- Quelle est la meilleure formule de politesse pour mail et lettre ?
Quelle est la meilleure formule de politesse pour mail et lettre ?
Lettre de motivation(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), courrier à une administration, missive à son avocat... par lettre ou mail, il est courant de devoir solliciter un tiers, faire une demande ou tout bonnement requérir une explication. Et dans ces conditions, la formule de politesse peut faire office de formule magique dans la mesure où opter pour le mauvais choix peut vous être préjudiciable (et ce serait bien dommage.)
Par exemple, et même avec le plus beau CV(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), briguer un poste (ou un stage) peut se décider sur un point de détail, en l’occurrence la formule de politesse, d’autant que dans les faits il s’agit non pas d’une mais de deux formules de politesse ! Et oui, les formules de politesse sont incontournables pour encadrer votre propos, au début (pour introduire) et à la fin (pour conclure).
Toutefois, ce qui est vrai dans un contexte professionnel, on ne s’adresse pas à un supérieur, un collègue ou un recruteur de la même façon, l’est aussi dans un cadre amical, familial ou autre, notamment dans certaines circonstances, heureuses (un mariage) ou nettement moins (un décès).
Comment trouver la formule de politesse la plus juste, la mieux choisie... mais surtout la plus utile (ça peut servir !). Veuillez agréer... Je vous prie d’agréer... Je vous prie de recevoir... Veuillez recevoir... Mes sincères salutations ? Mes cordiales salutations ? Ma considération distinguée ? Comment s’y retrouver dans la jungle de la courtoisie française ?
Pour vous aider à utiliser les différentes formules de politesse à bon escient et à destination de la bonne personne, voici quelques exemples et conseils pour faire bonne impression et éviter les bévues.
Formules de politesse et titres de civilité pour débuter une lettre ou un mail
La formule d’appel qui ouvre le propos est primordiale. Il s’agit d’une salutation, faites donc simple et direct en l’adaptant à votre interlocuteur.
Saluer avec respect votre destinataire, c’est aussi trouver le bon ton pour que votre message passe au mieux. N’oubliez pas de préciser le titre de civilité adapté au genre du destinataire et sa fonction si vous la connaissez (dans le doute, abstenez-vous) pour compléter la formule de politesse de votre mail ou lettre.
Dans un cadre professionnel
Échanger avec un supérieur, un DRH ou un collègue n’implique pas les mêmes codes. Voici quelques conseils afin d’éviter les faux pas.
1 - Formules d’appel pour la communication au sein de l’entreprise
- Quand on s’adresse à un collègue, on peut opter pour la formule :
« Cher/Chère collègue, »
ou « Chère consœur, » / « Cher confrère, »
- Si le destinataire est un supérieur hiérarchique, le mieux est d’utiliser la formule la plus courante :
« Madame, » ou "Monsieur, »
- Il est d’usage de ne pas mentionner le nom propre du destinataire. En revanche, on peut faire référence à son titre. Par exemple :
« Madame la Directrice, »« Monsieur le Président, » ou encore « Monsieur le Maire, »
2 - Formules d’appel pour une candidature
- Si la lettre est adressée à une entreprise, et non à une personne en particulier, il convient alors d’utiliser :
« Mesdames, Messieurs, »
- Si l’on ne connaît pas le nom de la personne à qui adresser la lettre, on opte alors pour :
« Madame, Monsieur, »
- Lorsque l’on connaît le nom du destinataire on choisit le classique :
« Madame," ou « Monsieur, »
Dans un cadre personnel
1 - Formules de politesse pour un courrier administratif
- Lorsque l’on est amené à écrire une lettre administrative, la formule de politesse la plus courante est de commencer par : « Madame, » ou « Monsieur, » mais on peut aussi indiquer la fonction du destinataire :
« Madame la Députée, »
« Monsieur le Juge, »
- Dans certains cas, la fonction n’est pas précédée du « Madame » ou « Monsieur » parce qu’il s’agit d’un titre. Par exemple pour un avocat, un notaire ou un huissier on emploiera l’appellation :
« Maître, »
- Pour un médecin, on optera pour :
« Docteur, »
- Enfin pour un professeur :
« Professeur, »
Notre conseil : Vous pouvez précéder le nom de la personne à qui vous vous adressez par l’expression « À l’attention de »… mais surtout pas « À l’intention de » qui s’emploie dans le cas d’un projet ou d’une action au sein d’une phrase.
Les titres de civilité dans la formule d’appel ainsi que dans la formule de politesse de votre lettre administrative en conclusion s’inscrivent en toutes lettres, on évite donc les abréviations. Toutefois, vous trouverez ci-dessous un petit rappel de ces abréviations que vous pourrez utiliser dans le corps de la lettre.
Récapitulatif des abréviations des titres de civilité
2 - Cas particuliers
- Dans les formules d’appel, quelques cas particuliers existent. Par exemple si le destinataire est un consul, un ambassadeur ou un évêque on privilégiera :
« Votre Excellence, »
- Si le destinataire est un ministre, un député ou un président, on opte pour :
« Madame la Ministre, » « Madame la Présidente, » ou « Monsieur le Premier Ministre, »
- Pour un événement de la vie : mariage, décès, naissance :
Exprimer ses meilleurs vœux aux jeunes mariés, témoigner de son soutien et de sa peine à l’occasion d’un décès ou bien encore faire part de sa joie pour la naissance d’un enfant, sont autant d’occasion de prendre votre plume.
- Si vous avez été informé d’un événement par un faire-part de mariage(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), de décès ou de naissance c’est que vous êtes assez proches du ou des destinataires pour employer une formule plus intime telle que :
« Cher Franck, » ou « Ma chère amie, »
- S’il s’agit d’une famille, on peut s’adresser à tous de la manière suivante :
« Chers Victor, Maud et François, »
Et en anglais ?
- Lorsque l’on écrit un courrier en anglais, on privilégie la formule :
« Dear ».
- En fonction du degré de familiarité avec la personne on y accole son prénom ou son nom de famille :
« Dear John, »
« Dear Mr. Smith, »
Formule de politesse de fin de lettre ou mail
Un au revoir digne d’un président
Vous avez rédigé LA lettre parfaite et soudain, la gêne s’empare de vous : « Je vous serais gré ou je vous saurais gré ?" Pas de panique ! On vous aide à déjouer les pièges de la langue française(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et du protocole social.
Dans le cadre professionnel
Proche, moins proche, tout est une question de jeu entre distance et proximité dans les formules de politesse pour la fin de votre lettre. Il faut d’abord déterminer quel est votre degré d’intimité avec le destinataire. Pas si simple me direz-vous ! Mais c’est bien là toute la subtilité des formules de politesse. Attention donc à ne pas froisser un collègue par une trop grande distance, ou à ne pas embarrasser un client par un témoignage soudain d’amitié (voire un accès de familiarité).
1 - Communication au sein de l’entreprise
« Cordialement »
C’est l’expression la plus utilisée pour la communication entre collègues et supérieurs hiérarchiques directs. Passe-partout, elle exprime un respect et une légère distance.
- Pour un ton plus solennel on peut opter pour :
« Salutations distinguées » ou « sincères salutations »
- Si l’on souhaite affirmer une plus grande proximité avec notre interlocuteur, il est possible d’employer :
« Cordiales salutations », « Sincèrement », « Bien sincèrement », « Bien cordialement », ou encore « Meilleures salutations »
- Ces expressions assurent quant à elles au destinataire votre volonté de poursuivre les échanges ou la collaboration :
« Au plaisir de vous revoirv et « Au plaisir de collaborer »
- Il est également possible de terminer votre courrier par une formule de politesse de type souhait. Cela permet d’apporter une touche de bienveillance en toute détente :
« Bonne fin de matinée », « Belle journée(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) », « Bon week-end(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) »
- Pour un contact privilégié et régulier on peut se permettre :
« Amitiés »
- Enfin dans un certain contexte on peut oser l’originalité :
« Théâtralement », « Artistiquement », « Musicalement »
Le smiley a également su s’imposer et n’est plus cantonné aux échanges entre amis.
Le smiley étend son empire aux échanges entre collègues. Il permet de faire passer une émotion dans la détente. À réserver toutefois aux collègues proches avec qui l’entente est déjà instaurée.
Notre conseil : Soyez affirmatif et volontaire mais restez « à votre disposition » ou « à votre écoute ». Il ne faut pas hésiter à solliciter tout en restant courtois et en suscitant la confiance et l’envie de vous répondre favorablement pour le destinataire.
2 - Pour une candidature
Utilisée à bon escient, une formule de politesse dans votre lettre de motivation ou mail de candidature peut vous donner l’avantage. Elle peut vous permettre de vous démarquer en affirmant votre capacité à intégrer les codes ou en vous distinguant par votre finesse et votre originalité.
- Pour conclure votre lettre de motivation, les formules qui permettent de solliciter un entretien et souligner votre motivation sont foison :
« Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de vous prouver ma motivation lors d’un entretien. »
« Si mon profil vous intéresse, je vous saurais gré d’accepter de me recevoir lors un entretien. Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations. »
« Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations. »
« Dans l’attente d’une réponse de votre part, je vous prie, Monsieur, Madame, de bien vouloir recevoir mes plus respectueuses salutations. »
Réussir sa lettre de motivation pour décrocher un entretien
« Je serais heureux que ma candidature ait su vous convaincre et me permette de vous rencontrer lors d’un entretien à votre convenance. Dans cette perspective, je vous saurai gré, Monsieur, Madame, d’accepter mes respectueuses salutations. »
« Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »
« Je reste disponible pour un éventuel entretien si tel est votre souhait. Dans l’attente de vous rencontrer afin d’approfondir ma candidature, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en mes respectueuses salutations. »
« Impatiente de pouvoir exprimer toute ma motivation à l’occasion d’un entretien, je vous saurais gré, Madame, de bien vouloir accepter mes sincères salutations. »
« Me tenant à votre disposition pour un prochain entretien, je vous prie d’agréer… »
« En espérant que ma candidature retiendra votre attention, je vous prie de croire, Madame, à l’expression de mes sentiments distingués. »
Attention !
- L’expression « je vous saurais gré » est bien souvent mal orthographiée. On emploie ici le verbe « savoir » au conditionnel. Cette expression signifie « être reconnaissant ».
- Lorsque l’on commence sa phrase par « en espérant », elle doit obligatoirement être suivie du pronom « je » :
3 - Lorsque le destinataire est un client
- Si le destinataire est un client, il est préférable de garder un ton respectueux :
« Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée »
« Je vous prie d’agréer, Madame, mes sincères salutations »
« Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de mes meilleurs sentiments »
Dans le cadre personnel
1 - Formules de politesse pour un courrier administratif ou solennel
- Dans toute correspondance administrative ou officielle nécessitant un ton sérieux et solennel, on optera pour les formules classiques consacrées :
« Je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées. »
« Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués. »
« Je vous prie de croire, Madame, en ma considération distinguée.v
« Veuillez agréer, Madame, mes respectueux hommages. »
2 - Formules de politesse pour un événement de la vie : mariage, décès, naissance
- La formule de politesse est avant toute chose une façon d’exprimer une émotion et d’en faire part au destinataire.
« Je vous prie de croire, très chers amis, en mon soutien sans faille dans cette épreuve. »
« Acceptez, chers Sylvain et Marie, nos plus sincères vœux de bonheur. »
« Dans l’impatiente attente de vous voir, je vous quitte, chers amis, bercé par la joie de cette nouvelle. »
- Lorsque l’on connaît le destinataire personnellement, on peut se permettre plus de familiarité :
« Veuillez croire en mon meilleur souvenir »
« Veuillez trouver ici l’assurance de mon amitié sincère »
Notre conseil : Que ce soit pour une bonne ou une triste nouvelle, adressez-vous à vos proches ou votre famille en écrivant avec votre cœur (et votre main aussi). Les mots écrits restent pour toujours et pourront témoigner de votre pertinence comme de votre élégance.
In English, please !
- Pour un courrier en anglais, si vous n’avez pas mentionné le nom du destinataire, vous pouvez utiliser :
« Yours faithfully »
« Sincerely Yours »
- Pour un email on préfèrera :
« Kind regards », « Best regards »
- Et entre collègues :
« Regards », « Best »
Notre conseil : Surtout si vous n’êtes pas bilingue, ne prenez pas de risque avec les langues étrangères et contentez-vous des formules de politesse les plus courantes(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), il ne s’agit pas de froisser les subtilités nationales des autres cultures.
Pour conclure sur les formules de politesse, il faut savoir que ces marques de courtoisie nous permettent de mieux vivre en société les uns avec les autres, témoignant de notre respect pour le destinataire. Ainsi, la première marque de politesse est de répondre (à une lettre, un mail, un sms) tous simplement, la seconde est d’utiliser exclusivement le vouvoiement lorsque l’on ne connaît pas personnellement les gens à qui l’on s’adresse.
Rédigé par
Aurélie Fessard
