Como produzir eventos corporativos de sucesso

Você já se perguntou sobre o segredo de como produzir eventos corporativos de sucesso?

Eventos corporativos são grandes oportunidades que as empresas têm para contribuir ainda mais na construção de uma experiência positiva para o público, além de serem excelentes para a cultura interna. E quem não quer organizar o melhor, não é mesmo?

Partindo dessa ideia, dois fatores são essenciais para alcançar esse objetivo: organização e divulgação! Você precisa dar atenção especial a essas duas etapas, pois quando bem executadas surtem efeitos muito positivos em todo o desempenho do evento.

Então, quer saber quais passos você precisa dar e ainda receber ótimas dicas de como otimizar o planejamento do seu evento para arrasar na experiência final? É só pegar o bloquinho de anotações e continuar a leitura!

O dia do evento é apenas um dos seus muitos momentos e, na verdade, uma das partes mais tranquilas — acredite! Isso porque um evento começa muito antes do Dia D, desde o momento em que a ideia surge... e você pode perceber seus efeitos tempos após a realização! Assim, o grande desafio é montar todo o planejamento, sem esquecer nenhum detalhe importante, para que no grande dia tudo esteja pronto e fluindo com eficiência.

Mas antes de abordar cada etapa da organização, é importante que você entenda o que são os eventos corporativos, como eles são versáteis e quais são as melhores formas de incorporá-los em sua estratégia... Vamos lá?

O que são eventos corporativos

Eventos corporativos são grandes oportunidades de comunicar algo importante no ambiente empresarial. Através deles, você dá uma pausa na programação normal da empresa, transmite algo do interesse geral e promove um momento de conhecimento mútuo.

Diante disso, os objetivos podem ser inúmeros e, o melhor, não apenas quem partipa é beneficiado, mas também todos os envolvidos na organização! A empresa, por exemplo, programa um encontro para atrair investimento, lança novos produtos, faz um reposicionamento da marca e, com isso, promove o desenvolvimento de seus profissionais.

Estes, por sua vez, ganham muito com a oportunidade de aprendizado e troca de conhecimento na sua área de atuação. Sem contar com as possibilidades que só os eventos proporcionam, como o bom networking e a construção de uma imagem positiva da empresa dentro e fora dela.

Ah, e os tipos de eventos⁠(abre em uma nova aba ou janela) que podem ser realizados dentro do ambiente corporativo são muitos e, com certeza, tem um que se encaixa perfeitamente na sua estratégia. E fique à vontade para inovar e criar o ambiente mais adequado para comunicar suas ideias. Os mais conhecidos são:

• Conferências
• Congressos
• Palestras
• Treinamentos
• Workshops

Agora vamos para a parte prática: as principais etapas da organização de um evento corporativo. Dá só uma olhada!

De maneira geral, os eventos seguem uma linha de organização, pois há cuidados que são indispensáveis. Portanto, fique atento aos itens abaixo e, sem dúvida, será um ótimo começo!

1. Tenha objetivos e público-alvo bem definidos

Um evento precisa ser pensado a partir de objetivos claros e bem definidos. É preciso pesquisar e conhecer bem o seu público-alvo para que ele seja, de fato, assertivo. Nessa etapa, é importante pensar, inclusive, no melhor período do ano para a realização do evento e, se possível, fechar a data e pensar se ele será majoritariamente presencial ou digital.

Com a audiência em mente, defina formas de amplificar a repercussão do seu evento cogitando uma transmissão ao vivo⁠(abre em uma nova aba ou janela) com estrutura técnica e operacional profissional e cobrando um ticket diferenciado para o público da Live, para então partir para a próxima etapa.

2. Orçamento bem calculado e levado a sério em todo o processo

Não é segredo que o sucesso de um evento depende muito da organização financeira. Por esse motivo, defina o quanto antes a verba e o valor máximo dos investimentos que você vai fazer, para identificar o que será destinado a cada etapa do evento, como espaço, equipamentos, equipe e brindes, por exemplo.

3. Monte uma equipe ágil e eficiente

Tenha com quem contar em todo o processo da organização, afinal, é impossível fazer tudo sozinho! Então, escolha uma equipe qualificada, que vai deixar você mais confiante ao delegar funções. Além disso, faça treinamentos e reuniões constantes, pois esse cuidado vai ajudar a evitar imprevistos.

4. Prepare sua comunicação

Comunicação é essencial! Faça bom uso de ferramentas como email marketing⁠(abre em uma nova aba ou janela) e redes sociais para estar sempre em contato com os futuros participantes do seu evento, passando informações e gerando altas expectativas.

Mas é importante lembrar também que precisa haver uma boa comunicação entre todos os envolvidos na organização do evento, para que estejam alinhados com a programação e mudanças que possam ocorrer e, assim, evitar informações desencontradas.

5. Saiba escolher o local ideal

Outro ponto muito importante a ser cuidado com antecedência na organização de um evento é a escolha do local ideial. Esse espaço irá definir muitos detalhes do seu planejamento e orçamento. Sendo assim, pesquise bastante, veja detalhes como alvará de funcionamento, boa localização, segurança e agende o quanto antes.

6. Usar a tecnologia para facilitar os processos

Uma dica valiosa é utilizar ferramentas para facilitar alguns processos da organização que, geralmente, demandam muito tempo e desgastam toda a equipe como, por exemplo, o credenciamento, confecção de crachás, o desenvolvimento do site⁠(abre em uma nova aba ou janela), a venda das inscrições e a emissão de certificados⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Inclusive, você pode contar com plataformas de eventos⁠(abre em uma nova aba ou janela) que oferecem funções integradas e que são bem intuitivas. Utilizar esses sistemas vai facilitar sua organização e ainda poupar seu tempo para focar no que importa, como uma programação super atrativa — logo abaixo a gente fala melhor disso. Vale a pena pesquisar!

7. Escolha bem os palestrantes

Uma programação bem pensada e recheada de bons palestrantes é a oferta perfeita para atrair mais pessoas, além de conferir credibilidade ao seu evento. Por isso, capriche na escolha e entre em contato com muita antecedência, pois quanto mais requisitada é a pessoa, mais concorrida é a sua agenda.

É muito importante lembrar que, mesmo depois do término do evento, você não pode descuidar da comunicação com seus palestrantes. Pelo contrário, esse é o momento ideal para fidelizar a relação com o participantes e analisar quais pontos podem melhorar, através da pesquisa de satisfação e dos relatórios financeiros — os gerenciadores de eventos que falamos acima podem ajudar muito nisso!

Pense a melhor forma de comunicar o seu evento! Depois de já ter definido objetivos, público-alvo, local e datas, você já pode começar a pensar na divulgação.

Para isso, também é preciso seguir alguns passos, lembrando sempre que o diferencial do seu evento será definido nas pequenas escolhas. Então, dê asas à sua criatividade!

8. Elabore um plano de marketing

É indispensável ter um plano de ação. Quando no livro Alice no País das Maravilhas o gato fala para a Alice que: “se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”, ele tinha toda a razão. Ter definida qual a impressão você deseja causar nos participantes e a experiência que quer proporcionar vai apontar o melhor caminho na construção do seu plano de marketing⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Por isso é tão importante definir seus objetivos bem no início do planejamento. Eles é que vão nortear as escolhas e estratégias da divulgação que devem ser focadas no seu público-alvo.

Nesse momento, contar com uma plataforma que facilite a criação dos materiais pode ser essencial. No Canva⁠(abre em uma nova aba ou janela), você encontra uma enorme variedade de designs e ainda pode editar em alta qualidade mesmo sem ter conhecimentos técnicos na área.

E não esqueça de montar um cronograma⁠(abre em uma nova aba ou janela) das ações com os status das tarefas, os responsáveis por cada uma, os prazos... assim você monitora o andamento de todas as etapas, é claro!

9. Marque presença no mundo online

Não dá para fugir do mundo online quando o assunto é divulgação. Imagine o cenário de 20 anos atrás, o que grandes empresários não dariam para ter sua audiência concentrada em um único lugar, onde pudessem colocar em prática suas estratégias de marketing de maneira mais integrada e rápida?

Hoje você tem essa possibilidade, que ainda por cima pode sair bem mais em conta e ter mais alcance que propagandas tradicionais!

Depois de pensar em toda a identidade visual do seu evento, na linguagem que vai usar e na imagem que quer transmitir, é preciso incorporar tudo nas peças que vão para as redes sociais do seu evento e também para o site⁠(abre em uma nova aba ou janela).

Aproveite que as redes sociais permitem que você seja leve, autêntico e próximo da sua audiência.

10. Mas não esqueça do offline

O tópico acima não anula a importância da divulgação no mundo offline. Na verdade, tudo vai depender do seu público. Talvez seja mais eficiente colocar um outdoor em um ponto específico da cidade, espalhar panfletos⁠(abre em uma nova aba ou janela) ou até fazer comerciais para a TV… tudo vai depender do seu público!

O que permanece igual é o cuidado com a elaboração do material que, independentemente do local onde seja divulgado, precisa ser bem feito.

11. Produza os materiais do seu evento

Depois de muito pensar em como produzir eventos corporativos de sucesso, ter passado pela etapa da organização e já definido alguns passos da divulgação, chegou a hora de fechar a lista dos materiais necessários⁠(abre em uma nova aba ou janela). Veja se serão necessários panfletos, folders⁠(abre em uma nova aba ou janela), cards para as redes sociais, banners e crachás, por exemplo.

Você pode produzir tudo isso e muito mais na plataforma do Canva. Experimente gratuitamente o Canva Pro⁠(abre em uma nova aba ou janela), a versão premium do editor, e crie uma identidade visual fácil de replicar em todas as artes que você precisar. Isso sem falar na economia de recursos que você vai poder realocar para impulsionar ainda mais seu evento corporativo.

É isso, espero ter ajudado você nessa missão, nada fácil, mas muito empolgante, que é a produção de eventos corporativos. E depois de anotar todas essas dicas, é só colocar a mão na massa e fazer um evento incrível!

Boa sorte!