10 Técnicas de Calendário para Ajudar Você a Ser Mais Produtivo

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Muito do que fazemos ganhou uma versão digital. Escrevemos mensagens de texto e e-mails no lugar de cartas, lemos e-books ao invés de brochuras e realizamos transferências eletrônicas ao invés de descontar cheques. No entanto, há algo que se manteve igual em boa parte de nossa vida: o calendário.

Um relatório do NPD Group indica que a venda de agendas e planners aumentou em 10% entre 2015 a 2016. Por que toda essa comoção com os planners de papel? Bem, esses calendários são personalizáveis, fáceis de decorar com suas próprias anotações, realizar ajustes e ferramentas.

Sim, técnicas de calendário e organização. É aí que tudo começa. Com 10 dicas úteis, ensinaremos como personalizar seu calendário de papel — com uma leve ajuda digital — para aumentar sua produtividade, manter-se organizado e gerenciar melhor o seu tempo.

Vamos começar.

1. Crie um código de cores para diferentes atividades

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Foto de Patrik Perkins @ Unsplash.

Você sabia que o Google Agenda permite que você separe grupos de atividades por cores, como “trabalho”, “família” e “escola”? Então, não há por que você não utilizar a mesma ferramenta em seu calendário, agenda ou planner. Basta escolher algumas notas adesivas, marcadores ou canetas coloridas para tornar cada parte da sua vida organizada.

Criar um código de cores também dará uma visão clara sobre como você distribui seu tempo. Digamos que você escolha a cor vermelha para “trabalho” e azul para “outras atividades”. Depois, se você olhar para o seu calendário e ver muitas atividades em vermelho à noite e que está pulando as azuis, saberá que é a hora de encontrar um equilíbrio melhor.

2. Use uma combinação entre agenda diária, semanal e mensal

Quem disse que você precisa utilizar apenas um? Experimente uma mistura de calendários para encontrar a combinação que funciona melhor para você. Afinal, é importante definir tarefas de curto, médio e longo prazo. Além disso, suas metas diárias serão muito diferentes de seus objetivos mensais. Você pode optar por “fazer exercícios por 30 minutos” na segunda-feira, mas “correr 5km” até o final do mês.

Por isso, o Canva oferece modelos de todos os itens acima — há modelos de calendários diários, semanais e mensais que você pode customizar para se ajustarem a sua rotina e estilo.

 

Os designs modernos oferecem espaço suficiente para que você possa planejar cada dia e semana. Então, você pode imprimi-los ou salvar como um arquivo digital para ter uma visão panorâmica de seu mês. Com apenas alguns cliques, você também pode misturar e combinar cores, padrões e layouts diferentes, criando designs exclusivos para seus dias e semanas.

3. Organize conforme a prioridade

Se você nunca ouviu falar da metáfora de “pedras, seixo e areia” utilizada para explicar o gerenciamento de tempo, agora é a hora. Essa é uma das ferramentas de calendário mais eficientes. Segundo a metáfora, um professor de filosofia mostrou à sua turma um pote cheio de pedras e perguntou se estava cheio. Eles disseram que sim. Claro, parecia cheio; mas não estava. O professor então encaixou seixos no pote — nos espaços entre as pedras — e areia.

Pedras

Foto de tdfugere @ Pixabay.

A ideia é que as pedras representam suas prioridades — atividades mais importantes, como ficar com sua família ou cuidar da saúde. As pedras de seixo representam outras atividades importantes, como tarefas escolares e profissionais. Já a areia representa todo o trabalho restante e bens materiais.

“Se você começar a encher sua jarra com pedras (que representam as coisas mais importantes), ainda poderá encaixar seixo e areia onde houver espaço sobrando. Mas se começar a encher com areia (que representam coisas não essenciais), não haverá espaço para as pedras”.

Por isso, é essencial priorizar. Crie listas de tarefas e identifique-as como A, B e C, ou 1, 2 e 3 — ou pedras, seixos e areia. Comece a preencher seu calendário com itens mais importantes e, em seguida, encaixe outras atividades conforme houver espaço. Do contrário, você pode perder o controle de atividades realmente relevantes.

4. Experimente montar uma matriz de gerenciamento de tempo

O educador e autor Stephen Covey publicou uma matriz de gerenciamento de tempo em seu famoso livro, Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Covey sugere começar a semana anotando tudo o que deseja realizar, preenchendo a matriz de quatro quadrantes: urgente, não urgente, importante e não importante.

Matriz de Calendário

A matriz de gerenciamento fornece uma visão geral das tarefas que você precisa executar em ordem de prioridade.

Digamos, por exemplo, que você deseja trabalhar no próximo capítulo de seu livro. Isso poderia estar no quadrante 2. Ou digamos que você deseja assistir sua série favorita na Netflix. Isso pode estar no quadrante 4.

Depois de preencher os espaços da matriz, você verá que pode ser necessário cortar algumas tarefas do quadrante 4 — como assistir vídeos no YouTube — para ter tempo de realizar tarefas do quadrante 1 e 2. Em alguns casos, pode ser necessário cortar algumas tarefas do quadrante 3, como telefonemas inesperados. Você pode achar que são tarefas importantes, mas que na verdade estão te distraindo de coisas importantes de seu planejamento.

Com os modelos de calendário do Canva, você pode separar uma caixa só para suas notas, com o tamanho que você precisar para criar uma matriz.

 

Imprima e preencha seu calendário semanalmente, ou salve uma versão digital e crie novas versões de sua matriz a cada semana. De qualquer forma, você estará preparado para melhorar sua produtividade e focar no que é mais importante.

5. Adote o método de setas

Setas

Foto de Isaque Pereira @ Banco de Imagens do Canva.

O método de setas é apenas uma outra forma de organizar sua semana com as tarefas mais importantes. É também uma versão da metáfora das pedras, seixo e areia. O método das setas ajuda você a priorizar as tarefas essenciais, resolvendo-as imediatamente, aproveitando o embalo conforme a semana avança.

“O objetivo é fazer com que seu planejamento semanal se pareça com a ponta de uma flecha — com inúmeras atividades no início, afunilando até chegar a um ponto no fim”, descreveu Nicholas Sonnenberg, criador dessa ferramenta. “Para conseguir isso, agendo a maioria das minhas reuniões para o início da semana, de preferência segunda ou terça. Então começo a semana com a agenda cheia, mas com o restante da semana aberto.

Além disso, se surgirem atividades inesperadas, o método auxilia você a estar disponível, pois já terá cumprido suas atividades mais importantes.

6. Compartilhe a agenda com colaboradores

As agendas podem ser pessoais; mas se você estiver trabalhando em um projeto em equipe, você pode usar ferramentas para sincronizar a agenda com parceiros e colegas. Talvez você e um sócio estejam tentando desenvolver um novo plano de marketing ou um colaborador remoto e você estejam tentando cumprir o prazo de uma atividade.

Para que isso funcione, é crucial que você consiga colaborar com a construção do calendário — não apenas preenchendo, mas criando e projetando. No Canva, por exemplo, você pode começar com um modelo atraente — como nos modelos abaixo — e customizar conforme a sua necessidade. Você pode criar um segundo calendário no círculo vazio — um para cada colaborador — ou adicionar um espaço extra para anotações.

Quando estiver pronto, basta clicar no botão Compartilhar para convidar novos colaboradores por e-mail e criar o design do seu calendário em conjunto.

7. Verifique as “Agendas de Interesse” no Google

Ah, não! Estava planejando uma ligação com um cliente de Manaus, mas não sabia que era feriado lá? (Hey, isso acontece.) As “agendas de interesse” do Google estão à sua disposição para ajudar.

Elas são listas de datas importantes, organizadas entre feriados, regiões, esportes e até fases da lua. Se você adicionar alguns desses eventos em sua agenda no Google ou calendário de papel, poderá utilizá-los para evitar conflitos e manter o ritmo.

Agendas de interesse

Adicione outras agendas à sua conta no Google Agenda através da página de configurações.

Para acessar esses recursos, clique no ícone Configurações em sua agenda do Google, localize Adicionar Calendário na barra lateral e escolha Procurar agendas de interesse.

8. Reserve um tempo para e-mails

Responder email

Foto de Drobot Dean @ Banco de Imagens do Canva

Eis uma estatística impressionante: um trabalhador gasta, em média, 28% de sua jornada de trabalho — ou seja, 2,6 horas — lendo e respondendo e-mails, de acordo com McKinsey. Agora imagine que essa tarefa pode acontecer de forma dispersa, espalhando-se por todo o dia de trabalho, interrompendo-o e distraindo você de atividades importantes.

Embora possa parecer difícil manter a aba do e-mail fechada ou desativar suas notificações, reservar um tempo específico para responder e-mails é uma das ferramentas mais valiosas de seu calendário. Isso pode ajudar você a permanecer focado no trabalho ao longo do dia. Pode até melhorar suas respostas às mensagens, já que quando as escrever, você estará completamente focado em sua caixa de entrada e mensagens.

9. Crie dias temáticos

Se você é daqueles que precisa se concentrar em um projeto ou área por vez, criar dias temáticos pode ser um truque eficiente. Isso funcionou para o fundador do Twitter e da Square, Jack Dorsey.

“Todos os meus dias são temáticos”, disse ele para a Fast Company. “Segunda é o dia de gerenciamento. Terça é para o desenvolvimento de produtos, engenharia e design. Quarta é dedicado ao marketing, crescimento e comunicação. Quinta para parcerias e desenvolvedores. Sexta para as empresas e cultura. Funciona em blocos de 24 horas.”

Dorsey te convenceu? Então comece a criar seus próprios calendários temáticos o Canva.

 

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10. Use agendas de papel e digitais

Calendário

Foto de picjumbo @ Banco de Imagens do Canva.

As agendas digitais não acabaram as versões de papel. Na verdade, elas podem coexistir, e você não precisa escolher entre uma ou outra.

Depois de trocar seus aplicativos para uma agenda de papel, o co-fundador da Contently, Shane Snow, encontrou o equilíbrio perfeito entre o analógico e o digital. Ele decidiu usar a agenda de papel para planejar suas semanas, mas também utiliza o Google Agenda para acompanhar informações de reuniões ou anotações.

É por isso que é importante reservar um tempo para encontrar quais configurações de calendário funcionam para você. Seja um aficionado por aplicativos ou alguém que adora a sensação de ter um papel em mãos, você pode utilizar todas essas ferramentas de calendário para aumentar sua produtividade e manter as metas no radar — um dia, semana ou mês de cada vez.

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