Tutoriel Slack : révolutionnez votre mode de travail !

Formidable outil de chat collaboratif en temps réel, Slack facilite l’échange d’informations et les connexions au sein de votre équipe. Découvrez avec ce tutoriel comment Slack peut révolutionner vos pratiques professionnelles.

Slack connait une croissance exponentielle depuis quelques années, et revendique 8 millions d’utilisateurs actifs à travers le monde en 2018, dont 3 millions bénéficiant de l’offre premium. Pourquoi un tel succès ? Parce que si Slack, c’est la promesse de réduire vos mails professionnels internes de 32 % et d’écourter de 23% les temps de réunion, c'est surtout le moyen de casser les frontières puisque les membres d'une équipe peuvent y collaborer depuis les 4 coins du monde. Documents, échanges, partages, tout y est consigné et archivé pour une meilleure organisation du travail de groupe et une meilleure gestion de l'activité.

Apprenez à utiliser Slack de façon optimale afin de tirer profit de ses nombreux atouts !

Slack se positionne comme facilitateur de communication et milite pour une véritable cohésion entre les membres d’une équipe, quel que soit le lieu où ils se trouvent. Mais comment un simple outil en ligne peut-il transformer si radicalement vos process et modes de travail ?

La communication multi-supports pour une plus grande productivité

La plateforme adopte une logique de collaboration et de diffusion de l’information en temps réel : les membres d’une équipe partagent en un seul envoi des informations et des documents à tous les destinataires. La diffusion se fait par le biais de “chaînes”, des canaux de diffusions catégorisés par thématiques. Ainsi, les emails internes sont réduits au strict minimum et les pièces-jointes sont centralisées sur un support optimisé et accessible à toutes les personnes concernées. Disponible sur le web, par application sur votre ordinateur ou sur votre smartphone, Slack vous suit partout, que vous soyez en poste dans une entreprise ou nomade digital.

L’outil propose une version gratuite très complète qui permet l’accessibilité par recherche aux 10 000 derniers messages. Pour accroître l'espace de stockage des données ainsi que le nombre d’applications synchronisables, il faudra choisir l'abonnement "standard" ou "plus".

Collaboration sans frontières

Slack est une plateforme collaborative qui permet d'archiver toutes les activités, échanges et documents d'une entreprise. En plus de fournir un historique des activités, l'application a cassé les frontières : avec Slack, les membres d'une équipe peuvent collaborer même s'ils se trouvent dispersés aux 4 coins du monde. Dès lors, même sans locaux, une entreprise peut se développer et gérer une équipe. C'est pourquoi, en plus des salariés, les freelances sont nombreux à utiliser cette plateforme lorsqu'ils travaillent pour des marques.

Grandes entreprises, startups, associations, clubs de sports, travaux scolaires de groupe : pour chaque problématique Slack apporte une solution.

Ouvrez un compte et créez votre espace de travail

Rendez-vous sur la page d’accueil de Slack France, entrez votre email, puis choisissez un nom d’utilisateur. Ce nom sera utilisé par votre équipe pour communiquer avec vous. Entrez ensuite le nom de votre entreprise ou groupe de travail, et choisissez l’URL par laquelle sera accessible votre espace de travail.

Vous pouvez maintenant inviter par mail vos collaborateurs, et télécharger si vous le souhaitez les applications pour ordinateur ou mobile.

Intégrez des applications

L’un des principaux atouts de Slack est l’intégration possible de milliers d’applications que vous utilisez déjà très probablement au quotidien comme Trello, DropBox, Mailchimp, Skype, Google Drive, GitHub, Google Agenda, Canva, etc. En quelques clics, vous pouvez connecter l’appli de votre choix à votre espace de travail Slack, ou même concevoir très facilement un botspécialement développé pour les besoins votre équipe. Grâce aux apps intégrées, vous automatisez certaines tâches répétitives, pour gagner en productivité et surtout, vous synchronisez l'ensemble de vos tâches et documents.

Les méthodes d’intégration diffèrent selon les apps, mais l’installation se fait toujours très facilement en quelques clics.

Configurez les chaînes

Votre espace de travail est prêt à recevoir des messages. Cependant, pour éviter de vous perdre dans un flot continu de discussions désorganisées, il vous faut créer des chaînes différenciées.

Les chaînes sont des canaux de diffusion thématiques, publics ou privés, dans lesquelles vous définissez l’accès pour chaque membre.

Il est essentiel d’être précis et rigoureux dans la dénomination et les objectifs de chacune de vos chaînes : vous optimisez ainsi la bonne catégorisation de l’information et facilitez sa circulation. Mieux vaut miser sur la granularité de l’information et préférer un nombre conséquent de chaînes précises et pertinentes, plutôt qu’un grand fourre-tout dans lequel les messages risquent de disparaître faute de visibilité.

Envoyez et recevez des messages collectifs ou privés

Grâce au système de chaînes de discussions, vous pouvez envoyer un message ou un document simultanément à l’ensemble de vos collaborateurs. En cas de faute de frappe, il est très facile d’éditer votre message le plus récent, en cliquant sur les "…" à droite, afin de corriger une erreur orthographique ou d’apporter une précision par exemple.

Si vous souhaitez attirer l’attention de certains membres, vous pouvez les taguer en utilisant @ + nom d’utilisateur, ils recevront ainsi une notification. Vous pouvez également taguer l’ensemble des participants (@chaîne), ou uniquement ceux qui sont actifs à un moment précis (@ici).

Une autre manière de mettre en avant et de classer un message est de réagir grâce aux émojis. De plus, vous pouvez utiliser les émojis comme critère de classement des messages : en attribuant un émoji rarement utilisé aux messages d’une certaine thématique, vous pourrez les retrouver très facilement grâce à la fonction recherche de Slack.

Pour tous vos évènements importants et to-do-lists, envoyez-vous directement un message (/moi). Personne d’autre ne pourra le lire, et vous pourrez programmer un ou plusieurs rappels.

Enfin, et même si la principale visée de Slack est la collaboration et la transparence dans la communication, il est possible d’envoyer des messages privés à un ou plusieurs membres de votre espace de travail, comme sur n’importe quel autre outil de chat.

Partagez des fichiers et des données

L’un des points phare de l’application est d’offrir la possibilité de partager des documents en ligne à tous les membres de l’espace de travail, en un seul envoi.

Uploadez vos fichiers PDF, Word, Excel, Google Doc, audios, vidéos et même morceaux de code directement depuis votre ordinateur en glisser-déposer, sans envoyer de mail ni saturer les boîtes de réception de vos collègues.

Au moment de l’envoi, vous pouvez ajouter une note, renommer le fichier, et choisir sur quelle chaîne le partager. Une fois le document téléchargé sur le tableau de bord de Slack, il n’est pas nécéssaire de l’uploader à nouveau pour le partager avec d’autres membres : il vous suffit de copier le lien du document, et de le coller dans votre message.

Votre utilisation de Slack reflète la cohérence de votre système de travail. Pour ne pas vous sentir débordés par les notifications et les activités en cours, Voici quelques astuces de configuration.

Gérez et triez efficacement les messages non lus

Avant toute chose, il vous faudra vous débarrasser du fameux syndrome FOMO, fear of missing out, à savoir le stress de rater quelque chose d’important... En effet, il est inévitable que parmi les nombreux échanges de votre équipe, une partie des messages peut vous échapper. Pour autant, ces messages ne vous concernent pas nécessairement : si tel était le cas, n’oubliez pas que vos collaborateurs ont la possibilité de vous taguer afin que vous receviez une notification.

Plutôt que de faire le tour de chaque chaîne, choisissez de lire en une seule fois tous vos messages non lus. Cela vous évitera de remonter trop loin, et de perdre un temps fou à faire le tri dans les informations.

Pour personnaliser vos options de filtrage des messages non lus sur les chaînes que vous suivez, rendez vous dans le menu Personnalisation / Préférences / Marquer comme lu.

Après une absence sur Slack, vous pourrez ainsi choisir de traiter vos messages selon 3 méthodes :

• en reprenant la chaîne là où vous l’aviez laissée, en marquant tous les messages comme lus
• en reprenant au message le plus récent , en considérant les messages précédents comme lus (à vous de voir si vous souhaitez les lire ou non)
• ou en reprenant au message le plus récent tout en laissant les autres messages comme non lus.

Afin d’optimiser l’ordre de lecture des messages choisissez l’option “trier scientifiquement” plutôt qu’un classement chronologique ou alphabétique, afin que Slack mette en avant les messages importants.

Enfin, n’hésitez pas à faire du tri régulièrement dans vos messages, à les classer, les archiver, ou mettre des rappels sur les messages à lire ultérieurement. Les messages importants (contenant des codes, liens ou documents à avoir sous la main) peuvent être mis en favoris (étoile jaune), ou épinglés.

Personnalisez les notifications

Les notifications sont essentielles pour vous informer des nouveaux messages reçus. Cependant, et notamment lorsque vous collaborez avec de nombreux membres au sein d’un espace de travail, les sollicitations constantes peuvent vous déconcentrer et vous faire perdre en efficacité. C’est pourquoi il est primordial de se pencher sur les préférences de notifications, afin de les configurer de façon optimum en fonction de votre utilisation.

Il vous faudra vous demander quelles sont les notifications dont vous avez réellement besoin, et lesquelles peuvent être désactivées afin de ne pas vous retrouver constamment dérangé pendant la réalisation de vos tâches.

• Commencez par supprimer le “point rouge”, qui n’a d’autre intérêt que celui d’attirer l’oeil constamment. Laissez-le actif uniquement vous attendez une réponse urgente, au risque de venir vous reconnecter frénétiquement toutes les 2 à 3 minutes sur Slack.

• Choisissez les horaires où vous n’êtes pas disponible et osez utiliser le mode “ne pas déranger”. Vous segmenterez ainsi les temps professionnels des temps de loisir, et direz ainsi adieu aux notifications intempestives lors d’une séance de ciné ou d’un dîner avec des amis !

• Utilisez les notifications par mots-clés pour les thématiques qui vous intéressent ou vous concernent directement. Vous serez ainsi informé dès qu’un message comprenant les mots prédéfinis sera envoyé sur une chaîne.

• Paramétrez les préférences pour chacune des chaînes que vous suivez, et mettez ainsi en exergue uniquement les messages ayant traits à des thématiques importantes dans le cadre de vos tâches. Vous pouvez notamment mettre certaines chaînes en sourdine pendant votre temps de travail.

Utilisez efficacement la fonction recherche

Limitée aux 10 000 derniers messages pour la version gratuite, la fonction recherche offre une grande flexibilité. Tapez simplement un mot, une expression, un emoji, un nom d’utilisateur, et Slack triera pour vous les anciens messages correspondants. Vous retrouvez ainsi l’information recherchée en quelques secondes, sans scroller indéfiniment sur toutes les chaînes.

→ Slack booste la productivité et favorise la synchronisation des tâches tout en facilitant la communication, le partage et la collaboration d'équipe. Devenu un must-have professionnel, les apps et bots intégrables font de cette plateforme un outil aux possibilités infinies !