10 façons d’utiliser les diagrammes, de Venn à Gantt en passant par PERT

Pour y voir plus clair dans le brouillard des données, découvrez comment utiliser les diagrammes de Gantt, PERT, Venn, etc.

Il existe des dizaines et des dizaines de diagrammes, pour tous les types de données et pour tous les goûts ! Un diagramme est conçu et utilisé pour illustrer clairement, simplifier et rendre visuellement compréhensibles des idées, des concepts, des données statistiques, des pourcentages ou des relations.

Après notre articles sur les 10 cas où une carte mentale est un outil indispensable⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), on vous présente ici 10 façons d’utiliser les diagrammes dans vos activités professionnelles ou personnelles, du diagramme de Gantt⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) au diagramme de Ishikawa en passant par le diagramme de Kiviat sans oublier la carte mentale !

Le plus difficile est certainement de choisir le diagramme pertinent pour mettre en image et transmettre le message que l’on a à dire. Anna Vital, information designer, a créé une infographie à ce sujet (en anglais), montrant 72 représentations visuelles d’information (diagrammes, graphiques)⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et expliquant leurs utilisations respectives.

On peut voir de superbes diagrammes créés par des graphistes présents sur tout type de supports : dans les outils de communication, les revues, les présentations ou les rapports internes, etc. Et si ces représentations visuelles simplifiées se trouvaient au croisement entre arts et sciences ?

En règle générale, un diagramme est conçu comme une représentation visuelle simplifiée et structurée de données brutes. Ces données peuvent être des données statistiques, ou des concepts, des idées ou des relations. L’objectif ultime du diagramme est donc de visualiser rapidement et de comprendre simplement des concepts ou des données afin d’identifier les relations, la structure des données, les tendances, les modèles ou de mettre en évidence des corrélations. Pour résumer : un diagramme permet de déblayer le brouillard des données brutes !

Pour que votre diagramme soit le plus compréhensible possible, il ne doit montrer que l’essentiel. Enlevez les données superflues, les chiffres qui ne vous intéressent pas pour ne présenter uniquement les informations qui vous semblent pertinentes et qui donnent un sens à votre diagramme.

Utiliser des pourcentages dans votre diagramme est une bonne idée pour améliorer la visibilité des données. C’est par exemple le cas pour une utilisation professionnelle par une entreprise. Il est tout à fait possible d’exprimer la répartition du chiffre d’affaires ou la part de marché de votre entreprise sur un diagramme circulaire avec pourcentages. Vous pouvez ensuite indiquer à côté et en plus petit les montants, comme informations secondaires.

Un diagramme est terriblement efficace pour expliquer en une image ce qui pourrait être écrit en plusieurs pages. C’est un outil à disposition des entreprises, des sciences, de la santé qui demande une réelle créativité pour être pertinent et lisible.

Type de diagramme, choix des couleurs, type de fond, ajout d’illustrations, sélection des polices : tous les détails comptent pour rendre un diagramme beau et esthétique ! Certes, le but n’est pas d'en faire une œuvre d’art mais il suffit de travailler quelques détails pour transformer un simple diagramme en une vraie illustration qui saura capter l'attention du public ou de l'internaute.

Un diagramme illustré et travaillé peut tout à fait être utilisé comme un véritable outil de marketing ou de communication par les entreprises. Il suffit parfois d’ajouter une petite touche originale à votre diagramme pour le transformer !

Outil incontournable du chef de projet, le diagramme de Gantt⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) est très utilisé dans le milieu de l’entreprise, notamment pour planifier de gros projets. C’est un excellent outil d’optimisation des délais et de l’utilisation des ressources. C’est notamment le cas pour les métiers du bâtiment, où les professionnels doivent planifier leurs chantiers avec rigueur afin de respecter des délais précis. L’utilisation d’un outil Gantt puissant pour le BTP⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) leur permet alors de mieux organiser leurs tâches, ressources et intervenants, facilitant ainsi le pilotage des travaux.

Il permet de représenter des tâches et des sous-tâches ainsi que leurs enchaînements dans le temps, sur un échéancier. La taille des barres représentant une tâche est proportionnelle à la durée de la tâche.

Le diagramme de Gantt est particulièrement efficient lorsqu’un projet a une problématique concernant la répartition du travail et la coordination.

Les avantages du diagramme de Gantt ?

• Visualiser un projet dans son ensemble
• Pouvoir déterminer une date de fin de projet
• Voir le chevauchement des tâches
• Connaître les marges existantes
• Représenter clairement l’avancement du projet

Avant de créer un diagramme Gantt il convient de :

• déterminer les tâches et les jalons (les dates importantes)
• réaliser une estimation de la durée de chaque tâche
• repérer les interactions entre chaque activité
• attribuer les ressources humaines ou matérielles nécessaires

Le diagramme de Venn ou diagramme logique est un diagramme composé de cercles destiné à illustrer clairement les relations logiques entre des ensembles d’éléments. On peut construire un diagramme simple de 2 ou 3 ensembles. Cet outil d’organisation visuel démontre les similitudes et les différences entre les éléments.

Si ce diagramme est relativement simple d’apparence, c’est son analyse qui est plus complexe ! Il permet d’analyser toutes les liaisons entre ces ensembles et donne la possibilité de réfléchir à la logique d’un concept.

Pour résumer, créer un diagramme de Venn, c’est :

• organiser visuellement l’information
• visualiser la relation entre les ensembles d’éléments
• déceler les points communs et les différences

Dans le monde de l’entreprise, on emploie fréquemment ce type de diagramme pour comparer des produits, services, processus. C’est également un outil de communication efficace pour visualiser des données d’une façon claire et performante. Le diagramme de Venn est utilisé aussi bien en statistiques que dans le monde des affaires, de l’informatique, des mathématiques, de la linguistique ou de l’enseignement.

Important : avant de commencer un diagramme de Venn, il est nécessaire de définir son objectif.

Un exemple de diagramme de Venn concret ?

Voici un diagramme de Venn conçu pour expliquer ce qu’est le Ikigai, cette philosophie venue du Japon destinée à comprendre votre raison d’être, ce qui vous pousse à vous lever le matin.

Le diagramme d’Ishikawa ou diagramme de causes et effets est un outil utilisé dans la gestion de la qualité. Sa finalité ? Lister et visualiser les causes influençant sur un problème ou un effet, tout en les classant et les hiérarchisant. C’est un diagramme qui se construit en commençant par la droite (le problème) pour aller vers la gauche (les causes).

Pour créer vous-même un diagramme d’Ishikawa, il faut :

1. définir le problème à résoudre
2. lister les possibles causes en réalisant par exemple un brainstorming
3. classer les causes par famille, selon la méthode des 5 M : - Main d‘œuvre : collaborateurs, compétences- Matière : composants utilisés- Matériels : équipement et moyens de production- Méthodes : techniques, procédures- Milieu : environnement
4. rechercher les causes racines
5. hiérarchiser les causes afin de déterminer les axes prioritaires d’une action

Une fois le diagramme réalisé, à vous de trouver sur quelles causes pour pouvez agir pour trouver la solution durable au problème !

Le diagramme d’Ishikawa est notamment utilisé dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail. En cas d’accident de travail, l’arbre des causes d’un accident du travail donne la possibilité d’effectuer une analyse claire et synthétique de l’accident afin de proposer des mesures de prévention.

Et si vous utilisiez des mini diagrammes à insérer dans un texte ou sur un document ? Les sparklines sont des graphiques de taille réduite mettant en valeur l’évolution d’une tendance et facilitant la comparaison entre plusieurs données. Elles peuvent être utiles pour, par exemple faire une analyse de la concurrence. Ce ne sont pas les détails et les chiffres qui comptent, mais la tendance tracée par la courbe.

Les sparklines évitent de renvoyer à des diagrammes lourds en pièces jointes. De plus, un diagramme au format simple et minimaliste s'intègre partout sans perturber la lecture, tout en apportant des informations à l’endroit approprié.

La carte mentale (ou carte heuristique, carte cognitive, carte des idées, mind map) est une représentation visuelle simple, porteuse de sens et riche de contenu. Ce schéma manuscrit ou créé par ordinateur a pour but de refléter le fonctionnement de la pensée sur un sujet précis afin de réaliser des liens entre des concepts, des idées et des informations.

L’objectif de ce diagramme est de disposer d’une représentation arborescente et visuelle de données imitant le développement de la pensée.

À quoi sert concrètement une carte mentale ?

• Organiser des idées
• Découvrir des liens entre elles
• Les mémoriser plus facilement

On utilise le mind map notamment dans les domaines professionnels et éducatifs afin de mettre en forme ses notes, préparer un exposé ou un discours, structurer un projet, identifier des mots clés ou encore aider à l’apprentissage mnémotechnique.

Le diagramme de Kiviat (diagramme en radar, diagramme en étoile, diagramme en toile d’araignée) est quant à lui le diagramme de comparaison par excellence. Chaque axe partant du centre représente une caractéristique quantifiée.

D’un simple coup d’œil, il est facile d’interpréter et d'analyser le diagramme sans se focaliser sur les chiffres. Le diagramme de Kiviat permet les superpositions de graphiques, pratique pour effectuer une comparaison générale sur un même graphe. Par exemple ? Pour comparer les données de ventes d’une entreprise par secteurs de produits sur différentes boutiques, ou sur plusieurs années.

C’est un très bon outil doté d’une excellente communication visuelle qui sait rester simple à interpréter. Par contre, l’analyse peut être difficile si les séries superposées sont quasiment identiques ou trop nombreuses.

Rendez-vous sur Perceptible.fr pour pêcher des infos très intéressantes sur le diagramme de Kiviat.

Le diagramme de PERT (Program Evaluation Research Task) est une méthodologie employée dans la planification de gestion de projet.

Il est utilisé notamment en complément du diagramme de Gantt parce qu’il montre les liens entre les tâches et les connexions, contrairement au Gantt qui est limité sur ce point-là.

Le diagramme PERT est conçu pour calculer l’enchaînement optimal des tâches d’un projet en tenant compte des activités devant être terminées avant d’autoriser le début des suivantes. Il permet donc d’établir le planning correspondant. Pour chaque tâche, il faut définir une date « au plus tôt » et une date « au plus tard ».

Diagramme de PERT : comment le réaliser simplement⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) : l’article de supplychaininfo.eu vous explique tout pour concevoir votre propre diagramme de PERT.

Ces dernières années, on a vu apparaitre de nouvelles tendances sur les graphiques et les diagrammes de données, à mi-chemin entre arts visuels et statistiques ! En effet, ce sont des éléments de communication très importants pour une entreprise ou une institution, et surtout plus explicites et plus accessibles qu’un long paragraphe.

En manque d’inspiration ? Voici une sélection des 50 plus beaux graphiques de visualisation de données !⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre)

En parlant de créations graphiques et de design : que vous ayez connu l’année 1979 ou non, vous connaissez certainement un graphique célèbre illustrant une pochette de disque. Il s’agit de la pochette culte de l’album « Unknown Pleasures » de Joy Division, symbole de la pop-culture ! C'est en réalité une représentation de l’enregistrement des 100 pulsations du premier pulsar découvert (c’est-à-dire une étoile à neutrons).

→ Prenez le temps de bien concevoir votre diagramme pour faire passer votre message, effectuer une analyse pertinente et complète ou pour bien gérer vos projets. Et pour vous détendre après tous ces diagrammes, jetez un œil aux diagrammes inutiles⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) de l’architecte Josh Lewandowski !

Entre diagramme de Gantt⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et schéma fonctionnel⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), vous trouverez bien le format idéal pour représenter vos idées et processus visuellement avec Canva.