Les meilleures formules de politesse pour vos lettres et mails

Vous êtes sur le point de terminer votre superbe lettre de motivation et là... c'est le drame ! Comment finir en beauté avec LA formule de politesse qui va bien, celle qui va vous ouvrir toutes les portes.

Dans nos mails, courriers administratifs ou lettres de résiliation, les formules de politesse sont incontournables, au début (pour introduire) et à la fin (pour conclure). Vestiges de temps anciens, certaines nous paraissent aujourd'hui désuètes tandis que de nouvelles expressions ont vu le jour.

Les formules de politesse s'utilisent au quotidien, tant à l'oral qu'à l'écrit et c'est justement là où l'on bute souvent sur le choix de la posture à adopter, déférent, détaché, sincère, soft, simple, efficace ou ampoulé... pas facile de trouver la formule parfaite selon à qui l'on s'adresse et le contexte.

Pourtant ces formules de politesse nous permettent de mieux vivre en société les uns avec les autres, témoignant de notre respect pour le destinataire. En plus d'encadrer notre propos, les formules de politesse signifient notre connaissance des codes sociaux et professionnels. Alors autant bien les choisir car une mauvaise utilisation pourrait desservir notre propos comme nos attentes.

La formule d'appel qui ouvre le propos est primordiale. Il s'agit d'une salutation, faites simple et direct en l'adaptant à votre interlocuteur.

Saluer avec respect votre destinataire c'est aussi trouver le bon ton pour que votre message passe au mieux. N'oubliez pas de préciser le titre de civilité indiquant le genre du destinataire et sa fonction si vous la connaissez (dans le doute, abstenez-vous).

Dans un cadre professionnel

Échanger avec un supérieur, un DRH ou un collègue n'implique pas les mêmes codes. Voici quelques conseils afin d'éviter les faux pas.

1 - La communication au sein de l'entreprise

• Quand on s'adresse à un collègue, on peut opter pour la formule :

"Cher collègue," / "Chère collègue,"

ou "Chère consœur," / "Cher confrère,"

• Si le destinataire est un supérieur hiérarchique, le mieux est d'utiliser la formule la plus courante :

"Madame," ou "Monsieur,"

• Il est d'usage de ne pas mentionner le nom propre du destinataire. En revanche, on peut faire référence à son titre. Par exemple :

"Madame la Directrice," ou "Monsieur le Président," ou encore "Monsieur le Maire,"

2 - Pour une candidature

• Si la lettre est adressée à une entreprise, et non à une personne en particulier, il convient alors d’utiliser :

"Mesdames, Messieurs,"

• Si l'on ne connaît pas le nom de la personne à qui adresser la lettre, on opte alors pour :

"Madame, Monsieur,"

• Lorsque l'on connaît le nom du destinataire on choisit le classique :

"Madame," ou "Monsieur,"

Dans un cadre personnel

1 - Pour un courrier administratif

• Lorsque l'on est amené à écrire un courrier administratif, on peut utiliser la formule d'appel la plus courante : "Madame " ou "Monsieur," mais on peut aussi indiquer la fonction du destinataire :

"Madame la Députée,"

"Monsieur le Juge,"

• Dans certains cas, la fonction n'est pas précédée du "Madame" ou "Monsieur", parce qu'il s'agit d'un titre. Par exemple pour un avocat, un notaire ou un huissier on emploiera l'appellation :

"Maître,"

• Pour un médecin, on optera pour :

"Docteur,"

• Enfin pour un professeur :

"Professeur,"

N.B. : Les titres de civilité dans la formule d'appel ainsi que dans la formule de politesse en conclusion s'inscrivent en toutes lettres, on évite donc les abréviations. Toutefois, voici un petit rappel de ces abréviations que vous pourrez utiliser dans le corps de la lettre.

2 - Cas particuliers

• Dans les formules d'appel, quelques cas particuliers existent. Par exemple si le destinataire est un consul, un ambassadeur ou un évêque on privilégiera :

"Votre Excellence,"

• Si le destinataire est un ministre, un député ou un président, on opte pour :

"Madame la Ministre," "Madame la Présidente," ou "Monsieur le Premier Ministre,"

• Pour un événement de la vie : mariage, décès, naissance :

Exprimer ses meilleurs vœux aux jeunes mariés, témoigner de son soutien et de sa peine à l'occasion d'un décès ou bien encore faire part de sa joie pour la naissance d'un enfant, sont autant d'occasion de prendre votre plume.

• Si vous avez été informé d'un événement par un faire-part de mariage, de décès ou de naissance c'est que vous êtes assez proches du ou des destinataires pour employer une formule plus intime telle que :

"Cher Franck," ou "Ma chère amie,"

• S'il s'agit d'une famille, on peut s'adresser à tous de la manière suivante :

"Chers Victor, Maud et François,"

Et en anglais ?

• Lorsque l'on écrit un courrier en anglais, on privilégie la formule :

"Dear".

• En fonction du degré de familiarité avec la personne on y accole son prénom ou son nom de famille :

"Dear John,"

"Dear Mr. Smith,"

Vous avez rédigé LA lettre parfaite et soudain, la gêne s'empare de vous : "Je vous serais gré ou je vous saurais gré ?" Pas de panique ! On vous aide à déjouer les pièges de la langue française et du protocole social.

Dans le cadre professionnel

Proche, moins proche, tout est une question de jeu entre distance et proximité dans les formules de politesse. Il faut d'abord déterminer quel est votre degré d'intimité avec le destinataire. Pas si simple me direz-vous ! Mais c'est bien là toute la subtilité des formules de politesse. Attention donc à ne pas froisser un collègue par une trop grande distance, ou à ne pas embarrasser un client par un témoignage soudain d'amitié (voire un accès de familiarité).

1 - Communication au sein de l'entreprise

"Cordialement"

C'est l'expression la plus utilisée pour la communication entre collègues et supérieurs hiérarchiques directs. Passe-partout, elle exprime un respect et une légère distance.

• Pour un ton plus solennel on peut opter pour :

"Salutations distinguées" ou "sincères salutations"

• Si l'on souhaite affirmer une plus grande proximité avec notre interlocuteur, il est possible d'employer :

"Cordiales salutations", "Sincèrement", "Bien sincèrement", "Bien cordialement", ou encore "Meilleures salutations"

• Ces expressions assurent quant à elles au destinataire votre volonté de poursuivre les échanges ou la collaboration :

"Au plaisir de vous revoir" et "Au plaisir de collaborer"

• Il est également possible de terminer votre courrier par une formule de politesse de type souhait. Cela permet d'apporter une touche de bienveillance en toute détente :

"Bonne matinée", "Belle journée", "Bon week-end"

• Pour un contact privilégié et régulier on peut se permettre :

"Amitiés"

• Enfin dans un certain contexte on peut oser l'originalité :

"Théâtralement", "Artistiquement", "Musicalement"

Le smiley a également su s'imposer et n'est plus cantonné aux échanges entre amis.

Le smiley étend son empire aux échanges entre collègues. Il permet de faire passer une émotion dans la détente. À réserver toutefois aux collègues proches avec qui l'entente est déjà instaurée.

2 - Pour une candidature

Utilisée à bon escient, une formule de politesse peut vous donner l'avantage à l'occasion d'une candidature par exemple. Elle peut vous permettre de vous démarquer en affirmant votre capacité à intégrer les codes ou en vous distinguant par votre finesse et votre originalité.

• Pour conclure votre lettre de motivation, les formules qui permettent de solliciter un entretien et souligner votre motivation sont foison :

"Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de vous prouver ma motivation lors d’un entretien."

"Si mon profil vous intéresse, je vous saurais gré d’accepter de me recevoir lors un entretien. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations."

"Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations."

"Dans l’attente d’une réponse de votre part, je vous prie, Monsieur, Madame, de bien vouloir recevoir mes plus respectueuses salutations."

"Je serais heureux que ma candidature ait su vous convaincre et me permette de vous rencontrer lors d’un entretien à votre convenance. Dans cette perspective, je vous saurai gré, Monsieur, Madame, d’accepter mes respectueuses salutations."

"Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées."

"Je reste disponible pour un éventuel entretien si tel est votre souhait. Dans l’attente de vous rencontrer afin d’approfondir ma candidature, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en mes respectueuses salutations."

"Impatiente de pouvoir exprimer toute ma motivation à l’occasion d’un entretien, je vous saurais gré, Madame, de bien vouloir accepter mes sincères salutations."

"Me tenant à votre disposition pour un prochain entretien, je vous prie d'agréer..."

"En espérant que ma candidature retiendra votre attention, je vous prie de croire, Madame, à l'expression de mes sentiments distingués".

Attention !

• L'expression "je vous saurais gré" est bien souvent mal orthographiée. On emploie ici le verbe "savoir" au conditionnel. Cette expression signifie "être reconnaissant".
• Lorsque l'on commence sa phrase par "en espérant", elle doit obligatoirement être suivie du pronom "je" :

3 - Lorsque le destinataire est un client

• Si le destinataire est un client, il est préférable de garder un ton respectueux :

"Veuillez recevoir, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée"

"Je vous prie d'agréer, Madame, mes sincères salutations"

"Veuillez recevoir, Monsieur, l'assurance de mes meilleurs sentiments"

Dans le cadre personnel

1 - Pour un courrier administratif ou solennel

• Dans toute correspondance administrative ou officielle nécessitant un ton sérieux et solennel, on optera pour les formules classiques consacrées :

"Je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées."

"Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués."

"Je vous prie de croire, Madame, en ma considération distinguée."

"Veuillez agréer, Madame, mes respectueux hommages."

2 - Pour un événement de la vie : mariage, décès, naissance

• La formule de politesse est avant toute chose une façon d'exprimer une émotion et d'en faire part au destinataire.

"Je vous prie de croire, très chers amis, en mon soutien sans faille dans cette épreuve."

"Acceptez, chers Sylvain et Marie, nos plus sincères vœux de bonheur."

"Dans l'impatiente attente de vous voir, je vous quitte, chers amis, bercé par la joie de cette nouvelle."

• Lorsque l'on connaît le destinataire personnellement, on peut se permettre plus de familiarité :

"Veuillez croire en mon meilleur souvenir"

"Veuillez trouver ici l’assurance de mon amitié"

In English please !

• Pour un courrier en anglais, si vous n'avez pas mentionné le nom du destinataire, vous pouvez utiliser :

"Yours faithfully"

"Sincerely Yours"

• Pour un email on préfèrera :

"Kind regards", "Best regards"

• Et entre collègues :

"Regards"

→ Quelle que soit la langue, habitez les formules de politesse ! Les mots écrits sur une feuille de papier ou même dans un mail restent pour toujours et pourront témoigner de votre pertinence comme de votre élégance.