Organisation et productivité : 10 habitudes matinales qui vont changer votre façon de travailler

Sirine Azouaoui
Sirine Azouaoui

Que vous soyez salarié ou travailleur indépendant, avec une bonne organisation, il y a d’autres moyens de commencer sa journée qu’avec un réveil en retard et une tartine avalée en 30 secondes. Voici un petit cours particulier de nouvelles habitudes matinales à adopter pour de meilleures journées de travail.

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Les premières minutes d’une journée de travail sont essentielles. Courir du métro au travail, arriver essoufflé à son bureau et se jeter sur ses mails n’est sans doute pas la façon idéale de commencer son activité quotidienne. Nos premiers gestes d'organisation déterminent grandement le reste de la journée.

Pour passer des moments plus sereins et productifs au travail, que ce soit chez soi ou au bureau, tout est question d’organisation et de gestion du temps. Avec les nouvelles formes d'emploi qui se développent, (télétravail, coworking, etc), on trouve de plus en plus d' applications pour améliorer sa productivité, mais il s'agit aussi de reprendre la main de sa réalité quotidienne grâce à quelques conseils simples et efficaces. Voici dix nouvelles habitudes à adopter dès le matin pour changer notre manière d’appréhender notre travail, notre créativité et notre productivité.

Créez une routine matinale et gardez-la

10 habitudes matinales

Les blogs et les magazines lifestyle ne cessent d’essayer de trouver la routine matinale parfaite. Des habitudes bénéfiques auxquelles on se tiendrait toute notre vie pour être en meilleure santé physique et mentale et réussir dans son travail. 

En France, la spécialiste des rituels matinaux est Laura Mabille qui tient un blog et un outil pour parfaire ses habitudes. Elle compile les matinées types d’entrepreneurs à succès. La plupart des adeptes de routines matinales affirment qu’il faut tout d’abord bien dormir, se lever plus tôt, prendre soin de son corps en mangeant bien, en faisant du sport et en se relaxant.

Tout cela est pratique pour s’inspirer mais il ne faudrait pas faire du copier-coller. Les conseils éducatifs ne sont pas universels, il faut trouver ce qui fonctionne pour vous, ce qui vous permet d’être en meilleure forme physique et mentale pour attaquer vos journées de travail.

Arriver un peu plus tôt

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Le matin est souvent synonyme d’une course à la montre sans transition de la maison au travail. L’idée n’est pas d’arriver une ou deux heures avant le début de votre journée mais simplement de profiter d’un moment de tranquillité et de calme. 15 minutes suffisent à se recentrer après un trajet dans les transports en commun ou en voiture. 

Bien sûr, arriver plus tôt peut faire bonne impression auprès de son employeur mais ce n’est pas tout ! Ce temps supplémentaire donne l’occasion de s’installer sans pression à son bureau, d’aller chercher un café, d’organiser son travail pour la journée… Ces instants sont l’occasion de commencer la journée sereinement, sans le stress de courir dans les escaliers pour arriver à son bureau à l’heure et d’installer une meilleure concentration, dans le calme.

La force de l'intention : visualisez vos objectifs

Les athlètes qui ont le plus de chance d’atteindre leurs objectifs sont ceux qui s’entraînent mentalement aussi bien que physiquement. En effet, visualiser la ligne d’arrivée permettrait d’être plus efficace. Se fixer des buts est donc très important pour réussir sa journée ou sa semaine de travail, encore plus si vous êtes en télétravail ou en indépendant.. Penser à ce que l’on a envie d’accomplir, s’imaginer aussi à la fin de la journée avec ses objectifs remplis peut avoir des effets hautement positifs. Or, quel meilleur moment que le matin pour tenter de visualiser son but ?

De la même façon, il faudrait également donner des intentions à sa journée. C’est l’avis de Caroline Webb, une économiste anglaise experte du management et du monde de l’entreprise. Dans son livre "Passer une bonne journée au bureau, c’est possible", elle évoque l’importance de l’attention sélective comme base structurante d'une organisation productiviste. Notre cerveau est en effet capable de se focaliser sur certaines choses sans remarquer le reste. C’est ce qui explique que quand vous voulez acheter un modèle de voiture ou de vêtement, vous voyez le même partout. Ou encore que quand une personne a une manie qui vous agace, vous ne voyez plus que ça. C’est pour cette raison que les intentions sont très importantes. Si vous faites travailler votre cerveau sur du positif, sur des objectifs que vous vous fixez dans votre travail, il aura plus de facilité à se concentrer sur ce que vous souhaitez.

Faites une "to-do list" intelligente

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La fameuse "to-do list" est un grand classique de l’organisation du travail. Et pour cause, il ne faut pas la négliger. Et surtout l’inclure dans vos habitudes matinales, à la maison ou au travail. Faire une liste c’est mettre sur papier des tâches qui occupent votre cerveau. Cela permet donc deux choses essentielles : se souvenir de ces tâches et se libérer du poids de devoir s’en rappeler.

Listes, tableaux, applications, toutes les techniques sont possibles aussi bien pour le travail que pour les tâches personnelles. Donner du temps de réflexion et de créativité à son cerveau c’est aussi l’aider à ne plus penser à ces dernières, pendant sa journée de travail. Donc n’hésitez pas à commencer votre journée par différentes listes, personnelles et professionnelles. Vous pouvez aussi avoir une liste de tâches à ignorer, celles qui n’ont pas leur importance pour la journée.

Il est aussi essentiel de leur donner un attrait esthétique. Mettez de la couleur, utilisez des feutres, dessinez des tableaux, ou écrivez les dans de jolis cahiers. Une liste sert à rendre le cerveau heureux alors n’hésitez pas à mettre les formes.

Priorisez

Dans une journée de travail, tout est question d’attention. Or comme vous l’avez sûrement déjà remarqué, notre cerveau a une fâcheuse tendance à s’attacher à des choses qui ne la méritent pas du tout. Pour éviter de vous retrouver au bout d’une heure à regarder une énième vidéo de chats sur Youtube, il est primordial de prioriser vos tâches. Faire la différence entre les missions urgentes et importantes et celles qui le sont moins. Vous pouvez par exemple, classer vos missions de cette façon :

1-Les tâches urgentes, à faire le plus tôt possible

2-Les tâches importantes, à faire dans la journée

Ou encore

1-La tâche au rendu le plus rapide

2-La tâche qui cause le plus de stress

3-La tâche qui va prendre le plus de temps et d’énergie

Une fois que vous avez visualisé et listé vos tâches, il vous revient de les prioriser de la façon la plus intelligente pour gagner en productivité sur votre journée. Cela rythme la journée et permet de dédier votre cerveau à certains moments de concentration. C’est particulièrement important pour les créatifs. Avec des journées organisées et priorisées, il y a plus de temps pour réfléchir, penser, trouver des idées, inventer…

Réglez votre emploi du temps en fonction de votre productivité

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Encore une fois, il s’agit de pleinement utiliser les capacités de votre cerveau. Après avoir fait sa liste de tâches à accomplir dans la journée et déterminé l’ordre des priorités, il faut encore planifier. Un appel important, une réunion, un déjeuner de travail, un moment pour trouver de nouvelles idées… Chaque tâche de votre journée a son organisation propre, requiert des rythmes de travail différents et demande des niveaux de concentration variables. Ainsi, il peut s’avérer très utile de reconnaitre les moments où vous êtes plus ou moins productif, plus ou moins concentré.

Pendant une journée de travail, votre cerveau ne fonctionne pas toujours de la même façon. La plupart des gens sont plus créatifs et concentrés le matin par exemple. Il s’agira donc de reconnaitre quelles activités sont les plus adaptées pour quel moment de la journée. Chacun son fonctionnement, à vous de prévoir en fonction de votre organisme.

Ne vous jetez pas sur vos mails

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Tout le monde a la même manie : une fois installé sur son bureau, on allume son ordinateur et on se jette sur nos mails. Certains nécessitent une réponse, d’autres moins, d’autres encore ne sont même pas liés à notre journée de travail. On l’a tous remarqué, la boîte mail est particulièrement chronophage dès les premières minutes de la journée.

On peut prévoir d’y passer quelques minutes dès le matin seulement pour répondre aux messages urgents. Pour le reste, il faut organiser et rationaliser. Le plus important est de ne pas se laisser happer à chaque fois que l’on en reçoit un nouveau. Chaque matin, il faut mettre en place une routine mail : se fixer un moment dans la journée entre deux réunions pour 15 minutes de lecture et 15 minutes de réponses, ou encore y consacrer 10 minutes toutes les deux heures. À chacun son organisation. 

L'organisation du bureau

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Une habitude qui semble évidente mais qui ne l’est pas pour tout le monde. L’agencement d’un bureau a un effet certain sur la productivité. Le Feng Shui pour ne citer que cet exemple, a déjà fait ses preuves en matière d'organisation de lieu de travail. Un bureau bien rangé fait gagner du temps, peut donner de l’énergie, une attitude plus sereine. À l’inverse, du désordre inspire vite le sentiment d’être débordé. Tous les experts en management et en travail sont d’accord pour le dire. Pour Julie Morgenstern, spécialiste américaine de la gestion du temps, chaque papier, chaque dossier, chaque espace du bureau est associé à une tâche, une tâche qui va donc prendre du temps. Tout est question d’emploi du temps.

Ainsi peut-on créer des zones sur le bureau en fonction de ce qui nous occupe pour la journée, pour la semaine, pour le mois, de ce qui est déjà fait et mérite d’être archivé, etc. Par ailleurs, un bureau est un espace dont la disposition influe sur notre humeur et la façon dont notre cerveau fonctionne. N’hésitez pas à consacrer quelques minutes le soir ou le matin à votre bureau pour démarrer chaque journée sur de bonnes bases.

Planifiez vos pauses

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Prendre un café, quelques minutes pour respirer, prendre le soleil, discuter avec un collègue… Que vous travailliez de chez vous ou dans un bureau, les pauses sont absolument essentielles pour votre productivité. Entre des moments de réflexion intense, il est important de s’autoriser ces instants pour faire venir les bonnes idées et rester au maximum de ses capacités.

Or, attendre le moment où on est trop fatigué, démotivé ou déconcentré n’est peut-être pas la meilleure solution. Plusieurs spécialistes recommandent ainsi de prévoir ses pauses dès le matin, de façon tactique : au milieu de deux réunions intenses, par exemple. De cette façon, vous appréhenderez votre journée plus sereinement.

Positivez

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Il est très facile d’entamer la matinée avec une contrariété et de donner une note négative à toute sa journée de travail. Aussi simple que cela puisse paraître, le fait de positiver a des effets particulièrement importants sur notre façon de travailler. Cela permet d’être plus constructif, d’avoir de meilleures idées, de meilleurs échanges avec ses collègues, d’être plus ouvert à la discussion, etc…

Pour y arriver, on peut organiser sa journée de façon à y inclure plus d’émotions positives. Par exemple, si vous savez qu’un sandwich avalé devant votre ordinateur vous déprime, essayez de faire votre emploi du temps pour vous autoriser au moins une heure de déjeuner dehors avec un collègue que vous appréciez. La perspective de ce moment changera votre humeur pour la journée. Profiter de sa pause café, d’une conversation intéressante, prendre quelques secondes pour exprimer sa gratitude, toutes ses sensations augmentent les émotions positives. Ce qui réduit le stress et vous permet d’être meilleur au travail.

Maintenant, à vous de tester, d’expérimenter, d’adopter une ou plusieurs de ces habitudes pour faciliter votre quotidien. La force est en vous.