Les clés d'un dossier de presse réussi

Les relations avec la presse ont un fort impact sur la notoriété et l'image d'une entreprise. Il est indispensable de maîtriser sa communication. Cela passe en premier lieu par un dossier de presse bien construit. Comment réussir son dossier de presse ? David, du blog Techrevolutions.fr vous donne ses meilleurs conseils !

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Un dossier de presse a vocation à présenter l'actualité d'une entreprise, ses produits et ses services à la presse. Il s'agit de rester neutre et impartial, tout en donnant envie à un journaliste de vous connaître.  

Les journalistes s'en servent de support pour écrire un papier sur votre entreprise, pour étoffer un article, une interview ou encore mieux cerner les évolutions de votre secteur de métier. Le contenu et la rédaction du dossier de presse et autres communiqués de presse sont donc décisifs. L'enjeu est grand pour l'entreprise, car avoir une exposition dans la presse assure une notoriété fort appréciable, une communication ciblée sans débourser le moindre centime. Encore faut-il proposer un dossier de presse convaincant, qui ne finisse pas dans la section "les plus beaux fails commerciaux" de leur media. Voici comment réussir le vôtre !

Quel type d'écriture et de rédaction privilégier ?

Un dossier de presse se veut complet, concis et précis. Sa rédaction demande une grande attention pour que le document soit optimisé.

Avant la rédaction

Avant de se lancer dans l'écriture, il est essentiel de penser son dossier de presse pour n'omettre aucune information essentielle. La création d'un dossier de presse répond toujours à un objectif : vente, prospection, publicité évènementielle, etc. De celui-ci dépendra son contenu et sa rédaction.

Le dossier de presse n'est donc pas un document figé. Son contenu doit évoluer en fonction de la vie de votre entreprise, de vos objectifs et de votre actualité.

Adaptez le style rédactionnel à votre cible

Le ton adapté pour rédiger son dossier de presse se doit de rester professionnel en toutes circonstances. Toutefois, il doit aussi s'adapter à son destinataire, chaque organe de presse ayant sa propre plume. Ce document constituant un support de travail, un ton en adéquation facilitera son exploitation.

Restez neutre

S'il s'agit de mettre en valeur les atouts de l'entreprise, il n'en faut pas moins user de finesse, en arborant une objectivité et une neutralité sans faille. User d'un ton trop familier ou jouer la surenchère dessert plus qu'autre chose. L'organe de presse s'en tient à relater des faits, il ne s'assimile pas à une campagne publicitaire. De plus, les journalistes ont l'habitude de la neutralité, courante dans les medias traditionnels.

Structurez vos idées

Structurer les idées facilite la lecture du document et la mise en avant des points essentiels, servant la qualité du contenu. Jouer sur la mise en forme, sur les polices d'écriture, la taille des caractères permet d'attirer l'œil sur certains points. La couleur doit être utilisée avec parcimonie et dans le respect de la charte graphique de l'entreprise.

Quel contenu pour un dossier de presse de qualité ?

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Le contenu doit être réfléchi avec soin pour un dossier de presse de qualité. Chacun adaptera le contenu de son dossier de presse selon ses objectifs et ses envies. Il est toutefois utile d'y intégrer quelques éléments incontournables.

Le sommaire

Toujours avec l'idée de faciliter la lecture du document et la recherche d'une information précise, un dossier de presse incluant un sommaire est toujours plus fonctionnel. Le contenu est organisé, facile à exploiter et les parties, rapidement accessibles.

Le mot de la Direction

Insérer un article signé de la main d'un dirigeant de l'entreprise, qu'il s'agisse du Président, du Directeur Général ou du Gérant par exemple, apporte de la personnalité au document. Cela démontre une implication, une démarche volontaire, engagée et pro-active, plus qu'un passage obligé dans sa communication d'entreprise. Cela permet de se démarquer et d'asseoir une identité forte, affirmée !

Un encart

Insérer un encart peut permettre de résumer le propos, d'appuyer sur les points essentiels à retenir.

Le propos

En ce qui concerne le contenu à proprement parler, tout dépend de la vie de votre entreprise et de l'objectif suivi. La nature de la parution dans la presse peut prendre de multiples formes, et en fonction de cela, les informations recherchées ne seront pas les mêmes. S'il s'agit d'une interview, d'un portrait, de mettre en avant un investissement, une innovation... le traitement de l'information sera différent.

Il s'agit de mettre en avant les dates importantes, les chiffres clés, les atouts, les valeurs, le caractère... toujours en s'appuyant sur des faits avérés et vérifiables.

Les coordonnées d'un contact dédié

Le journaliste doit savoir qui contacter pour accéder aux informations utiles et récupérer les éléments complémentaires qui peuvent lui être nécessaires. Un contact doit être identifié, et ses coordonnées clairement notifiées dans le document. Couramment, elles se trouvent à la fin du dossier de presse. 

Bon à savoir : pour un dossier de presse physique, une carte de visite peut se glisser en toute dernière page.

Les éléments de mise en forme indispensables

La forme du dossier de presse doit être en accord avec l'image de l'entreprise. Il est important de rester cohérent avec sa charte graphique. Une touche d'originalité est permise, à condition que la forme reste malgré tout professionnelle.

Les entreprises qui travaillent dans un domaine créatif et artistique ont plus de marge de manœuvre sur ce plan mais votre charte graphique doit être clairement identifiée dans votre support presse. Typographie, couleurs, logo sont les 3 bases d'identité visuelle que l'on devrait retrouver.

Le dossier de presse en version papier est toujours d'actualité, même s'il est souvent remplacé par une version dématérialisée. Il peut être utile de transmettre son dossier de presse à la fois par courrier et par mail.

En version physique, le format A4 reste le plus pratique. En version dématérialisée, préférez un envoi sous format PDF.

Si des médias comme des photos ou des vidéos s'intègrent à votre dossier de presse, vérifier leur qualité avant envoi.

Comment diffuser son dossier de presse ?

Une fois le dossier de presse finalisé, il reste une étape qui nécessite tout autant de rigueur : sa diffusion.

Diffuser un dossier de presse dépend du contexte. Il peut vous avoir été expressément demandé, où alors vous l'envoyez de votre propre initiative à un journaliste pour l'inciter à faire un sujet sur vous. Si vous le pouvez, privilégiez un envoi par mail et par papier, de manière concomitante.

Identifiez un contact précis

Dans un cas comme dans l'autre, adressez votre dossier de presse à un contact ciblé. Identifier le bon interlocuteur maximise vos chances auprès de l'organe de presse. Sinon, votre dossier de presse risque de passer de mains en mains, pour finir par être mis de côté, parfois sans même avoir été consulté.

Si l'envoi fait suite à une demande particulière, ou si vous avez déjà rencontré le journaliste en question, vous pouvez envoyer votre dossier de presse aussitôt. Battre le fer tant qu'il est chaud, comme le veut l'adage.

Actualité évènementielle

Si l'envoi de votre dossier de presse précède un événement particulier, adressez-le suffisamment à l'avance pour que votre contact ait le temps de l'étudier au préalable. Mais pas trop à l'avance non plus, pour éviter tout risque d'oubli.

Relancez !

Enfin, n'hésitez pas à relancer votre contact pour vous assurer de la réception et de l'attention portées à votre dossier de presse. Soigner vos relations publiques servira toujours vos projets présents et futurs, ne l'oubliez jamais !

 

Un dossier de presse réussi demande donc un travail complet et rigoureux. De sa conception à sa diffusion, les étapes sont nombreuses et aucune ne doit être négligée. Les efforts investis promettent de belles retombées ce qui fait de ce type de communication un passage obligé, que vous soyez en plein lancement d’une boutique en ligne ou déjà bien ancré dans votre secteur d’activité.

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