Pourquoi et comment créer une signature électronique ?

La signature électronique, comment s’est-elle développée pour qui et pourquoi ? Retrouvez des éléments de réponse au fil de cet article.

La signature électronique est un mécanisme de sécurisation et d'authentification : elle permet d'authentifier la valeur d'un document et d'en identifier l'auteur. Une signature électronique fait référence à des données sous forme électronique, qui sont associées logiquement à d'autres données utilisées par le signataire pour signer.

Ce type de signature a le même statut juridique qu'une signature manuscrite dans la mesure où il respecte les exigences du règlement spécifique sous lequel il a été créé (par exemple, eIDAS dans l'Union européenne, NIST-DSS aux États-Unis ou ZertES en Suisse).

De plus en plus utilisée dans les procédures protocolaires et administratives, il peut être interessant de se demander comment et pourquoi mettre en place un processus de signature électronique. Voyons cela de plus près !

Les signatures électroniques (ou virtuelles) sont légales aux États-Unis depuis près de 20 ans. En fait, le tournant du millénaire, ou presque, marque le début de nombreux pays qui acceptent légalement un type de signature virtuelle.

À ses débuts, la signature électronique était considérée comme un luxe professionnel mais aujourd'hui, les signatures électroniques sont largement reconnues comme un moteur essentiel du marché moderne. La signature électronique⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) ajoute non seulement un confort et une sécurité aux transactions B2B et B2C, mais réduit également les coûts.

Malgré son impact crucial sur le fonctionnement des entreprises, beaucoup ne savent toujours pas ce qu’est la signature électronique. Ni comment elle accélère et sécurise les transactions modernes, ni son impact général sur les stratégies de mise sur le marché à l’ère du numérique.

Mais plus important encore, beaucoup ignorent encore les différences entre les signatures électroniques et leur contrepartie virtuelle, les signatures numériques.

La signature électronique est l'équivalent numérisé de la signature manuscrite. Son procédé de mise en place est particulier. Aux États-Unis, la signature électronique bénéficie d'une définition plutôt floue :

AssureSign⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) (pionnier de la signature électronique) utilise une chaîne d’empreintes digitales virtuelles, telles que des marqueurs de hachage et des identifiants IP, pour vérifier l’identité du signataire et son intention de signer un document. Ces empreintes digitales sont numériquement liées au processus de signature et aux documents associés.

Les signatures électroniques sont facilement implémentées dans les processus existants et éliminent beaucoup de travail pour le compte des consommateurs et des entreprises. Cependant, les signatures électroniques ne sont pas le seul type de signature virtuelle disponible pour les consommateurs.

La signature numérique est la version la plus poussée de la signature électronique. Un cryptage et un procédé d'authentification supplémentaires (PIN,Toke,indentifiant notarié,etc) confèrent à la signature numérique un statut de sécurisation maximum, souvent utilisée pour les procédures officielles et administratives.

3.1 Renforcer la sécurité

Lorsqu'il s'agit de sécuriser des informations confidentielles, la signature électronique est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez avoir. À l’ère de la connexion en ligne, il existe d'innombrables pirates informatiques et programmes malveillants conçus uniquement pour voler vos données et votre identité. Avec une signature numérique, cependant, vous pouvez signer des documents en ligne sans vous inquiéter. Le chiffrement numérique et les pistes d'audit protègent votre signature, protègent votre entreprise contre la fraude et préservent vos informations des regards indiscrets et des mains qui pourraient faire un mal indescriptible à une entreprise si l'occasion se présentait.

3.2 Réduire les coûts

Le papier⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et l'impression peuvent coûter cher. Réduire le gaspillage de papier a déjà permis d'économiser de l'argent aux organisations gouvernementales. Par exemple, selon le National Resources Defence Council,⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) les bureaux de la région 10 de l’EPA dans le nord-ouest des États-Unis ont mis en œuvre des techniques d’économie de papier qui ont permis d’économiser 49 000 dollars par an. La maintenance d'un parc d'imprimantes coûte cher, surtout lorsque les commis et les administrateurs impriment des milliers de documents papier chaque jour. Avec une signature numérique, toutefois, l'envoi de documents papier est inutile.

Non seulement les coûts d'impression vont baisser, mais les dépenses liées à l'acquisition et au traitement réel de fichiers confidentiels vont également diminuer. Selon le Centre National des Tribunaux d'État⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), le dépôt électronique peut réduire les coûts associés à la distribution de fichiers papier. Le dépôt électronique avec signatures numériques peut donc faire économiser de l'argent aux tribunaux et aux organismes de droit. Cela permet également de réduire les déchets environnementaux, car vous n’utilisez pas de courrier postal pour envoyer des documents.

3.3 Gagner du temps

Cela peut parfois prendre des mois à partir du moment où un document est demandé jusqu'à sa réception. L'un des principaux avantages d'une signature électronique est qu'elle permet de gagner du temps. Selon l'Office américain des brevets et des marques⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), déposer en ligne avec une signature numérique permet de gagner un temps considérable en ce qui concerne le traitement et l’organisation des documents importants.

Le dépôt électronique peut être effectué à tout moment via Internet, ce qui évite les longues files d'attente associées au fait de se rendre au Palais de Justice pour demander ou soumettre des documents.

Dernièrement, la loi Elan⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre), dont une grande partie des décrets d’application ont été publiés, a permis à plusieurs secteurs d’accélérer leur digitalisation⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) et leur croissance numérique comme le bail dématérialisé⁠(s’ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre) en immobilier.

Les signatures électroniques facilitent également l’organisation de ces documents confidentiels, car il n’y a pas de documents physiques à parcourir. Au lieu de cela, un système de gestion électronique de documents peut être utilisé. De cette manière, les cabinets d'avocats et les tribunaux peuvent augmenter la productivité des employés et gagner du temps, qui serait normalement consacré à la recherche de fichiers physiques.

3.4 Augmenter l'espace de stockage

Le manque de fichiers physiques ne fait pas que gagner du temps. Avec la documentation électronique, les fichiers sont stockés sur des serveurs virtuels connectés au réseau informatique, ce qui évite d'avoir à utiliser des fichiers papier. En d'autres termes, les bureaux peuvent économiser de l'espace de stockage en passant également à la paperasserie et aux signatures numériques. Cela se traduit par plus d'espace pour d'autres éléments et un accès facile aux fichiers une fois qu'ils ont été déplacés vers le monde numérique.

3.5 Augmenter la productivité

Le temps que vous gagnez en utilisant la signature électronique vous rend, vous et votre bureau, plus productifs et vous permet de concentrer sur d’autres tâches importantes. Vous automatisez également le flux de documents et minimisez les tâches répétitives. Par exemple, si vous utilisez quotidiennement les mêmes documents, la fonctionnalité de modèles de l'application de signature électronique est très pratique. Créez un document, enregistrez-le en tant que modèle et réutilisez-le autant de fois que nécessaire, en apportant les modifications minimales nécessaires pour chaque cas particulier.

3.6 Réduire les délais

La signature électronique offre un service rapide à ses utilisateurs. Cet outil vous permet de signer des documents en quelques secondes et d’envoyer les documents signés à une autre partie. Il n’y a pas besoin de bureau de poste ni d’enveloppes avec timbres et adresses. Avec la signature électronique, vous pouvez signer vos papiers en ligne et réduire les délais d'exécution de plus de 80%.

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