Calendrier : 10 hacks pour être plus productif

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Nous envoyons des SMS et des e-mails au lieu d'écrire des lettres, nous lisons les livres électroniques au lieu des livres de poche et choisissons les virements bancaires plutôt que les chèques papier. Notre monde s'est numérisé mais une partie de la vie en papier reste forte : le calendrier en première ligne !

Un rapport du NPD Group a révélé que les ventes de carnets de rendez-vous et de planificateurs ont augmenté de 10%. L'an dernier, nous avons vu des articles comme «The Case For Using a Paper Planner» du New York Times et «Mon premier mois d'utilisation d'un agenda papier après une décennie d'utilisation d'applications » de Fast Company .

Pourquoi tout ce ramdam autour de la planification sur papier ? Eh bien, ces calendriers tangibles sont faciles à personnaliser, à décorer, à annoter et... constituent des outils de choix pour hacker le temps et être plus productif. 

Avec 10 conseils pratiques, nous vous apprendrons comment le calendrier papier (avec ou sans recours numérique) peut augmenter votre productivité, vous aider à rester organisé et mieux gérer votre temps ! 

Commençons.

1. Code couleur pour différents horaires

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Google Agenda vous permet déjà de créer des rendez-vous de différentes couleurs pour des horaires et thématiques distincts, comme «Travail», «Famille» et «perso»...  Et bien vous pouvez (devez!) utiliser la même approche colorimétrique sur un calendrier papier. Vous pouvez opter pour des notes autocollantes, des surligneurs, des marqueurs ou des stylos amusants et colorés pour organiser chaque partie de votre vie

Le codage couleur vous donnera également une vision plus claire de la façon dont vous répartissez votre temps. Supposons que vous choisissez le rouge pour «Travail» et le bleu pour «Projet personnel». Si, en regardant votre calendrier, vous voyez trop de rouge mais trop peu de bleu, vous savez en un clin d'oeil qu'il est temps de faire plus de place pour ce projet personnel. La gestion par couleur permet de définir un meilleur équilibre !

2. Utilisez une combinaison de calendriers quotidiens, hebdomadaires et mensuels

Parce que : qui a dit que vous ne deviez en choisir qu'un ? Il ne faut pas hésiter à essayer plusieurs calendriers pour trouver la combinaison qui vous convient. Car une bonne organisation repose sur la gestion concomitante de tâches immédiates et à long terme. Et vos objectifs quotidiens seront très différents de vos objectifs mensuels. Vous pourriez vous mettre à «faire de l'exercice pendant 30 minutes» lundi mais «courir 5 km» d'ici la fin du mois.

Sur Canva, retrouvez des calendriers quotidiens, hebdomadaires et mensuels que vous pouvez personnaliser pour vous adapter au mieux à votre horaire et à votre style de vie !

Les designs épurés et modernes offrent suffisamment d'espace pour vous permettre de cartographier chaque semaine et chaque jour. De plus, vous pouvez les imprimer ou les enregistrer en un seul fichier pour avoir une vue d'ensemble de votre mois. En quelques clics, vous pouvez également mélanger et assortir différentes couleurs, motifs et mises en page pour créer des designs uniques pour chaque semaine ou chaque jour.

3. Catégorisez par priorité

Avez-vous entendu parler de la métaphore «roche, pierre et sable» pour la gestion du temps ? Il s'agit d'un des modes organisationnel les plus efficaces. Au fil de l'histoire, un professeur de philosophie a montré à sa classe un pot rempli de pierres et a demandé s'il était plein. Ils ont dit que c'était le cas. Et bien sûr, il semblait plein, mais ce n'était pas le cas. Le professeur a ensuite ajouté des petits cailloux dans le bocal - s'insérant dans les espaces entre les plus larges - et enfin du sable - s'insérant dans les espaces entre les cailloux.

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L'idée était que les roches représentaient vos plus grandes priorités - ces activités les plus importantes comme passer du temps avec la famille et prendre soin de votre santé. Les petites pierres représentent d'autres activités importantes comme l'école et les carrières poursuivies. Et le sable représente le travail actuel et les possessions matérielles, qui viennent en dernier.

Si vous commencez à remplir votre pot de roches (alias les choses les plus importantes), vous pouvez toujours y faire rentrer des petites pierres et du sable partout où il y a de la place. Mais si vous commencez par remplir votre pot de sable (alias les choses non essentielles), vous n'aurez pas de place pour les roches.

C'est pourquoi il est crucial de prioriser. Créez une liste de vos tâches et nommez-les A, B, C ou 1, 2, 3 - ou même des roches, des pierres et du sable . Commencez à remplir votre calendrier avec les éléments les plus importants, puis placez les autres partout où il y a de la place. Sinon, vous pourriez perdre la trace de ces projets et objectifs vraiment précieux.

4. Testez la matrice de gestion du temps

L'auteur et éducateur Stephen Covey a fait connaitre la matrice de gestion du temps dans son célèbre livre, Les 7 habitudes des gens efficaces. Covey suggère de commencer chaque semaine en notant tout ce que vous voulez accomplir, puis en remplissant cette matrice de quatre quadrants : «urgent», «pas urgent», «important» et «pas important».

Cette matrice de gestion vous donne un aperçu des tâches que vous devez effectuer par ordre de priorité. C'est aussi ce qu'on appelle "la matrice d'Eisenhower".

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Illustration de l'outil de gestion du temps : la matrice d'Eisenhower

Disons, par exemple, que vous voulez travailler sur le prochain chapitre de votre roman. Cela pourrait aller dans le quadrant 2. Si vous souhaitez rattraper votre série Netflix préférée, cela pourrait en revanche aller dans le quadrant 4.

Après avoir rempli votre matrice, vous verrez que vous devrez peut-être supprimer les tâches du quadrant 4, comme perdre du temps sur YouTube, afin de consacrer du temps aux tâches des quadrants 1 et 2. Vous devrez peut-être également supprimer les tâches du quadrant 3, comme les appels téléphoniques inattendus. Vous pouvez penser que ces tâches sont urgentes pour le moment, mais en fait, elles vous distraient des choses les plus importantes de votre emploi du temps.

Imprimez-le et remplissez-le au crayon chaque semaine, ou enregistrez-le sous forme de fichier numérique et créez de nouvelles versions hebdomadaires avec votre matrice. Quoi qu'il en soit, vous serez bien préparé pour augmenter votre productivité et vous concentrer sur ce qui compte le plus !

5. Utilisez la méthode de la flèche

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La méthode de la flèche n'est qu'un nom accrocheur pour charger votre semaine avec vos activités les plus importantes. C'est aussi une autre version de la métaphore «roches, pierres et sable». La méthode de la flèche vous aide à hiérarchiser ces tâches cruciales.

Nicholas Sonnenberg , créateur de cette méthode de calendrier précise : «Le but est de faire ressembler votre calendrier hebdomadaire à une pointe de flèche - beaucoup de choses au début, qui se réduisent à un point à la fin. Pour ce faire, je programme la majorité de mes réunions en début de semaine, de préférence le lundi ou le mardi. Je commence donc ma semaine avec un horaire plutôt chargé, mais le reste de la semaine est plus ouvert. »

De plus, si des distractions ou des opportunités inattendues apparaissent, la méthode de la flèche permet de vous assurer que vous aurez du temps à leur consacrer, car vous avez déjà terminé vos tâches les plus importantes de la semaine.

6. Partagez des calendriers avec des collaborateurs

Les calendriers peuvent être des objets personnels, mais si vous travaillez sur un projet collaboratif , ils peuvent se transformer en outils de synchronisation avec des partenaires, des collègues ou pourquoi pas, un associé avec lequel votre essayez de construire un nouveau plan de marketing avec un délai à respecter ?

dans ces-là, il est essentiel que vous ayez la possibilité de collaborer sur votre calendrier. Sur Canva, par exemple, vous pouvez commencer avec un modèle accrocheur - comme le calendrier funky mignon ou le calendrier mensuel de formes abstraites pastel - et le personnaliser en fonction de vos besoins. Vous pouvez aussi créer un deuxième calendrier, un pour chaque contributeur, ou ajouter une section supplémentaire pour les notes.

Une fois que votre modèle est prêt et customisé à votre guise, cliquez simplement sur le bouton «Partager» pour inviter des collaborateurs par e-mail et commencer à créer et remplir votre calendrier ensemble.

7. Activez les «Calendriers intéressants» de Google

les "Calendrier intéressants" de Google sont des collections de dates importantes classées par jours fériés, régions, sports et même phases de lune. Cela vous permet d'avoir une visibilité sur les évènements importants qui ont cours dans le pays d'un vos client, partenaires ou collègues et qui pourraient vous échapper. Ainsi, vous éviterez de planifier une réunion le jour de Thanksgiving avec votre partenaire américain ou un jour férié avec un client mexicain. Cela permet de rester à jour et d'éviter les surprises.

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Ajoutez d'autres calendriers à votre compte Google Agenda via la page des paramètres

Ajoutez d'autres calendriers à votre compte Google Agenda via la page des paramètres. Pour accéder à ces ressources, cliquez sur l'icône «Paramètres» de votre calendrier Google, recherchez «Ajouter un calendrier» dans la barre latérale et choisissez «Parcourir les agendas intéressants».

8. Réservez du temps pour les courriels

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Voici une statistique stupéfiante: selon McKinsey, le professionnel moyen passe 28% de la journée de travail - ou 2,6 heures - à lire et à répondre aux e-mails. Imaginez maintenant que cette partie du temps se répartisse tout au long de la journée de travail, interrompant le travail en profondeur et vous distrayant des tâches urgentes.

Bien qu'il puisse sembler difficile de fermer l'onglet e-mail et de désactiver vos notifications, réserver un bloc de temps spécifique pour répondre aux e-mails est une excellente pratique d'organisation. Cela vous aide à rester concentré sur le travail à accomplir tout au long de la journée. Et cela pourrait même améliorer la qualité de vos courriers électroniques, car vous serez ainsi 100% concentré à votre boite de réception et à vos interlocuteurs.

9. Faites des journées «thématiques»

Si vous êtes quelqu'un qui ne souhaite se concentrer que sur un projet ou un domaine à la fois, les journées thématiques sont une bonne astuce de productivité ! Cela a fonctionné pour Twitter et le fondateur de Square, Jack Dorsey.

«Toutes mes journées sont à thème», a-t- il déclaré à Fast Company . «Lundi, c'est la gestion. Mardi est le produit, l'ingénierie et la conception. Mercredi est le marketing, la croissance et les communications. Jeudi, c'est partenariat et développeurs. Vendredi est entreprise et culture. Cela fonctionne par blocs de 24 heures. »

Dorsey vous a convaincu ? Commencez à créer vos propres calendriers thématiques dans Canva avec des modèles tels que le calendrier hebdomadaire Bold coloré et le calendrier de devis coloré.

Choisissez parmi une variété d'icônes, d'illustrations et d'images prêtes à l'emploi pour codifier vos journées et créer des thèmes amusants. 

10. Utilisez des calendriers papier et numérique

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Stylos, clavier et tablette.

Les calendriers numériques n'ont pas tué les calendriers papier, au contraire ! En fait, les deux coexistent joyeusement ensemble et vous n'avez pas nécessairement à choisir l'un plus que l'autre. Les deux peuvent s'utiliser simultanément.

Après être passé des applications digitales à un planificateur papier, par exemple, le cofondateur de Contently , Shane Snow, a trouvé son équilibre parfait entre l'agenda papier et numérique. Il a décidé d'utiliser son calendrier papier pour planifier ses semaines, mais utilise son calendrier Google pour garder ses notes de réunion.

C'est pourquoi il est important de prendre le temps de trouver les configurations de calendrier qui vous conviennent. Que vous soyez un amateur d'applications ou que vous aimiez la sensation d'un planificateur papier entre vos mains, vous pouvez utiliser ces hacks de calendrier pour augmenter votre productivité et rester sur la bonne voie de vos objectifs en cours ! 😉

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