Meetup : Le guide ultime pour préparer votre événement !

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Vous souhaitez échanger et collaborer autour de thématiques qui vous tiennent à coeur ? Ce guide vous aide à organiser au mieux vos événements grâce à Meetup.

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“Partagez vos passions”, le slogan de l’application Meetup donne le ton. À contre-courant du développement exponentiel des réseaux sociaux et de la digitalisation de la société, Meetup renoue avec le lien social local, et favorise les rencontres autour d’intérêts communs dans la vraie vie. Un outil qui propulse votre carrière et développe vos réseaux professionnels !

Qu’est ce que Meetup ?

Créez votre groupe Meetup pour organiser des rencontres et des événements dans votre ville

Source : Canva

Meetup est une plateforme de réseau social fondée en 2002 par Scott Heiferman et Brendan McGovern, qui a pour objectif de faciliter les rencontres “in real life” entre personnes partageant les mêmes passions, dans des milliers de villes de par le monde. Aujourd’hui, l’application compte plus de 39 millions de membres, et plus de 300 000 groupes Meetup actifs.

Participer à un évènement Meetup, c’est encourager les occasions collectives d’entreprendre, d’échanger, de s’entraider, mais aussi de développer ses connaissances et son réseau amical ou professionnel.  En s'appuyant sur la proximité locale, l'appli peut devenir un puissant vecteur de communication pour qui sait s'en emparer.

Échanger avec vos clients, communiquer auprès de vos prospects ou partenaires, rencontrer vos lecteurs ou followers, animer une communauté, partager une expertise, échanger sur vos pratiques, débattre autour de sujets d'actualité, mais également vous ouvrir vers de nouveaux horizons : les occasions sont nombreuses d'organiser un événement ! En vous permettant de fédérer une communauté et de favoriser les synergies, Meetup est un moyen de dynamiser votre vie sociale et professionnelle.

Accessible par le biais du site web ou de l'application mobile, Meetup vous offre l'opportunité de vous inscrire gratuitement dans des groupes à thématiques variées afin de rencontrer des personnes qui partagent vos centres d'intérêts. Que vous recherchiez une communauté s'intéressant aux questions pro, au sport ou aux loisirs, vous trouverez forcément un groupe qui correspond à vos critères. Et si tel n'est pas le cas, libre à vous de le créer !

Qu'est ce qu'un groupe Meetup ?

Créer un groupe Meetup est un moyen de mettre en relation des personnes partageant les mêmes centres d’intérêts et vivant dans la même région. Même si tout commence en ligne, le but d'un groupe Meetup est de rassembler les membres lors d’événements ayant lieu dans la vraie vie, pour favoriser les échanges en face à face. Le virtuel au service du réel et du lien social local en quelque sorte.

Il est possible de rejoindre gratuitement un nombre illimité de groupes Meetups, dans des thématiques variées : activités sportives, passe-temps et loisirs, Do It Yourself, dessin, jeux vidéos ou de société, Ressources Humaines, développement personnel...

Rencontrez des personnes partageant vos passions dans votre région grâce à Meetup

Trouvez des groupes Meetups proche de chez vous. Source : Meetup

Si vous souhaitez constituer votre propre groupe, il vous faudra opter pour la version premium de l’application. Les forfaits varient en fonction du nombre de participants que vous souhaitez inviter à vos Meetups, et du nombre de co-organisateurs qui animent le groupe et vous aident à programmer les futurs meetings.

Comment organiser un Meetup en 6 étapes ?

Faites de vos Meetups des expériences uniques

Source : compte Instagram @Meetup

Marketing, nouvelles technologies, langues étrangères, développement de votre activité de free-lance, ateliers de confection ou créatifs, mais encore cuisine, sport extrême ou musique...

Quelle que soit la thématique choisie, la réussite de votre évènement résidera dans vos capacités à animer une rencontre informelle qui favorisera les discussions et les échanges sur un thème particulier et prédéfini. Soutenir les échanges et inviter les membres à interagir entre eux, là réside tout l'art d'organiser un Meetup réussi qui marquera les esprits.

1. Créez un groupe Meetup pour promouvoir vos évènements

N’importe qui peut créer un groupe Meetup, et devenir ensuite organisateur d'événements. La création du groupe se fait en quelques clics et vous n'avez pas besoin de compétences préalables. 

  • Choisissez la ville où auront lieu les rencontres Meetup
Créez un groupe Meetup dans votre ville pour partager vos passion

Créez un groupe Meetup dans votre ville. Source : Meetup

Les Meetups ayant vocation à avoir lieu dans la vraie vie, soyez précis sur la localisation du groupe et de ses futurs évènements. Les participants doivent pouvoir visualiser rapidement la zone géographique concernée et s’y rendre facilement.

  • Listez les thèmes que vous aborderez lors des réunions Meetup
choisissez les thèmes que vous développerez lors des rencontres Meetups

Choisissez les thèmes abordés lors de vos événements Meetup. Source : Meetup

Il existe déjà des centaines de milliers de groupes. Pour vous démarquer, mais surtout rassembler des membres partageant réellement les mêmes passions que vous, n’hésitez pas à répertorier toutes les thématiques que vous souhaitez développer lors des Meetups. Plus vous serez précis, plus les participants sauront à quoi s’attendre, et plus vous rassemblerez des membres motivés et intéressés par vos réunions.

  • Donnez un nom personnalisé à votre groupe Meetup

Le nom choisi doit être simple et efficace : il évoque les activités de votre groupe, tout en donnant des indications sur l’ambiance générale que vous souhaitez communiquer lors des rencontres. Le nom idéal doit se retenir facilement, afin d’être fédérateur et de créer un sentiment d’appartenance.

  • Décrivez en quelques mots vos Meetups

La description des rassemblements Meetup est indispensable, ne la négligez pas. Elle doit être courte et aller à l’essentiel, tout en donnant aux futurs participants les indications sur la teneur des événements organisés : à qui s’adresse le groupe ? Quelle est la valeur ajoutée à rejoindre votre groupe (partager, apprendre, s’amuser) ? Détaillez les différentes étapes d’un Meetup type : lieu de la rencontre, durée, nombre de membres, types d’échanges, périodicité, frais à prévoir, etc.

2. Créez un évènement Meetup

Créez un évènement Meetup près de chez vous pour favoriser les échanges et les rencontres

Source : Compte Instagram @Meetup

Avant de créer votre évènement, définissez les critères qui permettront aux échanges de se dérouler dans les meilleures conditions pour chacun.

Commencez par réfléchir au nombre de participants idéal, qui dépend du climat et des types d’échanges que vous souhaitez instaurer. Un groupe restreint misera sur la richesses des discussions interpersonnelles, tandis qu’un groupe plus large aura vocation à encourager la diffusion d’informations plus généralistes.

Déterminez ensuite le lieu de la rencontre en fonction de la thématique développée, du nombre de participants attendus, de l’ambiance que vous voulez transmettre, du matériel ou de l’espace dont vous aurez besoin. Gardez en tête qu’un lieu convivial et central, bien desservi par les transports en commun, permettra au plus grand nombre de se rendre disponible facilement. Un café en centre-ville ou un espace de coworking restent des choix efficaces et faciles d’accès.

Trouvez le lieu idéal pour votre Meetup : café ou espace de coworking

Organisez votre événement Meetup dans un endroit central et facile d'accès. Source : Canva

L’organisation de votre événement peut parfois engendrer certains coûts : location de salle, intervention de professionnels, service de restauration par traiteur, etc. Dans ce cas, il est d’usage de demander une participation financière aux invités, dont vous définirez le montant.

Suivez ensuite de près les inscriptions afin de vous assurer que les personnes seront vraiment présentes lors de l’événement. N’hésitez pas à relancer les inscrits quelques jours avant l’échéance, et créez si besoin une liste d’attente pour palier aux éventuels désistements.

3. Comment inviter les membres à rejoindre votre groupe Meetup ?

Invitez des participants à se joindre à votre groupe Meetup pour participer à vos conférences

Source : Canva

Si les membres que vous souhaitez convier à un événement sont déjà inscrits à votre groupe Meetup, vous pouvez les inviter directement depuis votre espace organisateur. Dans le cas où vous souhaiteriez élargir l'invitation à vos contacts personnels, une fonction de partage par mail est également accessible depuis l'application.

Mais n’oubliez pas que tout l’intérêt de Meetup, et sa raison même d’exister, est de miser sur l’accroissement de votre réseau social local, en vous aidant à rencontrer des personnes que vous n’auriez justement pas croisées au quotidien. Se limiter à vos connaissances ou contacts serait peut-être trop réducteur, alors soyez curieux et ouvrez les portes  de vos meetings à des personnes que vous ne côtoyez pas habituellement !

Même si certains participants potentiels pourront vous trouver par le biais d’une recherche directement sur le site Meetup, pensez à relayer les actions de votre groupe sur les autres réseaux sociaux. Privilégiez Facebook, Instagram ou LinkedIn par exemple, en fonction du type d'événement prévu et de votre cible. Attention toutefois à la viralité inattendue de certains posts, qui vous apporteront certes de la visibilité, mais ne cibleront peut-être pas précisément les personnes réellement concernées par votre Meetup. Soyez donc précis dans vos campagnes de communication.

4. Préparez votre intervention

Préparez en amont la présentation de votre thématique

Préparez l'annonce de votre thématique pour engager les participants. Source : Canva

Afin que votre évènement se déroule dans les meilleures conditions, préparez en amont une présentation courte du thème que vous aborderez lors du Meetup. Cette présentation doit rester ludique, informelle, et inviter les membres à participer et confronter leurs points de vue. Si vous avez la possibilité d'utiliser un vidéo-projecteur, il peut être astucieux de créer la présentation de votre prochain Meetup sous forme de diaporama afin de la rendre plus attractive.

Veillez à arriver un peu en avance, afin de vous assurer que tout soit prêt pour accueillir vos invités. Vérifiez le bon agencement des tables, notamment si vous avez privatisé un espace. Si vous faites appel à des intervenants pour des conférences, assurez vous du bon fonctionnement du matériel que vous mettez à leur disposition.

Mais surtout, démarrez à l’heure même si le groupe n’est pas au complet, afin de profiter au maximum du temps dont vous disposez, et de ne pas en faire perdre aux membres déjà présents.

5. Animez votre événement Meetup

Favoriser les échanges interpersonnels durant la réunion

Animez votre Meetup en invitant les participants à prendre la parole. Source : Canva

Commencez par accueillir chaque participant personnellement. Quelques mots chaleureux et une invitation à se présenter aux autres membres présents permettent souvent de détendre l’atmosphère et d'introduire les premiers échanges.

Tout en restant dans un cadre convivial et informel, positionnez-vous en référant. Un bon animateur ne monopolise pas la conversation, mais au contraire veille à favoriser les interactions entre les participants.

6. Communiquez après le Meetup

À la fin du Meetup, pensez à demander aux participants leurs coordonnées, et invitez-les à échanger leurs cartes de visiteRemerciez-les pour leur présence et leur participation, invitez-les à vous suivre sur les réseaux sociaux.

Vous pouvez également reprendre contact avec le groupe quelques jours après pour diffuser un bref compte rendu de la rencontre, et consolider les liens initiés lors de l’événement.

Pourquoi organiser un Meetup est une vraie plus-value ?

Organiser un Meetup pour développer son réseau

Organisez un Meetup : vous avez tout à y gagner. Source : Canva

Meetup insuffle une nouvelle dynamique aux interactions sociales. L’application vous invite à étendre votre réseau en sortant de chez vous, et en rencontrant des personnes qui partagent réellement vos centres d’intérêt.

D’un point de vue personnel, découvrez de nouvelles personnes avec qui partager vos loisirs dans une ambiance conviviale et décomplexée. N’imposez plus votre passion pour le cyclisme à vos proches, et trouvez-vous de vrais acolytes avec qui organiser des sorties sportives le week-end pour vous entraîner !

Professionnellement, Meetup est également un formidable vecteur de développement. En créant des communautés qui se rassemblent autour de thématiques précises, vous favorisez les synergies et initiez des contacts qui vous amèneront à rebondir sur de nouveaux projets. Le but d’un Meetup étant de manière claire et assumée le réseautage, chacun sait qu’il est présent pour partager un bon moment tout en dynamisant son activité par le bouche à oreille.

Les atouts de la création d’événements Meetup sont particulièrement flagrants pour les travailleurs indépendants, qui sortent de chez eux et rencontrent des personnes qui connaissent les mêmes problématiques. Certaines rencontres peuvent aller jusqu’à l’échange de prospects entre free-lance, l’entraide et le conseil.

Enfin, en tant qu'organisateur de Meetup, vous acquerrez des compétences indéniables dans la gestion de votre image, mais aussi en communication, et vous vous positionnez comme personne ressource. En proposant des interventions régulières et du contenu de qualité lors de vos évènements, vous démontrerez votre expertise. Dans un état d’esprit de partage, fondé sur les principes d’open source, de soutien et d'entraide, vous ferez de Meetup un véritable levier d’Inbound Marketing.  Nul doute que vos efforts feront venir de futurs clients jusqu’à vous !

Proposez vos locaux vides pour l'organisation de meet-ups

Louez ou prêtez vos locaux vides pour l

Mettez à profit vos espaces inutilisés en les proposant comme lieu de rencontre Meetup. Source : Canva

Gérant d'entreprise ? Une autre manière de participer à l'aventure Meetup, est de proposer vos locaux disponibles pour accueillir des événements ou conférences. Dans une optique win-win, vous offrirez l'opportunité à des organisateurs de bénéficier de salles de réunion privatisées et de matériel de qualité, tout en vous faisant connaître. N'hésitez pas à contacter des organisateurs d'événements de votre région pour rentabiliser vos espaces inutilisés, tout en rendant service, et en dynamisant votre réseau dans le même temps.

Vous savez à présent tout ce qu'il y a à savoir pour faire de bonnes et fructueuses rencontres !

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