Een projectvoorstel maken: instructies, sjablonen en tips.

In dit gedeelte wordt het probleem dat je probeert op te lossen in detail uitgelegd - wat er over bekend is uit bestaand onderzoek, hoe eerdere pogingen om het op te lossen tekortschoten en hoe je van plan bent om het beter te doen. Door deze kwestie te relateren aan de bedrijfs- of organisatiedoelen van je klant, kun je laten zien dat je begrijpt wat ze nodig hebben, wat je argumenten helpt waarom ze in jouw project zouden moeten investeren.

Hier moeten ook je doelen en doelstellingen staan, evenals de reikwijdte van je project. Dit deel van je voorstel helpt je klant zich te oriënteren op waar je project over gaat en wat het wel en niet kan doen.

Nadat je je probleem hebt gepresenteerd, is het nu tijd om je oplossing aan te bieden. Stel vast wat je van plan bent te doen om je doelen te bereiken. Leg je projectaanpak uit, variërend van, maar niet beperkt tot, je visieverklaring, de methoden die je gaat gebruiken, de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden, je criteria om projectsucces te meten en je methode om deze resultaten te rapporteren.

In dit gedeelte kun je laten zien waarom je voorstel het waard is om gesteund te worden - door je strategische expertise aan te tonen, verhoog je je geloofwaardigheid en het vertrouwen van de belanghebbenden in het succes van je project.

Hier laat je je klanten en belanghebbenden weten wat de output van je project zal zijn. Of het nu gaat om een nieuw product, verbeterde software of een toename in de verkoop, hoe je je resultaten levert moet worden uitgezet in een tijdlijn met mijlpalen en hoofdtaken. Je deliverables zijn je kans om een duidelijk en concreet beeld te schetsen van je voorstel, zodat je publiek zich gemakkelijker een voorstelling kan maken van het project dat je hen aanbiedt.

In dit gedeelte wordt alle informatie over je middelen opgesomd, zoals benodigde materialen, voorraden, gereedschappen, budget, kosten, toewijzing en salarissen. Dit is je kans om te laten zien dat je redelijke, kostenefficiënte eisen hebt die geen gat in de portemonnee van je belanghebbenden zullen branden.

In je conclusie sluit je je projectvoorstel af met een samenvatting van je document, waarin je alle belangrijke punten die je hebt besproken benadrukt. Net als je samenvatting is dit ook de plek waar je je voorstel kunt presenteren voor een laatste poging om je klanten en belanghebbenden te overtuigen om je project te steunen.

Ongevraagde projectvoorstellen worden ingediend bij potentiële klanten, zelfs als ze er niet om gevraagd hebben. Voorstellen van dit type kunnen lastiger zijn omdat je zonder een RFP geen volledig beeld hebt van de problemen of behoeften van je klanten die moeten worden aangepakt.

Soms kun je een informeel projectvoorstel indienen wanneer een klant een onofficieel verzoek stuurt. In deze verzoeken zijn de regels en voorwaarden niet zo vastgelegd als in een RFP. Net zoals je een ongevraagd voorstel doet, is er ook enige onzekerheid over wat de specifieke behoeften van de klant zijn.

Als je van plan bent om een eerder afgerond project opnieuw op te starten, kun je een voorstel voor een vernieuwingsproject sturen naar een klant waarmee je eerder hebt samengewerkt. Het onderzoek dat je voor dit type voorstel uitvoert, richt zich op het succes en de hoogtepunten van je vorige project. Een groot deel van je verkoopargument is hen ervan te overtuigen dat je in de toekomst meer goede resultaten kunt boeken en nieuwe doelen kunt bereiken.

Voorstellen voor vervolgprojecten worden meestal naar je klanten of belanghebbenden gestuurd om ze op de hoogte te houden van de voortgang van je project. Gaat het bijvoorbeeld over naar een nieuwe fase in het proces? Zijn er taken die nog moeten worden uitgevoerd of toegevoegd? Dit is jouw manier om belangrijke belanghebbenden op de hoogte te houden en betrokken te houden bij het project waarin zij investeren.

Er wordt een aanvullend projectvoorstel gestuurd om de klant om extra steun te vragen. Dit is handig als je meer materialen of meer geld nodig hebt. Indien nodig kun je ook vragen om opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden van je project, zoals de omvang van het werk, het budget, de tijdlijn, enz.

Nadat je alle informatie hebt verzameld die je nodig hebt, kun je beginnen met het opstellen van je voorstel. Brainstorm met je team over mogelijke oplossingen en werk ze uit tot je een haalbare projectaanpak hebt gevonden. Als dit eenmaal is vastgesteld, kun je vervolgens je deliverables en benodigde middelen identificeren. Organiseer al deze zaken in een schets voor een projectvoorstel om je de weg te wijzen als je uiteindelijk begint te schrijven.

Begin met de achtergrond van je project. Het is belangrijk om een sterke projectachtergrond te schrijven om ervoor te zorgen dat je publiek op één lijn zit met je doelen, doelstellingen en reikwijdte wanneer je de rest van je voorstel presenteert. Als je schrijft over het probleem van je project, onderbouw je beweringen dan met de informatie die je hebt verzameld tijdens je onderzoek, zoals cijfers, statistieken en citaten uit gezaghebbende, collegiaal getoetste bronnen. Dit kan helpen om je kennis van het onderwerp te vergroten en je geloofwaardigheid te verbeteren.

Vergeet niet om dit alles terug te koppelen naar het bedrijf of de organisatie van je klant. Je kunt het hebben over specifieke scenario's waarin het probleem hen heeft beïnvloed, de kansen die ze hadden kunnen grijpen en hoe jouw project hen had kunnen helpen. Dit zal hen helpen in te zien waarom ze zich zouden moeten bekommeren om jouw voorstel.

Je projectachtergrond leidt tot je oplossing. Bespreek de uitsplitsing van je projectaanpak zonder de belangrijke details te sparen. Maar behalve dat je het gewoon moet beschrijven, moet je ook uitleggen waarom het effectief is en de best mogelijke oplossing voor het probleem. Personaliseer je uitleg naar de context van je klant om te laten zien dat je dit voorstel met hen in gedachten hebt gemaakt.

Als je alles op een rijtje hebt gezet, is het een goed gebruik om de mogelijke aannames die je klant kan hebben over de details van je project te noemen en deze vervolgens te verduidelijken. Om je vooruitziende blik verder te demonstreren, kun je ook potentiële risico's identificeren en vervolgens bespreken wat je strategieën zouden zijn om ze te vermijden of hun impact te minimaliseren.

Het is nu tijd om je oplossing op te splitsen in outputs en tijdlijnen. Wanneer je je tijdlijn schrijft, is het je doel om een overzicht te geven, dus neem alleen informatie op hoog niveau op, zoals de belangrijkste actiepunten en projectmijlpalen. Om dit onderdeel zo begrijpelijk mogelijk te houden, kun je verschillende grafieken en diagrammen gebruiken, zoals een stappenplan, Gantt-diagram of een work breakdown structure om je tijdlijn te visualiseren.

Nadat je je oplossing en deliverables hebt voorgesteld, kun je de middelen aanvragen die je nodig hebt om je project uit te voeren. Je hoeft nog geen gedetailleerde uitsplitsing te presenteren, omdat dit zal gebeuren in de projectplanningsfase na goedkeuring van je project. Zorg er echter wel voor dat je een schatting maakt van alles, zelfs van kosten zoals accommodatie en reiskosten, indien van toepassing.

Houd je eisen redelijk en motiveer ze om twijfels te voorkomen. Het helpt ook om een paar andere opties te bieden om wat ruimte te laten voor flexibiliteit. Je kunt een juridische beoordeling vragen om ervoor te zorgen dat je verzoeken later geen bron van problemen worden.

Sluit je voorstel af met een samenvatting. Als je nog andere cijfers en grafieken hebt die je niet in je voorstel hebt kunnen opnemen, kun je ze hier bespreken. Herhaal je belangrijkste voorstel en laat je klanten weten waarom het steunen van dit project voordelig voor hen zal zijn. Laat tot slot zien dat je bereid bent om de communicatie open te houden door op te schrijven wanneer en hoe ze contact met je kunnen opnemen.

Hoewel dit het eerste deel van je projectvoorstel is, kun je je samenvatting⁠(wordt op een nieuw tabblad of venster geopend) het beste als laatste schrijven. Je zult je hele voorstel in dit gedeelte willen vastleggen, wat je kunt doen als je klaar bent met schrijven. Dit is je haakje, dus houd het kort en bondig. Zorg ervoor dat je je verkoopargumenten vermeldt en waarom jouw project ideaal is om het probleem van je klant op te lossen.

Er zijn veel projectvoorstelformaten die je kunt volgen. Je kunt een voorbeeld van een projectvoorstel bekijken in onze sjablonenbibliotheek om enkele voorbeelden te zien. Als je niet weet waar je moet beginnen, is er een algemene indeling met de volgende belangrijke onderdelen: samenvatting, achtergrond van het project, oplossing, op te leveren producten, benodigde middelen en een conclusie. Van daaruit kun je kiezen welke details over je project je wilt opnemen of weglaten.

Planning is een cruciale fase bij het maken van een projectvoorstel. Hier is het belangrijk om het volgende te doen:

• Verzamel informatie: Informatie is de basis van je voorstel. Leer eerst je klant kennen. Onderzoek doen naar de behoeften van hun bedrijf of organisatie. Dit moet je helpen je doelen te stellen en te bepalen waar je op moet letten als je eindelijk onderzoek gaat doen naar de ins en outs van het project dat je voorstelt.
• Brainstormen: Nadat je je onderzoek hebt samengesteld, is het tijd om je team bij elkaar te roepen en toe te passen wat je hebt geleerd uit je onderzoek. Terwijl je je voorstel bedenkt, helpt het om je ideeën op te schrijven in een schets, zodat je een referentie hebt wanneer je schrijft.
  

De lengte van je voorstel hangt weer af van de reikwijdte en gedetailleerdheid van je project. Je doel is om het zo kort en krachtig mogelijk te houden. Schrijf rechttoe rechtaan en presenteer tegelijkertijd alle informatie die je nodig hebt. Geef de voorkeur aan schrijfkwaliteit boven kwantiteit en houd het boeiend zodat je klant zich verplicht voelt om te blijven lezen, ongeacht de lengte.