Comment créer une signature mail avec un logo ?

Soigner votre image lors de vos échanges par email n’est pas une option ! Créer une belle signature mail professionnelle, c’est amplifier votre communication et renforcer votre image de marque.

Plus de 200 milliards de mails sont envoyés chaque jour dans le monde. L'email est un puissant vecteur de communication. Diffuser une signature mail personnalisée et homogène renforce le professionnalisme de votre entreprise.

Déployer une même signature mail à l'ensemble des comptes utilisateurs de votre entreprise peut s'avérer long et technique. Après notre article vous présentant 10 superbes modèles de signature mail, retrouvez ci-dessous un guide complet pour créer un logo et une signature mail sur votre messagerie Outlook, Gmail ou encore sur l’app Mail de votre Mac.

1. Créez votre logo en quelques clics

Le logo de votre entreprise est garant de votre image de marque. Pour le choisir, Canva propose plusieurs modèles de logos que vous pourrez personnaliser au gré de vos envies. Pour cela, il suffit d’avoir une vision minimale du logo souhaité et surtout, au préalable, d’avoir déterminé le positionnement et les cibles de votre marque. Votre logo se doit d'être reconnaissable et d'inspirer confiance. Grâce à l'outil "glisser-déposer", votre logo est créé en quelques clics ! Une fois votre logo terminé, vous pouvez le décliner sous différents formats (bannière, carte de visite, etc). Vous aurez également la possibilité de le télécharger en haute définition pour l'imprimer sur des cartes de visite, des papiers à lettres à en-tête, etc.

2. Créez votre signature mail sur votre messagerie

• Pour une signature Outlook

1. Pour les versions Outlook les plus récentes (2013-2016)Ouvrez un nouveau message électronique.
2. Dans l’onglet « Message », cliquez sur « Une signature », puis « Signatures ». Dans « Signature électronique », sous l’emplacement « Signature à modifier », cliquez sur « Nouveau » et donnez un nom à votre signature.

1. Dans l’encart « Modifier la signature », composez votre nouvelle signature mail. Vous pouvez choisir votre police (taille et couleur), ainsi que l’alignement du texte. Ajoutez le logo de votre entreprise en cliquant sur l’icône « Image » située sur la barre des icônes de mise en forme au-dessus de l’emplacement « Modifier la signature ». La procédure est la même si vous souhaitez ajouter votre photo ou une bannière. Enfin, engagez vos destinataires à vous suivre sur les réseaux sociaux, Cliquez sur l’icône « Image » et téléchargez les images des boutons de vos réseaux sociaux. Cliquez sur l’icône de la barre de mise en forme figurant au-dessus de l’emplacement « Modifier la signature ». Dans le champs « adresse », saisissez l’adresse web de votre compte de réseau social, puis cliquez sur « Ok ».
2. A l’emplacement « Choisir une signature par défaut », choisissez le mode de configuration d’apparition de votre signature mail. Dans la liste déroulante « Compte de messagerie », choisissez la boite email que vous souhaitez assigner à la signature. Vous pouvez avoir un modèle de signature par compte de messagerie. Si vous souhaitez que votre signature apparaisse dans tous les nouveaux messages, sélectionnez votre nouvelle signature dans la liste déroulante « Nouveaux messages ». Si vous ne voulez pas ajouter automatiquement une signature aux nouveaux messages, sélectionnez « aucun ». Vous pouvez également sélectionner un autre modèle de signature mail pour les messages de réponse et de transfert. Par exemple, un modèle de signature plus light avec des informations essentielles. Allez dans le menu déroulant « Réponses/transferts », sélectionnez une de vos signatures. Dans le cas contraire, acceptez l’option par défaut « Aucun ».
3. Cliquez sur « OK » pour enregistrer votre nouvelle signature et ouvrez un nouveau message électronique pour voir apparaître votre nouvelle signature mail.

• Pour une signature Gmail

1. Ouvrez votre compte de messagerie Gmail. En haut à droite, cliquez sur le bouton , puis sélectionnez dans la liste déroulante « Paramètres ».
2. Dans la section "Signature" de l’onglet « Général », saisissez le texte de votre signature mail dans le champ libre correspondant. Des options de mise en forme sont proposées dans la barre au-dessus dans l’emplacement réservé au texte. Vous pouvez également ajouter un logo, une photo ou les boutons de vos réseaux sociaux en cliquant sur l’icône « Insérer une image ». L’icône « Lien » vous permettra d’intégrer l’adresse Url de vos réseaux sociaux.
3. Pour valider votre nouvelle signature mail, cliquez sur « Enregistrer les modifications », au bas de la page.

• Pour une signature mail sur Mac

1. Dans l’app Mail de votre mac, cliquez sur « Mail », sélectionnez « Préférences », puis choisissez « Signatures ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre, dans laquelle vous pouvez créer et éditer une nouvelle signature mail.
2. Dans la colonne de gauche, choisissez le compte de messagerie dans lequel vous souhaitez faire apparaître votre nouvelle signature mail.
3. Cliquez sur l’icône pour créer une nouvelle signature. En double-cliquant sur « sans titre », donnez un nom à votre signature. Dans le champ de texte à droite, saisissez les informations que vous voulez faire apparaître dans votre signature email. Pour configurer le texte ou ajouter des liens, cliquez sur chaque option dans les menus « Edition » et « Format ». Pour ajouter un logo, faites-le glisser dans la zone « aperçu ».
4. Si vous souhaitez que votre signature apparaisse par défaut, vous pouvez le faire sous « Choisir une signature par défaut ». Vous pouvez également choisir une signature différente pour les emails de réponse et de transfert.

3. Générez une signature mail au format HTML

Les étapes précédentes vous ont permis de créer une signature mail en utilisant une mise au format proposée par votre messagerie. Si vous souhaitez personnaliser davantage votre signature mail et la déployer sur l’ensemble des postes de votre entreprise, créez votre nouvelle signature mail au format HTML et copiez-collez le contenu sur chacun des postes de votre entreprise.

Bon à savoir : l’éditeur de texte d’une messagerie reste rudimentaire. Si vous devez appliquer le nouveau modèle d’une signature mail sur l’ensemble des postes de votre entreprise, le déploiement peut s’avérer assez long car il reste manuel (poste par poste).

• Sur Outlook

Outlook ne supporte pas l’HTML, il vous faudra renommer le fichier au format HTM.

1. Enregistrez votre fichier HTM
2. Ouvrez Outlook et cliquez sur « Créer un Nouveau message ». Cliquez sur le bouton «Une signature» puis « Signatures ». Indiquez votre « Signature HMTL » pour les nouveaux messages.

• Sur Gmail

1. Créez votre signature mail au format HTML.
2. Ouvrez dans un navigateur votre fichier HTML, tout sélectionner et copiez-collez le contenu dans la section « Paramètres », « Signatures » de Gmail.

• Sur Mail Mac

1. Créez votre signature mail au format HTML.
2. Lancez l’application Mail, allez dans « Préférences », puis dans l’onglet « Signatures ». Cliquez sur le bouton et donnez un nom à votre signature. Fermez l’application mail.

1. Rendez-vous sur le dossier : ~/Library/Mail/V2/MailData/Signatures/. Sélectionnez la signature que vous venez de créer. Ouvrez le fichier comportant l’extension *.mailsignature avec un éditeur de texte. Supprimez tout le texte après l’en-tête de mail en veillant à laisser une ligne de séparation.
2. Copiez votre code html de signature. Collez-le à la place du contenu précédemment effacé. Enregistrez puis quittez votre éditeur de texte. Sélectionnez votre fichier CMD puis, avec un clic droit, cliquez sur « Lire les informations ». Cochez la case « Verrouillé ».
3. Relancez votre application mail. Rédigez un nouveau message, puis sélectionnez dans la liste déroulante à droite, votre nouvelle signature mail.

Astuce : Si vous êtes néophyte en code HTML et que vous souhaitez gagner (beaucoup !) de temps, passez par un éditeur de signature mail. Boost My Mail, compatible avec Outlook, Gmail, et Outlook pour Mac propose de créer en quelques clics un modèle de signature mail, et de le diffuser instantanément à tous les comptes de messagerie de l’entreprise, sans avoir à passer sur chaque poste de votre entreprise.

→ Vous avez désormais toute la méthode pour créer votre propre signature d'email !