L’onboarding, étape essentielle d’une intégration réussie

De l’expérience candidat à l’expérience collaborateur, il n’y a qu’un pas : celui de l’onboarding. Un dispositif RH ô combien essentiel, d’autant plus dans un contexte où l’attractivité, la fidélisation et la rétention des talents sont devenus des enjeux de performance à part entière.

Alors qu’est-ce que l’onboarding ? Pourquoi le livret d’accueil reste-t-il incontournable à l’intégration des nouveaux collaborateurs ? Et, surtout, comment le concevoir ? Décryptage dans cet article.

L’onboarding⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) désigne le processus par lequel les entreprises intègrent leurs nouveaux salariés dans l’organisation. En pratique, il s’agit donc d’un volet de l’expérience collaborateur à part entière.

Cette démarche d’intégration commence dès la fin du recrutement, c’est-à-dire lors de l’acceptation de l’offre d’emploi. Une phase qui est alors définie comme le « préboarding ». Puis elle se poursuit jusqu’à l’arrivée effective du nouveau collaborateur et, le plus souvent, jusqu’à ce qu’il soit pleinement opérationnel.

Les objectifs de l’onboarding sont multiples. Avant la prise de fonction, il sert surtout à maintenir le contact avec le candidat recruté. Ceci dans le but de le préparer à son nouvel environnement professionnel. Dans un second temps, la démarche d’intégration vise à faciliter l’adaptation du nouveau collaborateur à la culture d’entreprise⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et aux méthodes de travail.

À l’échelle de l’organisation, l’enjeu est alors de sécuriser le recrutement et de favoriser la rétention des talents. Et ce, en cultivant l’engagement collaborateur et en suscitant le sentiment d’appartenance avant même le début du contrat.

Plusieurs éléments favorisent la réussite de l’onboarding. Parmi ceux-ci, l’on retrouve notamment :

• la désignation d’un référent ou mentor pour guider le nouvel arrivant ;
• le déploiement d’un parcours de formation dédié à l’intégration ;
• la remise d’un kit de bienvenue et du matériel de travail ;
• l’organisation de moments de convivialité et de socialisation.
  

Par ailleurs, il est essentiel pour l’entreprise de mettre en place une communication claire et ininterrompue dès la phase de préboarding. En effet, il est encore trop fréquent que les futurs employés restent sans nouvelles des entreprises entre le moment où ils acceptent le poste et leur premier jour de travail.

Or, le manque de communication constitue, entre autres, un point de friction important du parcours collaborateur. Celui-ci peut envoyer une mauvaise image de l’organisation. Et, parfois, conduire au no show ou à un désengagement, voire à la remise d’une lettre de démission⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) avant la fin de période d’essai.

Outre les échanges avec les RH et le manager, puis le reste de l’équipe, la remise d’un livret d’accueil permet ainsi de créer un premier lien tangible avec le futur collaborateur, au même titre que la vidéo d’onboarding⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre).

Le livret d’accueil est le support d’onboarding par excellence. Celui-ci contient notamment les informations sur l’entreprise et vise à répondre aux premières questions des nouveaux embauchés.

En effet, ce document d’onboarding apporte de la visibilité sur l’organisation et permet alors aux recrues de mieux appréhender l’environnement de travail qui les attend.

Le livret d’accueil doit être clair, concis et facile à lire. De même, il doit offrir un aperçu complet de l’organisation et des différentes étapes de la prise de poste.

S’il n’y a pas de format prédéfini à la conception d’un livret d’accueil⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), voici certains éléments clés à intégrer à ce support d’intégration.

Véritable introduction au livret remis, le mot d’accueil est signé par le dirigeant ou le DRH de l’entreprise. Il s’inscrit comme le premier contact formel avant la prise de poste et vise à souhaiter la bienvenue à la nouvelle recrue, tout en lui rappelant qu’elle est attendue au sein des effectifs.

Histoire de l’entreprise, missions, manifeste, vision et objectifs, données sociales, organigramme… Dans cette section de présentation⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), il est utile d’intégrer des informations globales sur l’organisation et la culture d’entreprise.

Il s’agit ici d’apporter des informations concrètes sur le parcours d’intégration. Qui est son manager ? Quels sont les points d’étapes prévus ? Quelles sont les formations mises en place ? Dans quel délai ? Etc.

En clair, il faut ici anticiper certaines questions que le nouvel entrant peut se poser sur ses premiers pas dans la structure. Mais aussi le préparer et le rassurer quant à l’accompagnement dont il va bénéficier dans son nouvel environnement de travail.

Cette rubrique permet de regrouper toutes les informations dont le nouveau collaborateur peut avoir besoin au quotidien. À titre d’exemple, une liste non exhaustive des éléments à renseigner :

• les horaires de l’entreprise, le plan d’accès ;
• l’organisation du travail (télétravail, semaine de 4 jours, etc.) ;
• les avantages sociaux ;
• le règlement intérieur ;
• le calendrier RH (entretiens annuels, séminaires…) ;
• les outils et technologies ;
• les interlocuteurs clés, etc.

Cette trame apporte quelques pistes, mais, bien entendu, elle ne constitue pas une vérité absolue. Lors de l’élaboration d’un livret d’accueil, il faut garder à l’esprit qu’il s’inscrit dans une logique de transmission, mais qu’il est toujours complété au fil de la relation de travail par d’autres contenus RH.

L’essentiel étant de créer un outil pertinent, une sorte de mode d’emploi, en adéquation avec la culture d’entreprise. Et ce, afin d’aider les nouveaux collaborateurs à s’y projeter et à s’immerger dans leurs nouvelles fonctions.

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Jessica Biot a rejoint myRHline, le média des ressources humaines, en 2022. Directrice adjointe de la rédaction, ses sujets de prédilection sont la formation professionnelle et la santé au travail.