Por uma comunicação interna melhor: 7 maneiras de melhorá-la

Como o ingrediente secreto de um prato campeão de vendas, por trás de toda organização bem-sucedida há uma estratégia eficaz de comunicação interna.

E-mails, intranet da empresa, reuniões, circulares, memorandos⁠(abre em uma nova aba ou janela), quadros de avisos - qualquer sistema que permita que uma empresa compartilhe informações com seus funcionários e promova uma cultura melhor e mais colaborativa se enquadra nas comunicações internas. Qualquer coisa que ajude a manter toda a equipe conectada e informada, seja digital ou analógica, é uma ferramenta de comunicação interna⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Essas ferramentas e sistemas já são úteis por si só, mas você pode maximizá-los com uma sólida estratégia de comunicação interna⁠(abre em uma nova aba ou janela). Se você tiver um excelente plano de comunicação interna, suas ferramentas complementarão sua estrutura e seus objetivos organizacionais. Sua equipe e seus colegas de trabalho receberão e enviarão informações relevantes para suas funções e os capacitarão a realizar tarefas. Uma coisa que também pode ser muito útil é dividir as funções da sua equipe em um organograma⁠(abre em uma nova aba ou janela). Dessa forma, as funções e responsabilidades da sua equipe estarão todas alinhadas.

Há menos espaço para atrasos, frustrações e falhas de comunicação. Além disso, seus colegas de equipe não terão que lidar com a sobrecarga de informações.

A comunicação interna não se trata apenas de compartilhar informações - trata-se de compartilhar o tipo certo de informação por meio dos canais certos. É por isso que o primeiro passo para uma melhor estratégia de comunicação é planejar.

Para otimizar a comunicação no local de trabalho⁠(abre em uma nova aba ou janela) e garantir que ela apoie a conexão e o envolvimento da equipe, estude como as informações são compartilhadas na sua empresa. Com base na sua estrutura organizacional, como o seu sistema de comunicação atual contribui para o desempenho de toda a equipe? Quais partes funcionam? Onde estão os pontos de atrito?

Você não precisa criar uma nova estratégia de comunicação interna do zero, especialmente se a sua estratégia atual foi desenvolvida com base no fluxo de trabalho real da empresa. Mantenha e desenvolva as partes que são eficazes. Em seguida, revise e reformule o restante.

Além disso, estude atentamente a estrutura de sua empresa para ver que tipo de conteúdo deve ser compartilhado com um funcionário com base em sua função. Se os membros da equipe receberem informações que estão além do escopo de seu trabalho, eles poderão sofrer uma sobrecarga de informações, o que pode resultar em distração, perda de tempo e até mesmo exaustão mental.

Com a quantidade de softwares disponíveis no mercado, pode ser confuso determinar quais são os que você precisa. Mas lembre-se, não se trata de escolher os programas mais novos ou mais modernos. Na verdade, as ferramentas que você já está usando para comunicações internas talvez já atendam às suas necessidades e sejam simples o suficiente para os funcionários usarem.

Essas são as ferramentas comuns nas quais as empresas confiam:

O software de automação de marketing destina-se a circulares, e-mails e boletins informativos da empresa que são distribuídos regularmente. Para facilitar as coisas, crie modelos para cada tipo de comunicação. Dessa forma, você só precisará alterar o conteúdo.

Confira os modelos de cabeçalho de e-mail do Canva⁠(abre em uma nova aba ou janela) para criar um design que tornará os e-mails da empresa não apenas visualmente interessantes, mas também consistentes com sua marca corporativa.

Para atualizações mais longas, deixe que nossos modelos de newsletter⁠(abre em uma nova aba ou janela) o ajudem a criar layouts que combinem texto e gráficos de forma eficaz. Com um excelente design de boletim informativo, os itens e recursos de notícias são mais fáceis e mais atraentes de ler.

Experimente este modelo elegante para sua próxima edição:

Dica: Filtre sua pesquisa usando cores, assim será mais fácil encontrar um modelo que complemente a marca de sua empresa.

Essas plataformas mantêm todos atualizados sobre os desenvolvimentos da empresa. Elas são essenciais para anúncios e mensagens rápidas. Além disso, os funcionários podem ajustar as configurações e desativar as notificações quando precisarem se concentrar em uma tarefa.

A tecnologia de nuvem permite que você configure um armazenamento central para arquivos⁠(abre em uma nova aba ou janela) que seus colegas de trabalho podem acessar sempre que necessário. Isso reduz o tempo que eles gastariam enviando mensagens aos colegas para solicitar cópias de documentos.

Já mencionamos que um design visualmente interessante torna a leitura de circulares, boletins informativos e e-mails mais atraente. Além disso, um ótimo design é inestimável nas comunicações da equipe quando se apresenta uma grande quantidade de dados.

Use infográficos para condensar números e análises de dados em recursos visuais fáceis de digerir, como gráficos de barras e de pizza. Crie uma apresentação com os modelos de infográficos do Canva⁠(abre em uma nova aba ou janela), para que você possa adicionar cabeçalhos, sinopses, explicações curtas e outros formatos de visualização de dados.

Experimente este modelo para seu próximo infográfico:

Você também pode contar com os modelos do Canva para relatórios⁠(abre em uma nova aba ou janela) e apresentações⁠(abre em uma nova aba ou janela) com muitos dados. Use o Criador de Gráficos⁠(abre em uma nova aba ou janela) do Canva para criar tabelas, gráficos, quadros e diagramas em minutos.

Ao elaborar relatórios, use imagens para quebrar parágrafos de texto e adicionar contexto às informações. Quando estiver fazendo apresentações no Canva, você poderá adicionar facilmente fotos do banco de dados da empresa. Você também pode aprimorar as imagens usando o editor de fotos⁠(abre em uma nova aba ou janela) gratuito do Canva.

Nossa plataforma de design também ajuda você a obter imagens e gráficos com aparência profissional para aprimorar suas apresentações. Encontre o que precisa navegando em nossa biblioteca de mídia.

Experimente este modelo e veja como ele torna seus relatórios mais interessantes:

Assim como algumas reuniões podem ser um e-mail, alguns e-mails podem ser condensados em mensagens sucintas que são enviadas somente quando necessário.

Como a comunicação no local de trabalho na era digital tornou todos mais acessíveis, é importante fomentar uma cultura que incentive as pessoas a terem cuidado com o tempo e a atenção de cada um.

Faça com que as atualizações da empresa sejam diretas ao ponto. Se possível, envie todas as informações relevantes sobre um assunto de trabalho de uma só vez, em vez de mensagens fragmentadas.

Uma ótima maneira de fazer isso é criar um site do Canva com uma página que contenha todas as informações importantes sobre uma campanha ou projeto. Você pode usar seu site do Canva para delinear o escopo do projeto⁠(abre em uma nova aba ou janela), fazer anúncios importantes, apresentar um guia passo a passo ou criar um centro de conteúdo que levará os colegas de trabalho ao recurso que estão procurando. O Canva tem modelos de site para comunicações internas⁠(abre em uma nova aba ou janela), portanto, criar um site de uma página será muito fácil.

Experimente este modelo de site de uma página para a central de aprendizado de sua empresa:

O feedback dos funcionários é importante não apenas para medir o sucesso de sua estratégia de comunicação interna, mas também para manter uma cultura colaborativa no local de trabalho.

Forneça aos membros da equipe os meios para compartilhar suas ideias. Dê a eles a opção de dar feedback de forma aberta ou anônima. Deixe-os saber que seus pontos de vista são ouvidos e serão usados para melhorar as coisas. Isso aumenta a confiança deles, que é necessária para um local de trabalho saudável.

Uma ferramenta bem conhecida para obter feedback anônimo é o TeamMood⁠(abre em uma nova aba ou janela). Seus funcionários poderão compartilhar facilmente o que têm em mente e agir de acordo com isso.

Fomente maior confiança por meio da manutenção da transparência⁠(abre em uma nova aba ou janela) e da responsabilidade organizacional. Esses valores são cruciais para encontrar as melhores maneiras de se comunicar com os funcionários, especialmente em tempos de crise.

Ao resolver conflitos, marque reuniões em que as partes envolvidas possam expor suas queixas e apresentar seus pontos de vista umas às outras e diante de testemunhas neutras. Dê o exemplo, assumindo suas falhas e oferecendo soluções. Em momentos de sucesso, compartilhe o crédito publicamente. Reconheça as contribuições de cada membro e faça com que eles saibam que são apreciados e valorizados.

Volte para as metas que você definiu para o seu plano. Ele as alcançou? Há pontos de atrito que persistiram mesmo após as mudanças que você fez? Que outras maneiras podem ser adotadas para eliminá-los? É nesse ponto que o feedback dos funcionários será útil. Deixe que as experiências dos membros da sua equipe o ajudem a determinar como melhorar ainda mais as comunicações internas.

Lembre-se de que a comunicação envolve a troca de informações - é uma via de mão dupla. O mesmo vale para as comunicações internas. Não importa o tamanho da meta, uma empresa estará à sua altura se todos os seus membros estiverem na mesma página.