en face-à-face. Beaucoup d'entreprises migrent tous les documents et ressources vers Google Drive⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) où la collaboration sur les documents est simple, directe et sécurisée. Slack⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), l'outil de messagerie instantanée, est un des outils de communication privilégiés parmi les plus grosses sociétés, d'Airbnb⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) à Dropbox⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), et beaucoup l'utilisent comme un quasi-remplacement des e-mails internes. Les autres options populaires incluent Zoom⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) ou Google Hangouts⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) pour la visioconférence. Trello⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), Basecamp⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) ou Monday.com⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) permettent quant à eux d'organiser et de suivre les tâches partagées. Glint⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) est très pratique pour gérer les feedbacks entre les gestionnaires et le personnel. Enfin, un bon appel téléphonique à l'ancienne reste toujours efficace !

Enfin, un organigramme ou une infographie constituent aussi un moyen simple mais pertinent de centraliser les nouveaux processus et consolider vos nouveaux modes de fonctionnement !