Productivité : le guide ultime pour être productif

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Avant le smartphone omniprésent et l'avènement du courrier électronique, le travail était quelque chose que vous laissiez à votre bureau en partant, sous la forme d'une pile de dossiers.

Désormais, le lieu de travail vous suit, la connectivité constante nous permet de faire notre travail à tout moment, de n'importe où, pour le meilleur comme pour le pire.

Nous avons de plus plus de tâches à accomplir dans un laps de temps de plus en plus limité. C'est dans ce contexte que le terme "productivité" s'est répandu. Qu'entend-t-on exactement par "productivité" ? Comment devient-on réellement plus productif ? On vous explique tout !

 

1. Qu'est-ce qu'on entend par "productivité" ?

Techniquement, la productivité est l'état d'être «productif», mais cela ne signifie par la même chose selon différentes personnes et différentes entreprises. Chris Bailey explique dans The Productivity Projet que :

«Dans la plupart des emplois aujourd'hui, l'efficacité ne suffit plus. Lorsque vous avez plus à faire que jamais, moins de temps pour le faire et une liberté et une flexibilité inégalées dans votre manière de faire, la productivité ne dépend plus de l'efficacité avec laquelle vous travaillez. La productivité, c'est tout ce que vous pouvez accomplir. »

Les définitions traditionnelles de la productivité s'allient à la notion d'efficacité ou de taux de production. Examinons la différence entre productivité et efficacité pour en savoir un peu plus.

2. Quelle est la différence entre «productivité» et «efficacité»?

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Les termes «productivité» et «efficacité» sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais les deux concepts diffèrent en fait assez distinctement l'un de l'autre.

Décomposons-les comme suit : la productivité se rapporte à la production d'une personne ou d'une entreprise sur une période de temps donné. En revanche, l'efficacité est liée à la façon dont cette production est réellement générée.

Par exemple : Arthur est un représentant d'un service client, il prend 100 appels au cours de sa journée de travail de 12 heures. Julie travaille six heures par jour, mais prend également 100 appels. Ces deux employés sont productifs de façon égale, mais Sandy est deux fois plus efficace.

En un mot, la productivité mesure les résultats tandis que l'efficacité mesure la façon dont ces résultats sont générés, en particulier en ce qui concerne les ressources. L'efficacité peut s'évaluer à travers le temps ou l'argent dépensés, mais aussi en observant la façon dont les ressources ont été utilisées.

Productivité et travail moderne

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Une des raisons qui explique la confusion entre productivité et efficacité remonte à nos premiers emplois, pendant la révolution industrielle. Compte tenu du fait que les emplois se sont rapidement éloignés du modèle de travail à la chaine qui prévalait il y a encore cinquante ans, nos journées sont beaucoup moins remplies par des activités d'assemblage sur une chaine de production et deviennent beaucoup plus dynamiques et exigeantes.

Lorsque les entreprises empruntaient la méthodologie du travail à la chaine, les tâches étaient standardisées. La rigidité du cadre rendait l'approche professionnelle simple et évidente pour l'employé. Mais tout d'un coup, nous sommes entrés dans l'économie du savoir et cette dernière nécessite une souplesse de cadre et d'indépendance jamais vue. Entre les échanges d'idées, les enchainements de stratégies et les services constants, la productivité s'avère difficilement quantifiable en termes de temps. Comme l'indique Chris Bailey :

Pour être productif, il faut plus qu'une simple gestion du temps; il s'agit également d'une gestion de l'énergie et de l'attention. [Être productif,] c'est avoir le bon équilibre de temps, d'attention et d'énergie. Si vous ne savez pas maitriser votre temps, peu importe la quantité d'énergie et de concentration dont vous disposerez, vous n'accomplirez pas grand-chose au bout du compte. Et si vous ne savez pas bien gérer votre énergie, peu importe la façon dont vous gérerez votre temps ou votre attention - vous n'aurez pas assez de carburant dans le réservoir pour faire tout ce que vous avez l'intention de faire. 

Considérez donc la productivité comme ce qui se passe lorsque plusieurs composantes fonctionnent en harmonie. Observons de plus près ces composantes.

3. Les composantes essentielles de la productivité

Temps

Tous les temps ne sont pas égaux en ce qui concerne le travail à faire. Certains travaux sont des travaux en sprint - répondre aux e-mails, par exemple - et certains travaux sont plus chronophages et créatifs, nécessitant plusieurs heures de concentration et des interruptions limitées. Comprendre le type de temps dont vous avez besoin pour chacune de vos tâches est important pour gérer efficacement votre temps et votre charge de travail. Lorsque vous avez le contrôle de votre temps, vous pouvez planifier des jours ou des portions de temps à y consacrer chaque semaine et c'est ainsi que vous pourrez anticiper et booster votre productivité.

Focalisation et attention

La concentration est devenue l'une des compétences les plus rares et les plus précieuses du 21e siècle. La «gestion de l'attention» est l'une des composantes les plus importantes de la productivité et, comme certains experts le soutiennent, elle est même beaucoup plus importante que la gestion du temps (nous reviendrons plus tard sur ce sujet).

En effet, chaque distraction vous oblige, une fois revenu à la tâche, de vous re-concentrer de nouveau ce qui demande beaucoup plus de temps et d'effort à l'esprit. Alors que si vous destinez votre attention exclusivement à vos tâches, vous travaillerez mieux et plus vite.

Énergie

L'énergie est un moteur important dans un travail productif et gratifiant. JD Meier, auteur de l'ouvrage Obtenir des résultats de manière agile précise à cet égard :

«Vous ne pouvez pas obtenir plus d'heures par jour mais vous pouvez modifier votre énergie. Et, si vous utilisez votre énergie de façon réfléchie, vous amplifierez votre impact de façon significative. Aussi longtemps que nous pouvons le prévoir, le temps continuera de tourner au même rythme, mais ce qui fluctue au quotidien, c'est la quantité d'énergie et d'attention dont vous disposez. Dans l'économie du savoir, c'est ce qui fait ou brise votre productivité et, plus important encore, c'est quelque chose que vous pouvez réellement contrôler. »

Si vous savez maîtriser votre énergie entre les tâches, votre capacité à atteindre vos objectifs montera en flèche.

Vous avez probablement entendu dire que travailler plus longtemps ne signifie pas travailler plus dur. Une étude de Stanford a révélé que ceux qui travaillent 70 heures réalisent des quantités de travail comparables à ceux qui travaillent 55. En bref, vous avez besoin de la bonne quantité d'énergie pour être productif et parfois cela signifie prendre une pause, éteindre les appareils ou tout simplement ne pas penser aux tâches à accomplir.

4. Conseils de productivité

1er conseil de productivité : privilégiez la gestion de l'attention à la gestion du temps

La pensée qui prévaut parmi ceux qui ont étudié le concept de productivité est la suivante : la gestion du temps n'est pas du tout la clé de la productivité. Il n'y aura jamais plus d'heures dans une journée ou une semaine que ce qui existe déjà, et focaliser sur la façon dont nous dépensons les minutes ne règle pas le problème du temps limité. 

La gestion de l'attention se définit comme l'acte de remarquer ce qui vous distrait et de vous recentrer intentionnellement sur la tâche à accomplir. La gestion du temps devient de plus en plus problématique à mesure que notre monde du travail moderne s'imprègne de collaborations et distractions diverses. Nous travaillons dans des espaces ouverts plutôt que dans un bureau fermé et nous effectuons notre travail sur une machine qui est capable de nous amener une myriade de distractions en un seul clic.

Si vous connaissez vos déclencheurs de distraction mentale (le beau temps, un ventre grommelant, un collègue bavard, les sites et autres applications, etc), la suppression de ceux-ci fera des merveilles pour votre productivité.

 

2ème astuce de productivité : utilisez la règle de trois pour augmenter la concentration

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Depuis Thomas Jefferson, des blogueurs tels que Leo BabautaGina Trapani du site Lifehacker et le directeur des programmes commerciaux de Microsoft, JD Meier, appliquent tous la "règle des trois'' pour canaliser l'attention dans trois domaines particuliers de la journée. Cela semble extrêmement simple, mais lorsque vous réalisez que cette technique exploite plusieurs des composantes de la productivité, vous comprendrez sa véritable puissance.

Voici comment cela fonctionne : au début de chaque journée, notez les trois choses que vous souhaitez le plus accomplir à la fin de la journée. JD Meier, qui qualifie la technique de «trois victoires», vous suggère de vous attaquer à cette technique au début de chaque jour, chaque semaine, chaque mois et chaque année afin de maintenir une concentration à long terme.

Faites de vos «trois victoires» hebdomadaires quelque chose que vous serez impatient de définir, avec un modèle de planning personnalisé par exemple.

3ème conseil de productivité : pensez à une meilleure utilisation du temps

Ci-dessus, nous avons parlé de l'impact du temps en tant que composante de la productivité. Bien que nous ayons également abordé le fait que la gestion du temps ne soit pas la clé de la productivité, il existe plusieurs façons d'optimiser votre temps, tout en trouvant un point d'équilibre entre l'attention, la concentration, et l'énergie. Il existe quelques stratégies que vous pouvez appliquer comme par exemple : grouper les tâches similaires et appliquer le "now habit". On vous explique.

Le groupement des tâches, ou sprint, est une technique qui consiste à s'imposer à des blocs de temps au cours desquels vous pouvez effectuer des tâches similaires - par exemple, répondre et supprimer des e-mails, signer des documents, approuver les pages finales,... -. En plus d'effectuer rapidement en une seul fois plusieurs tâches rébarbatives d'un coup, c'est surtout un moyen utile d'atteindre un état de "flow" et d'éviter les distractions interruptives. Parce que rien de pire que d'interrompre une tâche importante pour répondre à un mail, une notification ou faire de l'administratif, n'est-ce pas ? Consacrez un moment spécifique de la journée pour ces tâches simples et une fois faites, votre esprit sera dédié exclusivement à ce qui est important !

Le «now habit» est autant un état d'esprit qu'une manière de travailler. C'est l'idée qu'il y a des limites à la planification et qu'au-delà d'un certain point, il faut simplement passer à l'action, même si tout n'est pas parfaitement anticipé. Surmonter la procrastination et plonger dans une tâche, active l'aspect énergétique de votre productivité : vous serez ainsi moins susceptible de boiter jusqu'à la ligne d'arrivée si vous ne passez pas trop de temps à élaborer les étapes de planification.

5. Outils pour plus de productivité

Pour favoriser l'attention

Écrire ses 3 priorités de la «règle des trois» et les garder en vue est la meilleure façon de vous concentrer sur l'essentiel pendant la journée, la semaine, le mois et au-delà.

Ajoutez vos tâches les plus importantes à un planning clair et concis :

Pour une bonne gestion de l'énergie

Éteignez votre téléphone et revenez à l'ancienne façon de faire, avec du papier et un crayon. Ecrire à la main stimule le bien-être mental et la gratitude, vous ancrez ainsi votre mission dans votre mémoire. Prenez l'habitude d'écrire simplement trois choses pour lesquelles vous êtes reconnaissant à la fin de la journée.

Pour une bonne gestion du temps

Une application telle que Rescue Time peut vous aider à mieux comprendre votre utilisation du temps. Cela vous aide à mieux cerner votre gestion de l'attention, discerner les moments où votre attention a vacillé (trop de temps sur Instagram, peut-être ?) et comprendre ce qui déclenche les habitudes qui nuisent à votre productivité.

6. Citations utiles sur la productivité

Affichez-en quelques-unes autour de votre bureau pour vous sentir plus productifs et concentrés.

Vous voulez immortaliser ces citations motivations dans votre espace de travail? Affichez-les au format poster :

Belle gestion à tous !

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